Gids voor planners & locaties

Weddingplanners en trouwlocaties spelen een andere rol in Wedding Computer dan andere leveranciers. Omdat jij de hele dag coördineert — niet alleen je eigen onderdeel — kun je een rol als beherende leverancier aannemen, met extra rechten: eigenaarschap van de tijdlijn, goedkeuring van wijzigingen en overzicht over het volledige leveranciersteam. Twee functies zijn speciaal op deze rol toegesneden: het operationele draaiboek, één levend document dat het schema, het team, de gasten en de tafelschikking samenbrengt zodat je de dag vanuit één plek kunt aansturen, en checklist-sjablonen, waarmee je de terugkerende stappen van elke bruiloft die je coördineert standaardiseert.

Deze gids behandelt alles wat specifiek is voor planners en locaties. Voor functies die gedeeld worden met alle leveranciers (CRM, facturatie, draaiboeken, agenda), zie de bijbehorende secties in de hoofddocumentatie.

De beherende-leverancierrol

Word je toegevoegd aan een bruiloftswerkruimte, dan kan je de vlag kan beheren krijgen. Dit maakt je de beherende leverancier voor die bruiloft. Als beherende leverancier:

• Ben jij de tijdlijnleider en kun je gedeelde rijen rechtstreeks toevoegen, bewerken en verwijderen
• Dienen andere leden die een gedeelde rij zien een voorstel in om die toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen
• Kun je een voorstel ongewijzigd goedkeuren, vóór goedkeuring aanpassen of afwijzen
• Staan ceremonie, receptie, klaarmaken, portretten, opbouw en alle andere logistiek als aparte rijen met een eigen tijd en locatie

Planners en locaties zijn doorgaans de voor de hand liggende kandidaten voor deze rol. Een planner die de hele dag coördineert, moet de tijdlijn vasthouden; een locatie waar het zaalschema alles aanstuurt, moet om vergelijkbare redenen tijdwijzigingen kunnen afdwingen.

Jezelf aanwijzen als beherende leverancier: word je toegevoegd aan een bruiloft (of ben je al lid), ga dan naar de bruiloftswerkruimte → Mensen → klik op je eigen naam → schakel Kan beheren in.

Heb je de bruiloftswerkruimte zelf aangemaakt (door een geboekt contact te promoveren naar een bruiloft), dan kun je dit instellen bij het aanmaken van de werkruimte.

Bruiloftswerkruimtes aanmaken en beheren

Als planner of locatie ben jij doorgaans degene die de werkruimte aanmaakt.

Een werkruimte aanmaken: ga naar Contacten, zoek je geboekte koppel en kies Promoveren naar bruiloft. Vul de kerngegevens in (datum, algemene locatie en type ceremonie) en maak de werkruimte aan. Voeg alle tijden en locaties van de dag als rijen aan de tijdlijn toe.

Het koppel uitnodigen: ga vanuit de werkruimte naar Mensen toevoegen → Koppel uitnodigen. Voer beide e-mailadressen in. Het koppel krijgt een gratis account — geen abonnement nodig.

Andere leveranciers uitnodigen: ga naar Mensen toevoegen → Leverancier toevoegen. Je kunt zoeken naar leveranciers die al op Wedding Computer staan, of uitnodigen per e-mail. Uitgenodigde leveranciers kunnen:

• De gedeelde tijdlijn bekijken en eraan bijdragen
• Aanvullingen of wijzigingen voor het gedeelde draaiboek voorstellen, en hun eigen privérijen beheren
• Gedeelde notities en documenten lezen
• Bestanden uploaden naar de documentenbibliotheek

Leveranciers die jij uitnodigt, hebben geen Pro-abonnement nodig om deel te nemen. Zij sluiten aan als leden van jouw werkruimte en kunnen volledig bijdragen.

Je proces standaardiseren met checklist-sjablonen

Elke bruiloft die je runt, kent dezelfde terugkerende stappen — juridische paperassen, planningsgesprekken, leveranciersbevestigingen, opbouw- en afbouwtaken, nazorg na de bruiloft. In plaats van die lijst bij elke nieuwe boeking opnieuw op te bouwen, maak je haar één keer als checklist-sjabloon.

