Aan de slag als trouwlocatie

Als locatie ben jij vaak de centrale organisator van een trouwdag. Meerdere leveranciers komen op jouw terrein, je regelt mogelijk de facturatie namens het koppel, en je team moet precies weten wat er gebeurt en wanneer. Een goede installatie betekent dat je koppels vanaf het moment dat ze bij je boeken een professionele coördinatiehub hebben — en dat jij een operationeel dagdocument hebt dat actueel blijft in plaats van te verouderen zodra het schema verandert.

Stap 1 — Vul je locatieprofiel aan

Ga naar Instellingen → Profiel en vul in:

Bedrijfsnaam — je locatienaam zoals koppels die kennen
Categorie — selecteer Locatie
Locatie — je volledige adres (dit wordt gebruikt voor weersvoorspellingen en gedeeld met leveranciers in de werkruimte)
Tijdzone — je lokale tijdzone
Bio en omschrijving — wat jouw locatie onderscheidend maakt; dit verschijnt in je openbare gidsvermelding
Website en Instagram — gelinkt vanuit je profiel

Waarom: elke leverancier die wordt uitgenodigd voor je bruiloftswerkruimtes ziet jouw locatieprofiel. Een compleet locatieprofiel — naam, adres, foto’s — is de context die andere leveranciers gebruiken bij het plannen van hun aankomst, logistiek en opbouw. Je fotograaf moet weten waar te zijn; je bloemist moet het opbouwvenster kennen. Een duidelijk profiel vermindert vragen van leveranciers voor de dag zelf.

Stap 2 — Bouw je aanvraagformulier

Open Formulieren → Aanvraag en pas de vragen aan die koppels beantwoorden wanneer zij contact met je opnemen over een boeking.

Voor een locatie zijn nuttige vragen:

Trouwdatum (of datumbereik dat ze overwegen)
Geschatte aantal gasten (apart voor ceremonie en receptie als deze verschillen)
Ceremonie en receptie in dezelfde ruimte, of verdeeld over zones?
Cateringvoorkeur: in-house, extern, of flexibel?
Accommodatiebehoeften (als je locatie kamers heeft)
Hoe ze je hebben gevonden

Waarom: je aanvraagformulier is de eerste fase van je boekingspijplijn. De antwoorden vertellen je direct of het koppel binnen je capaciteit past, of hun datum beschikbaar is, en welke pakketgesprekken je moet voeren. Een goed ontworpen formulier is meer waard dan een lange e-mailwisseling heen en weer.

Stap 3 — Stel je e-mailinbox in

Ga naar Instellingen → E-mail en claim een e-mailhandle — dit wordt jouwhandle@wedding.computer. Zodra dat is ingesteld, gebruik je E-mails in de zijbalk voor je inbox: tabbladen Inbox en Verzonden, een knop Opstellen, en automatisch gegroepeerde antwoorden op elk bericht.

Waarom: aanvragen en gesprekken met leveranciers belanden vaak verspreid over een persoonlijke inbox, waardoor het weken later lastig is om te onthouden wat er met een bepaald koppel is afgesproken. Elke e-mail die via je Wedding Computer-adres wordt verstuurd of ontvangen, wordt automatisch vastgelegd op de activiteitengeschiedenis van het bijbehorende contact — zo blijft de gespreksgeschiedenis aan de boeking gekoppeld, in plaats van verstopt in een mailboxzoekopdracht. Koppels en leveranciers antwoorden gewoon op een normaal e-mailadres; aan hun kant verandert er niets.

Stap 4 — Configureer je beschikbaarheid — dit is cruciaal

Open Agenda → Beschikbaarheid en:

Blokkeer datums die je al geboekt hebt — voeg elke bevestigde trouwdatum toe. In tegenstelling tot andere typen leveranciers hebben locaties meestal een harde limiet van één boeking per dag (of per ruimte), dus dit moet accuraat zijn.
Stel de dagen van de week in waarop je bruiloften houdt — doorgaans vrijdag tot en met zondag; markeer andere dagen als niet-beschikbaar
Kies onder Instellingen → Beschikbaarheid delen voor Openbaar — zodat koppels je agenda kunnen checken voordat ze een aanvraag indienen

Heb je meerdere ceremonie- of receptieruimtes die gelijktijdig kunnen draaien, maak dan een notitie in je aanvraagformulier — Wedding Computer modelleert op dit moment geen beschikbaarheid per meerdere ruimtes, dus dit moet je handmatig beheren.

Waarom: een locatie met een accurate beschikbaarheidskalender krijgt geen aanvragen meer voor datums die al geboekt zijn. Belangrijker nog: de werkruimtes van je geboekte koppels tonen de bruiloftsafspraak in hun gedeelde agendafeed — en hun leveranciers zien dit ook. De accuraatheid van die kalender is van belang.

