Factures, paiements et contrats

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Créer une facture et choisir les échéances

Les factures décrivent les sommes dues ; les reçus décrivent l’argent reçu. Dans Factures → Nouvelle facture, ou depuis un contact ou mariage, ajoutez prestations, quantités, prix et taxes. Choisissez un acompte et des conditions : à réception, jours après émission, date fixe, jours avant le mariage ou échéancier personnalisé. Les délais relatifs se calculent à l’émission ; une date fixe reste fixe. Vérifiez total, échéances, instructions et contrat avant l’envoi. Modifier les paramètres par défaut ne réécrit pas les accords acceptés.

États des factures

Brouillon n’est pas encore envoyé. Envoyée, partielle, payée et en retard décrivent solde et échéances. Reçus, remboursements, corrections et avoirs peuvent les modifier. Des archives peuvent aussi afficher annulée ou remboursée : vérifiez l’historique.

Rappels de paiement et délai de grâce

Chaque échéance impayée suit sa date limite dans le fuseau horaire du prestataire :

Moment	Ce qui se passe
Un mois calendaire, une semaine et un jour avant	Un rappel du paiement à venir
Le jour de l’échéance, puis 24 heures après la fin de ce jour	Aucun statut ni rappel de retard
Après le délai de grâce	Le premier rappel de retard peut être envoyé
Toujours impayé	Les rappels suivants sont espacés de 2 jours, puis 3, puis 4, avec un jour de plus à chaque intervalle

Les vérifications sont quotidiennes, sans heure d’envoi garantie. Une facture émise plus tard ne déclenche pas rétroactivement les anciens rappels. Les rappels cessent lorsque l’échéance est réglée et sont suspendus tant qu’un paiement signalé attend confirmation.

Par exemple, une échéance au 10 septembre peut être réglée jusqu’à la fin de cette journée. Le 11 septembre est le jour de grâce ; un rappel de retard peut suivre le 12. Un changement d’heure peut décaler la fin exacte des 24 heures.

Paiements par carte

Les paiements vont au compte Stripe connecté du prestataire, sans commission proportionnelle de Wedding Computer. Connectez Stripe dans Paramètres → Paiements. Le lien sécurisé permet de payer une échéance payable, y compris une échéance ultérieure ou le reste d’un paiement partiel. Stripe vérifie la carte et confirme le paiement. Sur les nouvelles factures, les frais de carte configurés s’appliquent seulement à la part payée par carte ; les anciennes conservent leur calcul d’origine. Vérifiez le montant dans Checkout. Après une interruption ou pendant le traitement, vérifiez l’état avant de réessayer. Un paiement terminé en attente de confirmation ne doit pas être payé deux fois. Un reçu Stripe ne prouve pas le virement bancaire : consultez les versements du compte connecté.

Lorsque la connexion Stripe du prestataire permet les paiements par carte, les e-mails de facture et de rappel précisent que la carte de crédit ou de débit est disponible. Ouvrez la facture pour accéder au paiement sécurisé.

Enregistrer un paiement manuel

Pour espèces, virement, PayID ou carte encaissée ailleurs, utilisez Enregistrer un paiement avec montant réel, date de réception et méthode. Un reçu partiel laisse le reste dû ; un trop-perçu réel reste enregistré et peut produire un solde créditeur. Cette saisie ne déplace pas d’argent via Stripe.

Vérifier un paiement signalé par le client

Le couple peut choisir J’ai payé pour signaler un virement, PayID, des espèces ou une carte encaissée ailleurs. Les rappels et le paiement par carte de cette échéance sont suspendus ; le montant reste dû jusqu’à confirmation de réception.

1. Ouvrez la facture et la rubrique Paiements signalés par les clients.
2. Comparez montant, méthode, date et référence avec vos relevés bancaires ou de paiement.
3. Une fois les fonds reçus, indiquez la date réelle de réception et choisissez Confirmer la réception des fonds. Cela enregistre le reçu et actualise le solde. N’enregistrez pas ce même paiement une deuxième fois séparément.
4. Si, après vérification avec le couple, le signalement est erroné ou le paiement non reçu, choisissez Paiement non reçu — reprendre les rappels. Les rappels et moyens de paiement reprennent sans encaissement enregistré.

Laissez un virement en cours en attente pendant vos vérifications. Un paiement partiel laisse le reste dû. Si un paiement vérifié règle l’échéance avant votre examen, le signalement est résolu automatiquement sans créer un second reçu.

Remboursements, corrections et avoirs

Conservez le reçu initial. Après avoir rendu un paiement manuel, enregistrez un remboursement daté avec montant et motif ; une contrepassation corrige un reçu erroné. Les trop-perçus et cycles répétés restent dans l’historique. Pour Stripe, le prestataire lance le remboursement dans son compte ; Wedding Computer rapproche les remboursements et litiges, sans les initier. Vérifiez les deux systèmes si une mise à jour manque. Un avoir réduit la dette sans mouvement d’argent. Annuler le mariage, créditer une facture et rendre l’argent sont trois actions distinctes.

