Premiers pas en tant que wedding planner

En tant que wedding planner, Wedding Computer est le centre névralgique de chaque mariage que vous gérez. Vous coordonnez les fournisseurs, tenez le déroulé, et créez l’espace de travail que tous les autres rejoignent. Une configuration soignée signifie que chaque mariage que vous prenez en charge passe par un système cohérent et professionnel.

Étape 1 — Complétez votre profil professionnel

Allez dans Paramètres → Profil et renseignez :

Nom de l’activité — ce que verront les couples et les fournisseurs en consultant votre profil
Catégorie — sélectionnez Wedding planner
Localisation — votre ville ou région de base
Fuseau horaire — votre fuseau horaire local, utilisé pour toutes les dates et événements de calendrier
Biographie, site web, Instagram — ces éléments apparaissent sur votre fiche d’annuaire publique et dans votre profil fournisseur quand vous êtes ajouté à un mariage

Pourquoi : votre profil est ce que voient les autres fournisseurs lorsque vous les invitez sur un mariage. Un profil complet — nom de l’activité, localisation, photo — leur indique immédiatement avec qui ils travaillent. Les fournisseurs sont plus enclins à accepter une invitation d’un wedding planner qui paraît établi.

Étape 2 — Importez vos contacts existants

Si vous venez d’un autre CRM, ouvrez Contacts → Importer. Téléversez un export CSV, TSV ou JSON et associez ses colonnes aux champs de contact de Wedding Computer — des préréglages de correspondance sont déjà prêts pour Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, et VSCO Workspace/Tave, donc vous n’avez pas à établir vous-même la correspondance des champs. Si vous n’avez pas d’export propre, vous pouvez aussi coller du texte brut (un e-mail, un extrait de tableur) et laisser l’IA en extraire les coordonnées vers une fiche structurée.

Avant que quoi que ce soit ne soit enregistré, vous obtenez un aperçu de ce qui sera créé, et la détection des doublons signale les contacts qui semblent déjà exister dans votre pipeline. Les lignes représentant des couples déjà réservés peuvent, en option, créer automatiquement leur espace de travail de mariage dans le cadre de l’import. Si quelque chose se passe mal, tout l’import reste réversible : vous pouvez archiver les contacts qu’un import donné a créés.

Pourquoi : migrer des années d’historique client à la main est la première raison qui pousse les wedding planners à repousser un changement d’outil. Comme les préréglages de correspondance des colonnes comprennent déjà la façon dont Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook et VSCO/Tave structurent leurs exports, vous pouvez transférer tout votre pipeline existant en une seule session au lieu de ressaisir chaque prospect — et comme l’import est réversible, rien ne vous empêche de faire un essai avant de vous engager.

Étape 3 — Construisez votre formulaire de demande

Ouvrez Formulaires → Demande et personnalisez les questions auxquelles répondent les couples lorsqu’ils vous contactent.

Pour un wedding planner, les questions utiles incluent :

Date du mariage (obligatoire)
Lieu ou site du mariage (ou « lieux présélectionnés »)
Nombre d’invités estimé
Type de cérémonie (extérieur, intérieur, destination, élopement)
Quel forfait de planification les intéresse (si vous proposez des paliers : organisation complète, partielle, coordination du jour J)
Comment ils ont entendu parler de vous
Tout détail sur leur vision ou leur style

L’éditeur actuel ne propose pas de générateur de logique conditionnelle. Utilisez des titres de section clairs ou créez des formulaires distincts lorsque différents forfaits nécessitent des questions sensiblement différentes.

Pourquoi : un bon formulaire de demande qualifie les prospects avant que vous n’investissiez du temps dans une réponse. Si votre formulaire pose les bonnes questions, vous saurez dès le premier message si un couple correspond à votre cible, quelle est leur date, et quel niveau de service ils recherchent — avant même de décrocher le téléphone. Les envois arrivent directement dans votre pipeline de contacts, à la même étape « nouvelle demande » que tout prospect que vous ajoutez manuellement.