Een sjabloon maken: open Checklists in je leverancierszijbalk, kies Nieuw sjabloon en schrijf het in eenvoudige Markdown — ## Sectienaam voor een onderdeelkop, - [ ] Taak voor een item. Houd afzonderlijke sjablonen aan voor verschillende soorten boekingen, zoals volledige coördinatie versus alleen de trouwdag zelf.

Automatisch laten inzetten: schakel Automatisch inzetten wanneer een nieuwe bruiloft wordt gemaakt in op het sjabloon dat je als standaard wilt gebruiken. Elke bruiloftswerkruimte die je daarna aanmaakt, begint met een kopie van die checklist er al in, zodat niets wordt vergeten omdat iemand vergat hem handmatig toe te voegen. Het sjabloon later bewerken herschrijft geen checklists die al naar bestaande bruiloften zijn gekopieerd.

De checklist van een bruiloft is privé voor het leveranciersaccount dat haar heeft gemaakt — het koppel, andere leveranciers en zelfs een andere beherende leverancier op dezelfde bruiloft zien haar niet via de gedeelde werkruimte. Het is je eigen werklijst, los van de gedeelde tijdlijn en de werkruimtenotities.

Zie Checklist-sjablonen voor de volledige uitleg.

Tijdlijnbeheer

Je eigen draaiboekonderdelen

Gebruik één rij voor elk deel van de dag: klaarmaken, ceremonie, portretten, receptie, opbouw, aankomsten, zaalwissels, maaltijdservice en afsluiting. Als tijdlijnleider bewerk je gedeelde rijen rechtstreeks; andere zichtbare leden stellen wijzigingen ter goedkeuring voor. Leveranciers blijven hun eigen privérijen rechtstreeks beheren.

De gedeelde tijdlijn

Rijen met zichtbaarheid koppel zijn zichtbaar voor alle werkruimteleden. Rijen met leveranciers alleen voor leveranciersleden. Privérijen alleen voor de leverancier van wie ze zijn.

Als beherende leverancier zie jij alles, behalve de privé-onderdelen van andere leveranciers.

Tijdlijnwijzigingsverzoeken goedkeuren

Stelt een ander lid voor om een gedeelde rij toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen, dan ontvang je een melding over de tijdlijnwijziging.

Verzoeken beoordelen: ga naar de bruiloftswerkruimte → Tijdlijn → zoek de sectie In afwachting van goedkeuring. Elk verzoek toont:

• Wie de wijziging heeft voorgesteld
• Wat zij willen toevoegen, wijzigen of verwijderen, met de waarden ervoor en erna voor tijd, titel, locatie, zichtbaarheid en andere gewijzigde velden
• Hun reden (optioneel)

Je kunt het voorstel precies zo goedkeuren, de voorgestelde rij eerst bewerken en dan goedkeuren, of het afwijzen. Het lid dat het voorstel deed, krijgt bericht over je beslissing.

Tijdlijnwijzigingen direct doorvoeren

Als tijdlijnleider wijzig je het schema rechtstreeks in de Tijdlijn. Bewerk de betreffende rij om tijd, locatie, titel, details, zichtbaarheid, duur of relatieve timing te wijzigen. De trouwbewerkingspagina is voor kerngegevens zoals datum, algemene locatie en type ceremonie, niet voor een tweede kopie van het dagschema.

Mensen aan een rij toewijzen

Beschikbare werkruimteleden, leveranciers en bedrijfsteamleden die aan de bruiloft zijn toegewezen, verschijnen onder elke rij als directe toevoegknoppen. Selecteer een naam één keer en de toewijzing wordt meteen opgeslagen; een extra klik op een plusknop is niet nodig. Gebruik het vrije label alleen voor iemand buiten de lijst. Toewijzingen zijn gedeelde lees- en schrijfbewerkingen: iedereen die een gedeelde rij ziet, ziet de toegewezen personen en kan ze zonder tijdlijngoedkeuring toevoegen of verwijderen; bij een privérij kan alleen de eigenaar de toewijzingen beheren.

