Espaces de travail de mariage et collaboration

Un espace de travail de mariage est un environnement partagé pour un mariage. Il rassemble la feuille de route, les notes, les liens partagés, les fichiers téléversés, les crédits fournisseurs, et les informations de paiement — et les rend accessibles à toutes les personnes impliquées : le couple, leurs fournisseurs, et tout wedding planner ou lieu de réception coordonnant la journée. Pour la personne qui pilote le mariage, il affiche également un centre de commandement récapitulant ce qui nécessite attention.

Créer un espace de travail

Les espaces de travail sont créés en promouvant un contact réservé. Allez sur un contact marqué Réservé et choisissez Promouvoir en mariage. Renseignez les données principales — date (ou laissez-la à confirmer), lieu général et type de cérémonie — et l’espace est créé avec vous comme premier membre. Cérémonie, réception, préparatifs et portraits se trouvent dans le déroulé : ajoutez une ligne pour chaque étape, avec son heure et son lieu.

Alternativement, les couples peuvent créer leur propre espace de travail côté couple et vous y inviter. Dans les deux cas, l’espace de travail est le même objet partagé.

Mariages sur plusieurs jours et plages de dates

Une réservation ne se limite pas à une seule journée. Les mariages à destination, les fugues romantiques et les célébrations sur plusieurs jours — un dîner de bienvenue ou une répétition la veille, la cérémonie le lendemain, un brunch de récupération le surlendemain — sont tous gérés par le même espace de travail ; vous n’avez pas besoin de créer une réservation distincte par jour.

Lorsque vous créez ou modifiez un mariage, ajoutez une Date de fin en plus de la Date de début dès que la réservation couvre plus d’une journée. Laissez la date de fin vide pour un mariage d’une seule journée, ou si la date est encore à confirmer.

Une fois qu’un mariage a une date de fin, tout ce qui est rattaché à cette réservation traite l’ensemble de la plage inclusive comme un seul événement :

• Chaque élément de la feuille de route peut avoir sa propre date dans la plage — par exemple, le dîner de bienvenue le premier soir et la cérémonie le lendemain. Un élément sans date propre revient à la date de début du mariage.
• Les feuilles de route PDF imprimables regroupent les éléments sous un titre par date, de sorte qu’un planning sur plusieurs jours se lit comme une succession de jours et non comme une longue liste.
• La carte Requiert votre attention du tableau de bord (ci-dessous) maintient une réservation sur plusieurs jours affichée tant qu’une date de sa plage se situe dans la fenêtre hier, aujourd’hui ou demain — pas seulement le premier jour.

Les adhésions, les portées de visibilité, le responsable du déroulé et le centre de commandement fonctionnent de la même manière pour une réservation sur plusieurs jours que pour une seule — c’est le même espace de travail partagé, qui couvre simplement plus d’une date.

Retrouver des réservations depuis le tableau de bord

En haut du Tableau de bord fournisseur, Rechercher des réservations retrouve les espaces de travail dont vous êtes membre actif par nom du couple ou de l’espace, date du mariage ou lieu enregistré. Les résultats comprennent les réservations à venir, passées, terminées, reportées et annulées. Sélectionnez un résultat pour ouvrir cet espace. La recherche est limitée à vos propres adhésions ; elle ne porte pas sur l’annuaire public.

La carte Requiert votre attention affiche les réservations actives dont la plage de dates inclusive chevauche hier, aujourd’hui ou demain dans le fuseau horaire de votre compte. Une réservation sur plusieurs jours y reste dès qu’une partie se trouve dans cette fenêtre de trois jours, même si elle a commencé plus tôt. Les mariages annulés et terminés n’y figurent pas. Chaque ligne affiche toute la plage de réservation et l’indication correspondante : hier, aujourd’hui ou demain.

Après avoir ouvert une réservation, utilisez sa feuille de route et son déroulé pour gérer la journée elle-même.

Qui peut rejoindre

Il existe trois rôles de membre :

Fournisseur — tout prestataire de services du mariage : photographe, célébrant, fleuriste, DJ, lieu de réception, wedding planner, traiteur, coiffure, maquillage, ou tout autre. Les fournisseurs ont leur propre connexion et ajoutent leurs propres éléments de déroulé, notes, et fichiers.

