Aan de slag als trouwfotograaf

Als fotograaf begint jouw dag eerder dan ieder ander en je opgeleverde werk komt weken na de bruiloft. Wedding Computer volgt de hele boog — van eerste aanvraag tot galerijlevering — en plaatst je oproeptijden en locatiegegevens in de gedeelde tijdlijn waar elke andere leverancier ze kan zien.

Stap 1 — Vul je profiel aan

Open Instellingen en vul de sectie Bedrijf in:

Bedrijfsnaam — je fotografiebedrijfsnaam
Categorie — selecteer Fotograaf
Locatie — je standplaats of regio
Bio, website, Instagram — je portfolio- en contactlinks verschijnen in je gidsvermelding

Waarom: voegt een planner of locatie je toe aan een bruiloftswerkruimte, dan zien andere leveranciers je profiel. Een link naar je Instagram-portfolio is vaak de snelste manier voor leveranciers om je stijl te begrijpen voordat ze je werk persoonlijk hebben gezien.

Stap 2 — Bouw je fotografie-aanvraagformulier

Ga naar Formulieren → Aanvraag en pas de vragen aan die koppels beantwoorden. Voor fotografen zijn de nuttigste vragen:

Trouwdatum
Ceremonielocatie (naam van de locatie en plaats)
Klaarmaaklocatie — is dat op de locatie, of een apart hotel/huis?
Receptielocatie (als deze anders is dan de ceremonie)
Geschatte aantal gasten
Geschat aantal uren gevraagde dekking
Interesse in pakketten (als je vaste pakketten aanbiedt)
Zoeken ze een tweede fotograaf?
Specifieke momenten of locaties die ze prioriteit willen geven
Hoe ze je hebben gevonden

Waarom: fotografielogistiek hangt sterk af van locatie. Een ceremonie op een locatie 90 minuten buiten de stad is een andere dag dan een ceremonie in het centrum. Locaties vanaf het begin kennen, betekent dat je je dag kunt plannen, accuraat kunt offreren voor reistijd, en eventuele golden hour-beperkingen kunt identificeren voor het eerste gesprek — zodra de bruiloft in de werkruimte staat, berekent Wedding Computer het exacte golden hour-venster voor je (zie stap 5).

Reageren zonder extra apps: elk account heeft een gratis inbox op yourhandle@wedding.computer, dus je hebt geen apart e-mailprogramma nodig om een aanvraag te behandelen — elk bericht dat je daar verstuurt of ontvangt, wordt automatisch aan het record van dat contact toegevoegd, naast hun notities en facturen. Klik vanuit het contact op E-mail opstellen voor een AI-antwoord dat met één klik klaarstaat, gebaseerd op hun aanvraaggegevens, trouwdatum en jouw notities — het dekt de warme follow-up, de afwijzing “we zijn niet beschikbaar op die datum”, of een doorverwijzing naar een andere leverancier, wat er ook van toepassing is. Je controleert en bewerkt altijd voordat je verstuurt. Zie E-mail en AI-functies & integraties.

Stap 3 — Maak een pakketfactuur en betaalschema

Ga naar Facturen → Nieuwe factuur, of maak een factuur vanuit een contact of bruiloftswerkruimte. Voeg je pakket toe als regels en stel een typische betalingsstructuur voor fotografen in:

Pakkettotaal — de afgesproken pakketprijs
Boekingsbedrag (aanbetaling) (doorgaans 25–33%) — verschuldigd bij boeking om de datum vast te leggen
Saldo — verschuldigd 2–4 weken voor de bruiloft, of op de trouwdag

Wedding Computer biedt momenteel geen factuursjablonen. Maak voor een elopement, portretsessie of ander dekkingspakket een factuur met de passende regels en het passende schema.

