Aan de slag als weddingplanner

Als planner is Wedding Computer het centrale punt voor elke bruiloft die je beheert. Jij coördineert leveranciers, beheert de tijdlijn, en maakt de werkruimte aan waar iedereen bij aansluit. Een goede installatie betekent dat elke bruiloft die je aanneemt door een consistent, professioneel systeem loopt.

Stap 1 — Vul je bedrijfsprofiel aan

Ga naar Instellingen → Profiel en vul in:

Bedrijfsnaam — wat koppels en leveranciers zien als zij je profiel bekijken
Categorie — selecteer Planner
Locatie — je standplaats of regio
Tijdzone — je lokale tijdzone, gebruikt voor alle datums en agenda-afspraken
Bio, website, Instagram — deze verschijnen in je openbare gidsvermelding en in je leveranciersprofiel wanneer je aan een bruiloft wordt toegevoegd

Waarom: je profiel is wat andere leveranciers zien wanneer jij hen uitnodigt voor een bruiloft. Een compleet profiel — bedrijfsnaam, locatie, foto — vertelt hen direct met wie ze te maken hebben. Leveranciers accepteren een uitnodiging van een planner die er gevestigd uitziet sneller.

Stap 2 — Importeer je bestaande contacten

Kom je van een ander CRM, open dan Contacten → Importeren. Upload een CSV-, TSV- of JSON-export en koppel de kolommen aan de contactvelden van Wedding Computer — er zijn kant-en-klare koppelingsvoorinstellingen voor Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, en VSCO Workspace/Tave, zodat je de veldkoppeling niet zelf hoeft uit te zoeken. Heb je geen nette export, dan kun je in plaats daarvan ruwe tekst plakken (een e-mail, een stukje spreadsheet) en de AI de contactgegevens in een gestructureerd record laten omzetten.

Voordat er iets wordt vastgelegd, krijg je een voorbeeld van wat er wordt aangemaakt, en detectie van duplicaten markeert contacten die al in je pijplijn lijken te staan. Rijen die een al geboekt koppel voorstellen, kunnen optioneel automatisch hun bruiloftswerkruimte aanmaken als onderdeel van de import. Komt er iets verkeerd binnen, dan is de hele import terug te draaien — je kunt de contacten die een bepaalde import heeft aangemaakt archiveren.

Waarom: jarenlange klantgeschiedenis handmatig overzetten is de belangrijkste reden waarom planners het overstappen op een nieuw systeem uitstellen. Omdat de kolomkoppelingsvoorinstellingen al weten hoe Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook en VSCO/Tave hun exports opbouwen, breng je je bestaande pijplijn in één keer over in plaats van elke lead opnieuw in te voeren — en omdat de import terug te draaien is, loop je geen risico door eerst een testrun te doen voordat je het definitief maakt.

Stap 3 — Bouw je aanvraagformulier

Open Formulieren → Aanvraag en pas de vragen aan die koppels beantwoorden wanneer zij contact met je opnemen.

Voor een planner zijn nuttige vragen:

Trouwdatum (verplicht)
Trouwlocatie of locatie (of “voorgeselecteerde locaties”)
Geschatte aantal gasten
Type ceremonie (buiten, binnen, destination, elopement)
Welk planningspakket interesseert hen (als je niveaus aanbiedt: volledige planning, gedeeltelijk, dag-coördinatie)
Hoe ze je hebben gevonden
Eventuele details over hun visie of stijl

De huidige editor heeft geen bouwer voor voorwaardelijke logica. Gebruik duidelijke sectiekoppen of maak afzonderlijke formulieren wanneer verschillende pakketten wezenlijk andere vragen nodig hebben.

Waarom: een goed aanvraagformulier kwalificeert leads voordat je tijd in een reactie investeert. Stelt je formulier de juiste vragen, dan weet je al bij het eerste bericht of een koppel bij je past, wat hun datum is, en welk serviceniveau ze nodig hebben — voordat je de telefoon oppakt. Inzendingen komen rechtstreeks in je contactenpijplijn terecht, in dezelfde fase ‘nieuwe aanvraag’ als bij een lead die je handmatig toevoegt.

