Documents et fichiers

Téléverser des fichiers

La planification d’un mariage génère beaucoup de documents — contrats signés, devis, plans de salle, moodboards, options de menu — et ils arrivent généralement éparpillés dans des fils d’e-mails séparés avec chaque prestataire. La section Fichiers offre à toutes les personnes impliquées dans le mariage un espace partagé pour les regrouper, afin de ne plus fouiller votre boîte de réception (ni demander à un prestataire de renvoyer quelque chose) chaque fois que vous avez besoin du plan de salle du lieu ou du devis du traiteur.

Toute personne ayant accès à l’espace de travail du mariage peut téléverser des fichiers depuis la section Fichiers. La personne qui téléverse le fichier choisit s’il sera visible par tous les participants au mariage ou uniquement par certains membres actifs.

Fichiers couramment téléversés par les couples :

• Contrats reçus des fournisseurs
• Devis ou propositions
• Images d’inspiration (planches d’ambiance, références de style)
• Textes de cérémonie ou documents d’ordre de service
• Plans du lieu de réception
• Options de menu du traiteur
• Confirmations de réservation d’hébergement

Fichiers couramment téléversés par les fournisseurs :

• Leurs propres contrats de service (joints aux factures, mais aussi téléversables directement)
• Guides de style ou documents de préparation
• Recommandations musicales pour la cérémonie
• Feuilles de route de mise en beauté ou notes d’aménagement de salle

Quels types de fichiers sont pris en charge ?

Chaque fichier peut peser jusqu’à 10 Mo. Wedding Computer accepte :

• Images : JPEG et PNG
• Documents : PDF

Wedding Computer vérifie l’extension, le type déclaré par le navigateur et la signature réelle du fichier. Les fichiers SVG, Office, ZIP, texte, vidéo, audio, exécutables, déguisés et les autres formats non répertoriés sont refusés. S’ils sont trop volumineux ou non pris en charge, partagez un lien dans Liens. Les fichiers autorisés sont téléchargés, jamais affichés en ligne, et ne restent pas dans le cache du navigateur.

Peut-on organiser les fichiers par catégorie ?

Les fichiers sont stockés dans le dossier de votre espace de travail de mariage, pas dans des sous-catégories. Il n’y a pas de système de dossiers dans la bibliothèque de documents — les fichiers sont listés chronologiquement par date de téléversement. Utilisez des noms de fichiers descriptifs pour les identifier facilement.

Qui peut voir les fichiers téléversés ?

La visibilité se choisit pour chaque fichier, ce qui vous permet de partager quelque chose exactement avec les fournisseurs qui en ont besoin, au lieu de l’exposer à toute votre équipe. Par exemple, si votre traiteur vous envoie une proposition de menu, vous pouvez la partager avec le lieu — qui a besoin de planifier autour des détails de restauration finaux — sans la partager avec votre photographe ou groupe de musique, qui n’ont aucune raison de la voir et ne devraient pas voir les tarifs du traiteur.

• Tous les participants à ce mariage — chaque membre actif de l’espace de travail peut l’ouvrir.
• Certaines personnes uniquement — choisissez précisément les autres membres actifs qui y auront accès. Si vous ne sélectionnez personne, le fichier reste privé et seule la personne qui l’a téléversé peut le consulter.

Seule la personne qui a téléversé un fichier peut le supprimer ou modifier son partage. Une personne qui n’a pas reçu l’autorisation n’obtient aucune métadonnée et ne peut pas télécharger le fichier, même si elle en connaît l’URL.

Peut-on télécharger les fichiers plus tard ?

Oui. Ouvrez tout fichier auquel vous êtes autorisé à accéder. L’accès ne dure que tant que le fichier existe, que vous restez membre actif et que son auteur continue à le partager avec vous.

Qu’advient-il de vos fichiers si vous arrêtez d’utiliser Wedding Computer ?

Les fichiers restent liés à l’espace de travail tant que celui-ci existe. Conservez vos propres copies de tout document nécessaire à des fins juridiques, fiscales, professionnelles ou personnelles à long terme. Téléchargez les fichiers importants avant de quitter un espace de travail ou de supprimer un compte.

Vous pouvez exporter la feuille de route en PDF à tout moment (Déroulé → Exporter → Imprimer la feuille de route (PDF)). Pour les autres documents, téléchargez-les individuellement depuis la bibliothèque de documents.

Les fournisseurs peuvent-ils voir les contrats que vous avez signés ?

Le contrat de service joint au parcours de réservation d’un fournisseur est visible par ce fournisseur et par la personne du couple qui l’accepte. L’acceptation enregistre le nom saisi, l’horodatage et le texte du contrat utilisé pour cette réservation ; le contrat n’est pas ajouté automatiquement à la liste générale des Fichiers. Les autres fournisseurs ne peuvent pas consulter la facture ou le contrat d’un autre fournisseur.

Pour le NOIM et les documents du célébrant avec signatures collaboratives, consultez le guide du célébrant pour comprendre comment fonctionne ce processus.