Aan de slag als DJ of band

Entertainmentleveranciers hebben een strak technisch schema op een trouwdag: je hebt een specifiek opbouwvenster nodig, een soundcheck voordat gasten arriveren, vastgelegde speeltijden, en een duidelijke eindtijd. Schuift de locatie je soundcheck 30 minuten op, dan verschuift je hele dag. Je vereisten in het gedeelde draaiboek krijgen — en je tijd beschermen in een contract — is het belangrijkste wat je kunt doen voordat de eerste noot klinkt.

Stap 1 — Vul je profiel aan

Ga naar Instellingen → Profiel en vul in:

Bedrijfsnaam — je DJ-naam, bandnaam, of entertainmentbedrijf
Categorie — selecteer DJ of Band
Locatie — je standplaats
Bio, website, Instagram — link je demo’s, liveopnames, of EPK (electronic press kit)

Waarom: kijkt een koppel naar hun bruiloftswerkruimte, dan zien zij de naam en het profiel van elke leverancier. Een link naar je demo of liveopnames is de snelste manier voor een koppel — of een planner die je aanbeveelt — om te begrijpen hoe je klinkt voordat ze boeken.

Stap 2 — Bouw een muziek-specifiek aanvraagformulier

Open Formulieren → Aanvraag en pas de vragen aan. Voor DJ’s en bands zijn belangrijke vragen:

Trouwdatum
Naam en adres van de locatie (je moet de zone, stroomvoorziening en laad-toegang kennen)
Welke delen van de dag dek je? Ceremoniemuziek / cocktailuur / receptie / alles
Gevraagde speeltijden — hoe laat begin je, hoe laat eindig je?
Grootte dansvloer (relevant voor de PA-grootte)
Stijlvoorkeuren: top 40 / klassiekers / 80s-90s / RnB / country / open format
Zijn er nummers die per se wel of niet gedraaid moeten worden?
Willen ze MC-diensten?
Willen ze een fotoslideshow of eerbetoonvideo laten zien?
Verwacht aantal gasten bij de receptie
Hoe ze je hebben gevonden

Waarom: informatie over locatie en speeltijd bepaalt je apparatuurbehoefte voordat je offreert. Een receptie voor 200 gasten in een grote balzaal heeft een andere PA nodig dan een cocktailuur voor 50 op een terras. Deze informatie in de aanvraagfase verzamelen, betekent dat je offerte accuraat is en er geen verrassingen zijn als je de locatie voor het eerst ziet op de trouwdag.

Elk leveranciersaccount heeft ook een gratis inbox op yourhandle@wedding.computer (claim je handle onder Instellingen → Bedrijfsinstellingen als je dat nog niet gedaan hebt), dus je hebt geen apart e-mailprogramma nodig om een muziekaanvraag te behandelen. Open E-mails in de zijbalk voor je tabbladen Inbox en Verzonden — elk bericht dat je daar verstuurt of ontvangt, wordt automatisch aan het record van dat contact toegevoegd, naast hun formulierantwoorden, notities en facturen.

Om te antwoorden open je het contact in je CRM en klik je op E-mail opstellen (Pro). Het concept wordt opgebouwd uit het eigen record van dat contact — hun locatie, gevraagde speeltijden, stijlvoorkeuren, en eventuele verplichte of te vermijden nummers die ze op het formulier hebben opgegeven, plus jouw notities en pijplijnfase — zodat het klinkt alsof jij het hebt geschreven, niet als een sjabloon. Het dekt de routinegevallen: een warme follow-up, de afwijzing “we zijn niet beschikbaar op die datum”, of een doorverwijzing naar een andere DJ of band. Je controleert en bewerkt het altijd voordat het wordt verstuurd.

Waarom: een formulier met gedetailleerde vragen over locatie en speeltijden is maar de helft van het werk — die details omzetten in een snel, specifiek antwoord is de andere helft. “Kun je nummer X vermijden” of “heb je stroom voor een volledige bandopstelling op onze locatie” beantwoorden vanuit een leeg e-mailbericht kost tijd die je niet hebt wanneer je jongleert met aanvragen voor dezelfde datum van meerdere koppels. Opstellen vanuit de aanvraag zelf houdt je reactietijd kort zonder dat elk antwoord generiek wordt.

