Bruiloftswerkruimtes & samenwerking

Een bruiloftswerkruimte is een gedeelde omgeving voor één bruiloft. Het brengt het draaiboek, notities, gedeelde links, geüploade bestanden, leverancierscredits, en betalingsgegevens samen — en maakt deze toegankelijk voor iedereen die erbij betrokken is: het koppel, hun leveranciers, en elke planner of locatie die de dag coördineert. Voor wie de leiding heeft over de bruiloft, toont het ook een commandocentrum met een overzicht van wat aandacht nodig heeft.

Een werkruimte aanmaken

Werkruimtes worden aangemaakt door een geboekt contact te promoveren. Ga naar een contact dat je als Geboekt hebt gemarkeerd en kies Promoveren naar bruiloft. Vul de kerngegevens in — datum (of laat die op TBC staan), algemene locatie en type ceremonie — en de werkruimte wordt met jou als eerste lid aangemaakt. Ceremonie, receptie, klaarmaken en portretten horen in de tijdlijn: voeg voor elk onderdeel een rij met een eigen tijd en locatie toe.

Koppels kunnen ook hun eigen werkruimte aanmaken aan de koppelkant en jou daarvoor uitnodigen. In beide gevallen is de werkruimte hetzelfde gedeelde object.

Meerdaagse bruiloften en datumbereiken

Een boeking is niet beperkt tot één dag. Bestemmingsbruiloften, elopements en meerdaagse vieringen — een welkomstdiner of repetitie de avond ervoor, de ceremonie de volgende dag, een herstelbrunch de dag daarna — worden allemaal ondersteund door dezelfde werkruimte; je hoeft geen aparte boeking per dag aan te maken.

Voeg bij het aanmaken of bewerken van een bruiloft een Einddatum toe naast de Begindatum wanneer de boeking meer dan één dag beslaat. Laat de einddatum leeg voor een bruiloft van één dag, of als de datum nog moet worden bepaald.

Zodra een bruiloft een einddatum heeft, behandelt alles dat aan die boeking is gekoppeld het volledige inclusieve bereik als één evenement:

• Elk onderdeel van het draaiboek kan een eigen datum binnen het bereik hebben — bijvoorbeeld het welkomstdiner op de eerste avond en de ceremonie de volgende dag. Een onderdeel zonder eigen datum valt terug op de begindatum van de bruiloft.
• Afdrukbare PDF-draaiboeken groeperen onderdelen onder een kop per datum, zodat een meerdaags schema leest als een reeks dagen in plaats van één lange lijst.
• De kaart Vraagt je aandacht op het dashboard (hieronder) houdt een meerdaagse boeking in de lijst zolang een datum in het bereik ervan valt binnen gisteren, vandaag of morgen — niet alleen de eerste dag.

Lidmaatschappen, zichtbaarheidsreikwijdtes, de tijdlijnleider en het commandocentrum werken voor een meerdaagse boeking precies zoals voor een boeking van één dag — het is dezelfde gedeelde werkruimte, die zich alleen over meer dan één datum uitstrekt.

Boekingen vinden vanaf het dashboard

Bovenaan het leveranciers-Dashboard vindt Boekingen zoeken de bruiloftswerkruimtes waarvan je actief lid bent op naam van het koppel of de werkruimte, trouwdatum of opgeslagen locatie. De resultaten omvatten toekomstige, voorbije, voltooide, uitgestelde en geannuleerde boekingen. Selecteer een resultaat om die werkruimte te openen. De zoekopdracht is beperkt tot je eigen lidmaatschappen; dit is geen zoekopdracht in de openbare directory.

De kaart Vraagt je aandacht toont actieve boekingen waarvan het inclusieve datumbereik gisteren, vandaag of morgen in de tijdzone van je account overlapt. Een meerdaagse boeking blijft er staan wanneer een deel binnen dat driedaagse venster valt, ook als ze eerder begon. Geannuleerde en voltooide bruiloften worden niet opgenomen. Elke rij toont het volledige boekingsbereik en het relevante label gisteren, vandaag of morgen.

Nadat je een boeking opent, beheer je de dag via het draaiboek en de tijdlijn.

Wie kan aansluiten

Er zijn drie ledenrollen:

Leverancier — elke dienstverlener op de bruiloft: fotograaf, trouwambtenaar, bloemist, DJ, locatie, planner, cateraar, haar, make-up, of iemand anders. Leveranciers hebben hun eigen login en dragen hun eigen tijdlijnonderdelen, notities en bestanden bij.