Stap 4 — Gebruik je inbox en AI-concepten voor antwoorden

Elk leveranciersaccount heeft een eigen adres op handle@wedding.computer — claim je handle onder Instellingen → Bedrijfsinstellingen als je dat nog niet gedaan hebt. Open Inbox om alles op gesprek gesorteerd te zien: binnenkomende aanvragen, je antwoorden, en alles wat je vanuit je andere tools hebt cc’d of doorgestuurd. Elk bericht dat via deze inbox wordt verzonden of ontvangen, wordt automatisch aan de activiteitengeschiedenis van dat contact toegevoegd, naast hun formulierinzendingen, facturen en contractstatus.

Klik bij het beantwoorden op AI-concept voor een eerste versie op basis van de geschiedenis van dat contact, de al vastgelegde trouwgegevens, en je eigen stijl en context. Het dekt de routinegevallen — een follow-up, een koppel laten weten dat je niet beschikbaar bent op hun datum, doorverwijzen naar een andere planner — zodat je een concept bewerkt in plaats van bij een leeg bericht te beginnen.

Waarom: planners leven in hun e-mail, en een aparte inbox voor klantcorrespondentie betekent anders dat je berichten handmatig in je CRM dupliceert, of het overzicht verliest over wat er precies is gezegd. Omdat elk bericht hier zich automatisch aan het contact koppelt, staat het volledige gesprek op het record van dat contact klaar voor iedereen — inclusief jijzelf, maanden later — zonder dat iemand een mailbox hoeft door te spitten. AI-concepten nemen de drempel van het lege scherm weg bij routine-antwoorden, zodat een snel eerste antwoord niet afhangt van het vinden van tien vrije minuten om het te schrijven.

Stap 5 — Stel je standaard servicecontract in

Ga naar Instellingen → Contracten en schrijf je standaard planningsovereenkomst. Wedding Computer bewaart één standaard servicecontract en kopieert de inhoud naar elke nieuwe factuur. Je kunt de kopie op die factuur aanpassen voor een pakket zonder eerdere facturen te wijzigen. Neem op:

Omvang van diensten (volledige planning, gedeeltelijk, dag-coördinatie)
Betaalschema (aanbetaling, termijnen, eindsaldo)
Annulerings- en uitstelvoorwaarden
Wat er gebeurt als een leverancier die je aanbeveelt niet beschikbaar is
Communicatieverwachtingen

Waarom: je contract beschermt jou en het koppel. Op de boekingspagina typt het koppel de volledige naam en het e-mailadres en bevestigt het akkoord. Wedding Computer registreert die acceptatie bij de factuur. Dit is geen getekende handtekening en er wordt geen downloadbare ondertekende PDF gemaakt; de bevestigingsmail bevat een tekstkopie van het geaccepteerde contract.

Stap 6 — Configureer Stripe voor aanbetalingen en betalingen

Ga naar Instellingen → Betalingen → Stripe koppelen en doorloop de Stripe-onboarding.

Stel je betaalschema in per factuur: doorgaans een aanbetaling (20–30% van het totale tarief) bij boeking, een tussenbetaling op een bepaalde mijlpaal, en het eindsaldo 4–6 weken voor de bruiloft.

Waarom: wanneer kaartbetaling is ingesteld, kan het koppel de boekingskostentermijn via Stripe Checkout betalen. Latere termijnen blijven op het factuurschema staan, zodat je ze bij ontvangst kunt registreren.

Stap 7 — Stel je beschikbaarheid in

Open Agenda → Beschikbaarheid en:

Markeer op welke dagen van de week je bruiloften aanneemt (de meeste planners werken in het weekend)
Blokkeer persoonlijke datums en vakanties
Kies onder Instellingen → Beschikbaarheid delen voor Openbaar, zodat aanvragers je beschikbare datums kunnen zien voordat ze contact opnemen

Waarom: een openbare beschikbaarheidskalender betekent dat je geen aanvragen meer krijgt voor datums die je al geboekt hebt. Koppels checken je agenda voordat ze een aanvraag indienen, dus de leads die wel binnenkomen zijn voor echt beschikbare datums.

