Guide wedding planners et lieux de réception

Les wedding planners et lieux de réception jouent un rôle différent dans Wedding Computer que les autres fournisseurs. Parce que vous coordonnez toute la journée — pas seulement votre propre partie — vous pouvez endosser un rôle de fournisseur gestionnaire qui vous donne des contrôles supplémentaires : propriété du déroulé, approbation des modifications, et supervision de toute l’équipe de fournisseurs. Deux fonctionnalités sont conçues spécifiquement pour ce rôle : le dossier opérationnel, un document vivant unique qui rassemble le planning, l’équipe, les invités et le plan de table pour que vous puissiez diriger la journée depuis un seul endroit, et les modèles de listes de tâches, qui vous permettent de normaliser les étapes récurrentes derrière chaque mariage que vous coordonnez.

Ce guide couvre tout ce qui est spécifique aux wedding planners et lieux de réception. Pour les fonctionnalités partagées avec tous les fournisseurs (CRM, facturation, feuilles de route, calendrier), consultez ces sections dans la documentation principale.

Le rôle de fournisseur gestionnaire

Quand vous êtes ajouté à un espace de travail de mariage, on peut vous attribuer le drapeau peut gérer. Cela fait de vous le fournisseur gestionnaire de ce mariage. En tant que fournisseur gestionnaire :

Vous êtes le responsable du déroulé, et pouvez donc ajouter, modifier et supprimer directement les lignes partagées du déroulé
Les autres membres qui voient une ligne partagée soumettent une proposition lorsqu’ils souhaitent en ajouter, modifier ou supprimer une
Vous pouvez approuver une proposition telle quelle, l’ajuster avant de l’approuver, ou la refuser
Cérémonie, réception, préparatifs, portraits, installation et autres éléments logistiques existent sous forme de lignes du déroulé, chacune avec son heure et son lieu

Les wedding planners et lieux de réception sont généralement les candidats naturels pour ce rôle. Un wedding planner qui coordonne toute la journée doit détenir le déroulé ; un lieu de réception dont le planning de salle conditionne tout le reste a, de la même façon, besoin de contrôler les changements d’horaires.

Pour vous désigner comme fournisseur gestionnaire : quand vous êtes ajouté à un mariage (ou une fois que vous êtes déjà membre), allez dans l’espace de travail du mariage → Équipe → cliquez sur votre propre nom → activez Peut gérer.

Si vous avez créé l’espace de travail du mariage vous-même (en promouvant un contact réservé en mariage), vous pouvez régler cela dès la création de l’espace de travail.

Créer et gérer des espaces de travail de mariage

En tant que wedding planner ou lieu de réception, vous serez généralement celui qui crée l’espace de travail.

Pour créer un espace de travail : allez dans Contacts, trouvez votre couple réservé et choisissez Promouvoir en mariage. Renseignez les données principales du mariage (date, lieu général et type de cérémonie) et créez l’espace de travail. Ajoutez toutes les heures et tous les lieux de la journée comme lignes du déroulé.

Pour inviter le couple : depuis l’espace de travail, allez dans Ajouter des personnes → Inviter le couple. Saisissez les deux adresses e-mail. Le couple obtient un compte gratuit — aucun abonnement nécessaire.

Pour inviter d’autres fournisseurs : allez dans Ajouter des personnes → Ajouter un fournisseur. Vous pouvez rechercher des fournisseurs déjà présents sur Wedding Computer, ou inviter par e-mail. Les fournisseurs invités peuvent :

Consulter et contribuer au déroulé partagé
Proposer des ajouts ou modifications sur la feuille de route partagée, et gérer leurs propres lignes privées
Lire les notes et documents partagés
Téléverser des fichiers dans la bibliothèque de documents

Les fournisseurs que vous invitez n’ont pas besoin d’abonnement Pro pour participer. Ils rejoignent votre espace de travail en tant que membres et peuvent y contribuer pleinement.

Normaliser votre process avec les modèles de listes de tâches

Chaque mariage que vous gérez comporte les mêmes étapes récurrentes — démarches légales, appels de préparation, confirmations fournisseurs, tâches d’installation et de démontage, bilan après le mariage. Plutôt que de reconstruire cette liste à chaque nouvelle réservation, construisez-la une seule fois sous forme de modèle de liste de tâches.

