Aan de slag als trouwvideograaf

Videografie heeft unieke logistiek die fotografen niet delen: plaatsing van audioapparatuur, ceremonie-doorloop-vereisten, langere montagetermijnen, en deliverables die in fasen komen (highlightfilm, volledige ceremonie, volledige speeches). Wedding Computer volgt je hele workflow — van eerste aanvraag tot definitieve bestandslevering — en plaatst je dekkingsvereisten in het gedeelde draaiboek waar het hele leveranciersteam ze kan zien.

Stap 1 — Vul je profiel aan

Open Instellingen en vul de sectie Bedrijf in:

Bedrijfsnaam — je videografiebedrijfsnaam
Categorie — selecteer Videograaf
Locatie — je standplaats of regio
Bio, website, Instagram — link je showreel en portfolio

Waarom: je Instagram- en websitelinks verschijnen in je leveranciersprofiel wanneer je aan een werkruimte wordt toegevoegd. Een link naar je showreel is vaak de snelste manier voor een planner of locatie om je stijl te begrijpen wanneer zij je aan een koppel aanbevelen.

Stap 2 — Bouw een videografie-specifiek aanvraagformulier

Ga naar Formulieren → Aanvraag en pas de vragen aan. Voor videografen zijn belangrijke vragen:

Trouwdatum
Locatie ceremonie en receptie (apart adres als deze verschillen)
Klaarmaaklocatie — is dat op de locatie of elders?
Gevraagde uren dekking
Beeldstijl: documentaire/cinematisch/redactioneel/raw/social-first
Gevraagde deliverables: lengte highlightfilm, volledige ceremonieopname, volledige speeches, volledige receptie
Hebben ze audiodiensten nodig? (draadloze dasspeld-microfoon op de trouwambtenaar, zaalmicrofoons, ceremoniemuziek)
Zijn er toegangsbeperkingen bij de ceremonielocatie? (sommige locaties verbieden bepaalde opstellingen of verlichting)
Willen ze een same-day edit voor de receptie?
Pakketinteresse
Hoe ze je hebben gevonden

Waarom: audiovereisten en toegangsbeperkingen van de locatie zijn vragen die je vroeg beantwoord moet hebben — niet op de ochtend van de bruiloft. Een locatie die statieven verbiedt of je verplicht een specifieke positie in te nemen, verandert je apparatuuropstelling fundamenteel. Deze informatie in de aanvraagfase verzamelen, betekent geen verrassingen.

Elk leveranciersaccount heeft ook een ingebouwde inbox op yourhandle@wedding.computer, en aanvragen die via je formulier binnenkomen, verschijnen daar direct, op het record van het contact. Omdat videoboekingen zo ver van tevoren worden vastgelegd en een same-day-edit- of tweede-cameraman-schema je zo strak kan beperken, bestaat een flink deel van je reacties uit “niet beschikbaar op deze datum” of “hier is iemand die ik zou aanbevelen.” Open op Pro het contact en klik op E-mail opstellen om de AI dat antwoord te laten schrijven op basis van de aanvraaggegevens, je notities en de pijplijnfase — je controleert en bewerkt het nog steeds voordat het wordt verstuurd.

Waarom: een formulier dat prachtige details vastlegt, is maar de helft van het werk — die aanvraag omzetten in een snel, bij je merk passend antwoord is de andere helft. Doordat de afwijzing of doorverwijzing voor je wordt opgesteld in plaats van dat je bij een leeg e-mailbericht begint, blijft je reactietijd kort, zelfs als de datum sowieso nooit zou lukken.

Stap 3 — Maak een factuur en volg levermijlpalen

Ga naar Facturen → Nieuwe factuur, of maak een factuur vanuit een contact of bruiloftswerkruimte. Voeg de afgesproken dekking en op te leveren onderdelen toe als factuurregels en stel een typische betalingsstructuur in:

Aanbetaling (25–33% bij boeking)
Saldo — verschuldigd 2–4 weken voor de bruiloft

Gebruik voor levermijlpalen je leverancierschecklist in de bruiloftswerkruimte (niet de factuur) om privé bij te houden:

Beeldmateriaal geback-upt (twee locaties)
Ruwe montage afgerond
Highlightfilm geleverd
Volledige ceremoniefilm geleverd
Volledige speechesfilm geleverd
Definitieve bestanden gearchiveerd

Stel onder Instellingen → Contracten je ene standaard dienstverleningsovereenkomst in, inclusief levertermijnen en auteursrechtvoorwaarden. Wedding Computer kopieert deze naar elke nieuwe factuur. Het koppel aanvaardt de tekst door de volledige naam en het e-mailadres te typen en akkoord aan te vinken; dit is geen getekende handtekening en geen downloadbare, ondertekende PDF van de dienstverleningsovereenkomst.

Waarom: montagetermijnen voor video zijn langer dan voor foto’s, en koppels beseffen dat vaak niet. De factuur bewaart de exacte standaardovereenkomst die voor die boeking is gekopieerd, terwijl je leverancierschecklist het productiewerk privé volgt.

Stap 4 — Abonneer je op je agenda

Open voor de gratis persoonlijke feed Account → Persoonlijke agenda en abonneer je in Apple Calendar, of kopieer de privélink naar Google Agenda of Outlook.