Heb je Pro, schakel dan AI-automatisch antwoord in — komt er een nieuwe aanvraag binnen voor een datum die je vrij hebt, dan stuurt de AI direct een persoonlijk antwoord dat de aanvraag erkent en je beschikbaarheid bevestigt. Koppels verwachten snelle reacties; dit regelt het eerste antwoord automatisch.

Stap 8 — Koppel je agenda veilig

Open Je profiel → Je trouwagenda om je persoonlijke privéfeed te maken. Kies Abonneren in Apple Calendar of kopieer de link naar Google Agenda of Outlook.

Met Pro open je Instellingen → Agenda en contacten → Agendaverbinding maken voor een zakelijke feed of een CalDAV-account. Maak voor elke app of elk apparaat een aparte verbinding, zodat je die kunt intrekken zonder de andere te onderbreken.

Waarom: deze verbindingen tonen je Wedding Computer-boekingen en toegestane tijdlijnrijen naast je andere afspraken. Ze zijn alleen-lezen: wijzigingen in Apple Calendar, Google Agenda, Outlook of een CalDAV-app gaan niet terug naar Wedding Computer. Behandel elke link of inloggegevens als een wachtwoord en trek ze in als ze per ongeluk zijn gedeeld.

Stap 9 — Maak je eerste bruiloftswerkruimte aan

Boekt een koppel, open dan hun contactrecord en klik op Promoveren naar bruiloft. Vul de kerngegevens in:

Datum en algemene locatie
Type ceremonie

Doe daarna meteen het volgende:

Wijs jezelf aan als beherende leverancier — ga naar Mensen → je naam → schakel Kan beheren in. Hiermee word je tijdlijnleider. Andere leden kunnen toevoegingen, wijzigingen of verwijderingen van gedeelde rijen voorstellen; jij keurt ze ongewijzigd goed, past ze vóór goedkeuring aan of wijst ze af.
Nodig het koppel uit — Mensen toevoegen → Koppel uitnodigen. Voer beide e-mailadressen in.
Nodig het leveranciersteam uit — voeg elke leverancier toe zodra die bevestigd is. Als leden kunnen zij gedeelde wijzigingen voorstellen en hun eigen privérijen beheren.
Controleer of je checklists zijn ingezet — checklist-sjablonen die je onder Instellingen → Checklists hebt gebouwd, worden automatisch aan de to-do-lijst van de bruiloft gekoppeld zodra je het contact promoveert, zodat terugkerende taken al klaarstaan in plaats van iets wat je per boeking opnieuw moet toevoegen.

Waarom: de beherende-leverancierrol geeft het gedeelde schema één duidelijke leider. De logistiek van de dag staat in tijdlijnrijen in plaats van dubbele trouwvelden en voorstellen voor gedeelde wijzigingen komen eerst bij jou. De automatische checklistkoppeling zorgt ervoor dat een stap niet wordt gemist alleen omdat een boeking in een drukke week viel — de to-do-lijst is al gevuld voordat je er zelf aan denkt om die op te bouwen.

Stap 10 — Bouw het eerste draaiboek

Ga naar de bruiloft → Tijdlijn en begin de structuur van de dag op te bouwen. Er is momenteel geen ingebouwde knop Genereer draaiboek. Met Pro kan een gekoppelde MCP-assistent vanuit een door jou gecontroleerd concept rijen voorstellen of toevoegen; anders voeg je de rijen rechtstreeks toe.

Voeg ceremonie, receptie, klaarmaken, portretten, opbouw, aankomsten, zaalwissels en afsluiting toe als tijdlijnrijen. Elke rij heeft een eigen tijd en locatie. Gebruik leveranciers voor gedeelde operationele rijen, koppel voor wat iedereen moet zien en privé voor interne rijen.

Waarom: hoe eerder je een structuur in de tijdlijn hebt, hoe eerder leveranciers kunnen zien waar ze passen. Je fotograaf ziet de portrettijd, je trouwambtenaar ziet de start van de ceremonie, je locatie ziet hun opbouwvenster — allemaal vanuit de gedeelde werkruimte in plaats van aparte e-mails van jou.

