Gasten, RSVP's en tafelschikking

De app Gasten is een optioneel onderdeel van iedere bruiloftswerkruimte. Voeg hem toe als je wilt dat Wedding Computer je gastenlijst, RSVP-uitnodigingen, tafelschikking en ruimte-indeling beheert naast het draaiboek en het leveranciersteam.

De Gasten-app inschakelen

Open in de werkruimte Bruiloftsapps en kies Gasten-app toevoegen. Het koppel en personen die de bruiloft mogen beheren — bijvoorbeeld een aangewezen weddingplanner of locatie — kunnen de app inschakelen en beheren.

Gastinformatie wordt niet automatisch aan alle leveranciers getoond. De zichtbaarheidsinstelling biedt drie niveaus:

• Alleen het koppel
• Koppel + planners/locaties
• Het hele leveranciersteam

Iedereen met toegang kan de gastinformatie in de app bekijken. Alleen het koppel en bruiloftsbeheerders kunnen gasten toevoegen, instellingen wijzigen, uitnodigingen sturen of plaatsen indelen. Kies de kleinste zichtbaarheidsgroep die de coördinatie nog goed mogelijk maakt.

Gasten aan de lijst toevoegen

Open Gasten en kies hoe je wilt beginnen. Je kunt methodes combineren voor verschillende delen van je lijst en op elk moment van methode wisselen — dat maakt het invoeren van een grote lijst praktisch in plaats van vervelend.

• Eén gast toevoegen — een naam, uitnodigingstype en e-mail zijn genoeg om te beginnen. Volledige huishoudgegevens zijn optioneel en kunnen later worden aangevuld, door jou of door de gast via de RSVP.
• Een lijst plakken — neem namen direct over uit Notities, een e-mail, een CSV-export of een ander spreadsheet. Gebruik één uitnodiging per regel: namen alleen werken, of plak kolommen in de volgorde naam, e-mail, type. Scheid mensen die een uitnodiging delen met & (bijvoorbeeld «Jan & Marie de Vries»). Koptekstrijen die met de gegevens worden gekopieerd, worden automatisch herkend en overgeslagen.
• Een spreadsheetachtig raster gebruiken — typ uitnodigingen rechtstreeks in een raster binnen Wedding Computer, zonder bestanden te exporteren of importeren. Elke rij is één uitnodiging; vul naam, e-mail, type en kant in terwijl je bezig bent. Een raster bevat een batch rijen — sla de batch op en begin een nieuwe om verder toe te voegen.

Rijen zonder een bruikbare naam worden overgeslagen en ongeldige e-mailadressen worden gewoon leeg gelaten, zodat één slechte rij de rest niet tegenhoudt. Een enkele plak importeert maximaal de eerste 100 rijen — splits een zeer grote lijst op in meerdere plakken als dat nodig is.

Dit is de echte tijdsbesparing voor een grote gastenlijst: in plaats van honderd keer een formulier te openen, plak je of vul je één keer een raster in, en Wedding Computer maakt van elke regel een gasteenheid met eigen RSVP.

Gastgegevens vastleggen

Gasten worden ingedeeld in uitnodigingseenheden. Eén eenheid is één uitnodiging: een persoon, koppel, gezin of ander huishouden. Een eenheid kan maximaal zes personen bevatten, elk met eigen gegevens.

Voor een uitnodigingseenheid kun je vastleggen:

• Uitnodigingsnaam, e-mailadres en telefoonnummer
• Aan welke kant van het koppel ze horen
• De naam, leeftijdsgroep en relatie van elke persoon
• Allergieën, dieetnotities en muziekverzoeken
• Zitprioriteit, mensen die bij elkaar moeten zitten en mensen die uit elkaar moeten
• Gedeelde en interne planningsnotities

Het overzicht telt uitnodigingseenheden, individuele personen, verzonden uitnodigingen, reacties en afmeldingen. Een eenheid kan worden verwijderd als ze per vergissing is toegevoegd.

RSVP-uitnodigingen instellen

Open voor het versturen de uitnodigingsinstellingen. Je kunt aanpassen:

• E-mailonderwerp, uitnodigingskop en bericht
• Knoptekst en reactiedeadline
• Maaltijdopties, of laat gasten hun eigen keuze invoeren
• Of een postadres wordt verzameld
• Een uitnodigingsafbeelding die in de e-mail en op de RSVP-pagina verschijnt

Je kunt ook eigen RSVP-vragen toevoegen. Vragen kunnen korte tekst, lange tekst, een keuzelijst of selectievakjes zijn, en kunnen optioneel of verplicht zijn.

Voeg een e-mailadres aan een uitnodigingseenheid toe en kies Uitnodiging versturen. Wedding Computer stuurt die eenheid een privé-RSVP-link. Je kunt een uitnodiging opnieuw sturen wanneer dat nodig is en de RSVP-link kopiëren na verzending.

Behandel elke link als privé. Hij opent alleen de uitnodigingseenheid waarvoor hij is aangemaakt, maar iedereen die de link ontvangt kan namens die eenheid antwoorden — vraag gasten hem dus niet door te sturen.