Stel je ene standaard dienstverleningsovereenkomst in onder Instellingen → Contracten. Wedding Computer kopieert deze naar elke nieuwe factuur. Het koppel leest de tekst op de boekingspagina, typt de volledige naam en het e-mailadres en vinkt akkoord aan. Dit is een geregistreerde, getypte aanvaarding; geen getekende handtekening en geen downloadbare, ondertekende PDF van de dienstverleningsovereenkomst.

Waarom: de factuur legt het pakket, het boekingsbedrag, latere termijnen en de exacte contracttekst die voor die boeking is aanvaard vast. Is Stripe gekoppeld, dan kan het boekingsformulier doorgaan naar Stripe Checkout voor het boekingsbedrag; leg latere betalingen vast wanneer je ze ontvangt.

Stap 4 — Koppel je alleen-lezen agendafeed

Open Account → Persoonlijke agenda om je gratis privéfeed te maken. Abonneer je in Apple Calendar of kopieer de link naar je agenda-app:

iPhone / Apple Calendar: tik op de link op je telefoon, of ga naar Agenda → Account toevoegen → Overig → Geabonneerde agenda toevoegen
Google Agenda: Andere agenda’s → Vanaf URL
Outlook: Agenda toevoegen → Abonneren vanaf web

De feed bevat trouwdagmarkeringen en tijdlijnonderdelen die met jou zijn gedeeld of aan jou zijn toegewezen. Datums, tijden en locaties die al bij die onderdelen zijn vastgelegd, zijn beschikbaar in je agenda-app.

Open voor een zakelijke Pro-verbinding Instellingen → Agenda en contacten en maak een benoemde agendaverbinding. De iCal- of CalDAV-inloggegevens zijn alleen-lezen. Wijzigingen in Wedding Computer verschijnen nadat de agendaprovider heeft vernieuwd, maar wijzigingen in Apple Calendar, Google Agenda, Outlook of een andere app stromen niet terug.

Waarom: je trouwagenda is niet zomaar een lijst met datums. Heeft een gedeeld of toegewezen tijdlijnonderdeel een locatie, dan bewaart de agenda-afspraak die locatie naast de bijbehorende oproeptijd. Het volledige klaarmaak-, ceremonie- en receptieschema blijft in de tijdlijn van de bruiloft staan.

Stap 5 — Voeg je tijdlijnonderdelen toe aan elke bruiloftswerkruimte

Sluit je aan bij een bruiloftswerkruimte, ga dan naar Tijdlijn en voeg je schemaonderdelen toe. Voor een typische fotografiedag:

Start dekking klaarmaken (tijd en locatie)
First look (indien gepland)
Start ceremonie (zie je dit al staan, dan heeft de trouwambtenaar of planner het al toegevoegd)
Portretten bruidsparty na de ceremonie
Formele familieportretten
Portretten koppel / golden hour-sessie
Start dekking receptie
Belangrijke receptiemomenten: openingsdans, taart aansnijden, speeches, boeketwerpen
Einde dekking

Zet deze op zichtbaarheid leveranciers, zodat de planner, trouwambtenaar, videograaf en bloemist allemaal je schema kunnen zien. Zet notities over je specifieke timingbehoeften (portrettijd heeft minimaal 45 minuten nodig voor zonsondergang) op privé of als checklist-item.

Golden hour, berekend voor jou: in plaats van de exacte timing per bericht uit te onderhandelen, open je de sectie Weer van de bruiloftswerkruimte — zonsopkomst, zonsondergang en golden hour worden automatisch berekend voor de datum en locatie van de bruiloft. Gebruik de knop Zontijden toevoegen om ze als referentiemarkeringen op de tijdlijn te zetten, of stel je portrettenonderdeel in op Relatieve timing, geankerd op een vast aantal minuten voor golden hour, zodat het zichzelf herberekent als de datum ooit verandert. Dezelfde sectie toont een door AI geschreven langetermijn-klimaatvooruitzicht zodra de bruiloft geboekt is, en schakelt in de laatste week over op een live dagelijkse voorspelling — handig wanneer je bepaalt hoeveel marge je inbouwt voor een buitensessie.

