Premiers pas en tant que lieu de réception

En tant que lieu de réception, vous êtes souvent l’organisateur central d’un jour de mariage. Plusieurs fournisseurs se rendent sur vos lieux, vous gérez parfois la facturation pour le compte du couple, et votre équipe doit savoir exactement ce qui se passe et quand. Une configuration soignée signifie que vos couples disposent d’un centre de coordination professionnel dès l’instant où ils réservent chez vous — et que vous disposez d’une feuille d’opérations du jour J qui reste à jour, au lieu de devenir obsolète dès que le planning change.

Étape 1 — Complétez votre profil de lieu

Allez dans Paramètres → Profil et renseignez :

Nom de l’activité — le nom de votre lieu tel que le connaissent les couples
Catégorie — sélectionnez Lieu de réception
Localisation — votre adresse complète (utilisée pour les prévisions météo et partagée avec les fournisseurs dans l’espace de travail)
Fuseau horaire — votre fuseau horaire local
Biographie et description — ce qui rend votre lieu unique ; cela apparaît sur votre fiche d’annuaire publique
Site web et Instagram — reliés depuis votre profil

Pourquoi : chaque fournisseur invité dans vos espaces de travail de mariage verra votre profil de lieu. Un profil de lieu complet — nom, adresse, photos — est le contexte que les autres fournisseurs utilisent pour planifier leur arrivée, leur logistique et leur installation. Votre photographe a besoin de savoir où se rendre ; votre fleuriste a besoin de connaître le créneau d’installation. Un profil clair réduit les questions des fournisseurs avant le jour J.

Étape 2 — Construisez votre formulaire de demande

Ouvrez Formulaires → Demande et personnalisez les questions auxquelles répondent les couples lorsqu’ils vous contactent pour une réservation.

Pour un lieu de réception, les questions utiles incluent :

Date du mariage (ou plage de dates envisagée)
Nombre d’invités estimé (cérémonie et réception séparément si différent)
Cérémonie et réception dans le même espace, ou réparties sur plusieurs zones ?
Préférence de traiteur : interne, externe, ou flexible ?
Besoins en hébergement (si votre lieu dispose de chambres)
Comment ils ont entendu parler de vous

Pourquoi : votre formulaire de demande est la première étape de votre pipeline de réservation. Les réponses vous indiquent immédiatement si le couple correspond à votre capacité, si leur date est disponible, et quelles conversations de forfait avoir. Un formulaire bien conçu vaut mieux qu’un long échange d’e-mails.

Étape 3 — Configurez votre boîte de réception e-mail

Allez dans Paramètres → E-mail et réservez un identifiant — cela devient identifiant@wedding.computer. Une fois réglé, utilisez E-mails dans la barre latérale pour votre boîte de réception : onglets Boîte de réception et Envoyés, un bouton Rédiger, et un fil de réponse sur chaque message.

Pourquoi : les demandes et les échanges avec les fournisseurs finissent souvent éparpillés dans une boîte personnelle, ce qui rend difficile de se souvenir de ce qui a été convenu avec un couple donné des semaines plus tard. Chaque e-mail envoyé ou reçu via votre adresse Wedding Computer s’enregistre automatiquement sur la chronologie d’activité du contact concerné — la conversation reste donc attachée à la réservation, au lieu d’être enfouie dans une recherche de boîte mail. Les couples et les fournisseurs répondent à une adresse e-mail normale ; rien ne change de leur côté.

Étape 4 — Configurez votre disponibilité — c’est essentiel

Ouvrez Calendrier → Disponibilité et :

Bloquez les dates déjà réservées — ajoutez chaque date de mariage confirmée. Contrairement à d’autres types de fournisseurs, les lieux de réception ont généralement une limite stricte d’une réservation par jour (ou par espace), donc cela doit être précis.
Définissez les jours de la semaine où vous accueillez des mariages — généralement du vendredi au dimanche ; marquez les autres jours comme indisponibles
Sous Paramètres → Partage de la disponibilité, choisissez Public — pour que les couples puissent vérifier votre calendrier avant de vous contacter

Si vous avez plusieurs espaces de cérémonie ou de réception pouvant fonctionner simultanément, ajoutez une note dans votre formulaire de demande — Wedding Computer ne modélise pas nativement la disponibilité de plusieurs espaces pour le moment, vous devrez donc gérer cela manuellement.

Pourquoi : un lieu avec un calendrier de disponibilité précis arrête de recevoir des demandes pour des dates déjà réservées. Plus important encore, les espaces de travail de vos couples réservés afficheront l’événement du mariage dans leur flux de calendrier partagé — et leurs fournisseurs le verront. La précision de ce calendrier compte.