Stap 5 — Stel facturatie en betaalschema’s in

Ga naar Instellingen → Betalingen → Stripe koppelen en koppel je Stripe-account. Geef je de voorkeur aan bankoverschrijving of directe facturatie, stel je betaalmethode dan in op Bankoverschrijving — facturen bevatten dan je bankgegevens.

Voeg het betaalschema toe aan elke factuur voor je standaardverhuur:

Aanbetaling (doorgaans 20–30%) bij boeking
Tussenbetaling (indien van toepassing) enkele maanden voor de bruiloft
Eindsaldo 4–6 weken van tevoren

Waarom: koppels beheren meerdere betaalschema’s over al hun leveranciers. Facturen versturen via Wedding Computer plaatst jouw betalingen naast alle andere in één overzicht — het koppel kan alles zien wat ze verschuldigd zijn, online betalen, en beide partijen hebben een duidelijke registratie.

Stap 6 — Stel je standaard huurcontract in

Ga naar Instellingen → Contracten en schrijf je standaard locatiehuurovereenkomst. Wedding Computer bewaart één standaard servicecontract en kopieert de inhoud naar elke nieuwe factuur. Je kunt de kopie op een factuur aanpassen wanneer een boeking andere voorwaarden nodig heeft, zonder eerdere facturen te wijzigen. Neem op:

Omvang van de locatiehuur (ruimtes, uren, inbegrepen apparatuur)
Cateringregelingen en beperkingen
Geluidslimieten en eindtijden
Annulerings- en uitstelbeleid
Borg en voorwaarden
Opbouw- en afbouwtijden
Wat er gebeurt als de trouwdatum verandert

Waarom: op de boekingspagina typt het koppel de volledige naam en het e-mailadres en bevestigt het akkoord. Wedding Computer registreert die acceptatie bij de factuur. Dit is geen getekende handtekening en er wordt geen downloadbare ondertekende PDF gemaakt; de bevestigingsmail bevat een tekstkopie van het geaccepteerde contract.

Stap 7 — Zet checklist-sjablonen op

Ga naar Checklists in de zijbalk en maak één of meer sjablonen — bijvoorbeeld “Standaard checklist locatiehuur” met items als definitief gastenaantal bevestigd, plattegrond goedgekeurd, borg ontvangen, verzekeringsbewijs op bestand, laatste rondleiding ingepland, aankomsttijden leveranciers bevestigd, en afbouw afgetekend.

Markeer één sjabloon als Standaard, zodat het automatisch wordt ingezet zodra een bruiloft wordt geboekt. Houd andere sjablonen optioneel en zet ze handmatig in op een specifieke bruiloft vanuit de checklistsectie van die bruiloft.

Waarom: een checklist-sjabloon maakt van je standaard voorbereidingsproces iets wat het systeem afdwingt, in plaats van iets wat je zelf moet onthouden. Zodra een sjabloon als standaard is ingesteld, krijgt elke nieuwe boeking automatisch dezelfde takenlijst gekoppeld, zonder extra stap van jouw kant — er wordt niets gemist omdat je toevallig druk was in de week dat een boeking binnenkwam. De lijst hoort bij de bruiloft zelf, zodat jij en je team items kunnen afvinken naarmate de datum nadert.

Stap 8 — Maak je eerste bruiloftswerkruimte aan

Boekt een koppel, open dan hun contactrecord en klik op Promoveren naar bruiloft. Vul de kerngegevens in:

De datum
Je locatie als algemene trouwlocatie
Het type ceremonie

Doe daarna het volgende:

Wijs jezelf aan als beherende leverancier — ga naar Mensen → je naam → schakel Kan beheren in. Hiermee word je tijdlijnleider. Andere leden kunnen toevoegingen, wijzigingen of verwijderingen van gedeelde rijen voorstellen; jij keurt ze ongewijzigd goed, past ze vóór goedkeuring aan of wijst ze af.
Nodig het koppel uit — Mensen toevoegen → Koppel uitnodigen.
Bouw het draaiboek van de locatie — voeg aparte rijen toe voor klaarmaken (indien van toepassing), ceremonie, receptie, inloop, zaalopbouw, aankomsten, cocktailuur, diner, speeches, dansen en afbouw. Vul per rij tijd en locatie in. Gebruik leveranciers voor operationele rijen en koppel voor wat het koppel ook moet zien.
Nodig het leveranciersteam uit zodra ze bevestigd zijn — voeg elke geboekte leverancier toe. Als leden kunnen zij gedeelde wijzigingen voorstellen en hun eigen privérijen beheren.