Pour en créer un : ouvrez Listes de tâches dans votre barre latérale prestataire, choisissez Nouveau modèle, et rédigez-le en Markdown simple — ## Nom de la section pour un titre de section, - [ ] Tâche pour un élément. Conservez des modèles distincts pour différents types de réservation, comme une coordination complète par rapport à une prestation jour-J uniquement.

Pour le déployer automatiquement : activez Déployer automatiquement à la création d’un mariage sur le modèle que vous souhaitez utiliser par défaut. Chaque espace de travail de mariage que vous créez ensuite démarre avec une copie de cette liste déjà en place, afin que rien ne soit oublié parce que quelqu’un aurait oublié de l’ajouter manuellement. Modifier le modèle plus tard ne réécrit pas les listes déjà copiées sur des mariages existants.

La liste de tâches d’un mariage est privée au compte fournisseur qui l’a créée — le couple, les autres fournisseurs, et même un autre fournisseur gestionnaire du même mariage ne la voient pas depuis l’espace de travail partagé. C’est votre propre liste de travail, distincte du déroulé partagé et des notes de l’espace de travail.

Voir Modèles de listes de tâches pour la référence complète.

Gestion du déroulé

Vos propres éléments de feuille de route

Utilisez une ligne pour chaque partie de la journée : préparatifs, cérémonie, portraits, réception, installation, arrivées des prestataires, retournements de salle, service des repas et logistique de fin de soirée. En tant que responsable du déroulé, vous modifiez directement les lignes partagées ; les autres membres autorisés à les voir proposent des modifications pour votre approbation. Les fournisseurs continuent de gérer directement leurs propres lignes privées.

Le déroulé partagé

Les éléments du déroulé marqués couple sont visibles par tous les membres de l’espace de travail. Les éléments marqués fournisseurs ne sont visibles que par les membres fournisseurs. Les éléments marqués privé ne sont visibles que par le fournisseur qui les possède.

En tant que fournisseur gestionnaire, vous pouvez tout voir, sauf les éléments privés des autres fournisseurs.

Approuver les demandes de modification du déroulé

Lorsqu’un autre membre propose d’ajouter, de modifier ou de supprimer une ligne partagée du déroulé, vous recevez une notification de modification du déroulé.

Pour examiner les demandes : allez dans l’espace de travail du mariage → Déroulé → cherchez la section Approbations en attente. Chaque demande affiche :

Qui a proposé la modification
Ce qu’il ou elle souhaite ajouter, modifier ou supprimer, y compris les valeurs avant et après pour l’heure, le titre, le lieu, la visibilité et les autres champs modifiés
Sa raison (facultative)

Vous pouvez approuver exactement la proposition telle quelle, modifier la ligne proposée puis l’approuver, ou la refuser. Le membre à l’origine de la proposition est informé de votre décision.

Modifier le déroulé directement

En tant que responsable du déroulé, vous modifiez le planning directement depuis le Déroulé. Modifiez la ligne concernée pour changer son heure, son lieu, son titre, ses détails, sa visibilité, sa durée ou son positionnement relatif. La page de modification du mariage sert aux données principales comme la date, le lieu général et le type de cérémonie — ce n’est pas une seconde copie du planning du jour J.

Affecter des personnes à une ligne

Les membres disponibles de l’espace de travail, les fournisseurs et les membres d’équipe affectés au mariage apparaissent sous chaque ligne sous forme de boutons d’ajout direct. Sélectionnez un nom une seule fois et l’attribution est enregistrée immédiatement — il n’y a pas d’étape supplémentaire avec un bouton plus. N’utilisez l’option d’étiquette libre que pour une personne absente de la liste. Les attributions sont des opérations partagées en lecture et en écriture : tout collaborateur qui voit une ligne partagée voit ses responsables et peut les ajouter ou les retirer sans attendre l’approbation du déroulé ; seul le propriétaire peut gérer les responsables d’une ligne privée.

