Gérer vos contacts et votre pipeline

Chaque demande que vous recevez vit dans Contacts — votre liste de prospects et votre CRM. Les contacts progressent dans un pipeline en huit étapes, de la première demande au mariage terminé, et chacun contient tout ce que vous savez sur ce couple : e-mails, notes, factures, historique d’activité, et leur espace de travail de mariage lié.

Le pipeline

Wedding Computer utilise un pipeline fixe en huit étapes :

Étape	Signification
Nouveau	Une demande est arrivée — pas encore traitée
Contacté	Vous avez répondu ou pris contact
Rendez-vous	Un rendez-vous a été programmé ou a eu lieu
Devis envoyé	Vous avez envoyé un devis ou une proposition
Réservé	La réservation est confirmée
Terminé	Le mariage a eu lieu
Perdu	Le prospect n’a pas converti
Archivé	Inactif ; conservé en sécurité hors des flux de travail actifs

Déplacez un contact entre les étapes en cliquant sur le badge d’étape de sa fiche et en sélectionnant la nouvelle étape.

Les huit étapes sont fixes — elles sont conçues pour couvrir le flux de travail universel de chaque fournisseur et ne peuvent pas être personnalisées. C’est délibéré : que vous soyez photographe indépendant ou lieu de réception avec une équipe complète, chaque demande suit le même chemin du premier contact à la réservation ou à la perte, afin que rien ne stagne silencieusement dans une étape qu’une personne a inventée pour un seul prospect et a oubliée. Si vous travaillez seul, cette cohérence signifie que vous ne perdez jamais de vue où en est un prospect. Si vous gérez une équipe, cela signifie que tout le monde lit le pipeline de la même façon sans avoir à maintenir un guide commun.

Quand vous déplacez un contact vers Perdu, on vous invite à enregistrer une raison structurée : prix, disponibilité, a choisi un concurrent, pas de réponse, ne correspond pas, ou autre. Ces raisons alimentent directement vos analyses, donc au fil du temps vous pouvez repérer des tendances — si un nombre disproportionné de prospects est perdu sur le prix, c’est un signal qui mérite d’être traité.

Quand un contact est Réservé, vous pouvez le promouvoir en espace de travail de mariage, ce qui crée l’environnement collaboratif partagé pour ce mariage.

Vérifier la disponibilité depuis un contact

Avant de répondre à une demande, ouvrez la fiche du contact pour voir si vous êtes libre pour leur date. Wedding Computer compare la date du mariage de la demande avec votre calendrier — votre disponibilité hebdomadaire par défaut plus les ajustements par date — directement sur le contact, pour obtenir une réponse claire « disponible » ou « non disponible » sans quitter la demande pour consulter un autre onglet de calendrier. C’est particulièrement important dans les premières minutes après l’arrivée d’une demande : un « oui, je suis libre » rapide et assuré, ou un « désolé, cette date est déjà prise », vous évite de proposer une date que vous ne pouvez pas honorer, ou de perdre une demande face à une réponse plus rapide pendant que vous vérifiez manuellement.

E-mails rédigés par l’IA par contact (Pro)

Chaque contact dispose d’une option de rédaction par IA pour que vous ne repartiez pas d’une page blanche à chaque réponse. Ouvrez le contact et choisissez Rédiger une réponse, et Wedding Computer écrit un message personnalisé en s’appuyant sur l’historique de ce contact, les détails de leur mariage, et votre propre ton et contexte — couvrant des situations courantes comme relancer un prospect silencieux, décliner poliment quand vous n’êtes pas disponible pour leur date, ou les orienter vers un autre prestataire. Vous relisez et modifiez le brouillon avant tout envoi ; il ne part jamais automatiquement. C’est destiné à ceux qui ont plus de demandes que de temps pour rédiger chaque réponse à la main — cela transforme « je m’en occupe plus tard » en un brouillon à valider en quelques minutes, en s’appuyant sur le même journal d’activité et les détails du mariage déjà enregistrés sur le contact, pour que le message reflète réellement la situation de ce couple.

Archiver et restaurer des contacts

Wedding Computer ne supprime pas définitivement les contacts depuis l’application. Sur la page Modifier d’un contact, choisissez Archiver le contact. Le contact passe à l’étape Archivé et disparaît du tableau de bord actif et des vues synchronisées avec les appareils, tandis que ses coordonnées, notes, factures, son historique d’activité et son mariage lié restent intacts.

