Je contacten importeren

Heb je je bedrijf tot nu toe in een andere tool gerund — een spreadsheet, Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, of iets anders — dan hoef je je klanten niet handmatig opnieuw in te voeren. Wedding Computer kan je bestaande gegevens importeren, uitzoeken welke kolommen bij welke velden horen, en je een voorbeeld tonen voordat er iets wordt aangemaakt.

Open Instellen → Importeren in de app om te beginnen.

Gebruik voor een bulkverhuizing een CSV-bestand. Dat is de aanbevolen route, omdat Wedding Computer het hele bestand controleert voordat er gegevens worden geschreven, je de kolomtoewijzing en duplicaten laat beoordelen, geaccepteerde rijen via achtergrondwachtrijen verwerkt en in de Importgeschiedenis een resultaatrapport bewaart met een veilige archiveeroptie voor een recente import. MCP is een optionele route onder toezicht voor één bevestigde boeking tegelijk of een kleine batch.

Importeren vanuit een spreadsheet of gegevensbestand (CSV, TSV of JSON)

Een CSV is de meest gebruikte indeling om gegevens tussen tools te verplaatsen. De meeste software kan er een exporteren — waaronder Google Sheets, Excel, Numbers en elk CRM op de markt. Wedding Computer accepteert ook TSV-exports (tab-gescheiden) en JSON-exports — als je brontool een van die formaten levert, hoef je het niet te converteren; upload het gewoon als-is.

Stap 1: Haal je gegevens op als CSV

Vanuit Google Sheets: Bestand → Downloaden → Kommagescheiden waarden (.csv)

Vanuit Excel of Numbers: Bestand → Bewaar als → kies CSV, of Exporteer → CSV

Vanuit een ander CRM: zoek naar een exportoptie — meestal in Instellingen, de klantenlijstweergave, of een “…”-menu. Exporteer als CSV als je de keuze hebt.

Stap 2: Upload het bestand

Kies in Instellen → Importeren de kaart CSV-bestand (of de kaart van het CRM dat het bestand heeft gemaakt) en selecteer daarna je exportbestand. Wedding Computer leest de kolomkoppen uit je bestand en probeert ze automatisch te koppelen aan contactvelden.

Het bestand mag maximaal 10 MB groot zijn en 20.000 rijen bevatten. Splits een grotere export in meerdere bestanden en importeer ze één voor één.

Stap 3: Controleer de kolomtoewijzing

Je ziet een tabel met elke kolom uit je bestand naast waar Wedding Computer denkt dat deze bij hoort. Bijvoorbeeld:

Jouw kolom	Wordt gekoppeld aan
Voornaam	Voornaam
E-mailadres	E-mail
Datum	Trouwdatum
Notities	Notities
Interne code	— (overgeslagen)

De koppeling gebeurt automatisch en herkent veelvoorkomende varianten (Voornaam, FirstName, first, fname worden allemaal herkend). Je kunt elke koppeling wijzigen door op de keuzelijst naast een kolom te klikken. Kolommen die nergens aan gekoppeld worden, worden als extra detail bij het contact opgeslagen — ze gaan niet verloren.

Gebruikt een gekoppeld datumveld numerieke datums — zoals de trouwdatum, verjaardagen of de oorspronkelijke aanmaakdatum — kies dan vóór het voorbeeld de volgorde uit het exportbestand: Dag / maand / jaar (DMY) of Maand / dag / jaar (MDY). Dit is belangrijk als de eerste twee getallen allebei 12 of lager zijn. 04/07/2026 betekent met DMY bijvoorbeeld 4 juli 2026, maar met MDY 7 april 2026. ISO-datums zoals 2026-07-04 en datums waarin de maand voluit staat, zijn niet dubbelzinnig. Een ongeldige oorspronkelijke aanmaakdatum wordt genegeerd; het contact gebruikt in plaats daarvan het tijdstip van importeren. Controleer vóór het importeren enkele gekoppelde datums in het voorbeeld.

Stap 4: Controleer het hele bestand, bekijk het voorbeeld en importeer

Controleer de koppeling, kies of je bruiloften voor geboekte contacten wilt maken en ga daarna verder naar het voorbeeld. Wedding Computer controleert elke rij in het bestand voordat er iets wordt aangemaakt. De controle wordt veilig op de achtergrond uitgevoerd en toont de voortgang op de pagina.

Na afloop zie je de aantallen Klaar, Waarschuwingen, Bestaande duplicaten en Aandacht nodig, plus Aan te maken bruiloften wanneer die optie van toepassing is. Rijen die klaar zijn en rijen met een waarschuwing kunnen worden geïmporteerd. Overeenkomende bestaande contacten worden als duplicaat overgeslagen. Rijen die aandacht nodig hebben, worden niet geïmporteerd. De tabel toont een voorbeeld van vijf rijen, maar elke rij in het bestand is gecontroleerd. Zijn er problemen, download dan het CSV-bestand om elke betrokken rij en de reden te bekijken.