Coordonner l’équipe de fournisseurs

Qui participe au mariage

La section Équipe de l’espace de travail affiche tous les membres actuels : le couple, les fournisseurs, et leurs rôles. Vous pouvez voir qui a accepté son invitation et qui ne l’a pas encore fait.

Vous pouvez retirer un fournisseur de l’espace de travail si nécessaire — il perd l’accès immédiatement.

Partage des coordonnées du couple

Vous pouvez contrôler la visibilité des fournisseurs depuis les paramètres du mariage :

Visible : tous les fournisseurs peuvent voir les coordonnées des uns et des autres — utile quand les fournisseurs ont besoin de communiquer directement sans passer par vous
Privé : les fournisseurs ne peuvent pas se voir entre eux ; seuls vous (et le couple) pouvez voir l’équipe complète

La liste des crédits fournisseurs

Après le mariage, allez dans l’espace de travail → Crédits pour copier la liste complète de l’équipe de fournisseurs pour des publications Instagram, des articles de blog, ou des publications. Vous pouvez copier au format mention Instagram (@identifiant), Markdown, ou HTML.

Liste d’invités, plan de table et implantation de salle

L’application facultative Invités — activée par le couple ou un gestionnaire depuis les Applications du mariage — regroupe la liste d’invités, les réponses RSVP, le plan de table et l’implantation de salle du mariage. Son réglage de visibilité comporte trois niveaux, dont un est conçu spécifiquement pour ce rôle : couple uniquement, couple + planners/lieux, ou toute l’équipe de fournisseurs. C’est la personne qui gère le mariage qui règle ce niveau, et le niveau intermédiaire est le choix naturel pour un lieu de réception qui confirme des retournements de salle, ou un wedding planner qui construit le plan de table sans ouvrir les détails des invités à toute l’équipe de fournisseurs.

Une fois que vous y avez accès, vous pouvez voir :

Les unités d’invités, leurs allergies, notes alimentaires et priorités de placement
Les totaux RSVP, les choix de repas et le nombre de réponses
Le plan de table et l’implantation de salle

Plan de table : ouvrez Invités → Plan de table pour faire glisser les invités entre les tables et le banc des non placés, ou utilisez la fonction de placement automatique pour remplir les tables tout en conservant les placements existants, en mettant sur le banc les personnes ayant décliné, et en détectant une table enfants. Elle signale les invités non placés, les conflits « à séparer » et les tables en surcapacité, afin que vous puissiez les résoudre avant le jour J.

Implantation de salle : placez les mêmes tables sur une image ou un PDF téléversé du plan réel du lieu de réception, avec les zones opérationnelles et les rangées de sièges de cérémonie — utile pour finaliser un plan de salle avec le couple ou un autre fournisseur avant qu’il ne soit intégré au dossier opérationnel.

Seuls le couple et les gestionnaires peuvent ajouter des invités, modifier les réglages d’invitation ou modifier le plan de table ; les autres membres ayant accès peuvent consulter mais pas modifier. Voir Invités, RSVP et plan de table pour la référence complète.

Dossiers opérationnels : diriger la journée depuis un seul document

Le dossier opérationnel — souvent appelé BEO — est conçu exactement pour ce rôle : un document vivant unique que Wedding Computer construit à partir des données actuelles du mariage, pour que vous dirigiez la journée depuis un seul endroit plutôt que d’assembler à la main le déroulé, les chiffres d’invités et le plan de table.

Pour l’ouvrir : allez dans l’espace de travail du mariage et choisissez Dossier opérationnel depuis le centre de commande. Seul un membre disposant du droit Peut gérer — normalement vous, en tant que wedding planner ou lieu de réception gestionnaire — peut ouvrir, modifier ou contrôler le partage du dossier.

Le dossier rassemble :

La date, le lieu et le statut de l’événement
Les lignes du déroulé non privées, avec leurs heures, descriptions et lieux
Les totaux RSVP, les choix de repas et les notes alimentaires et d’allergies
L’équipe du mariage et ses rôles
Le plan de table et l’implantation de salle qui lui est associée
Les fichiers partagés avec le mariage, et un lien vers le plan de salle s’il en existe un

Ajoutez un titre, une étiquette brouillon/final, des notes sur le service, les repas, les boissons, le personnel, l’installation et l’accessibilité, ainsi qu’un nombre d’invités forcé si le total RSVP n’est pas le chiffre que vous voulez imprimer. Comme c’est une vue vivante, rouvrir le dossier affiche le planning, l’équipe et les chiffres d’invités actuels — pas une copie figée datant du moment où vous l’avez créé.