Étape 5 — Configurez la facturation et les échéanciers de paiement

Allez dans Paramètres → Paiements → Connecter Stripe et connectez votre compte Stripe. Si vous préférez le virement bancaire ou la facture directe, réglez votre méthode de paiement sur Virement bancaire — les factures incluront vos coordonnées bancaires.

Ajoutez l’échéancier de paiement à chaque facture de votre location standard :

Acompte (généralement 20 à 30 %) à la réservation
Paiement intermédiaire (le cas échéant) plusieurs mois avant le mariage
Solde final 4 à 6 semaines avant

Pourquoi : les couples gèrent plusieurs échéanciers de paiement à travers tous leurs fournisseurs. Envoyer les factures via Wedding Computer place vos paiements aux côtés de tous les autres dans une seule vue — le couple peut voir tout ce qu’il doit, payer en ligne, et les deux parties disposent d’un suivi clair.

Étape 6 — Configurez votre contrat de location par défaut

Allez dans Paramètres → Contrats et rédigez votre contrat de location de lieu standard. Wedding Computer conserve un contrat de service par défaut et en copie le contenu dans chaque nouvelle facture. Vous pouvez modifier la copie d’une facture lorsqu’une réservation exige des conditions différentes, sans changer les factures antérieures. Incluez :

Étendue de la location (espaces, horaires, équipement inclus)
Modalités de traiteur et restrictions
Limites sonores et heures de fin
Politique d’annulation et de report
Dépôt de garantie et conditions de caution
Horaires d’installation et de démontage
Ce qui se passe si la date du mariage change

Pourquoi : sur la page de réservation, le couple saisit son nom complet et son adresse e-mail, puis confirme son accord. Wedding Computer enregistre cette acceptation sur la facture. Il ne s’agit pas d’une signature dessinée et aucun PDF signé téléchargeable n’est créé ; l’e-mail de confirmation contient une copie textuelle du contrat accepté.

Étape 7 — Configurez des modèles de listes de tâches

Allez dans Listes de tâches dans la barre latérale et créez un ou plusieurs modèles — par exemple, « Liste de tâches standard pour la location du lieu » avec des éléments comme le nombre d’invités final confirmé, le plan de salle approuvé, le dépôt de garantie reçu, l’attestation d’assurance au dossier, la visite finale réservée, les horaires d’arrivée des fournisseurs confirmés, et le démontage validé.

Marquez un modèle Par défaut pour qu’il se déploie automatiquement dès qu’un mariage est réservé. Conservez les autres comme modèles optionnels que vous déployez manuellement sur un mariage donné depuis sa section liste de tâches.

Pourquoi : un modèle de liste de tâches transforme votre processus habituel d’avant-mariage en quelque chose que le système impose, plutôt qu’en quelque chose que vous devez retenir. Une fois qu’un modèle est défini par défaut, chaque nouvelle réservation reçoit la même liste de tâches sans étape supplémentaire de votre part — rien n’est oublié parce que vous étiez occupé la semaine où une réservation est arrivée. La liste vit sur le mariage lui-même, afin que vous et votre équipe puissiez cocher les éléments à mesure que la date approche.

Étape 8 — Créez votre premier espace de travail de mariage

Quand un couple réserve, ouvrez sa fiche contact et cliquez sur Promouvoir en mariage. Renseignez les données principales :

La date
Votre lieu comme lieu général du mariage
Le type de cérémonie

Ensuite :

Désignez-vous comme fournisseur gestionnaire — allez dans Équipe → votre nom → activez Peut gérer. Vous devenez responsable du déroulé. Les autres membres peuvent proposer l’ajout, la modification ou la suppression d’une ligne partagée ; vous l’approuvez telle quelle, l’ajustez avant approbation ou la refusez.
Invitez le couple — Ajouter des personnes → Inviter le couple.
Construisez la feuille de route du lieu — ajoutez des lignes séparées pour les préparatifs (s’ils ont lieu sur place), la cérémonie, la réception, l’installation, la salle, les arrivées, le cocktail, le dîner, les discours, la danse et le démontage. Renseignez l’heure et le lieu de chaque ligne. Utilisez fournisseurs pour l’opérationnel et couple pour ce que le couple doit aussi voir.
Invitez l’équipe de fournisseurs au fur et à mesure des confirmations — ajoutez chaque fournisseur réservé. Comme membres, ils peuvent proposer des changements partagés au déroulé et gérer leurs propres lignes privées.

