Documenten & bestanden

Bestanden uploaden

Bruiloftsplanning brengt veel papierwerk met zich mee — getekende contracten, offertes, plattegronden, moodboards, menuopties — en dat komt meestal verspreid binnen via aparte e-mailthreads met elke leverancier. De sectie Bestanden geeft iedereen bij de bruiloft één gedeelde plek om het op te slaan, zodat je niet elke keer je inbox hoeft door te spitten (of een leverancier hoeft te vragen iets opnieuw te sturen) als je de plattegrond van de locatie of het voorstel van de cateraar nodig hebt.

Iedereen met toegang tot de bruiloftswerkruimte kan bestanden uploaden vanuit Bestanden. Degene die uploadt kiest of iedereen op de bruiloft het bestand kan zien, of alleen geselecteerde actieve leden.

Veelvoorkomende bestanden die koppels uploaden:

• Contracten ontvangen van leveranciers
• Offertes of voorstellen
• Inspiratiebeelden (moodboards, stijlreferenties)
• Ceremonieteksten of draaiboeken voor de dienst
• Plattegronden van de locatie
• Menuopties van de cateraar
• Boekingsbevestigingen van accommodatie

Veelvoorkomende bestanden die leveranciers uploaden:

• Hun eigen servicecontracten (gekoppeld aan facturen, maar ook rechtstreeks te uploaden)
• Stijlgidsen of voorbereidingsdocumenten
• Aanbevelingen voor ceremoniemuziek
• Stylingdraaiboeken of notities over de inrichting van de ruimte

Welke bestandstypen worden ondersteund?

Elk bestand mag maximaal 10 MB groot zijn. Wedding Computer accepteert:

• Afbeeldingen: JPEG en PNG
• Documenten: PDF

Wedding Computer controleert de extensie, het door de browser gemelde type en de werkelijke bestandssignatuur. SVG, Office, ZIP, tekst, video, audio, uitvoerbare, vermomde en andere bestanden worden geweigerd. Deel een link in Links als een bestand te groot of niet ondersteund is. Toegestane bestanden worden gedownload, niet inline getoond en niet in de browsercache bewaard.

Kun je bestanden ordenen per categorie?

Bestanden worden opgeslagen in je bruiloftswerkruimtemap, niet in subcategorieën. Er is geen mappensysteem binnen de documentenbibliotheek — bestanden staan chronologisch op uploaddatum. Gebruik beschrijvende bestandsnamen om ze makkelijk herkenbaar te maken.

Wie kan geüploade bestanden zien?

Je kiest de zichtbaarheid per bestand, zodat je iets kunt delen met precies de leveranciers die het nodig hebben in plaats van het aan het hele team te tonen. Als je cateraar bijvoorbeeld een menuvoorstel stuurt, kun je dat delen met de locatie — die moet plannen rond de definitieve cateringdetails — zonder het te delen met je fotograaf of band, die er geen reden voor hebben en de prijzen van de cateraar niet hoeven te zien.

• Iedereen op deze bruiloft — elk actief lid van de werkruimte kan het openen.
• Alleen specifieke personen — kies precies welke andere actieve leden toegang krijgen. Selecteer je niemand, dan blijft het bestand privé voor degene die het heeft geüpload.

Alleen degene die een bestand heeft geüpload kan het verwijderen of de deelinstellingen wijzigen. Iemand zonder toegang krijgt geen bestandsmetadata en kan het bestand niet downloaden, zelfs niet als diegene de URL kent.

Kun je bestanden later downloaden?

Ja. Open elk bestand waarvoor je bevoegd bent. Toegang duurt alleen zolang het bestand bestaat, je actief lid blijft en de uploader het met je blijft delen.

Wat gebeurt er met je bestanden als je stopt met Wedding Computer?

Bestanden blijven aan de werkruimte gekoppeld zolang die bestaat. Bewaar zelf kopieën van alles wat je nodig hebt voor juridische, fiscale, zakelijke of persoonlijke administratie op lange termijn. Download belangrijke bestanden voordat je een werkruimte verlaat of een account verwijdert.

Je kunt op elk moment het draaiboek als PDF exporteren (Tijdlijn → Exporteren → Draaiboek afdrukken (PDF)). Download andere documenten individueel uit de documentenbibliotheek.

Kunnen leveranciers de contracten zien die jij hebt ondertekend?

Het servicecontract dat aan de boekingsstroom van een leverancier is gekoppeld, is zichtbaar voor die leverancier en voor de persoon van het koppel die het accepteert. Bij acceptatie worden de ingetikte naam, het tijdstip en de contracttekst voor die boeking vastgelegd; het contract wordt niet automatisch toegevoegd aan de algemene lijst met Bestanden. Andere leveranciers kunnen de factuur of het contract van een andere leverancier niet bekijken.

Voor NOIM- en documenten van trouwambtenaren met gezamenlijke handtekeningen, zie de gids voor trouwambtenaren voor hoe dat proces werkt.