Waarom: de vlag geeft het schema één duidelijke leider. Als cateraars, bloemisten of entertainment wijzigingen voorstellen, zie je de waarden ervoor en erna en kun je goedkeuren, aanpassen of afwijzen zonder ceremonie- en receptielogistiek ook in de instellingen te dupliceren.

Beschikbare werkruimteleden, leveranciers en teamleden die aan de bruiloft zijn toegewezen, verschijnen onder elke rij als directe toevoegknoppen. Selecteer een naam één keer en de toewijzing wordt meteen opgeslagen, zonder extra klik op een plusknop. Gebruik het vrije label alleen voor iemand buiten de lijst. Toewijzingen zijn gedeelde lees- en schrijfbewerkingen: iedereen die een gedeelde rij ziet, ziet de toegewezen personen en kan ze direct toevoegen of verwijderen; bij een privé-rij kan alleen de eigenaar de toewijzingen beheren.

Stap 9 — Bouw het operationele draaiboek (BEO) voor de dag

Zodra de werkruimte bestaat, open je de bruiloft en ga je naar Operationeel draaiboek. Dit is één levend document dat het gedeelde draaiboek, het bruiloftsteam, gastenaantallen en dieetwensen, de tafelschikking en zaalplattegrond, en gedeelde bestanden op één plek samenbrengt — je hoeft het schema niet over te typen in een apart BEO-sjabloon. Vul in:

Service en catering — servicestijl en volgorde, menu- en leveranciersnotities, drankenplan
Operatie op de dag zelf — personeelsnotities, toegangstijden voor opbouw en afbouw, aandachtspunten voor toegankelijkheid
Operationeel gastenaantal — laat leeg om de bevestigde RSVP’s te gebruiken (met als terugvaloptie het geschatte gastenaantal van de bruiloft, en daarna de huidige gastenlijst), of stel een handmatige waarde in
Status — Concept terwijl je het nog invult, Definitief zodra het is vastgezet

Alleen de beherende leverancier kan het draaiboek bewerken — als locatie ben jij meestal degene die deze rol voor je eigen trouwdag vervult.

Wanneer het klaar is om te overhandigen aan mensen zonder Wedding Computer-account — barpersoneel, beveiliging, een runner — schakel je Delen in om een openbare link te genereren. Deze toont het gedeelde schema, de gast- en dieetsamenvatting, het leveranciersteam en je operationele notities. Een eventuele tafelschikking/zaalplattegrond die je hebt opgebouwd (zie Stap 10) verschijnt ook, maar de private plattegrondafbeelding blijft beperkt tot aangemelde bruiloftsleden, ook als de link van het draaiboek openbaar is. Je kunt op elk moment ook Printen / PDF opslaan.

Waarom: een BEO is het document waar elke locatie de dag al vanuit runt. De versie van Wedding Computer blijft gekoppeld aan hetzelfde schema, team en dezelfde gastgegevens die iedereen anders op de bruiloft ook bijwerkt, dus het kan niet stilletjes verouderen zoals een geprinte BEO dat doet zodra het draaiboek verandert en niemand eraan denkt om die opnieuw uit te geven. De optie voor een openbare link betekent dat je het draaiboek kunt voorleggen aan los, alleen-ter-plaatse personeel zonder hen accounts te geven of je privéplattegrondbestand bloot te stellen.

Stap 10 — Zet de Gasten-app op voor tafelschikking en zaalplattegrond

Vraag het koppel (of schakel de app zelf in als je werkruimtetoegang hebt) om de Gasten-app voor de bruiloft in te schakelen, met zichtbaarheid op ten minste Koppel + planners/locaties, zodat je team het kan zien. Zodra de gastenlijst en RSVP’s binnenkomen:

Open Tafelschikking en sleep gasten van de bank met nog niet geplaatste gasten naar tafels (rond, rechthoekig, kinderen, koppel of overig). Automatisch plaatsen vult tafels automatisch terwijl bestaande plaatsen stabiel blijven, iedereen die heeft afgezegd op de bank blijft, en een kindertafel automatisch wordt herkend. Dit markeert gasten zonder plaats, conflicten met ‘niet bij elkaar’, een afgemelde gast die toch nog is geplaatst, of een tafel boven capaciteit.
Open Zaalplattegrond en upload je echte locatieplattegrond — een JPG, PNG of PDF — als achtergrond van het canvas. Sleep dezelfde tafels uit de tafelschikking naar hun plek erop, en voeg naar wens operationele zones (bar, dansvloer) of zitrijen voor de ceremonie toe. Gebruik Printen / PDF opslaan zodra het klaar is om aan je team ter plaatse te overhandigen.