Het leveranciersteam coördineren

Wie er op de bruiloft zit

De sectie Mensen van de werkruimte toont alle huidige leden: het koppel, leveranciers en hun rollen. Je ziet wie hun uitnodiging heeft geaccepteerd en wie nog niet.

Je kunt een leverancier op elk moment verwijderen uit de werkruimte — zij verliezen direct toegang.

Contactgegevens van het koppel delen

Je kunt zichtbaarheid van leveranciers beheren vanuit de bruiloftsinstellingen:

• Zichtbaar: alle leveranciers kunnen elkaars contactgegevens zien — handig wanneer leveranciers rechtstreeks moeten communiceren zonder via jou te gaan
• Privé: leveranciers kunnen elkaar niet zien; alleen jij (en het koppel) kunnen het volledige team zien

De leverancierscreditslijst

Ga na de bruiloft naar de werkruimte → Credits om de volledige leverancierslijst te kopiëren voor Instagram-posts, blogartikelen, of publicaties. Je kunt kopiëren in Instagram-mentionformaat (@handle), Markdown, of HTML.

Gastenlijst, tafelschikking en zaalplattegrond

De optionele Gasten-app — ingeschakeld door het koppel of een beheerder vanuit de Bruiloftsapps van de bruiloft — bevat de gastenlijst, RSVP-reacties, de tafelschikking en de zaalplattegrond voor de bruiloft. De zichtbaarheidsinstelling kent drie niveaus, waarvan er één speciaal is toegesneden op deze rol: alleen het koppel, koppel + planners/locaties of het hele leveranciersteam. Wie de bruiloft beheert, stelt dit in, en het middelste niveau is de voor de hand liggende keuze voor een locatie die zaalwissels bevestigt of een planner die de tafelschikking opbouwt zonder gastgegevens open te stellen voor het hele leveranciersteam.

Zodra je toegang hebt, kun je zien:

• Uitnodigingseenheden, hun allergieën, dieetnotities en zitprioriteiten
• RSVP-totalen, maaltijdkeuzes en aantallen reacties
• De tafelschikking en de zaalplattegrond

Tafelschikking: open Gasten → Tafelschikking om gasten te slepen tussen tafels en de bank met nog niet geplaatste gasten, of gebruik de automatische indeling om tafels te vullen met behoud van bestaande plaatsen, afgemelde gasten op de bank te zetten en een kindertafel te herkennen. Gasten zonder plaats, conflicten met ‘niet bij elkaar’ en tafels boven capaciteit worden gemarkeerd, zodat je ze vóór de dag zelf kunt oplossen.

Zaalplattegrond: plaats dezelfde tafels op een geüploade afbeelding of pdf van de echte plattegrond van de locatie, samen met operationele zones en de zitrijen voor de ceremonie — handig om samen met het koppel of een andere leverancier een plattegrond af te ronden voordat die in het operationele draaiboek wordt opgenomen.

Alleen het koppel en beheerders kunnen gasten toevoegen, uitnodigingsinstellingen wijzigen of de tafelschikking bewerken; andere leden met toegang kunnen bekijken maar niet bewerken. Zie Gasten, RSVP’s en tafelschikking voor de volledige uitleg.

Operationele draaiboeken: de dag vanuit één document aansturen

Het operationele draaiboek — vaak BEO genoemd — is precies op deze rol toegesneden: één levend document dat Wedding Computer samenstelt uit de actuele gegevens van de bruiloft, zodat je de dag vanuit één plek aanstuurt in plaats van de tijdlijn, gastenaantallen en tafelschikking handmatig aan elkaar te knopen.

Openen: ga naar de bruiloftswerkruimte en kies Operationeel draaiboek in het commandocentrum. Alleen een lid met Kan beheren — normaal gesproken jij, als beherende planner of locatie — kan het draaiboek openen, bewerken of het delen ervan beheren.