Factures supplémentaires et options

Une facture supplémentaire peut partir d’une facture, d’un client ou d’une réservation, avec ses propres échéances, sans recommencer la confirmation. Le prestataire peut proposer des options tarifées et autoriser explicitement leur acceptation par le client. Un membre actif du couple admissible vérifie supplément, nouveau total, paiements reçus, solde et échéance avant d’accepter ; si la version a changé, il doit relire l’offre actuelle. L’ajout conserve reçus, acompte initial et contrat signé. La différence est due à la dernière échéance existante ou aujourd’hui, selon la date la plus tardive. Aucun prélèvement automatique sur une carte enregistrée : le paiement reste une étape séparée.

Rapports financiers et exports

Dans Financials, consultez registres des reçus et factures, soldes actuels, échéances en retard et à venir. Filtrez devise, client, mariage, statut, méthode et période selon les options proposées. Les devises restent séparées. Le registre des factures utilise la date d’émission ou la dernière échéance prévue, conservée même après paiement. Les périodes et méthodes décrivent les mouvements d’argent ; les soldes sont actuels, toutes méthodes confondues. Les montants bruts et nets reçus incluent taxes et frais de carte encaissés, mais excluent frais Stripe et virements bancaires. Les remboursements, corrections et litiges restent visibles en entier ; les avoirs affectent la dette. Les CSV respectent les filtres et indiquent les montants en centimes. Le JSON complet et les archives gardent l’historique comme référence sans restaurer ni exécuter les paiements. Vérifiez l’état de livraison des factures : mise en file n’est pas livraison, et un état nécessitant une intervention demande d’examiner l’échec avant de relancer.

Contrats de prestation

Si vous avez un modèle de contrat de prestation par défaut, Wedding Computer le copie sur les nouvelles factures de réservation. Les factures supplémentaires ne reçoivent pas automatiquement ce contrat. Vérifiez les conditions jointes avant de partager la page de réservation ; envoyer une facture ne suffit pas à enregistrer l’accord du client.

Pour configurer cela : allez dans Paramètres → Contrats pour créer votre modèle de contrat avec votre propre texte. Wedding Computer ne fournit pas de modèles juridiques — vous rédigez vos propres conditions générales. Faites relire tout texte de contrat par un avocat qualifié dans votre juridiction avant de l’utiliser avec des clients.

La page de réservation demande au couple de saisir son nom complet, de fournir une adresse e-mail et de cocher qu’il accepte le contrat. Wedding Computer enregistre le nom saisi, l’adresse e-mail, l’adresse IP et l’horodatage avec la facture. Il ne s’agit pas d’une signature dessinée, et le contrat de prestation accepté n’est actuellement pas proposé sous la forme d’un PDF signé téléchargeable. L’e-mail de confirmation contient une copie textuelle du contrat accepté.

La page de réservation

Le lien privé donne accès à la facture, aux échéances, aux questions et au contrat. Une réservation valablement signée est créée ou liée immédiatement, même si l’acompte reste impayé ou si un paiement manuel est choisi. L’acompte reste dû jusqu’à l’enregistrement d’un encaissement réel. Envoyer le formulaire ou signaler un paiement ne prouve pas la réception des fonds. L’acceptation du prestataire et les changements de date nécessitant approbation restent distincts. Les factures figurent aussi dans les paiements du mariage. Voir Statut de réservation.

Pour intégrer la page de réservation à votre site, ajoutez ?embed=1 à son URL et utilisez-la dans un <iframe>.

Signature collaborative de PDF (célébrants)

Les célébrants disposent d’un processus dédié pour la signature des NOIM et autres documents nécessitant que le célébrant et le couple signent dans un ordre précis :

1. Le célébrant prépare le PDF — soit téléversé, soit exporté depuis le générateur de NOIM de Wedding Computer
2. Le célébrant libère le document au couple
3. Le couple signe via son espace de travail (à l’aide d’un canevas dans le navigateur — aucune application à télécharger)
4. La signature du couple est incrustée dans le PDF
5. Le célébrant contresigne, finalisant le document
6. Le PDF entièrement signé est stocké, accessible uniquement au célébrant

L’ordre est imposé : le célébrant doit libérer le document avant que le couple puisse signer, et les signatures du couple le verrouillent avant que la contresignature ne soit acceptée. Le logiciel est conçu pour un processus de signature avec témoin, mais le célébrant reste responsable de vérifier que la procédure et le document respectent les exigences légales de sa juridiction. Le couple ne reçoit pas le PDF final dans ce processus ; il reste accessible au célébrant uniquement.

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Voir aussi

• Paramètres de l’activité — valeurs de facture, taxes, paiements et Stripe
• Espaces de travail et collaboration — comment les factures sont visibles par les couples dans l’espace de travail partagé
• Pipeline et contacts — faire passer un prospect à réservé et le promouvoir en mariage
• Abonnements
• Payer et signaler un paiement — guide du couple