Pourquoi : ce statut donne un responsable clair au planning. Quand traiteurs, fleuristes ou animateurs proposent une modification, vous voyez les valeurs avant et après et pouvez approuver, ajuster ou refuser, sans dupliquer la logistique de cérémonie et de réception dans les paramètres.

Les membres disponibles de l’espace, les prestataires et les membres d’équipe affectés au mariage apparaissent sous chaque ligne sous forme de boutons d’ajout direct. Sélectionnez un nom une seule fois : l’attribution est enregistrée immédiatement, sans clic supplémentaire sur un bouton plus. N’utilisez l’étiquette libre que pour une personne absente de la liste. Les attributions sont des opérations partagées en lecture et en écriture : toute personne qui voit une ligne partagée voit ses responsables et peut les ajouter ou les retirer directement ; pour une ligne privée, seul son propriétaire peut gérer les attributions.

Étape 9 — Construisez le dossier opérationnel (BEO) pour le jour J

Une fois l’espace de travail créé, ouvrez le mariage et allez dans Dossier opérationnel. C’est un document vivant unique qui rassemble le déroulé partagé, l’équipe du mariage, le nombre d’invités et leurs besoins alimentaires, le plan de table et l’implantation de salle, ainsi que les fichiers partagés en un seul endroit — sans avoir à ressaisir le planning dans un modèle de BEO séparé. Renseignez :

Service et traiteur — style et déroulement du service, notes de menu et de fournisseur, plan des boissons
Opérations du jour J — notes de personnel, horaires d’accès pour l’installation et le démontage, considérations d’accessibilité
Nombre d’invités opérationnel — laissez vide pour utiliser les RSVP confirmés (avec repli sur l’estimation d’invités du mariage, puis sur la liste d’invités actuelle), ou définissez une valeur forcée
Statut — Brouillon tant que vous le complétez, Final une fois qu’il est verrouillé

Seul le fournisseur gestionnaire peut modifier le dossier — en tant que lieu, c’est généralement vous qui détenez ce rôle pour votre propre jour de mariage.

Quand il est prêt à être transmis à des personnes qui n’ont pas de compte Wedding Computer — personnel de bar, sécurité, coursier — activez Partager le dossier pour générer un lien public. Il affiche le planning partagé, le résumé des invités et des régimes alimentaires, l’équipe de fournisseurs, et vos notes opérationnelles. Tout schéma de plan de table / implantation de salle que vous avez construit (voir l’étape 10) apparaît également, mais l’image de référence privée du plan du lieu reste réservée aux membres du mariage connectés, même quand le lien du dossier est public. Vous pouvez aussi Imprimer / enregistrer en PDF à tout moment.

Pourquoi : un BEO est le document depuis lequel chaque lieu dirige déjà sa journée. La version de Wedding Computer reste connectée au même planning, à la même équipe et aux mêmes données d’invités que tout le monde met à jour sur le mariage, si bien qu’il ne peut pas devenir silencieusement obsolète comme un BEO imprimé le devient quand le déroulé change et que personne ne pense à le réémettre. L’option de lien public vous permet de mettre le dossier devant du personnel occasionnel, présent uniquement sur place, sans lui donner de compte ni exposer votre fichier de plan privé.

Étape 10 — Configurez l’application Invités pour le plan de table et l’implantation de salle

Demandez au couple (ou activez-la vous-même si vous avez accès à l’espace de travail) d’activer l’application Invités pour le mariage, avec une visibilité réglée au moins sur Couple + planners/lieux pour que votre équipe puisse la voir. Une fois que la liste d’invités et les RSVP arrivent :

Ouvrez Plan de table et faites glisser les invités depuis le banc d’attente vers les tables (rondes, rectangulaires, enfants, couple, ou autres). Placer les invités en attente remplit automatiquement les tables tout en conservant les placements existants, en mettant sur le banc les personnes ayant décliné, et en détectant automatiquement une table enfants. La fonction signale les invités non placés, les conflits « à séparer », un invité ayant décliné mais encore assis, ou une table dépassant sa capacité.
Ouvrez Implantation de salle et téléversez le plan réel de votre lieu — un JPG, PNG ou PDF — comme arrière-plan. Faites glisser les mêmes tables du plan de table pour les positionner dessus, et ajoutez des zones opérationnelles (bar, piste de danse) ou des rangées de sièges de cérémonie selon vos besoins. Utilisez Imprimer / enregistrer en PDF quand c’est prêt à être transmis à votre équipe de salle.

