Contacten en je pijplijn beheren

Elke aanvraag die je ontvangt, staat in Contacten — je leadlijst en CRM. Contacten doorlopen een pijplijn van acht fasen, van eerste aanvraag tot afgeronde bruiloft, en elk contact bevat alles wat je over dat koppel weet: e-mails, notities, facturen, activiteitengeschiedenis en hun gekoppelde bruiloftswerkruimte.

De pijplijn

Wedding Computer gebruikt een vaste pijplijn van acht fasen:

Fase	Wat het betekent
Nieuw	Er is een aanvraag binnengekomen — nog niet opgevolgd
Contact gelegd	Je hebt gereageerd of contact opgenomen
Afspraak	Er is een afspraak gepland of geweest
Offerte verstuurd	Je hebt een offerte of voorstel verstuurd
Geboekt	De boeking is bevestigd
Afgerond	De bruiloft heeft plaatsgevonden
Verloren	De lead heeft niet geconverteerd
Gearchiveerd	Inactief; veilig bewaard buiten actieve workflows

Verplaats een contact tussen fasen door op de fase-badge bij het contact te klikken en de nieuwe fase te kiezen.

De acht fasen liggen vast — ze zijn ontworpen om de universele workflow van elke leverancier te dekken en kunnen niet worden aangepast. Dat is bewust: of je nu een freelancefotograaf bent of een trouwlocatie met een heel team, elke aanvraag volgt hetzelfde traject van eerste contact tot boeking of verlies, zodat niets stil blijft hangen in een fase die iemand voor één lead heeft verzonnen en daarna vergeten. Werk je alleen, dan zorgt die consistentie ervoor dat je nooit kwijtraakt waar een lead staat. Leid je een team, dan leest iedereen de pijplijn op dezelfde manier zonder een gedeeld draaiboek bij te hoeven houden.

Verplaats je een contact naar Verloren, dan word je gevraagd een gestructureerde reden vast te leggen: prijs, beschikbaarheid, gekozen voor een concurrent, geen reactie, geen match, of anders. Deze redenen voeden rechtstreeks je rapportages, zodat je na verloop van tijd patronen kunt zien — gaat een onevenredig deel van je leads verloren op prijs, dan is dat een signaal om naar te handelen.

Is een contact Geboekt, dan kun je het promoveren naar een bruiloftswerkruimte, waarmee de gedeelde, gezamenlijke omgeving voor die bruiloft wordt aangemaakt.

Beschikbaarheid bekijken vanuit een contact

Voordat je op een aanvraag reageert, open je het contactrecord om te zien of je vrij bent op de gewenste datum. Wedding Computer vergelijkt de trouwdatum van de aanvraag direct met je agenda — je standaard wekelijkse beschikbaarheid plus eventuele per-datum uitzonderingen — op het contact zelf, zodat je een duidelijk “beschikbaar” of “niet beschikbaar” ziet zonder het contact te verlaten en een apart agendatablad te raadplegen. Dat telt het meest in de eerste paar minuten na het binnenkomen van een aanvraag: een snel en zeker “ja, ik ben vrij” of “sorry, die dag is al geboekt” voorkomt dat je een datum aanbiedt die je niet kunt leveren, of dat je een lead verliest aan een snellere reactie terwijl jij handmatig aan het controleren bent.

AI-opgestelde e-mails per contact (Pro)

Elk contact heeft een AI-conceptoptie zodat je elke reactie niet vanaf een lege pagina hoeft te beginnen. Open het contact en kies Concept opstellen, waarna Wedding Computer een gepersonaliseerd bericht schrijft op basis van de geschiedenis van dat contact, hun trouwdetails en jouw eigen stijl en context — voor veelvoorkomende situaties zoals nabellen bij een stille lead, beleefd afzeggen als je niet beschikbaar bent voor hun datum, of doorverwijzen naar een andere leverancier. Je bekijkt en bewerkt het concept voordat er iets wordt verzonden; het gaat nooit automatisch de deur uit. Dit is bedoeld voor iedereen met meer aanvragen dan tijd om elke reactie met de hand te schrijven — het verandert “dat doe ik later” in een concept dat je in één of twee minuten kunt goedkeuren, gebaseerd op hetzelfde activiteitenlogboek en de trouwdetails die al bij het contact zijn opgeslagen, zodat het bericht echt de situatie van dat koppel weerspiegelt.

Contacten archiveren en herstellen

Wedding Computer verwijdert contacten niet definitief vanuit de app. Kies op de pagina Bewerken van een contact voor Contact archiveren. Het contact gaat naar de fase Gearchiveerd en verdwijnt uit het actieve dashboard en de met apparaten gesynchroniseerde weergaven. Alle gegevens, notities, facturen, activiteitengeschiedenis en de gekoppelde bruiloft blijven intact.