Koppel — de mensen die gaan trouwen. Zij krijgen een gratis Wedding Computer-account (geen abonnement nodig) en zien het gedeelde draaiboek, hun facturen, gedeelde notities, en het leveranciersteam.

Gast — een uitgenodigde persoon met beperkte toegang die geen koppel of leverancier is. Deze ledenrol staat los van de optionele app Gasten. Een gastlidmaatschap omvat momenteel niet de live tijdlijn of tijdlijnbewerking; deel een geëxporteerde PDF als iemand het schema nodig heeft zonder koppel- of leveranciersrol.

Het koppel uitnodigen

Ga vanuit de werkruimte naar Mensen toevoegen → Koppel uitnodigen. Voer beide e-mailadressen in en er wordt een welkomstbericht verstuurd. Het koppel logt in met een magische link — geen wachtwoord, geen abonnement nodig — en ziet direct hun werkruimte.

Eenmaal binnen kan het koppel de gedeelde tijdlijn bekijken, hun facturen en betaalschema inzien, gedeelde notities en documenten lezen, en zien welke leveranciers op hun bruiloft zitten. Zij kunnen jouw privénotities, je CRM-pijplijngegevens, of de privénotities of factuurbedragen van andere leveranciers niet zien.

Andere leveranciers uitnodigen

Ga naar Mensen toevoegen → Leverancier toevoegen om een fotograaf, bloemist, DJ, of iemand anders die bij de bruiloft betrokken is uit te nodigen. Je kunt uitnodigen per e-mail of zoeken naar leveranciers die al op het platform staan.

Uitgenodigde leveranciers kunnen de tijdlijn zien, bestanden uploaden en toegestane notities lezen. Bij gedeelde rijen stelt een leverancier die geen tijdlijnleider is toevoegingen, wijzigingen of verwijderingen ter beslissing voor; eigen privérijen beheert die rechtstreeks.

Leveranciers die je uitnodigt, hebben geen Pro-abonnement nodig om deel te nemen aan een werkruimte die jij hebt aangemaakt. De limiet aan actieve bruiloften geldt alleen voor de leverancier die de werkruimte heeft aangemaakt — niet voor iedereen die wordt uitgenodigd. Een gedeelde bruiloft waarvoor een leverancier is uitgenodigd, gebruikt dus geen van diens 12 gratis actieve plekken.

De tijdlijnleider en beherende leverancier

Elke gedeelde tijdlijn heeft altijd een tijdlijnleider. Een planner of locatie met Kan beheren neemt die rol over. Is er geen beherende planner of locatie, dan leidt het koppel de tijdlijn; is er nog geen koppel, dan is de leverancier die de werkruimte aanmaakte (of de eerste actieve leverancier) de tijdelijke leider.

De leider kan gedeelde rijen rechtstreeks toevoegen, bewerken en verwijderen. Andere leden die een gedeelde rij kunnen zien, stellen in plaats daarvan een toevoeging, wijziging of verwijdering voor. Het voorstel verschijnt bij Openstaande wijzigingen met de waarden ervoor en erna; de leider kan het ongewijzigd goedkeuren, vóór goedkeuring aanpassen of afwijzen. Privérijen blijven rechtstreeks onder beheer van hun leverancier en doorlopen geen goedkeuring.

Mensen toewijzen is bewust sneller dan het schema wijzigen. Beschikbare werkruimteleden, leveranciers en bedrijfsteamleden die aan de bruiloft zijn toegewezen, verschijnen onder elke rij als directe toevoegknoppen; selecteer een naam één keer en die wordt meteen opgeslagen. Het vrije tekstlabel is een tweede keuze en is alleen bedoeld voor iemand buiten de lijst. Toewijzingen zijn gedeelde lees- en schrijfbewerkingen: iedereen die een gedeelde rij ziet, ziet de toegewezen personen en kan ze direct toevoegen of verwijderen; bij een privé-rij kan alleen de eigenaar de toewijzingen beheren.

Een beherende leverancier toewijzen: ga naar de sectie Mensen van de werkruimte en schakel de vlag “Kan beheren” in bij het juiste lid.

Zie de Gids voor planners & locaties voor een volledige uitleg van hoe je deze rol gebruikt.

Het bruiloftscommandocentrum

Wanneer een lid met de vlag Kan beheren een bruiloft opent, toont de bovenkant van de werkruimte een paneel dat deze gids het commandocentrum noemt (op de pagina zelf aangeduid als Boekingsoverzicht). Het is de weergave “wat vraagt mijn aandacht bij deze bruiloft?” — hetzelfde commandocentrum dat de gids voor operationele draaiboeken bedoelt als die zegt Operationeel draaiboek te kiezen “vanuit het commandocentrum”.