Étape 4 — Utilisez votre boîte de réception et la rédaction par IA pour vos réponses

Chaque compte fournisseur comprend sa propre adresse en identifiant@wedding.computer — réservez votre identifiant sous Paramètres → Paramètres de l’activité si ce n’est pas déjà fait. Ouvrez Boîte de réception pour tout voir regroupé par conversation : demandes entrantes, vos réponses, et tout ce que vous avez mis en copie ou transféré depuis vos autres outils. Chaque message envoyé ou reçu par cette boîte s’enregistre automatiquement sur la chronologie d’activité du contact concerné, aux côtés de ses envois de formulaire, factures et statut de contrat.

Quand vous répondez, cliquez sur Rédiger avec l’IA pour générer une première version construite à partir de l’historique de ce contact, des détails du mariage déjà enregistrés, et de votre propre ton et contexte. Cela couvre les cas courants — une relance, dire à un couple que vous n’êtes pas disponible pour leur date, les orienter vers un autre wedding planner — de sorte que vous modifiez un brouillon plutôt que de partir d’un message vierge.

Pourquoi : les wedding planners vivent dans leurs e-mails, et une boîte séparée pour la correspondance client signifie soit dupliquer les messages dans votre CRM à la main, soit perdre le fil de ce qui a réellement été dit. Comme chaque message ici s’attache automatiquement au contact, la conversation complète se trouve sur la fiche de ce contact pour que n’importe qui — vous y compris, des mois plus tard — puisse la lire sans fouiller une boîte mail. La rédaction par IA supprime le coût de la page blanche pour les réponses courantes, de sorte qu’une première réponse rapide ne dépend pas de trouver dix minutes libres pour l’écrire.

Étape 5 — Configurez votre contrat de service par défaut

Allez dans Paramètres → Contrats et rédigez votre contrat standard de wedding planner. Wedding Computer conserve un contrat de service par défaut et en copie le contenu dans chaque nouvelle facture. Vous pouvez modifier la copie d’une facture pour un forfait particulier sans changer les factures antérieures. Incluez :

Étendue des services (organisation complète, partielle, coordination du jour J)
Échéancier de paiement (acompte, échelonnements, solde final)
Conditions d’annulation et de report
Ce qui se passe si un fournisseur que vous recommandez n’est pas disponible
Attentes en matière de communication

Pourquoi : votre contrat vous protège, vous et le couple. Sur la page de réservation, le couple saisit son nom complet et son adresse e-mail, puis confirme son accord. Wedding Computer enregistre cette acceptation sur la facture. Il ne s’agit pas d’une signature dessinée et aucun PDF signé téléchargeable n’est créé ; l’e-mail de confirmation contient une copie textuelle du contrat accepté.

Étape 6 — Configurez Stripe pour les acomptes et paiements

Allez dans Paramètres → Paiements → Connecter Stripe et terminez l’intégration Stripe.

Configurez votre échéancier de paiement dans chaque facture : généralement un acompte (20 à 30 % des honoraires totaux) à la réservation, un paiement intermédiaire à un jalon donné, et le solde final 4 à 6 semaines avant le mariage.

Pourquoi : lorsque le paiement par carte est configuré, le couple peut régler l’échéance des frais de réservation avec Stripe Checkout. Les échéances suivantes restent dans le calendrier de la facture pour que vous les enregistriez à leur réception.

Étape 7 — Définissez votre disponibilité

Ouvrez Calendrier → Disponibilité et :

Indiquez les jours de la semaine où vous prenez en charge des mariages (la plupart des wedding planners travaillent le week-end)
Bloquez vos dates personnelles et jours fériés
Sous Paramètres → Partage de la disponibilité, choisissez Public pour que les personnes vous contactant puissent voir vos dates disponibles avant de vous écrire

Pourquoi : un calendrier de disponibilité public signifie que vous arrêtez de recevoir des demandes pour des dates déjà réservées. Les couples vérifient votre calendrier avant de vous contacter, donc les prospects qui arrivent concernent de vraies dates disponibles.