Waarom: hier houdt een tafelschikking op een spreadsheet te zijn en wordt het een echt diagram van je echte ruimte. Omdat de tafels op de plattegrond dezelfde tafels zijn als in de tafelschikking, werkt het verplaatsen van een tafel of het verzetten van een gast beide weergaven bij — je hoeft geen tafelschikkingsspreadsheet en een aparte plattegrondschets handmatig synchroon te houden. Je plattegrondafbeelding blijft privé voor aangemelde bruiloftsleden; alleen het afgeleide plattegrondschema is zichtbaar als het operationele draaiboek later openbaar wordt gedeeld.

Stap 11 — Begrijp de rol van financiële partij (indien van toepassing)

Regelt je locatie de betalingen aan andere leveranciers namens het koppel — het geld van het koppel doorsturen naar een cateraar, entertainment, of bloemist — ga dan naar Instellingen → Profiel en schakel Is organisator in (soms zichtbaar als de financiële-partij-instelling).

Eenmaal ingeschakeld, wordt je locatieaccount gemarkeerd als de financiële partij voor bruiloften waar jij de organisator bent. Dit is relevant voor hoe facturatiestromen worden weergegeven en voor boekhoudkundige doeleinden.

Waarom: niet elke locatie werkt op deze manier. Verkoop je simpelweg locatiehuur en regelt het koppel al het andere zelf, dan heb je dit niet nodig. Ben je een full-service locatie waar het koppel één keer betaalt en jij alle leveranciers betaalt, dan is deze vlag hoe het systeem die afspraak weergeeft.

Stap 12 — Voeg teamleden toe (als je evenementenpersoneel hebt)

Voeg evenementencoördinatoren, floor managers en boekingsmedewerkers via Team in de zijbalk toe aan het bedrijfsrooster. Het rooster is in beide abonnementen beschikbaar. Een teamlidrecord maakt geen login aan en verleent geen accounttoegang. Wijs de persoon aan de betreffende bruiloft toe en selecteer die daarna rechtstreeks in tijdlijnrijen.

Waarom: het rooster legt vast wie elke bruiloft bemant en toont wie voor een taak verantwoordelijk is. Moet iemand inloggen en in de werkruimte werken, nodig die persoon dan apart uit met het juiste lidmaatschap.

Stap 13 — Koppel je agenda veilig

Open Je profiel → Je trouwagenda om je persoonlijke privéfeed te maken. Kies Abonneren in Apple Calendar of kopieer de link naar Google Agenda of Outlook.

Met Pro open je Instellingen → Agenda en contacten → Agendaverbinding maken voor een zakelijke feed of een CalDAV-account. Maak voor elke teamapp of elk apparaat een aparte verbinding in plaats van inloggegevens te delen; je kunt er één intrekken zonder de andere los te koppelen.

Waarom: deze verbindingen tonen aankomende bruiloften en toegestane tijdlijnrijen in de verbonden agenda. Ze zijn alleen-lezen: wijzigingen in de agenda-app gaan niet terug naar Wedding Computer. Behandel elke link of inloggegevens als een wachtwoord en trek ze in als ze per ongeluk zijn gedeeld.

Je bent er klaar voor wanneer:

Je locatieprofiel is compleet (naam, adres, omschrijving)
Je e-mailhandle is geclaimd en je werkt vanuit de ingebouwde inbox
Je aanvraagformulier stelt de juiste vragen
Alle geboekte datums zijn geblokkeerd in beschikbaarheid
Stripe is gekoppeld en de betaalschemastructuur is bepaald
Je standaard servicecontract is ingesteld
Minstens één checklist-sjabloon staat ingesteld als standaard
Je weet hoe je een werkruimte aanmaakt en jezelf als beherende leverancier instelt
Je bent begonnen met een operationeel draaiboek voor je volgende geboekte bruiloft
De Gasten-app is ingeschakeld en je weet waar de tafelschikking en de zaalplattegrond te vinden zijn
Belangrijk personeel is toegevoegd als teamlid

Wat je nu kunt doen

Neem je dichtstbijzijnde aankomende geboekte bruiloft en maak er een werkruimte voor aan. Wijs jezelf aan als beherende leverancier, nodig het koppel uit, en voeg je locatieschema (inloop, opbouwvensters, eindtijden) toe aan de tijdlijn. Nodig daarna de bevestigde leveranciers uit, open Operationeel draaiboek en begin met het invullen van notities over service, personeel en opbouw, en — zodra de gasten op de lijst staan — bouw de tafelschikking uit en zet die op je echte plattegrond in Zaalplattegrond.

Zodra leveranciers hun servicetijden beginnen voor te stellen — de opbouw van de bloemist, de soundcheck van de dj — zie je precies hoe de coördinatiestroom werkt. De gids voor planners & locaties behandelt het goedkeuren als beherende leverancier uitgebreid.

Instagram Threads E-mailondersteuning