Stap 3 — Stel je standaardcontract in met bescherming voor apparatuur en timing

Ga naar Instellingen → Contracten en schrijf je standaard dienstverleningsovereenkomst. Wedding Computer bewaart één standaardcontract en kopieert dit naar elke nieuwe factuur; pas alleen de kopie op een factuur aan wanneer een boeking andere voorwaarden nodig heeft. Cruciale clausules zijn:

Speeltijden — de contractueel vastgelegde start- en eindtijden, met overwerktarieven als de receptie uitloopt
Soundcheckvenster — de tijd die je nodig hebt voor opbouw en soundcheck voordat gasten arriveren (doorgaans 1–2 uur voor een DJ, 2–3 uur voor een band)
Apparatuurvoorziening — wat jij meebrengt versus wat de locatie levert (PA, microfoons, podium, lessenaar voor MC-taken)
Verzoeknummerbeleid — neem je verzoeknummers aan op de avond zelf, of staat de afspeellijst vooraf vast?
Overmacht — wat gebeurt er als je ziek of onbeschikbaar bent (vervanging, terugbetalingsbeleid)
Annuleringsvoorwaarden — vooral relevant gezien de doorlooptijden bij het regelen van apparatuur en reizen
Geluidscurfew — erken een eventuele curfew die de locatie heeft ingesteld, en dat jij niet verantwoordelijk bent als de locatie een eerdere eindtijd afdwingt dan contractueel vastgelegd

Waarom: “de receptie liep uit en de DJ stopte op de contractueel vastgelegde tijd” is een veelvoorkomende bron van conflict. Overwerktarieven vóór de bruiloft in het contract vastleggen, betekent dat iedereen weet wat er gebeurt als de speeches uitlopen — de klant kiest ervoor om te verlengen en betaalt het afgesproken tarief, of de muziek stopt op de contractueel vastgelegde tijd. Geen verrassingen, geen discussies.

Stap 4 — Stel facturatie in

Open Facturen → Nieuwe factuur en maak een individuele factuur voor de bruiloft. Voeg de relevante regels, boekingskosten en het betaalschema toe.

Een typische DJ- of bandfactuurstructuur:

Aanbetaling (25–50% bij boeking)
Saldo — verschuldigd 2–4 weken voor de bruiloft, of op de avond zelf voordat je begint

Was het standaardcontract ingesteld vóór het maken van de factuur, dan wordt het automatisch gekopieerd. Op de boekingspagina typt het koppel de volledige naam en het e-mailadres en bevestigt het akkoord. Wedding Computer registreert die getypte acceptatie bij de factuur. Dit is geen getekende handtekening en er wordt geen downloadbare ondertekende PDF gemaakt; de bevestigingsmail bevat een tekstkopie van het geaccepteerde contract.

Waarom: boekingskosten zijn vaak niet-restitueerbaar nadat je andere aanvragen hebt afgewezen. Zorg dat het koppel het contract vóór die verplichting heeft geaccepteerd. Met Stripe kunnen de boekingskosten via Stripe Checkout worden betaald; registreer latere termijnen bij ontvangst.

Bevat je prijsstelling extra’s, overweeg dan een offertecalculator in plaats van een vaste lijst met regelitems. DJ’s en bands offreren vaak een basispakket plus optionele extra’s — een extra uur dekking, uplighting, een photobooth, ceremoniegeluid. Stel onder Offertecalculator → Nieuwe calculator een basisprijs in en voeg elke extra toe als optie Extra, Upgrade of Per uur. Je krijgt een openbare link (wedding.computer/quote/your-token) die je op je website kunt embedden of in je Instagram-bio kunt zetten — koppels kiezen hun opties, zien het totaal live oplopen, en kunnen rechtstreeks vanuit het resultaat een aanvraag versturen. Die komt op dezelfde manier in je pijplijn terecht als via je aanvraagformulier.

Waarom: een vast aanvraagformulier werkt goed zodra je precies weet wat een koppel wil, maar “hoeveel kost een extra uur” of “wat kost uplighting” is een vraag die veel koppels beantwoord willen hebben voordat ze je überhaupt berichten. Een calculator laat hen het zelf uitrekenen en zichzelf selecteren voor een aanvraag die al is afgestemd op de extra’s die ze willen, in plaats van een heen-en-weer over e-mail om tot hetzelfde bedrag te komen.

Stap 5 — Voeg je timingvereisten toe aan het draaiboek

Sluit je aan bij een bruiloftswerkruimte, ga dan naar Tijdlijn en voeg je cruciale onderdelen toe:

Laden / opbouw start — de tijd waarop je moet arriveren en beginnen met opbouwen
Soundcheckvenster — wanneer je de ruimte leeg of stil genoeg nodig hebt om niveaus in te stellen
Soundcheck afgerond — wanneer je klaar bent en de ruimte gereed is voor gasten
Start ceremoniemuziek (als je de ceremonie dekt)
Start/eind entertainment cocktailuur (indien van toepassing)
Deuren receptie open
Openingsdans — het koppel en hun planner voegen dit waarschijnlijk toe; bevestig dat de timing met die van jou overeenkomt
Belangrijke receptiemomenten — start/eind speeches, taart aansnijden, einde formaliteiten
Dansvloer open — wanneer de vloer opengaat voor algemeen dansen
Laatste nummer — je contractueel vastgelegde eindtijd
Afbouw / laden start

Zet je onderdelen voor laden, soundcheck en afbouw op zichtbaarheid leveranciers. De locatie en planner moeten dit zien; het koppel hoeft het niet te zien.