Pourquoi : c’est là qu’un plan de table cesse d’être un tableur pour devenir un véritable schéma de votre véritable salle. Comme les tables placées sur l’implantation sont les mêmes que celles du plan de table, déplacer une table ou replacer un invité met à jour les deux vues à la fois — vous ne gérez pas un tableur de placement et un croquis de plan séparé à synchroniser à la main. Votre image de plan reste privée aux membres du mariage connectés ; seul le schéma d’implantation dérivé est visible si le dossier opérationnel est ensuite partagé publiquement.

Étape 11 — Comprenez le rôle de partie financière (le cas échéant)

Si votre lieu coordonne les paiements vers d’autres fournisseurs pour le compte du couple — en acheminant l’argent du couple vers un traiteur, un animateur ou un fleuriste — allez dans Paramètres → Profil et activez Est organisateur (parfois visible comme le paramètre de partie financière).

Une fois activé, votre compte de lieu est marqué comme partie financière pour les mariages dont vous êtes l’organisateur. Cela influence la façon dont les flux de facturation sont affichés et à des fins comptables.

Pourquoi : tous les lieux ne fonctionnent pas de cette façon. Si vous vendez simplement la location du lieu et que le couple gère tout le reste indépendamment, vous n’avez pas besoin de ceci. Si vous êtes un lieu tout compris que le couple paie en une fois et qui paie ensuite tous les fournisseurs, ce paramètre est la façon dont le système représente cet arrangement.

Étape 12 — Ajoutez des membres d’équipe (si vous avez du personnel événementiel)

Pour les coordinateurs événementiels, responsables de salle et administrateurs de réservation, ouvrez Équipe dans la barre latérale et ajoutez-les au répertoire de l’entreprise. Le répertoire est disponible avec les deux forfaits. Une fiche d’équipe ne crée pas de connexion et ne donne pas accès au compte. Affectez la personne au mariage concerné, puis sélectionnez-la directement sur les lignes du déroulé.

Pourquoi : le répertoire indique qui travaille sur chaque mariage et permet au déroulé d’afficher qui est responsable de chaque tâche opérationnelle. Si quelqu’un doit se connecter et travailler dans l’espace, invitez-le séparément avec le rôle de membre approprié.

Étape 13 — Connectez votre calendrier en toute sécurité

Ouvrez Votre profil → Votre calendrier de mariages pour créer votre flux personnel privé. Choisissez S’abonner dans Apple Calendar ou copiez le lien dans Google Agenda ou Outlook.

Avec Pro, ouvrez Paramètres → Calendrier et contacts → Créer une connexion de calendrier pour obtenir un flux professionnel ou un compte CalDAV. Créez une connexion distincte pour chaque application ou appareil de l’équipe au lieu de partager un identifiant ; vous pourrez en révoquer une sans déconnecter les autres.

Pourquoi : ces connexions affichent les mariages à venir et les lignes autorisées du déroulé dans le calendrier connecté. Elles sont en lecture seule : les modifications faites dans l’application calendrier ne remontent pas dans Wedding Computer. Traitez chaque lien ou identifiant comme un mot de passe et révoquez-le s’il est partagé par erreur.

Vous êtes prêt quand :

Votre profil de lieu est complet (nom, adresse, description)
Votre identifiant e-mail est réservé et vous travaillez depuis la boîte de réception intégrée
Votre formulaire de demande pose les bonnes questions
Toutes les dates réservées sont bloquées dans la disponibilité
Stripe est connecté et la structure de l’échéancier de paiement est décidée
Votre contrat de service par défaut est configuré
Au moins un modèle de liste de tâches est défini par défaut
Vous savez comment créer un espace de travail et vous désigner comme fournisseur gestionnaire
Vous avez démarré un dossier opérationnel pour votre prochain mariage réservé
L’application Invités est activée et vous savez où se trouvent le plan de table et l’implantation de salle
Le personnel clé est ajouté comme membres d’équipe

Que faire maintenant

Prenez votre prochain mariage réservé à venir et créez un espace de travail pour celui-ci. Désignez-vous comme fournisseur gestionnaire, invitez le couple, et ajoutez votre planning de lieu (installation, créneaux d’aménagement, heures de fin) au déroulé. Invitez ensuite les fournisseurs confirmés, ouvrez le Dossier opérationnel et commencez à renseigner les notes de service, de personnel et d’installation, puis — une fois les invités sur la liste — construisez le plan de table et placez-le sur votre plan réel dans Implantation de salle.

Quand les fournisseurs commencent à proposer leurs horaires — l’installation du fleuriste, la balance du DJ — vous verrez exactement comment fonctionne le flux de coordination. Le guide wedding planners et lieux de réception détaille la gestion des approbations de fournisseurs.

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