Pour le récupérer, ouvrez le contact depuis l’onglet Archivé et choisissez Restaurer. Wedding Computer le replace à l’étape du pipeline qu’il occupait juste avant son archivage.

Si un import ou une modification externe du fichier a archivé le contact sans enregistrer son étape précédente, il est restauré à l’étape Nouveau. Vous pouvez ensuite choisir la bonne étape depuis sa fiche.

Ce qui est stocké sur une fiche contact

Chaque contact contient :

• Détails du couple — nom de la première et de la deuxième personne, e-mail, téléphone, et identifiant Instagram
• Détails du mariage — date (ou date à confirmer), lieu, nombre d’invités, et type de cérémonie
• Étape du pipeline et source — d’où provient le prospect
• Notes — notes privées en texte libre visibles uniquement par vous, entièrement consultables
• Champs personnalisés — toute question supplémentaire que vous avez ajoutée à votre formulaire de demande
• Journal d’activité — un historique horodaté de chaque changement d’étape, événement de facture, et action clé
• Factures — toutes les factures créées pour ce couple
• E-mails — le fil d’e-mails complet via votre adresse @wedding.computer
• Mariage lié — une fois promu, un lien direct vers l’espace de travail partagé

Rechercher et filtrer

La barre de recherche en haut de Contacts recherche parmi les noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, et notes au fur et à mesure que vous tapez. Vous pouvez aussi filtrer la liste de contacts par :

• Étape du pipeline — toute combinaison des huit étapes
• Date du mariage — une plage de dates pour trouver les mariages d’une saison ou année particulière
• Source — d’où vient le prospect (formulaire de demande, API, saisie manuelle, etc.)
• Localisation — ville ou région

Il n’y a pas de système d’étiquetage séparé, mais vos notes et tout champ de formulaire de demande personnalisé que vous avez défini sont entièrement consultables et servent le même objectif de segmentation.

Historique d’activité

Chaque contact maintient un journal d’activité — un enregistrement antéchronologique des changements d’étape, événements de facture, paiements, et autres moments clés. Cela n’est visible que par vous et se met à jour automatiquement au fur et à mesure des événements.

Une fois qu’un contact devient un espace de travail de mariage, un journal du mariage séparé enregistre les actions que les autres membres de l’espace de travail peuvent aussi voir (mises à jour du déroulé, personnes ajoutées ou retirées, etc.).

Suivre les prospects

Il n’y a pas encore de fonctionnalités de rappel ou de tâche séparées — la planification structurée des suivis est sur la feuille de route. Le flux de travail que la plupart des fournisseurs utilisent consiste à déplacer les prospects vers une étape appropriée quand ils nécessitent une action, puis à utiliser la liste de contacts filtrée pour faire ressortir les prospects qui n’ont pas bougé depuis un certain temps.

Importer des contacts existants

Si vous venez d’un autre outil — Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, VSCO Workspace, ou un tableur — vous pouvez importer vos contacts existants sans avoir à les ressaisir à la main. Vous pouvez aussi coller du texte brut (anciens e-mails, notes de salon, listes manuscrites) et l’IA en extraira les détails de contact pour vous.

Pour des instructions étape par étape pour chaque source, comment préparer votre export, et comment utiliser Claude Desktop pour importer de grandes quantités de données via MCP, consultez le guide complet Importer des contacts.

Calculateurs de devis

En plus du formulaire de demande, vous pouvez créer des calculateurs de devis interactifs — les clients estiment un prix et envoient une demande directement depuis le résultat, qui arrive dans votre pipeline comme l’envoi d’un formulaire.

Télécharger vos données CRM

Ouvrez Contacts et choisissez Télécharger le CSV des contacts pour exporter directement vos vrais contacts CRM. Le fichier UTF-8 est préparé pour les tableurs et neutralise les valeurs qui pourraient sinon être interprétées comme des formules. Les contacts de démonstration sont exclus.

Le CSV est le moyen le plus rapide de déplacer ou contrôler la table des contacts. Pour le dossier de compte plus large, avec les autres données d’activité et de mariage prises en charge, utilisez le ZIP portable sous Votre profil → Exporter. Consultez Propriété des données pour son contenu exact et les limites de récupération.

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Voir aussi

• Formulaires de demande — créez le formulaire qui alimente votre pipeline et configurez la réponse automatique IA pour les nouveaux contacts
• Importer des contacts — intégrez vos contacts existants depuis un autre CRM ou un tableur
• Calculateurs de devis — laissez les clients estimer leur propre demande avant qu’elle arrive dans votre pipeline