Couple — les personnes qui se marient. Ils obtiennent un compte Wedding Computer gratuit (aucun abonnement nécessaire) et voient le déroulé partagé, leurs factures, les notes partagées, et l’équipe de fournisseurs.

Invité — une personne invitée avec un accès limité, qui n’est ni membre du couple ni fournisseur. Ce rôle est distinct de l’application facultative Invités. Il ne donne actuellement ni accès au déroulé en direct ni à sa modification ; partagez un PDF exporté si quelqu’un a besoin du planning sans rôle de couple ou fournisseur.

Inviter le couple

Depuis l’espace de travail, allez dans Ajouter des personnes → Inviter le couple. Saisissez les deux adresses e-mail et un message de bienvenue est envoyé. Le couple se connecte avec un lien magique — pas de mot de passe, pas d’abonnement requis — et voit immédiatement son espace de travail.

Une fois à l’intérieur, le couple peut consulter le déroulé partagé, accéder à ses factures et à son échéancier de paiement, lire les notes et documents partagés, et voir quels fournisseurs sont sur son mariage. Ils ne peuvent pas voir vos notes privées, les détails de votre pipeline CRM, ou les notes privées ou montants de facture des autres fournisseurs.

Inviter d’autres fournisseurs

Allez dans Ajouter des personnes → Ajouter un fournisseur pour inviter un photographe, un fleuriste, un DJ, ou toute autre personne impliquée dans le mariage. Vous pouvez inviter par e-mail ou rechercher des fournisseurs déjà sur la plateforme.

Les fournisseurs invités peuvent consulter le déroulé, téléverser des fichiers et lire les notes autorisées. Sur les lignes partagées, un fournisseur qui n’est pas responsable propose un ajout, une modification ou une suppression pour décision ; il gère directement ses propres lignes privées.

Les fournisseurs que vous invitez n’ont pas besoin d’abonnement Pro pour participer à un espace de travail que vous avez créé. Le plafond de mariages actifs ne s’applique qu’au fournisseur à l’origine de l’espace de travail — pas à quiconque y est invité. Un mariage partagé auquel un fournisseur est invité n’occupe donc aucun de ses 12 emplacements actifs gratuits.

Le responsable du déroulé et le fournisseur gestionnaire

Chaque déroulé partagé a toujours un responsable. Un wedding planner ou lieu de réception avec Peut gérer assume ce rôle. S’il n’y en a pas, le couple dirige le déroulé ; si aucun couple n’a encore rejoint l’espace, le fournisseur qui l’a créé (ou le premier fournisseur actif) en est le responsable provisoire.

Le responsable peut directement ajouter, modifier et supprimer des lignes partagées. Les autres membres qui voient une ligne partagée proposent plutôt un ajout, une modification ou une suppression. La proposition apparaît dans Modifications en attente avec les valeurs avant et après ; le responsable peut l’approuver telle quelle, l’ajuster avant approbation ou la refuser. Les lignes privées restent sous le contrôle direct du fournisseur concerné et ne passent pas par cette approbation.

L’attribution des personnes est volontairement plus rapide que la modification du planning. Les membres disponibles de l’espace, les prestataires et les membres d’équipe affectés au mariage apparaissent sous chaque ligne sous forme de boutons d’ajout direct ; sélectionnez un nom une seule fois et il est enregistré immédiatement. L’étiquette libre est secondaire et ne sert que pour une personne absente de la liste. Les attributions sont des opérations partagées en lecture et en écriture : toute personne qui voit une ligne partagée voit ses responsables et peut les ajouter ou les retirer directement ; pour une ligne privée, seul son propriétaire peut gérer les attributions.

Pour désigner un fournisseur gestionnaire : allez dans la section Équipe de l’espace de travail et activez le drapeau « Peut gérer » sur le membre approprié.

Voir le guide wedding planners et lieux de réception pour un tour d’horizon complet de l’utilisation de ce rôle.

Le centre de commandement du mariage

Lorsqu’un membre avec le drapeau Peut gérer ouvre un mariage, le haut de l’espace de travail affiche un panneau que ce guide appelle le centre de commandement (libellé Aperçu de la réservation sur la page elle-même). C’est la vue « qu’est-ce qui nécessite mon attention sur ce mariage ? » — le même centre de commandement que mentionne le guide des dossiers opérationnels quand il indique de choisir Dossier opérationnel « depuis le centre de commandement ».