Waarom: je tijdlijnonderdelen lossen het meest voorkomende coördinatieprobleem op de trouwdag op: de planner appt je halverwege de dag met “hoelang heb je nodig voor de portretten?” — en jij moet je telefoon zoeken, je notities checken, en reageren. Met je onderdelen in de gedeelde tijdlijn weet iedereen je vensters al, inclusief het exacte moment waarop golden hour valt, zonder dat iemand het hoeft op te zoeken. Minder berichten, meer fotograferen.

Stap 6 — Stel je beschikbaarheid in

Open Agenda → Beschikbaarheid en:

Stel in op welke dagen je bruiloften fotografeert (doorgaans weekenden en sommige vrijdagen)
Blokkeer losse vakantiedagen en privéafspraken; bevestigde bruiloftswerkruimten en boekingsafspraken markeren hun eigen datum automatisch als geboekt
Kies onder Instellingen → Beschikbaarheid delen voor Openbaar

Doe je meerdere bruiloften per weekend (vrijdag + zaterdag + zondag), dan wordt elke bevestigde bruiloft automatisch als geboekt gemarkeerd. Blokkeer handmatig een aangrenzende reis- of rustdag waarop je geen nieuwe boeking wilt.

Waarom: een accurate, openbare beschikbaarheidskalender betekent dat aanvragen alleen binnenkomen voor open datums. Koppels checken je agenda voordat ze je aanvraagformulier invullen.

Stap 7 — Volg mijlpalen voor galerijlevering

Gebruik na de bruiloft je leverancierschecklist in de bruiloftswerkruimte of de notities van het contact om bij te houden:

Selectie afgerond
Bewerking afgerond
Galerij geleverd aan het koppel
Definitieve bestanden geback-upt

De checklist van de bruiloft hoort bij jouw leveranciersweergave en is geen gedeelde voortgangstracker voor het koppel. Stuur het koppel rechtstreeks een update wanneer je wilt laten weten dat een mijlpaal is bereikt.

Waarom: een consistente interne checklist voorkomt dat leverstappen worden gemist, terwijl bewuste updates het koppel duidelijke verwachtingen geven zonder je interne workflow bloot te leggen.

Je bent er klaar voor wanneer:

Je profiel is compleet (categorie als Fotograaf, locatie, portfoliolinks)
Je aanvraagformulier vraagt naar locatie en dekkingsvragen
Je weet hoe je een pakketfactuur maakt en hebt één standaard dienstverleningsovereenkomst klaarstaan
Stripe is gekoppeld met je aanbetaling-/saldostructuur
Je beschikbaarheid is accuraat en ingesteld op Openbaar
Je iCal-feed is geabonneerd in je telefoonagenda

Wat je nu kunt doen

Abonneer je op je iCal-feed — het duurt twee minuten en je bruiloften verschijnen direct in je telefoonagenda. Open daarna je volgende geboekte bruiloft en voeg je fotografietijdlijnonderdelen toe, zodat de planner en het koppel je schema voor de dag kunnen zien.

Ga dieper

Agenda & beschikbaarheid — iCal-abonnementsinstructies, alleen-lezen CalDAV-verbindingen en beschikbaarheidsinstellingen
Facturatie, betalingen & contracten — pakketfacturen, Stripe, schema’s voor boekingsbedragen en de standaard dienstverleningsovereenkomst
Aanvraagformulieren — formulierbouwer, insluiten op je website, en bronregistratie
Draaiboeken & tijdlijn — hoe tijdlijnonderdelen werken, ankeren aan zonmomenten, weer, en live-modus op de dag
E-mail — je @wedding.computer-inbox, hoe antwoorden aan contacten worden gekoppeld, en hoe je die naast je eigen adres gebruikt
AI-functies & integraties — met één klik opgestelde antwoorden, automatisch antwoord op aanvragen, en de AI-notitie over verwacht weer

Instagram Threads E-mailondersteuning