Het draaiboek verzamelt:

• De datum, locatie en status van het evenement
• Niet-privé tijdlijnrijen, met hun tijden, omschrijvingen en locaties
• RSVP-totalen, maaltijdkeuzes en dieet- en allergienotities
• Het bruiloftsteam en de rollen
• De tafelschikking en de bijbehorende zaalplattegrond
• Bestanden die met de bruiloft zijn gedeeld, en een plattegrondlink als die is ingevoerd

Voeg een titel, een concept/definitief-label, notities voor service, maaltijden, dranken, personeel, opbouw en toegankelijkheid toe, en een handmatig gastenaantal als het RSVP-totaal niet het aantal is dat je wilt afdrukken. Omdat het een levende weergave is, toont het opnieuw openen van het draaiboek het actuele schema, team en gastenaantal — geen verouderde kopie van het moment waarop je het voor het eerst opstelde.

Printen of exporteren: kies Printen voor een opgeschoonde afdrukweergave en gebruik daarna het afdrukvenster van je browser om te printen of als pdf op te slaan.

Delen met personeel ter plaatse zonder account: schakel delen in om een link te genereren die het draaiboek opent zonder aan te melden — handig voor keuken-, bar- of locatiepersoneel dat de gegevens van de dag nodig heeft maar geen login mag hebben. Controleer het draaiboek voordat je het deelt, want het kan gast- en dieetinformatie, namen uit de tafelschikking en teamnamen bevatten. Gebruik Link roteren als een link te wijd is verspreid, of Delen uitschakelen zodra het niet meer nodig is.

Zie Operationele draaiboeken / BEO’s voor de volledige uitleg, inclusief precies wat erin wordt opgenomen en het beveiligingsmodel van de deellink.

De trouwdag aansturen

Live-modus

Schakel de tijdlijn op de dag zelf over naar live-modus vanaf de tijdlijnpagina. Als beherende leverancier kun je:

• Elk onderdeel als gestart markeren (niet alleen je eigen onderdelen) — dit registreert de werkelijke starttijd
• Afwijking zien — hoeveel minuten de dag voor- of achterloopt op het schema
• De bijdragen van alle leveranciers in real time zien in de gedeelde tijdlijn

Andere leveranciers en het koppel kunnen ook de live tijdlijn zien — iedereen heeft hetzelfde overzicht van waar de dag staat.

Live-modus beëindigen

Is de dag voorbij, tik dan op Live-modus beëindigen. Dit wist alle geregistreerde starttijden en zet de tijdlijn terug naar de geplande weergave. Je hebt de tijdlijn na de dag zelf nog steeds beschikbaar als referentie.

Locaties: de rol van financiële partij

Locaties die optreden als de centrale facturatiepartij voor een bruiloft — die alle leveranciersbetalingen verzamelen en uitkeren — kunnen worden ingesteld als financiële partij op een bruiloft. Dit is voor locaties met een organisatormodel, waarbij koppels de locatie betalen en de locatie de leveranciers betaalt.

Een locatie instellen als financiële partij: ga naar de bruiloft → Mensen → klik op het locatielid → schakel Is financiële partij in.

Met deze vlag ingeschakeld, worden de facturen van de locatie gemarkeerd als de primaire financiële relatie met het koppel.

Meerdere bruiloften op dezelfde dag

De agenda van Wedding Computer toont al je boekingen. Heb je twee bruiloften op dezelfde datum, dan verschijnen beide in je agenda. Je beschikbaarheidskalender toont die datum als geboekt, waardoor extra aanvragen voor die dag worden voorkomen (als je beschikbaarheid is ingesteld op openbaar of AI-automatisch antwoord).

Elke bruiloft heeft zijn eigen onafhankelijke werkruimte, tijdlijn, leveranciersteam en notities.

Rapportages voor je bedrijf

Planners en locaties hebben vaak hogere boekingsvolumes en complexere pijplijnen dan solo-leveranciers, waardoor het rapportagedashboard (Rapporten in de zijbalk) bijzonder nuttig is om patronen te herkennen — conversiepercentage, omzettrends en waar je beste leads daadwerkelijk vandaan komen. Zie Rapportages voor de volledige uitsplitsing van wat er op het dashboard staat en wat Pro vereist.

Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere leveranciers coördineren vanuit één werkruimte?

Ja. Dat is het kerndoel van de beherende-leverancierrol. Je maakt de werkruimte aan, nodigt al je leveranciers uit, en de gedeelde tijdlijn wordt de centrale bron voor de dag.

Moeten andere leveranciers betalen voor Wedding Computer?