Si vous avez Pro, activez la réponse automatique par IA — quand une nouvelle demande arrive pour une date où vous êtes libre, l’IA envoie immédiatement une réponse personnalisée accusant réception de la demande et confirmant votre disponibilité. Les couples s’attendent à des réponses rapides ; cela gère automatiquement la première réponse.

Étape 8 — Connectez votre calendrier en toute sécurité

Ouvrez Votre profil → Votre calendrier de mariages pour créer votre flux personnel privé. Choisissez S’abonner dans Apple Calendar ou copiez le lien dans Google Agenda ou Outlook.

Avec Pro, ouvrez Paramètres → Calendrier et contacts → Créer une connexion de calendrier pour obtenir un flux professionnel ou un compte CalDAV. Créez une connexion distincte pour chaque application ou appareil afin de pouvoir la révoquer sans perturber les autres.

Pourquoi : ces connexions affichent vos réservations Wedding Computer et les lignes autorisées du déroulé à côté de vos autres engagements. Elles sont en lecture seule : les modifications faites dans Apple Calendar, Google Agenda, Outlook ou une application CalDAV ne remontent pas dans Wedding Computer. Traitez chaque lien ou identifiant comme un mot de passe et révoquez-le s’il est partagé par erreur.

Étape 9 — Créez votre premier espace de travail de mariage

Quand un couple réserve, ouvrez sa fiche contact et cliquez sur Promouvoir en mariage. Renseignez les données principales :

Date et lieu général
Type de cérémonie

Ensuite, immédiatement :

Désignez-vous comme fournisseur gestionnaire — allez dans Équipe → votre nom → activez Peut gérer. Vous devenez responsable du déroulé. Les autres membres peuvent proposer l’ajout, la modification ou la suppression d’une ligne partagée ; vous l’approuvez telle quelle, l’ajustez avant approbation ou la refusez.
Invitez le couple — Ajouter des personnes → Inviter le couple. Saisissez les deux adresses e-mail.
Invitez l’équipe de fournisseurs — au fur et à mesure des confirmations, ajoutez-les à l’espace. Comme membres, ils peuvent proposer des changements partagés au déroulé et gérer leurs propres lignes privées.
Vérifiez le déploiement de vos listes de tâches — tout modèle de liste de tâches que vous avez créé sous Paramètres → Listes de tâches s’attache automatiquement à la liste de tâches du mariage dès l’instant où vous promouvez le contact, de sorte que les tâches récurrentes sont déjà en place plutôt qu’à réajouter à chaque réservation.

Pourquoi : le rôle de fournisseur gestionnaire donne un responsable clair au planning partagé. La logistique de la journée vit dans les lignes du déroulé, pas dans des champs de mariage dupliqués, et les propositions partagées passent d’abord par vous. Le déploiement automatique des listes de tâches existe pour qu’une étape ne soit pas oubliée simplement parce qu’une réservation est arrivée pendant une semaine chargée — la liste de tâches est déjà remplie avant même que vous ayez pensé à la construire.

Étape 10 — Construisez la feuille de route initiale

Allez sur le mariage → Déroulé et commencez à construire la structure de la journée. Il n’existe pas encore de bouton intégré Générer la feuille de route. Avec Pro, un assistant IA connecté via MCP peut proposer ou ajouter des lignes à partir d’une ébauche que vous contrôlez ; sinon, ajoutez les lignes directement dans le déroulé.

Ajoutez la cérémonie, la réception, les préparatifs, les portraits, l’installation, les arrivées des fournisseurs, le retournement de salle et la logistique de fin de soirée comme lignes du déroulé. Chaque ligne possède sa propre heure et son propre lieu. Réglez les lignes opérationnelles partagées sur la visibilité fournisseurs, celles que tout le monde doit voir sur couple, ou les lignes internes sur privé.

Pourquoi : plus tôt vous avez une structure dans le déroulé, plus tôt les fournisseurs peuvent voir où ils s’insèrent. Votre photographe peut voir le créneau portraits, votre célébrant peut voir le début de la cérémonie, votre lieu de réception peut voir son créneau d’installation — tout depuis l’espace de travail partagé plutôt que par des e-mails séparés de votre part.