Pour l’imprimer ou l’exporter : choisissez Imprimer pour obtenir un affichage d’impression épuré, puis utilisez la boîte de dialogue d’impression de votre navigateur pour imprimer ou enregistrer en PDF.

Pour le partager avec du personnel sur place sans compte : activez le partage pour générer un lien qui ouvre le dossier sans connexion — utile pour l’équipe de cuisine, de bar ou du lieu de réception, qui a besoin des détails de la journée sans avoir besoin d’un identifiant. Relisez le dossier avant de le partager, car il peut contenir des informations sur les invités et les régimes alimentaires, des noms sur le plan de table et des noms de membres de l’équipe. Utilisez Renouveler le lien si un lien circule trop largement, ou Désactiver le partage une fois qu’il n’est plus nécessaire.

Voir Dossiers opérationnels / BEO pour la référence complète, y compris ce qui est précisément inclus et le modèle de sécurité du lien de partage.

Diriger le jour du mariage

Mode en direct

Le jour J, basculez le déroulé en mode en direct depuis la page du déroulé. En tant que fournisseur gestionnaire, vous pouvez :

Marquer n’importe quel élément comme démarré (pas seulement les vôtres) — cela enregistre l’heure de début réelle
Voir le décalage — de combien de minutes la journée est en avance ou en retard sur le programme
Voir les contributions de tous les fournisseurs dans le déroulé partagé en temps réel

Les autres fournisseurs et le couple peuvent aussi voir le déroulé en direct — tout le monde sait où en est la journée.

Terminer le mode en direct

Quand la journée est terminée, appuyez sur Terminer le mode en direct. Cela efface tous les horaires de début enregistrés et ramène le déroulé à sa vue planifiée. Vous pouvez toujours accéder au déroulé pour référence après la journée.

Lieux de réception : le rôle de partie financière

Les lieux de réception qui agissent comme la partie de facturation centrale d’un mariage — en collectant tous les paiements des fournisseurs et en les redistribuant — peuvent être définis comme partie financière sur un mariage. Cela s’adresse aux lieux de réception qui fonctionnent selon un modèle d’organisateur, où les couples paient le lieu de réception et le lieu de réception paie les fournisseurs.

Pour définir un lieu de réception comme partie financière : allez dans le mariage → Équipe → cliquez sur le membre lieu de réception → activez Est partie financière.

Une fois ce drapeau activé, les factures du lieu de réception sont marquées comme la relation financière principale avec le couple.

Plusieurs mariages le même jour

Le calendrier de Wedding Computer affiche toutes vos réservations. Si vous avez deux mariages à la même date, les deux apparaissent sur votre calendrier. Votre calendrier de disponibilité affichera cette date comme réservée, ce qui empêche des demandes supplémentaires pour ce jour (si le partage de votre disponibilité est réglé sur public ou réponse automatique par IA).

Chaque mariage a son propre espace de travail indépendant, son propre déroulé, sa propre équipe de fournisseurs, et son propre ensemble de notes.

Rapports pour votre activité

Les wedding planners et lieux de réception ont souvent des volumes de réservation plus élevés et des pipelines plus complexes que les fournisseurs indépendants, ce qui rend le tableau de bord des rapports (Rapports dans la barre latérale) particulièrement utile pour repérer des tendances — taux de conversion, évolution du chiffre d’affaires, et d’où viennent réellement vos meilleurs prospects. Voir Rapports pour le détail complet de ce que contient le tableau de bord et ce qui nécessite Pro.

Questions fréquentes

Puis-je coordonner plusieurs fournisseurs depuis un seul espace de travail ?

Oui. C’est l’objectif principal du rôle de fournisseur gestionnaire. Vous créez l’espace de travail, invitez tous vos fournisseurs, et le déroulé partagé devient la source unique de vérité pour la journée.