Nee. Leveranciers die je uitnodigt voor een bruiloft die jij hebt aangemaakt, nemen gratis deel. Zij hebben geen Pro-abonnement nodig om de gedeelde werkruimte te bekijken en eraan bij te dragen.

Wat gebeurt er als een leverancier een tijdlijnwijziging voorstelt die ik nog niet heb goedgekeurd?

Het blijft een verzoek in afwachting. De wijziging wordt niet toegepast op de gedeelde tijdlijn totdat jij deze goedkeurt. De leverancier ziet het als in afwachting; iedereen anders ziet de ongewijzigde tijdlijn.

Kan ik een wijziging afwijzen en toch zien wat er werd voorgesteld?

Ja. Afgewezen verzoeken worden bewaard in de tijdlijngeschiedenis, zodat je ze later kunt terugvinden.

Kan ik voorkomen dat leveranciers de contactgegevens van het koppel zien?

Ja. Onder bruiloftinstellingen → Zichtbaarheid van leveranciers → Privé worden contactgegevens van leveranciers voor elkaar verborgen. Alleen jij en het koppel kunnen het volledige team zien.

Hoe werkt dit als we een sjabloondraaiboek gebruiken?

De gedeelde tijdlijn zelf heeft geen opgeslagen draaiboeksjablonen — het schema van elke bruiloft wordt vanaf nul opgebouwd als rijen. Voeg als tijdlijnleider eerst de belangrijkste rijen toe — locatie open, opbouw, ceremonie, receptie — en bouw daarop verder; uitgenodigde leveranciers kunnen gedeelde toevoegingen voorstellen en hun eigen privérijen beheren.

Wat je wél kunt sjabloneren, is je eigen checklist: een aparte, privé takenlijst (niet de gedeelde tijdlijn) die je automatisch kunt laten inzetten op elke nieuwe bruiloft die je aanmaakt. Gebruik hem voor het terugkerende proces rond de bruiloft — juridische stappen, leveranciersbevestigingen, opbouwtaken — terwijl de tijdlijn per bruiloft wordt opgebouwd. Zie Checklist-sjablonen.

Kan ik de gastenlijst, RSVP’s of de tafelschikking zien vanaf mijn planner- of locatie-account?

Ja, als de zichtbaarheid van de Gasten-app voor de bruiloft is ingesteld op koppel + planners/locaties of het hele leveranciersteam — zie Gasten, RSVP’s en tafelschikking. Wie de bruiloft beheert, bepaalt die instelling via de zichtbaarheidsopties van de app.

Kunnen locaties dit gebruiken voor niet-trouwevenementen?

Het draaiboek, de agenda en de CRM-pijplijn werken voor elk evenement. De werkruimte gebruikt flexibele tijdlijnrijen in plaats van vaste velden voor ceremonie, receptie of klaarmaken, zodat dezelfde hulpmiddelen ook werken voor congressen, partijen en andere evenementen.

---

Zie ook

• Draaiboeken & tijdlijn — de tijdlijn bouwen en navigeren, live-modus, exporteren
• Operationele draaiboeken / BEO’s — het gekoppelde dagdocument, opgebouwd uit schema, team, gasten en bestanden
• Checklist-sjablonen — herbruikbare checklists per leverancier die automatisch kunnen worden ingezet op elke nieuwe bruiloft
• Gasten, RSVP’s en tafelschikking — gastenlijst, RSVP, tafelschikking en zaalplattegrond
• Bruiloftswerkruimtes & samenwerking — structuur van de werkruimte, leveranciers en koppels uitnodigen, zichtbaarheidsinstellingen
• Agenda & beschikbaarheid — beschikbaarheid, privéfeedlinks en beperkte alleen-lezen agendaverbindingen
• Aanvraagformulieren — leads opnemen en beheren voordat een boeking bevestigd is
• Rapportages — het volledige rapportagedashboard, gratis versus Pro
• Team & bureaus — een groter leveranciersteam roosteren en toewijzen
• Aan de slag als weddingplanner — stap-voor-stap installatiegids voor planners
• Aan de slag als trouwlocatie — stap-voor-stap installatiegids voor locaties