Open voor een zakelijke Pro-verbinding Instellingen → Agenda en contacten en maak een benoemde agendaverbinding. De iCal- of CalDAV-inloggegevens zijn alleen-lezen: wijzigingen in een andere agenda-app stromen niet terug naar Wedding Computer.

Waarom: de feed bevat trouwdagmarkeringen en tijdlijnonderdelen die met jou zijn gedeeld of aan jou zijn toegewezen. Datums, tijden en locaties die al bij die onderdelen zijn vastgelegd, zijn in je telefoonagenda beschikbaar zonder door e-mails te zoeken.

Stap 5 — Voeg je toegangsvereisten toe aan het draaiboek

Sluit je aan bij een bruiloftswerkruimte, ga dan naar Tijdlijn en voeg je onderdelen toe — maar gebruik ook de Notities of een speciaal tijdlijnonderdeel om toegangsvereisten te communiceren naar de planner en locatie:

Hoe laat je toegang nodig hebt tot de ceremonielocatie voor apparatuuropbouw (vaak een uur voordat gasten arriveren)
Of je een doorloop van de locatie nodig hebt met de trouwambtenaar voor de ceremonie
Vereisten voor microfoonplaatsing en wie de draadloze microfoon levert
Eventuele zones of momenten met beperkte of geen toegang (familie-only-momenten, beperkingen door locatieverlichting)

Voeg daarna je dekkingsonderdelen toe:

Start dekking klaarmaken
Opbouw apparatuur ceremonie
Start tot eind ceremonie
Formele portretten (je afstemmingsvenster met de fotograaf)
Dekking receptie: speeches, openingsdans, taart, einde formaliteiten

Zet je onderdelen op zichtbaarheid leveranciers.

Waarom: videografen hebben meer opbouwvereisten dan bijna elke andere leverancier. De planner en locatie via de gedeelde tijdlijn op de hoogte brengen van je toegangsbehoeften, voorkomt het scenario waarin je aankomt en de ceremonieruimte op slot blijkt, of de audiolessenaar zo geplaatst is dat je er geen kabel naartoe kunt leggen.

Stap 6 — Stem het portretvenster af met de fotograaf

Is er ook een fotograaf op de bruiloft, dan is de portretsessie een gedeelde aangelegenheid. Gebruik de bruiloftswerkruimte om:

Te zien wie de fotograaf is (zichtbaar in de sectie Mensen)
Hun tijdlijnonderdelen te zien voor de portrettiming
Je eigen portretonderdeel toe te voegen dat hierop aansluit

Waarom: het koppel heeft jullie allebei geboekt. Sluit je portretvenster niet aan op dat van de fotograaf, dan besteed je de portretsessie aan het uitzoeken van logistiek in plaats van het vastleggen van het moment. Een gedeelde tijdlijn voorkomt dat dit gesprek op de dag zelf plaatsvindt.

Stap 7 — Stel je beschikbaarheid in

Open Agenda → Beschikbaarheid om je gewone werkdagen in te stellen en losse vakantiedagen of privéafspraken te blokkeren. Bevestigde bruiloftswerkruimten en boekingsafspraken markeren hun eigen datum als geboekt. Kies onder Instellingen → Beschikbaarheid delen voor Openbaar, zodat koppels kunnen checken voordat ze een aanvraag indienen.

Waarom: videografen die volledig geboekt zijn in het hoogseizoen hebben accurate beschikbaarheid nodig, meer dan bijna elke andere leverancier. Een aanvraag voor een datum die je al hebt geboekt, betekent een e-mail die je moet afwijzen en een koppel dat verder moet zoeken.

Je bent er klaar voor wanneer:

Je profiel is compleet met showreel- en portfoliolinks
Je aanvraagformulier vraagt naar beeldstijl, audiovereisten en locatietoegang
Je weet hoe je een factuur maakt en hebt één standaard dienstverleningsovereenkomst met levertermijnen klaarstaan
Stripe is gekoppeld
Je beschikbaarheid is accuraat en ingesteld op Openbaar
Je iCal-feed is geabonneerd in je telefoonagenda

Wat je nu kunt doen

Open je volgende geboekte bruiloftswerkruimte (of sluit aan bij een bestaande als een planner deze al heeft opgezet) en voeg je toegangsvereisten en dekkingsonderdelen toe aan de tijdlijn. Neem daarna contact op met de planner of locatie om je apparatuuropbouwvenster te bevestigen — zelfs een snelle bevestiging nu voorkomt een probleem op de dag zelf.

Ga dieper

Agenda & beschikbaarheid — iCal-feeds voor oproeptijden op de trouwdag en alleen-lezen CalDAV-verbindingen
Facturatie, betalingen & contracten — facturen, schema’s voor boekingsbedragen, de standaard dienstverleningsovereenkomst en auteursrechtvoorwaarden
Aanvraagformulieren — je dekkings- en stijlvragenlijst bouwen
Draaiboeken & tijdlijn — hoe je toegangsvereisten en dekkingsonderdelen toevoegt aan het gedeelde schema
E-mail — claim je @wedding.computer-handle en bekijk hoe binnenkomende aanvragen aan een contact worden gekoppeld
AI-functies & integraties — hoe AI-opgestelde antwoorden werken, inclusief concepten voor “niet beschikbaar” en doorverwijzingen

Instagram Threads E-mailondersteuning