Invités, RSVP et plan de table

L’application Invités est une option de chaque espace de mariage. Activez-la pour que Wedding Computer gère votre liste d’invités, vos invitations RSVP, votre plan de table et votre plan de salle aux côtés du déroulé et de l’équipe de prestataires.

Activer l’application Invités

Dans l’espace du mariage, ouvrez Applications du mariage, puis choisissez Ajouter l’application Invités. Le couple et les personnes autorisées à gérer le mariage — par exemple un wedding planner ou un lieu désigné — peuvent l’activer et l’administrer.

Les informations sur les invités ne sont pas automatiquement visibles par tous les prestataires. Le réglage de visibilité propose trois niveaux :

• Couple uniquement
• Couple + planners/lieux
• Toute l’équipe de prestataires

Les personnes ayant accès peuvent consulter les informations dans l’application. Seuls le couple et les gestionnaires peuvent ajouter des invités, modifier les réglages, envoyer des invitations et organiser les places. Choisissez le niveau le plus restreint compatible avec l’organisation du jour J.

Ajouter des invités à la liste

Ouvrez Invités et choisissez comment commencer. Vous pouvez combiner les méthodes pour différentes parties de votre liste et changer de méthode à tout moment — c’est ce qui rend la saisie d’une grande liste pratique plutôt que fastidieuse.

• Ajouter un invité — un nom, un type d’invitation et un e-mail suffisent pour commencer. Les détails complets du foyer sont optionnels et peuvent être complétés plus tard, par vous ou par l’invité via son RSVP.
• Coller une liste — apportez des noms directement depuis Notes, un e-mail, un export CSV ou un autre tableur. Utilisez une invitation par ligne : les noms seuls fonctionnent, ou collez des colonnes dans l’ordre nom, e-mail, type. Séparez les personnes partageant une invitation avec & (par exemple, « Marie & Jean Dupont »). Les lignes d’en-tête copiées avec les données sont reconnues et ignorées automatiquement.
• Utiliser une grille type tableur — saisissez des invitations directement dans une grille dans Wedding Computer, sans exporter ni importer de fichier. Chaque ligne est une invitation ; renseignez le nom, l’e-mail, le type et le côté au fur et à mesure. Une grille contient un lot de lignes — enregistrez le lot, puis commencez-en un nouveau pour continuer à ajouter.

Les lignes sans nom utilisable sont ignorées et les adresses e-mail invalides sont simplement laissées vides, de sorte qu’une mauvaise ligne ne bloque pas le reste de la liste. Un seul collage importe jusqu’aux 100 premières lignes — fractionnez une très grande liste en plusieurs collages si nécessaire.

C’est le vrai gain de temps pour une grande liste : au lieu d’ouvrir un formulaire 100 fois, vous collez ou remplissez une grille une seule fois, et Wedding Computer transforme chaque ligne en unité d’invitation avec son propre RSVP.

Enregistrer les détails des invités

Les invités sont regroupés en unités d’invitation. Une unité correspond à une invitation : personne seule, couple, famille ou autre foyer. Une unité peut contenir jusqu’à six personnes, chacune avec ses propres informations.

Pour une unité d’invitation, vous pouvez enregistrer :

• Nom de l’invitation, adresse e-mail et numéro de téléphone
• Le côté du couple auquel ils appartiennent
• Le nom, la tranche d’âge et le lien de chaque personne
• Allergies, notes alimentaires et demandes de chansons
• Priorité de placement, personnes à rapprocher et personnes à éloigner
• Notes de planification partagées et internes

Le tableau de bord compte les unités d’invitation, les personnes, les invitations envoyées, les réponses et les refus. Une unité peut être supprimée si elle a été ajoutée par erreur.

Préparer les invitations RSVP

Avant d’envoyer des invitations, ouvrez les réglages d’invitation. Vous pouvez personnaliser :

• L’objet de l’e-mail, le titre et le message de l’invitation
• Le texte du bouton RSVP et la date limite de réponse
• Les choix de repas, ou laisser les invités saisir leur propre choix
• Si une adresse postale doit être collectée
• Une image d’invitation affichée dans l’e-mail et la page RSVP

Vous pouvez aussi ajouter des questions RSVP personnalisées. Les questions peuvent être de texte court, de texte long, une liste déroulante ou des cases à cocher, et peuvent être facultatives ou obligatoires.

Ajoutez une adresse e-mail à une unité d’invitation, puis choisissez Envoyer l’invitation. Wedding Computer envoie à cette unité un lien RSVP privé. Vous pouvez renvoyer une invitation quand vous le souhaitez et copier le lien RSVP après l’envoi.