Les membres disponibles de l’espace, les prestataires et les membres d’équipe affectés au mariage apparaissent sous chaque ligne sous forme de boutons d’ajout direct. Sélectionnez un nom une seule fois : l’attribution est enregistrée immédiatement, sans clic supplémentaire sur un bouton plus. N’utilisez l’étiquette libre que pour une personne absente de la liste. Les attributions sont des opérations partagées en lecture et en écriture : toute personne qui voit une ligne partagée voit ses responsables et peut les ajouter ou les retirer directement ; pour une ligne privée, seul son propriétaire peut gérer les attributions.

Étape 11 — Construisez le dossier opérationnel (BEO)

Allez sur le mariage → Dossier opérationnel pour assembler le document de référence unique du jour J — un dossier de type « banquet event order » qui réunit en un seul endroit la feuille de route, les affectations d’équipe, le nombre d’invités et leurs besoins alimentaires, le plan de salle et les fichiers partagés. Comme il puise dans les mêmes données en direct que votre déroulé et votre liste d’invités, il se met à jour à mesure que ces éléments changent, plutôt que de devoir être reconstruit à la main chaque fois que quelque chose bouge.

Partagez-le avec le personnel sur place qui n’a pas de compte Wedding Computer via un lien public, ou exportez-le/imprimez-le en PDF pour quiconque a besoin d’une copie papier le jour J.

Pourquoi : c’est le document qu’un wedding planner ou un lieu de réception est le plus souvent celui qui l’assemble pour tous les autres — c’est la référence unique que chaque fournisseur et chaque membre de l’équipe sur place peut consulter au lieu de vous envoyer un texto « à quelle heure a lieu le retournement de salle » ou « combien de végétariens ». Comme il est généré en direct plutôt que maintenu comme un fichier séparé, il ne peut pas devenir silencieusement obsolète comme peut le faire un BEO statique qui dort dans un drive partagé.

Étape 12 — Ajoutez des membres d’équipe (si vous avez du personnel)

Si vous travaillez avec un assistant ou un coordinateur, ouvrez Équipe dans la barre latérale et ajoutez-le au répertoire de votre entreprise. Le répertoire est disponible avec les deux forfaits. Une fiche d’équipe ne crée pas de connexion et ne donne pas accès au compte. Affectez la personne au mariage concerné, puis sélectionnez-la directement sur les lignes du déroulé.

Pourquoi : le répertoire indique qui travaille sur chaque mariage et permet au déroulé partagé de nommer le coordinateur réellement responsable d’une ligne. Si quelqu’un doit se connecter et modifier l’espace, invitez-le séparément avec le rôle de membre approprié.

Vous êtes prêt quand :

Votre profil est complet (nom, catégorie Wedding planner, localisation)
Vous avez importé vos contacts existants, si vous venez d’un autre CRM
Votre formulaire de demande est en ligne et pose les bonnes questions
Vous avez réservé votre identifiant @wedding.computer et savez où se trouve la rédaction par IA dans votre boîte de réception
Votre contrat de service par défaut est configuré
Stripe est connecté et la structure de votre échéancier de paiement est décidée
Votre disponibilité est définie et visible par les personnes vous contactant
Votre flux de calendrier est abonné dans votre calendrier téléphone/ordinateur
Vous savez comment créer un espace de travail et vous désigner immédiatement comme fournisseur gestionnaire
Vous avez construit des modèles de listes de tâches afin qu’ils se déploient automatiquement sur les futures réservations

Que faire maintenant

Prenez votre prochain couple réservé et créez son espace de travail. Désignez-vous comme fournisseur gestionnaire, invitez-le, et invitez tous les fournisseurs déjà confirmés. Commencez à ajouter vos jalons de coordination au déroulé, puis construisez le dossier opérationnel une fois que le planning a pris forme.

Voir cela fonctionner pour un vrai mariage est le moyen le plus rapide d’intégrer le système. Le guide wedding planners et lieux de réception couvre en profondeur le rôle de fournisseur gestionnaire, les approbations de modifications, et le mode en direct.

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