Wat gasten kunnen invullen

De RSVP-pagina laat de ontvanger de gegevens van de personen op de uitnodiging bijwerken. Per persoon kunnen ze opgeven:

• Aanwezig of afgemeld
• Maaltijdkeuze
• Allergieën en dieetwensen
• Muziekverzoek
• Een notitie over die persoon

Het formulier kan ook de naam, het e-mailadres, telefoonnummer, postadres, een bericht aan het koppel en antwoorden op eigen vragen verzamelen. Gasten kunnen terugkomen op dezelfde privélink om hun reactie bij te werken zolang de RSVP beschikbaar is.

Een RSVP invullen maakt geen Wedding Computer-account aan en geeft geen toegang tot de bruiloftswerkruimte. De gast ziet alleen de eigen uitnodiging en het formulier.

De tafelschikking maken

Ga naar Gasten → Tafelschikking om gasten met een bevestiging of in afwachting in te delen.

Je kunt:

• Tafels toevoegen met een naam, type en capaciteit
• Indelen gebruiken om automatisch een startopstelling te maken
• Mensen slepen tussen tafels en de bank met niet-geplaatste gasten
• Een persoon aantikken en dan een stoel selecteren op een toetsenbord of touchapparaat
• Bestaande plaatsen bewaren terwijl beschikbare stoelen worden ingevuld

De automatische indeling gebruikt huishoud- en zitnotities waar mogelijk. Ze kan kinderen aan een kindertafel plaatsen als die bestaat en laat afgemelde gasten buiten het actieve plan.

Slimme controles waarschuwen voor gasten zonder plek, conflicten bij ‘gescheiden houden’, afgemelden die nog zitten en tafels boven de capaciteit. Dit zijn waarschuwingen om zelf te beoordelen, geen automatische beslissingen over familieverhoudingen of toegankelijkheid.

Tafels op de plattegrond van de ruimte plaatsen

De tafelschikking vertelt je wie waar zit. De ruimte-indeling brengt diezelfde schikking in een werkelijk plan van jouw locatie, zodat de mensen die jouw dag leiden niet alleen de zitplaatsen maar ook de vorm van de ruimte kunnen zien. Open Gasten → Tafelschikking → Ruimte-indeling openen.

• Upload de plattegrond van je locatie — voeg een JPG of PNG toe als achtergrond van het canvas, of voeg de PDF van de locatie toe als referentie (tot 10 MB). Vervang of verwijder hem op elk moment; als de locatie verandert, upload dan een nieuwe.
• Sleep tafels op hun plek — elke tafel uit je schikking verschijnt als item op het canvas. Sleep elke tafel naar de plek waar hij werkelijk in de ruimte staat. Op een telefoon of tablet selecteer je een item en gebruik je de pijlknoppen om het te verschuiven.
• Voeg operationele zones en ceremonierijen toe — naast tafels kun je bredere zones markeren (dansvloer, bar, cadeautafel) en ceremoniezitplaatsen, ze benoemen en op hetzelfde plan plaatsen. Dit zijn markeringen voor je team op de dag zelf, geen gastindelingen.
• Blijft verbonden met de tafelschikking — de indeling leest dezelfde zitgegevens, dus een gast verplaatsen naar een andere tafel betekent niet dat je de ruimte opnieuw moet tekenen.
• Exporteren of afdrukken — gebruik Afdrukken / PDF opslaan om een nette kopie van de indeling te maken die je aan de locatie, cateraar of dagcoördinator kunt geven. Als de geüploade achtergrond een PDF is in plaats van een afbeelding, vermeldt de afgedrukte indeling die referentie bij naam naast het diagram.

Dit is het stuk dat een zitlijst omzet in iets waarmee een locatiecoördinator of cateraar aan de slag kan zonder toelichting: één pagina die laat zien waar elke tafel, zone en ceremonierij werkelijk staat.

Wat gastcommunicatie niet omvat

Wedding Computer verstuurt de individuele RSVP-uitnodiging per uitnodigingseenheid. Er is momenteel geen groepschat voor gasten, discussieomgeving, nieuwsbrief of algemene verzendtool voor latere mededelingen.

Gebruik je gewone e-mail- of berichtenapp voor brede updates zoals vervoerswijzigingen of plannen voor de volgende dag. De sectie Links in de werkruimte is handig voor informatie die wordt gedeeld met ingelogde leden, maar RSVP-ontvangers zien dat niet via hun uitnodigingslink.

---

Zie ook

• Je bruiloft plannen — tijdlijnen, leveranciers, budget en de rest van de werkruimte
• Privacy en rechten — wie gastgegevens, bestanden, notities en financiële informatie kan zien
• Het draaiboek en de trouwdag — het gedeelde draaiboek voor je leveranciers
• Operationele pakketten / BEO’s — hoe gastenaantallen, dieetwensen en tafelschikking het dagpakket voor het personeel ter plaatse voeden