Wil je het contact terughalen, open het dan via het tabblad Gearchiveerd en kies Herstellen. Wedding Computer zet het terug in de pijplijnfase waarin het zich direct vóór het archiveren bevond.

Is het contact via een import of externe bestandsbewerking gearchiveerd zonder dat de vorige fase is vastgelegd, dan wordt het als Nieuw hersteld. Daarna kun je in het contactrecord de juiste fase kiezen.

Wat er bij een contactrecord wordt opgeslagen

Elk contact bevat:

• Gegevens van het koppel — naam van de eerste en tweede persoon, e-mail, telefoon en Instagram-handle
• Trouwgegevens — datum (of datum nog te bepalen), locatie, aantal gasten en type ceremonie
• Pijplijnfase en bron — waar de lead vandaan kwam
• Notities — vrije, privénotities die alleen jij kunt zien, volledig doorzoekbaar
• Aangepaste velden — eventuele extra vragen die je aan je aanvraagformulier hebt toegevoegd
• Activiteitenlogboek — een geschiedenis met tijdstempel van elke faseverandering, factuurgebeurtenis en belangrijke actie
• Facturen — alle facturen die voor dit koppel zijn aangemaakt
• E-mails — de volledige e-mailthread via je @wedding.computer-adres
• Gekoppelde bruiloft — eenmaal gepromoveerd, een directe link naar de gedeelde werkruimte

Zoeken en filteren

De zoekbalk bovenaan Contacten doorzoekt namen, e-mailadressen, telefoonnummers en notities terwijl je typt. Je kunt de contactenlijst ook filteren op:

• Pijplijnfase — elke combinatie van de acht fasen
• Trouwdatum — een datumbereik om bruiloften in een bepaald seizoen of jaar te vinden
• Bron — waar de lead vandaan kwam (aanvraagformulier, API, handmatige invoer, enz.)
• Locatie — stad of regio

Er is geen apart tagsysteem, maar je notities en alle aangepaste velden die je aan je aanvraagformulier hebt toegevoegd, zijn volledig doorzoekbaar en dienen hetzelfde doel voor segmentatie.

Activiteitengeschiedenis

Elk contact houdt een activiteitenlogboek bij — een chronologisch omgekeerd overzicht van faseveranderingen, factuurgebeurtenissen, betalingen en andere belangrijke momenten. Dit is alleen voor jou zichtbaar en wordt automatisch bijgewerkt naarmate dingen gebeuren.

Wordt een contact een bruiloftswerkruimte, dan houdt een apart bruiloftslogboek acties bij die ook andere leden van de werkruimte kunnen zien (tijdlijnupdates, toegevoegde of verwijderde mensen, enz.).

Leads opvolgen

Er zijn nog geen aparte herinnerings- of taakfuncties — gestructureerde opvolgplanning staat op de roadmap. De meeste leveranciers verplaatsen leads naar een passende fase wanneer er actie nodig is, en gebruiken daarna de gefilterde contactenlijst om leads naar boven te halen die al een tijdje niet bewogen zijn.

Bestaande contacten importeren

Kom je van een andere tool — Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, VSCO Workspace, of een spreadsheet — dan kun je je bestaande contacten importeren zonder ze handmatig opnieuw in te voeren. Je kunt ook platte tekst plakken (oude e-mails, beursnotities, handgeschreven lijsten) en de AI haalt de contactgegevens er voor je uit.

Voor stap-voor-stap instructies per bron, hoe je je export voorbereidt en hoe je Claude Desktop gebruikt om grote hoeveelheden gegevens via MCP te importeren, zie de volledige gids voor het importeren van contacten.

Offertecalculators

Naast het aanvraagformulier kun je interactieve offertecalculators maken — klanten schatten een prijs en doen rechtstreeks vanuit het resultaat een aanvraag, die net als een formulierinzending in je pijplijn terechtkomt.

Je CRM-gegevens downloaden

Open Contacten en kies CSV met contacten downloaden voor een rechtstreekse export van je echte CRM-contacten. Het UTF-8-bestand is voorbereid voor spreadsheets en neutraliseert waarden die anders als formules zouden kunnen worden uitgevoerd. Democontacten worden uitgesloten.

De CSV is de snelste manier om de contactentabel te verplaatsen of controleren. Gebruik voor het bredere accountdossier, met andere ondersteunde bedrijfs- en bruiloftsgegevens, de draagbare ZIP onder Je profiel → Exporteren. Zie Eigenaarschap van je gegevens voor de exacte inhoud en herstellimieten.

---

Zie ook

• Aanvraagformulieren — bouw het formulier dat je pijplijn voedt en stel AI-automatisch antwoord in voor nieuwe contacten
• Contacten importeren — bestaande contacten overzetten vanuit een andere CRM of spreadsheet
• Offertecalculators — laat klanten hun eigen aanvraag berekenen voordat die in je pijplijn terechtkomt