Alleen de beherende leverancier ziet het; andere leveranciers en het koppel niet. Het brengt in één oogopslag samen:

• Openstaande goedkeuringen — tijdlijnwijzigingen die andere leveranciers hebben voorgesteld en op jouw beslissing wachten.
• Tijdlijnstatus — hoeveel draaiboekonderdelen er zijn en hoeveel er nog geen tijdstip hebben, of een melding als het draaiboek nog niet begonnen is.
• Onbeantwoorde formulieren — aangepaste formulieren die je hebt verstuurd waarop nog niemand heeft gereageerd.
• Niet-ondertekende documenten — ondertekeningssessies (contracten, NOIM’s) die niet zijn afgerond.
• Facturen — je eigen openstaande facturen voor deze bruiloft, met achterstallige facturen apart gemarkeerd en een snelbalans.
• Team — hoeveel leveranciers en hoeveel mensen in totaal op de bruiloft staan.
• Bestanden — hoeveel bestanden momenteel voor jou zichtbaar zijn bij deze bruiloft.
• Volgende afspraak — de volgende geplande klantafspraak voor deze boeking, met een snelkoppeling om er een in te plannen als er geen is.

Onder dat overzicht zet een lijst Volgende stappen elk openstaand punt om in een directe link — een openstaande wijziging goedkeuren, een gat in de tijdlijn vullen, een formulierantwoord opvolgen, een achterstallige factuur afhandelen — zodat je kunt handelen zonder de rest van de werkruimte te doorzoeken. Daarnaast laten snelle acties je een leverancier toevoegen, een vergadering inplannen, het draaiboek openen, een formulier versturen, een factuur aanmaken, bestanden toevoegen of het operationele draaiboek openen zonder de pagina te verlaten.

De factuur- en formuliercijfers zijn afgeschermd tot jou: als meer dan één lid de vlag Kan beheren heeft, ziet ieder zijn eigen openstaande facturen en verstuurde formulieren in zijn commandocentrum, niet die van de ander. De tellingen van tijdlijn, team en bestanden zijn gedeeld en zijn voor elke beheerder gelijk.

Zichtbaarheid en privacy

Onderdelen van het draaiboek volgen hun zichtbaarheid: koppel is zichtbaar voor alle werkruimteleden, leveranciers alleen voor leveranciersleden en privé alleen voor de leverancier van wie de rij is.

Notities hebben vier reikwijdtes: Gedeeld (leveranciers en koppel), Alleen leveranciers, Alleen koppel en Privé (alleen de ingelogde leverancier). Ook een beherende leverancier kan de privénotitie van een andere leverancier niet lezen.

Bestanden worden per upload gedeeld. Een bestand kan zichtbaar zijn voor alle actieve leden, of privé voor de uploader en specifiek gekozen actieve leden. Alleen de uploader kan de deling wijzigen of het bestand verwijderen.

Facturen zijn gescheiden per relatie: elke leverancier ziet alleen zijn eigen facturen, en het koppel ziet alle facturen die aan hen gericht zijn.

Leverancierscredits — de lijst van wie er aan de bruiloft heeft gewerkt — zijn zichtbaar voor alle leden.

Zichtbaarheidsinstellingen voor het koppel

Het koppel (of de beherende leverancier) kan beheren of leveranciers elkaars contactgegevens kunnen zien:

Zichtbaar — leveranciers kunnen zien wie de andere leveranciers zijn: namen, rollen, en contactgegevens. Handig wanneer leveranciers rechtstreeks moeten afstemmen zonder via het koppel of de planner te gaan.

Privé — contactgegevens van leveranciers zijn verborgen voor andere leveranciers. Alleen het koppel en de beherende leverancier kunnen het volledige team zien. Leveranciers zien nog steeds het draaiboek en de werkruimte, alleen niet elkaars contactgegevens.

Privénotities

Elke leverancier heeft een gebied met privénotities bij elke bruiloft, alleen toegankelijk voor henzelf. Gebruik dit voor alles wat je niet zou delen met het koppel of andere leveranciers — interne herinneringen, prijsbeslissingen, persoonlijke aandachtspunten. Privénotities worden opgeslagen in een Markdown-bestand per leverancier en worden nooit getoond aan een ander lid van de werkruimte, ook niet aan de beherende leverancier.

---

Zie ook

• Checklist-sjablonen — terugkerend werk van iedere leverancier privé houden
• Operationele draaiboeken / BEO’s — het gekoppelde dagdocument van de beheerder