Traitez chaque lien comme confidentiel. Il ouvre uniquement l’unité d’invitation pour laquelle il a été créé, mais toute personne qui le reçoit pourrait répondre pour cette unité — demandez aux invités de ne pas le transférer.

Ce que les invités peuvent soumettre

La page RSVP permet au destinataire de mettre à jour les informations des personnes sur son invitation. Pour chaque personne, il peut indiquer :

• Présence ou refus
• Choix du repas
• Allergies et besoins alimentaires
• Demande de chanson
• Une note sur cette personne

Le formulaire peut aussi recueillir le nom, l’e-mail, le téléphone, l’adresse postale, un message au couple et les réponses aux questions personnalisées. Les invités peuvent revenir sur le même lien privé pour mettre à jour leur réponse tant que le RSVP est disponible.

Répondre à un RSVP ne crée pas de compte Wedding Computer et n’accorde aucun accès à l’espace de mariage. L’invité ne voit que son invitation et son formulaire RSVP.

Créer le plan de table

Ouvrez Invités → Plan de table pour organiser les invités qui ont confirmé leur présence et ceux en attente.

Vous pouvez :

• Ajouter des tables avec un nom, un type et une capacité
• Utiliser Placer les invités en attente pour créer automatiquement une disposition de départ
• Faire glisser des personnes entre les tables et la zone des non placés
• Toucher une personne puis une place sur un clavier ou appareil tactile
• Conserver les placements existants tout en remplissant les places disponibles

La disposition automatique utilise les notes de foyer et de placement dans la mesure du possible. Elle peut placer les enfants à une table enfants si elle existe et laisse les invités ayant refusé hors du plan actif.

Des vérifications intelligentes signalent les invités non placés, les conflits « à séparer », les refus encore assis et les tables dépassant leur capacité. Ce sont des alertes à vérifier, pas des décisions automatiques sur les relations familiales ou l’accessibilité.

Positionner les tables sur le plan de salle

Le plan de table indique qui s’assoit où. Le plan de salle reprend cette même disposition et la place sur un vrai plan de votre lieu, afin que les personnes qui organisent votre journée voient non seulement les places mais aussi la forme de la salle. Ouvrez Invités → Plan de table → Ouvrir le plan de salle.

• Importez le plan de votre lieu — ajoutez un JPG ou PNG comme fond du canevas, ou joignez le PDF du lieu comme référence (jusqu’à 10 Mo). Remplacez-le ou supprimez-le à tout moment ; si le lieu change, importez-en un nouveau.
• Faites glisser les tables en position — chaque table de votre plan de table apparaît comme un élément sur le canevas. Faites glisser chacune à l’endroit où elle se trouve réellement dans la salle. Sur téléphone ou tablette, sélectionnez un élément et utilisez les flèches pour le déplacer.
• Ajoutez des zones opérationnelles et des rangées de cérémonie — au-delà des tables, marquez des zones plus larges (piste de danse, bar, table à cadeaux) et des rangées de cérémonie, nommez-les et positionnez-les sur le même plan. Ce sont des repères pour votre équipe le jour J, pas des affectations d’invités.
• Reste connecté au plan de table — le plan lit les mêmes données de placement, donc replacer un invité à une table ne signifie pas devoir redessiner la salle de zéro.
• Exporter ou imprimer — utilisez Imprimer / Enregistrer en PDF pour produire une copie propre du plan à remettre à votre lieu, traiteur ou coordinateur du jour. Si le fond importé est un PDF plutôt qu’une image, la disposition imprimée mentionne ce fichier par son nom à côté du diagramme.

C’est l’élément qui transforme une liste de placement en quelque chose qu’un coordinateur de salle ou un traiteur peut utiliser sans explication : une seule page montrant où se trouvent réellement chaque table, zone et rangée de cérémonie dans la salle.

Ce que la communication avec les invités ne comprend pas

Wedding Computer envoie l’invitation RSVP individuelle de chaque unité d’invitation. Il ne propose pas actuellement de discussion de groupe pour les invités, de salons, de newsletters ou d’outil de diffusion générale pour les annonces ultérieures.

Utilisez votre service de messagerie habituel pour les mises à jour générales telles que les changements de transport ou les plans du lendemain. La section Liens de l’espace de travail est utile pour les informations partagées avec les membres connectés, mais les destinataires RSVP ne la voient pas via leur lien d’invitation.

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Voir aussi

• Organiser votre mariage — déroulés, prestataires, budget et le reste de l’espace de travail
• Confidentialité et autorisations — qui peut voir les détails des invités, les fichiers, les notes et les informations financières
• Le déroulé et le jour du mariage — la feuille de route partagée pour vos prestataires
• Paquets opérationnels / BEO — comment les effectifs, les besoins alimentaires et le plan de table alimentent le paquet du jour partagé avec le personnel sur place