Dossiers opérationnels / BEO

Un dossier opérationnel — souvent appelé BEO — est le document du jour J pour les planners, lieux et équipes d’exécution. Wedding Computer le construit depuis l’espace mariage ; le prestataire gestionnaire ajoute ses notes, l’imprime ou partage un lien révocable.

Ouvrez un mariage et choisissez Dossier opérationnel dans le centre de commande.

Qui peut le gérer

Seul un membre connecté disposant de l’autorisation Peut gérer peut ouvrir, modifier, imprimer ou contrôler le partage. Il s’agit généralement du planner ou du lieu gestionnaire. Il existe un dossier unique par mariage, commun à tous les gestionnaires autorisés.

Contenu du dossier

Wedding Computer rassemble les informations actuelles de l’événement, toutes les lignes non privées du déroulé, les totaux RSVP et groupes d’âge, repas, allergies et besoins alimentaires, l’équipe et ses rôles, le plan de table principal et l’implantation de salle, ainsi que les noms et descriptions des documents visibles par le mariage. Le lien externe du plan est également affiché s’il existe.

Vous pouvez ajouter un titre, l’état brouillon/final, un nombre d’invités forcé et des notes sur le service, les repas, les boissons, le personnel, l’installation, l’accessibilité et les opérations générales. Le comptage utilise d’abord la valeur forcée, puis les RSVP présents, le nombre du mariage et enfin le total de la liste.

L’aperçu est vivant : les changements des données partagées apparaissent à la prochaine ouverture. Enregistrer les champs propres au dossier augmente sa révision. Brouillon et Final sont des étiquettes visuelles ; elles ne modifient ni les autorisations ni le partage.

Imprimer ou enregistrer en PDF

Choisissez Imprimer, puis utilisez la boîte de dialogue du navigateur pour imprimer ou enregistrer en PDF.

Sécurité du lien partagé

Le partage est désactivé au départ. L’URL est un lien porteur signé : toute personne possédant le lien complet peut lire le dossier sans compte. Il n’expire pas automatiquement.

La page comporte noindex et n’est pas mise en cache, mais cela ne remplace pas un contrôle d’accès. Elle peut contenir des lignes réservées aux prestataires, des informations invités et alimentaires, des noms sur le plan de table, l’équipe, des noms de fichiers et le plan externe. Les lignes privées sont exclues ; le contenu et les fichiers privés ne sont pas fournis.

Renouveler le lien invalide immédiatement l’ancienne URL. Désactiver le partage ferme l’accès. Ne publiez pas le lien sur un site ni dans un groupe ouvert.

Disponibilité selon l’offre

Les dossiers opérationnels n’ont pas de verrou Pro distinct. La limite gratuite habituelle de 12 mariages actifs créés par le prestataire s’applique.

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Voir aussi

• Feuilles de route et déroulé — le planning qui alimente le dossier
• Espaces de travail et collaboration — autorisation de gestion et visibilité
• Gestion des invités — RSVP, repas, tables et salle