Waarom: soundcheck is de grootste bron van spanning op de dag zelf voor entertainmentleveranciers. De locatie moet een cocktailopstelling klaar hebben, de bloemist heeft toegang nodig tot de receptieruimte, en jij hebt 90 minuten stilte nodig. Geen van die drie mag overlappen. Een gedeelde tijdlijn maakt het conflict zichtbaar vóór de dag — en op te lossen met een herschikking van twee minuten — in plaats van het om 15.00 uur te ontdekken als iedereen tegelijk aankomt.

Stap 6 — Voeg song- en afspeellijstnotities per bruiloft toe

Gebruik de sectie Notities van elke bruiloftswerkruimte voor de specifieke muziekbriefing van die bruiloft:

Verplichte nummers (met specifieke versie als dat ertoe doet)
Te vermijden nummers of genres
Openingsdanssong en specifieke versie
Vader-dochter / ouder-danssongs
Songs voor bruidsboeketwerpen of taart aansnijden
Culturele of religieuze overwegingen
Notities voor MC-script als jij de aankondigingen doet

Zet deze notities op Privé, zodat alleen jouw account ze kan zien — het koppel hoeft je werknotities niet te zien.

Waarom: jongleer je met meerdere bruiloften, dan betekent de specifieke muziekbriefing in de werkruimte hebben dat je op de ochtend van de bruiloft niet door e-mailthreads hoeft te zoeken. Het staat in de werkruimte naast het draaiboek, het locatieadres, en je tijdlijnonderdelen.

Stap 7 — Stel je beschikbaarheid in

Open Agenda → Beschikbaarheid en blokkeer elke geboekte datum. Kies onder Instellingen → Beschikbaarheid delen voor Openbaar als koppels datums vóór een aanvraag moeten kunnen bekijken. De meeste entertainmentleveranciers werken één bruiloft per datum — heb je meerdere acts in je bedrijf die tegelijk kunnen werken, beheer dat dan handmatig.

Waarom: aanvragen voor geboekte datums kosten iedereen tijd. Een accurate, openbare beschikbaarheidskalender stuurt aanvragen naar datums die je daadwerkelijk kunt aannemen.

Stap 8 — Koppel je agenda veilig

Open Je profiel → Je trouwagenda om een persoonlijke privéfeed te maken. Kies Abonneren in Apple Calendar of kopieer de link naar Google Agenda of Outlook.

Met Pro open je Instellingen → Agenda en contacten → Agendaverbinding maken voor een zakelijke feed of een CalDAV-account. Maak voor elke app of elk apparaat een aparte verbinding.

Waarom: trouwafspraken en toegestane rijen kunnen opgeslagen locaties bevatten, waardoor navigeren naar een onbekende laadplek sneller gaat. Verbindingen zijn alleen-lezen: wijzigingen in de gekoppelde app gaan niet terug naar Wedding Computer. Behandel elke link of inloggegevens als een wachtwoord.

Je bent er klaar voor wanneer:

Je profiel heeft links naar demo’s of liveopnames
Je aanvraagformulier vraagt naar speeltijden, locatie en dekkingsomvang
Je hebt je @wedding.computer-handle geclaimd en weet waar E-mail opstellen staat op een contactrecord
Je standaard servicecontract bevat soundcheckvenster, speeltijden, overwerktarieven en annuleringsvoorwaarden
Elke factuur heeft eigen regels en een aanbetaling-/saldoschema, met het standaardcontract gekopieerd bij het maken — of je hebt een offertecalculator ingesteld als je met extra’s werkt
Stripe is gekoppeld
Je beschikbaarheid is accuraat en Openbaar
Je alleen-lezen agendafeed is geabonneerd

Wat je nu kunt doen

Open je volgende geboekte bruiloftswerkruimte en voeg je opbouwvenster, soundchecktijd en contractuele speeltijden toe aan de gedeelde tijdlijn. Check daarna de tijdlijn op eventuele conflicten met de overige opbouwvereisten van de locatie. Een controle van vijf minuten nu voorkomt een telefoontje om 15.00 uur op de dag zelf.

Ga dieper

Aanvraagformulieren — muziek-specifieke vragenlijsten en vragen over speeltijden bouwen
E-mail — je @wedding.computer-handle claimen, de inbox, en hoe antwoorden aan contacten worden gekoppeld
AI-functies & integraties — hoe AI-opgestelde antwoorden werken en welke gegevens ze gebruiken
Offertecalculators — een prijscalculator met extra’s bouwen en op je website embedden
Facturatie, betalingen & contracten — bescherming van speeltijd en soundcheck in het standaardcontract, getypte acceptatie en overwerk
Agenda & beschikbaarheid — iCal-feed met locatieadressen, beschikbaarheidsinstellingen
Draaiboeken & tijdlijn — hoe soundcheckvensters, speeltijden en afbouw verschijnen in het gedeelde schema

Instagram Threads E-mailondersteuning