Gebruikelijke namen en aliassen van pijplijnstatussen worden gekoppeld aan hun equivalent in Wedding Computer. Een eigen CRM-fase blijft importeerbaar: het voorbeeld toont een waarschuwing en de veilige genormaliseerde status die wordt gebruikt, terwijl de exacte oorspronkelijke waarde bij het contact wordt opgeslagen als gestructureerd extra detail.

Ga indien nodig terug en pas de koppeling aan. Tijdens het importeren wordt opnieuw op duplicaten gecontroleerd, voor het geval je account is veranderd sinds de controle van het hele bestand. Als de resultaten kloppen, importeer je de contacten die klaar zijn. De import wordt veilig op de achtergrond uitgevoerd, dus je kunt de pagina verlaten en terugkeren via de Importgeschiedenis. Als je de resultatenpagina open laat, wordt die tijdens de import automatisch vernieuwd.

Het geüploade bronbestand wordt privé tijdelijk opgeslagen terwijl Wedding Computer het controleert en verwerkt. Normaal wordt de bron na afronding verwijderd. Gegevens van een conceptimport of mislukte import kunnen maximaal 30 dagen blijven staan om te hervatten of de opschoning opnieuw te proberen. Als je de import verwijdert, wordt de tijdelijke bron eerder verwijderd; geplande opschoning verwijdert na de bewaartermijn wat nog over is.

Importeren vanuit specifieke CRM’s

Wedding Computer heeft ingebouwde voorinstellingen voor de meest gebruikte tools, waardoor de kolomtoewijzing automatisch voor je gebeurt. Kies vóór het uploaden op het importscherm de kaart voor Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook of VSCO Workspace; Wedding Computer past automatisch de juiste voorinstelling toe.

Dubsado

Volg de officiële Dubsado-handleiding voor het exporteren van Projects als CSV:

Open in Dubsado Projects
Selecteer een projectstatus in het statusmenu, of stel filters in voor de projecten die je wilt
Klik op Export CSV

Upload het bestand in Wedding Computer en selecteer de voorinstelling Dubsado. Velden zoals “Event Date” worden gekoppeld aan de trouwdatum. De oorspronkelijke waarde van “Lead or Job”, prijzen en contractwaarden blijven als gestructureerde extra details bewaard. “Lead or Job” met de waarde “Job” kan dienen als terugval voor Geboekt.

Studio Ninja

Volg de officiële Studio Ninja-handleiding voor het exporteren van klanten:

Ga naar Clients in Studio Ninja
Klik op Export clients — dit downloadt een CSV van je klantrecords

Upload in Wedding Computer met de voorinstelling Studio Ninja geselecteerd.

Studio Ninja biedt ook een uitgebreidere officiële Leads/Jobs-export als ZIP-archief met projectmateriaal. Wedding Computer accepteert die ZIP niet rechtstreeks. Gebruik de klanten-CSV van Export clients voor de ondersteunde import en bewaar de Leads/Jobs-ZIP apart voor bestanden of informatie die je handmatig moet overzetten.

HoneyBook

Volg de officiële HoneyBook-handleiding voor het downloaden van het contactenoverzicht:

Ga naar Clients in HoneyBook
Klik op het tabblad Contacts
Klik op het ⋯-menu (meer opties) → Download spreadsheet

Let op: HoneyBook exporteert je contactenlijst, niet de volledige projectdetails. Trouwdatums en projectnotities zijn afhankelijk van je accountinstellingen mogelijk niet inbegrepen. Upload met de voorinstelling HoneyBook.

VSCO Workspace (voorheen Táve)

Volg de officiële VSCO Workspace-handleiding voor het exporteren van lijsten:

Open een lijstweergave — Leads, Jobs of Address Book
Klik op Export
Kies “alle kolommen” voor het beste resultaat

Upload met de voorinstelling VSCO Workspace. Kolomnamen zijn afhankelijk van welke kolommen zichtbaar waren, maar de voorinstelling herkent de meest voorkomende, waaronder partnergegevens, evenementdatums en locaties.

Importeren door tekst te plakken

Heb je contactgegevens in een e-mail, een sms, een notitie, een aanvraag via je website, of een andere ongestructureerde vorm — dan kun je dit rechtstreeks in de importtool plakken en de AI haalt de gegevens eruit.

Kies in Instellen → Importeren voor Tekst plakken in plaats van een bestand te uploaden.

Geplakte tekst wordt naar het voor je account ingestelde Anthropic-model gestuurd wanneer een Anthropic-sleutel beschikbaar is; anders wordt Cloudflare Workers AI gebruikt voor de extractie. Wil je niet dat een AI-model de brontekst verwerkt, gebruik dan de CSV-importer: die heeft geen AI-extractie nodig.

Tekstextractie accepteert alleen geplakte tekst en haalt geen URL of webpagina op. Kopieer de relevante inhoud uit een website, e-mail, document of ander CRM en plak die in het tekstvak. Je kunt per keer maximaal 15.000 tekens plakken.

