Betalingen & facturen

Hoe leveranciers je factureren

Stuurt een leverancier je een factuur via Wedding Computer, dan ontvang je een melding en kun je de factuur vanuit je bruiloftswerkruimte openen. De leverancier kan ook een link naar de privé-boekingspagina delen, met daarop de factuur, het betaalschema, boekingsvragen en een eventueel bijgevoegd contract.

Je hoeft niet ingelogd te zijn om een factuur via de boekingslink te bekijken of te betalen. De link zelf is je toegang tot die specifieke factuur.

Dit is wat ervoor zorgt dat een eerste aanvraag in één sessie kan uitgroeien tot een bevestigde boeking, in plaats van heen-en-weergegooi van losse e-mails. In plaats van te wachten op een offerte, dan een apart contract om te ondertekenen, en vervolgens een aparte betalingsaanvraag dagen of weken later, bundelt de boekingspagina alles — factuur, boekingsvragen, contract en aanbetaling — op één link die je in volgorde doorloopt. Je kunt de factuur beoordelen, de boekingsvragen van de leverancier beantwoorden, het contract lezen en accepteren, en de boekingskosten met een kaart betalen, alles voordat je het tabblad sluit — en de leverancier ziet aan zijn kant een bevestigde, ondertekende, betaalde boeking zonder jou via afzonderlijke stappen te hoeven volgen.

Al je facturen van leveranciers op je bruiloft zijn ook zichtbaar in je werkruimte onder Betalingen. Daar zie je welke leveranciers betaald zijn, welke nog openstaande bedragen hebben, en wanneer betalingen verschuldigd zijn.

Hoe te betalen

Als de leverancier Stripe heeft gekoppeld en een termijn voor de boekingskosten verschuldigd is, kun je na het versturen van het boekingsformulier en het contract doorgaan naar Stripe Checkout om die boekingskosten te betalen. Latere termijnen blijven in het schema staan, maar op de huidige boekingspagina staat niet bij elke termijn een aparte knop Nu betalen.

Betaal je per bankoverschrijving, PayID, of contant, dan registreert je leverancier de betaling handmatig aan zijn kant en wordt de factuurstatus in je werkruimte bijgewerkt.

Heb je een Stripe-account nodig?

Nee. Stripe verwerkt de kaartbetaling namens de leverancier. Als betaler vul je gewoon je kaartgegevens in op de boekingspagina — geen account, geen registratie, geen app om te installeren.

Zijn er extra kosten voor kaartbetalingen?

Wedding Computer houdt geen percentage van de factuur van de leverancier in. Een leverancier kan een kaarttoeslag instellen; als die is ingesteld, staat het bedrag in de factuurtotalen voordat je bevestigt. De regels voor kaarttoeslagen verschillen per regio, dus vraag de leverancier om uitleg over kosten die je niet begrijpt.

Weet je niet zeker of er kosten gelden, vraag dit dan aan je leverancier voordat je betaalt. De veiligste manier om het te vermijden, is betalen per bankoverschrijving als die optie beschikbaar is.

Kun je aanbetalingen en eindbetalingen apart bijhouden?

Ja. Elke factuur kan een aanbetaling (boekingskosten) en meerdere termijnen hebben, elk met een eigen bedrag en vervaldatum. In je sectie Betalingen staat elke betaling in het schema afzonderlijk vermeld, met bedrag, vervaldatum en of deze al betaald is.

Zo zie je in één oogopslag: “Aanbetaling betaald, tweede betaling verschuldigd 3 maanden voor de bruiloft, eindsaldo verschuldigd 4 weken voor de bruiloft.”

Contracten ondertekenen

Was het standaardservicecontract van de leverancier gekoppeld toen de factuur werd gemaakt, dan moet je het lezen, je volledige naam typen en het vakje voor akkoord aanvinken voordat je de boeking bevestigt. Wedding Computer legt voor de leverancier de contracttekst, de ingetikte naam, het e-mailadres, het IP-adres en het tijdstip vast. Je hoeft geen handtekening te tekenen en ontvangt geen downloadbare ondertekende PDF; de boekingsbevestiging per e-mail bevat een tekstkopie van het geaccepteerde contract.

NOIM en documenten van trouwambtenaren

Heb je een trouwambtenaar geboekt, dan doorlopen de NOIM (Notice of Intended Marriage) en eventuele andere documenten die jouw handtekening vereisen een speciaal, gezamenlijk ondertekenproces:

1. De trouwambtenaar bereidt het document voor en geeft het vrij voor jou
2. Jij ondertekent het in je werkruimte — geen printen, geen scannen
3. De trouwambtenaar zet er een tegenhandtekening onder
4. Het definitieve, ondertekende document wordt bij de trouwambtenaar bewaard

De werkruimte laat zien wanneer een document op jouw handtekening wacht. De trouwambtenaar kan een melding ontvangen nadat het koppel heeft ondertekend, en leden van het koppel kunnen na ondertekening door de trouwambtenaar een voltooiingsmail ontvangen, afhankelijk van de meldingsvoorkeuren van elk account. Het vrijgeven van het document stuurt momenteel geen aparte e-mail aan het koppel. De definitieve PDF blijft in dit proces alleen toegankelijk voor de trouwambtenaar; vraag die persoon naar kopieën en wettelijke bewaarplichten.

Kun je leveranciers vinden en toevoegen via Wedding Computer?

In Leveranciers in je bruiloftswerkruimte kun je zoeken naar bedrijven die al een Wedding Computer-profiel hebben en ze rechtstreeks aan de bruiloft toevoegen. Gebruikt een bedrijf Wedding Computer nog niet, vul dan de bedrijfsnaam, het e-mailadres en de categorie in om een uitnodiging te sturen. Je kunt ook een privérecord van een mogelijke leverancier bewaren terwijl je opties vergelijkt.

Dit is geen universele marktplaats waarop je met één klik boekt. Aanvragen, offertes, contracten en betalingsvoorwaarden komen nog steeds van de afzonderlijke leverancier. Je kunt ook openbare vermeldingen bekijken in de bijbehorende Wedding Institute-gids.

Wat gebeurt er als je een terugbetaling nodig hebt?

Terugbetalingen voor kaartbetalingen worden door de leverancier verwerkt via het eigen Stripe-account. Wedding Computer beheert of initieert geen terugbetalingen — neem contact op met de leverancier om er een aan te vragen. Stripe-terugbetalingen worden momenteel niet automatisch in Wedding Computer verwerkt, waardoor de werkruimte de oorspronkelijke betaling kan blijven tonen. Gebruik de bevestiging van de leverancier en Stripe, plus je bank- of kaartafschrift, als bron voor de werkelijke terugbetaling.

Voor handmatige betalingen (bankoverschrijving, contant) worden terugbetalingen rechtstreeks met de leverancier geregeld, buiten het platform om.

Betwist een leverancier een terugbetaling en heb je per kaart via Stripe betaald, dan geldt Stripe’s standaard geschillenprocedure. Neem zo nodig contact op met je bank of kaartuitgever om een geschil te starten — dit is vanuit het oogpunt van je bank een standaard kaarttransactie.

Kun je zien welke leveranciers betaald zijn en welke niet?

Ja. Je sectie Betalingen toont elke factuur in de werkruimte, de betaalstatus van elk, en wat eraan komt. Je ziet in één oogopslag of de aanbetaling van je fotograaf betaald is, of het eindsaldo van je locatie verschuldigd is, en welke facturen volledig zijn afgehandeld.

---

Zie ook

• Facturatie, betalingen & contracten — het volledige facturatiesysteem vanuit het perspectief van de leverancier