Seul le fournisseur gestionnaire le voit ; les autres fournisseurs et le couple non. Il rassemble en un coup d’œil :

• Approbations en attente — les modifications du déroulé proposées par d’autres fournisseurs et qui attendent votre décision.
• État du déroulé — combien d’éléments de la feuille de route existent et combien n’ont pas encore d’heure définie, ou une alerte si la feuille de route n’a pas encore été commencée.
• Formulaires sans réponse — les formulaires personnalisés que vous avez envoyés et auxquels personne n’a encore répondu.
• Documents non signés — les sessions de signature (contrats, NOIM) qui ne sont pas finalisées.
• Factures — vos propres factures impayées pour ce mariage, avec celles en retard signalées séparément et un solde synthétique.
• Équipe — combien de fournisseurs et combien de personnes au total sont sur le mariage.
• Fichiers — combien de fichiers sont actuellement visibles pour vous sur ce mariage.
• Prochain rendez-vous — la prochaine réunion client planifiée pour cette réservation, avec un raccourci pour en planifier une si aucune n’est définie.

Sous ce récapitulatif, une liste Prochaines étapes convertit chaque point ouvert en lien direct — approuver une modification en attente, combler un vide dans le déroulé, relancer une réponse à un formulaire, régler une facture en retard — pour que vous puissiez agir sans fouiller dans le reste de l’espace de travail. En parallèle, des actions rapides vous permettent d’ajouter un fournisseur, de planifier une réunion, d’ouvrir la feuille de route, d’envoyer un formulaire, de créer une facture, d’ajouter des fichiers ou d’ouvrir le dossier opérationnel sans quitter la page.

Les chiffres de factures et de formulaires sont limités à vous : si plusieurs membres ont le drapeau Peut gérer, chacun voit ses propres factures impayées et formulaires envoyés dans son centre de commandement, pas ceux des autres. Les comptages du déroulé, de l’équipe et des fichiers sont partagés et identiques pour chaque gestionnaire.

Visibilité et confidentialité

Les éléments de la feuille de route suivent leur visibilité : couple est visible par tous les membres de l’espace, fournisseurs uniquement par les membres fournisseurs, et privé uniquement par le fournisseur propriétaire de la ligne.

Les notes ont quatre portées : Partagées (fournisseurs et couple), Fournisseurs uniquement, Couple uniquement et Privées (uniquement le fournisseur connecté). Même un fournisseur gestionnaire ne peut pas lire la note privée d’un autre fournisseur.

Les fichiers sont partagés individuellement. Un fichier peut être visible par tous les membres actifs, ou privé pour son auteur et les membres actifs précis qu’il choisit. Seul l’auteur peut modifier ce partage ou supprimer le fichier.

Les factures ont une portée définie par la relation : chaque fournisseur ne voit que ses propres factures, et le couple voit toutes les factures qui lui sont adressées.

Les crédits fournisseurs — la liste de qui a travaillé sur le mariage — sont visibles par tous les membres.

Contrôles de visibilité du couple

Le couple (ou le fournisseur gestionnaire) peut contrôler si les fournisseurs peuvent voir les coordonnées des uns et des autres :

Visible — les fournisseurs peuvent voir qui sont les autres fournisseurs : noms, rôles, et coordonnées. Utile quand les fournisseurs vont se coordonner directement sans passer par le couple ou le wedding planner.

Privé — les coordonnées des fournisseurs sont cachées aux autres fournisseurs. Seuls le couple et le fournisseur gestionnaire peuvent voir l’équipe complète. Les fournisseurs voient toujours la feuille de route et l’espace de travail, juste pas les coordonnées des uns et des autres.

Notes privées

Chaque fournisseur dispose d’une zone de notes privées sur chaque mariage, accessible uniquement par lui. Utilisez-la pour tout ce que vous ne partageriez pas avec le couple ou les autres fournisseurs — rappels internes, décisions tarifaires, signalements personnels. Les notes privées sont stockées dans un fichier Markdown propre à chaque fournisseur et ne sont jamais exposées à un autre membre de l’espace de travail, y compris le fournisseur gestionnaire.

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Voir aussi

• Modèles de listes de tâches — conserver le travail répétitif de chaque prestataire en privé
• Dossiers opérationnels / BEO — le document du jour connecté du gestionnaire