Les autres fournisseurs doivent-ils payer pour Wedding Computer ?

Non. Les fournisseurs que vous invitez sur un mariage que vous avez créé participent gratuitement. Ils n’ont pas besoin d’un abonnement Pro pour consulter et contribuer à l’espace de travail partagé.

Que se passe-t-il si un fournisseur propose une modification du déroulé que je n’ai pas encore approuvée ?

Elle reste en attente. La modification n’est pas appliquée au déroulé partagé tant que vous ne l’avez pas approuvée. Le fournisseur la voit comme en attente ; tout le monde voit le déroulé inchangé.

Puis-je refuser une modification et quand même voir ce qui a été proposé ?

Oui. Les demandes refusées sont conservées dans l’historique du déroulé pour que vous puissiez vous y référer.

Puis-je empêcher les fournisseurs de voir les coordonnées du couple ?

Oui. Dans les paramètres du mariage → Visibilité des fournisseurs → Privé, les coordonnées des fournisseurs sont cachées les unes aux autres. Seuls vous et le couple pouvez voir l’équipe complète.

Comment cela fonctionne-t-il si nous utilisons une feuille de route type ?

Le déroulé partagé lui-même ne dispose pas de modèles de feuille de route enregistrés — le planning de chaque mariage est construit ligne par ligne, à partir de zéro. En tant que responsable, commencez par ajouter les lignes clés — ouverture du lieu, installation, cérémonie, réception — et construisez à partir de là ; les fournisseurs invités peuvent proposer des ajouts partagés et gérer leurs propres lignes privées.

Ce que vous pouvez modéliser, c’est votre propre liste de tâches : une liste de choses à faire distincte et privée (pas le déroulé partagé) que vous pouvez régler pour qu’elle se déploie automatiquement sur chaque nouveau mariage que vous créez. Utilisez-la pour le process récurrent autour du mariage — démarches légales, confirmations fournisseurs, tâches d’installation — tandis que le déroulé reste construit mariage par mariage. Voir Modèles de listes de tâches.

Puis-je voir la liste d’invités, les RSVP ou le plan de table depuis mon compte planner ou lieu de réception ?

Oui, si la visibilité de l’application Invités du mariage est réglée sur couple + planners/lieux ou toute l’équipe de fournisseurs — voir Invités, RSVP et plan de table. C’est la personne qui gère le mariage qui contrôle ce réglage depuis les options de visibilité de l’application.

Les lieux de réception peuvent-ils utiliser cela pour des événements autres que des mariages ?

La feuille de route, le calendrier et le pipeline CRM fonctionnent pour tout type d’événement. L’espace de travail utilise des lignes de déroulé flexibles plutôt que des champs fixes de cérémonie, réception ou préparatifs, si bien que la plupart des mêmes outils fonctionnent aussi pour des conférences, réceptions professionnelles et autres événements.

Voir aussi

Feuilles de route et déroulé — construire et naviguer dans le déroulé, mode en direct, export
Dossiers opérationnels / BEO — le document du jour J connecté, construit à partir du planning, de l’équipe, des invités et des fichiers
Modèles de listes de tâches — listes de tâches réutilisables propres à chaque fournisseur, pouvant se déployer automatiquement sur chaque nouveau mariage
Invités, RSVP et plan de table — liste d’invités, RSVP, plan de table et implantation de salle
Espaces de travail et collaboration — structure de l’espace de travail, inviter fournisseurs et couples, réglages de visibilité
Calendrier et disponibilité — disponibilité, liens de flux privés et connexions de calendrier limitées en lecture seule
Formulaires de demande — recevoir et gérer des prospects avant qu’une réservation soit confirmée
Rapports — le tableau de bord de rapports complet, gratuit contre Pro
Équipe et agences — organiser et affecter une équipe de fournisseurs plus large
Premiers pas en tant que wedding planner — guide de configuration étape par étape pour les wedding planners
Premiers pas en tant que lieu de réception — guide de configuration étape par étape pour les lieux de réception

Instagram Threads Assistance par e-mail