Équipe et agences

Si plusieurs personnes de votre studio ou agence travaillent sur les mariages, Équipe permet de tenir une liste interne et d’affecter des personnes à chaque mariage. La gestion de cette liste fait partie de Pro. Pour qu’une assistante ou un assistant puisse se connecter et gérer l’entreprise, utilisez Accès à une entreprise.

Activer le mode agence

Ouvrez Équipe dans la barre latérale et sélectionnez Activer le mode agence. La liste de l’équipe est alors disponible. Vous pourrez désactiver ce mode plus tard au bas de la page Équipe sans perdre les fiches de vos membres.

Ajouter des membres

Dans Équipe → Ajouter un membre, saisissez le nom, la fonction, l’adresse e-mail, le téléphone et les notes. La fiche conserve des renseignements sur le personnel sans créer d’identifiant ni donner accès à l’entreprise. Une personne inscrite peut avoir accepté, séparément, une autorisation d’accès à l’entreprise.

Marquez un membre comme Inactif au lieu de le supprimer s’il est simplement en pause. Les membres inactifs disparaissent de la sélection active, tout en conservant leur historique.

Affecter des membres aux mariages

Ouvrez la fiche d’un membre pour voir tous les mariages auxquels il est affecté et son rôle dans chacun. Pour créer une affectation, ouvrez l’espace de travail du mariage et utilisez Votre équipe : choisissez un membre actif, ajoutez éventuellement un rôle, puis sélectionnez Affecter.

Comme la fiche d’un membre liste tous les mariages auxquels il participe déjà, la consulter avant de lui proposer une nouvelle date permet à une équipe multi-personnes d’éviter les doubles réservations — second photographe, assistant ou coordinateur mobilisé sur deux mariages en même temps.

La suppression complète d’un membre le retire de tous les mariages auxquels il était affecté.

Où apparaît une affectation

Affecter un membre de l’équipe à un mariage n’est pas qu’une formalité administrative — cela alimente deux éléments dont dépend le reste du mariage :

• Affectations dans le conducteur. Une fois affecté, le membre apparaît comme bouton d’ajout direct dans les lignes du conducteur de ce mariage, aux côtés des fournisseurs et autres membres de l’espace de travail, pour que vous puissiez le rattacher à un élément précis (par exemple, un second photographe sur la ligne de la cérémonie) comme vous le feriez avec n’importe quel fournisseur.
• Le dossier opérationnel. Le dossier opérationnel d’un mariage liste l’équipe et les rôles directement issus de ces affectations. Comme le dossier peut être partagé en lien avec le personnel sur place (cuisine, bar, équipe du lieu) n’ayant pas de compte, affecter correctement votre équipe ici garantit que les bons noms figurent sur le document que tout le monde utilise sur place.

Relation avec l’équipe de l’espace de travail

La liste Équipe de cette page est différente de la liste Personnes d’un espace de travail de mariage :

• Une fiche dans la liste ne donne, à elle seule, ni identifiant Wedding Computer ni statut de membre de l’espace de travail.
• Les fournisseurs, wedding planners, lieux de réception et les mariés sont des membres de l’espace de travail : ils se connectent eux-mêmes, et l’un d’eux peut avoir l’indicateur Peut gérer qui en fait le fournisseur référent pour le conducteur et le dossier opérationnel.
• L’affectation permet de sélectionner cette personne comme responsable dans l’espace de travail, mais ne donne ni identifiant, ni accès, ni droits de gestion. Pour un accès à un mariage en tant que prestataire, invitez-la dans cet espace. Pour travailler comme assistant dans l’ensemble de l’entreprise, utilisez Accès à une entreprise.

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Voir aussi

• Espaces de travail et collaboration — comment se compose l’équipe de fournisseurs d’un mariage
• Dossiers opérationnels — le document du jour qui liste l’équipe affectée
• Guide pour wedding planners & lieux de réception — coordonner une équipe de fournisseurs plus importante sur un même mariage
• Formules et abonnements — la gestion de la liste du personnel fait partie de Pro