Beschikbare werkruimteleden, leveranciers en teamleden die aan de bruiloft zijn toegewezen, verschijnen onder elke rij als directe toevoegknoppen. Selecteer een naam één keer en de toewijzing wordt meteen opgeslagen, zonder extra klik op een plusknop. Gebruik het vrije label alleen voor iemand buiten de lijst. Toewijzingen zijn gedeelde lees- en schrijfbewerkingen: iedereen die een gedeelde rij ziet, ziet de toegewezen personen en kan ze direct toevoegen of verwijderen; bij een privé-rij kan alleen de eigenaar de toewijzingen beheren.

Stap 11 — Bouw het operationele draaiboek (BEO)

Ga naar de bruiloft → Operationeel draaiboek om het ene dagreferentiedocument samen te stellen — het pakket in BEO-stijl (banquet event order) dat het draaiboek, teamtoewijzingen, gastenaantallen en dieetwensen, indeling en gedeelde bestanden op één plek samenbrengt. Omdat het put uit dezelfde live gegevens als je tijdlijn en gastenlijst, wordt het automatisch bijgewerkt zodra die onderdelen veranderen, in plaats van dat je het bij elke wijziging handmatig moet herbouwen.

Deel het via een openbare link met personeel ter plaatse dat geen Wedding Computer-account heeft, of exporteer/print het als PDF voor iedereen die op de dag zelf een papieren exemplaar nodig heeft.

Waarom: dit is het document dat een planner of locatie meestal voor iedereen samenstelt — het ene naslagwerk waar elke leverancier en elk personeelslid ter plaatse in kan kijken in plaats van je te sms’en “hoe laat is de zaalwissel” of “hoeveel mensen eten vegetarisch”. Omdat het live wordt gegenereerd in plaats van als apart bestand bijgehouden, kan het niet ongemerkt verouderen zoals een statisch BEO dat ergens op een gedeelde schijf staat.

Stap 12 — Voeg teamleden toe (als je personeel hebt)

Werk je met een assistent of coördinator, open dan Team in de zijbalk en voeg die persoon toe aan je bedrijfsrooster. Het rooster is in beide abonnementen beschikbaar. Een teamlidrecord maakt geen login aan en verleent geen accounttoegang. Wijs de persoon aan de betreffende bruiloft toe en selecteer die daarna rechtstreeks in tijdlijnrijen.

Waarom: het rooster legt vast wie aan elke bruiloft werkt en laat de tijdlijn de echte verantwoordelijke noemen. Moet iemand inloggen en de werkruimte bewerken, nodig die persoon dan apart uit met het juiste lidmaatschap.

Je bent er klaar voor wanneer:

Je profiel is compleet (naam, categorie als Planner, locatie)
Je hebt je bestaande contacten geïmporteerd, als je van een ander CRM overstapt
Je aanvraagformulier staat live en stelt de juiste vragen
Je hebt je @wedding.computer-handle geclaimd en weet waar je AI-concepten vindt in je inbox
Je standaard servicecontract is ingesteld
Stripe is gekoppeld en je betaalschemastructuur is bepaald
Je beschikbaarheid is ingesteld en zichtbaar voor aanvragers
Je agendafeed is geabonneerd in je telefoon-/desktopagenda
Je weet hoe je een werkruimte aanmaakt en jezelf meteen als beherende leverancier instelt
Je hebt checklist-sjablonen gebouwd zodat ze automatisch worden ingezet bij toekomstige boekingen

Wat je nu kunt doen

Neem je volgende geboekte koppel en maak hun werkruimte aan. Wijs jezelf aan als beherende leverancier, nodig hen uit, en nodig de leveranciers uit die je al bevestigd hebt. Begin je coördinatiemijlpalen aan de tijdlijn toe te voegen, en bouw daarna het operationele draaiboek uit zodra het schema wat vorm heeft.

Het zien werken voor een echte bruiloft is de snelste manier om het systeem je eigen te maken. De gids voor planners & locaties behandelt de beherende-leverancierrol, wijzigingsgoedkeuringen, en live-modus uitgebreid.

Instagram Threads E-mailondersteuning