Plak wat je hebt. Bijvoorbeeld:

Hoi, ik ben Emily Chen en mijn verloofde is Marcus Lee. We trouwen op 15 maart 2026 bij Stones of the Yarra Valley. Mijn nummer is 0412 555 789 en je kunt me bereiken via emily@example.com. We hebben je gevonden via Instagram.

De AI leest dat en maakt een contact aan met voornaam Emily, achternaam Chen, partner Marcus Lee, trouwdatum 15-03-2026, trouwlocatie Stones of the Yarra Valley, telefoon 0412 555 789, e-mail emily@example.com en bron Instagram.

Je controleert de geëxtraheerde gegevens voordat het contact wordt aangemaakt. Dit werkt goed voor:

Oude aanvraagmails die je nooit hebt afgehandeld
Sms-berichten van potentiële klanten
Notities van een trouwbeurs of markt
Doorverwijzingen die telefonisch zijn doorgegeven en waar je gegevens hebt opgeschreven
Aanvragen vanuit platforms die niet netjes exporteren

Wat er wordt geïmporteerd

Bij het importeren van een contact maakt Wedding Computer een volledig contactrecord aan met de velden die je hebt gekoppeld:

Namen (eerste persoon en partner)
E-mailadressen
Telefoonnummers
Social media-handles (Instagram, Facebook, TikTok)
Website
Adres
Trouwdatum
Trouwlocatie
Pijplijnstatus (gebruikelijke namen en aliassen worden automatisch gekoppeld — “Lead” wordt Nieuw, “Confirmed” wordt Geboekt, enz.)
Bron (waar de lead vandaan kwam)
Notities

Kolommen die niet aan een standaardveld worden gekoppeld, worden als gestructureerde extra details bij het contact opgeslagen — ze worden niet aan de vrije notities toegevoegd en niet stilzwijgend weggegooid.

Wat niet wordt geïmporteerd:

Facturen en financiële gegevens (die zijn niet overdraagbaar tussen systemen)
Bijgevoegde documenten en bestanden (alleen contactrecords worden geïmporteerd, geen bijlagen)
E-mailthreadgeschiedenis (begin opnieuw in het e-mailsysteem van Wedding Computer)
Draaiboeken en tijdlijnonderdelen (de optionele aanmaak van een bruiloftswerkruimte importeert geen tijdlijninhoud; voeg die apart toe)

Draaiboeken en bruiloftsgegevens importeren

De bestandsimporteur is in de eerste plaats bedoeld voor contacten. Op het voorbeeldscherm verschijnt het optionele selectievakje Bruiloften maken voor geboekte contacten alleen wanneer zowel een statuskolom als een trouwdatumkolom is gekoppeld. Als je dit selecteert, maakt Wedding Computer ook een bruiloftswerkruimte voor elk contact waarvan de geïmporteerde status als Geboekt of Afgerond wordt herkend en waarvan de trouwdatum geldig is (tussen 1900 en 2200). Elke aangemaakte bruiloft krijgt een kalenderboeking en een link terug naar het contact. Er worden geen uitnodigingen of e-mails naar klanten verzonden.

Het aantal Aan te maken bruiloften in het voorbeeld toont geschikte rijen, maar reserveert geen capaciteit. De capaciteit wordt opnieuw atomair gecontroleerd wanneer elke werkruimte wordt aangemaakt. Heeft een gratis account de limiet aan actieve werkruimtes al bereikt, dan wordt het contact nog steeds geïmporteerd; de optionele bruiloftswerkruimte, kalenderboeking en koppeling naar het contact worden overgeslagen en de rij krijgt een waarschuwing. Een bruiloft met een datum in het verleden of een rij die uitdrukkelijk als Afgerond wordt geïmporteerd, gebruikt geen actieve plek.

Die optie maakt de werkruimte aan, maar importeert geen bestaand draaiboek of gedetailleerde bruiloftsinformatie. Om die inhoud naar een werkruimte over te brengen, heb je twee opties:

Handmatig toevoegen — open de bruiloftswerkruimte en voeg tijdlijnonderdelen één voor één toe. Dit kost tijd, maar geeft je volledige controle.

Een AI-assistent gebruiken (MCP, Pro) — koppel een compatibele assistent aan Wedding Computer, plak de tekst van een bestaand draaiboek en vraag die om de regels aan een bestaande bruiloft toe te voegen. Zie de sectie hieronder.

Een AI-assistent gebruiken om te importeren (MCP)

Via de MCP-server kan een compatibele AI-client de afgebakende tools van Wedding Computer aanroepen. Voor een bestaande boeking hoort de client de echte tool add_or_import_booking te gebruiken. Die maakt het contact aan of vindt het bestaande contact en kan een eenvoudige bruiloftswerkruimte met kalenderboeking maken; daarna kan de client draaiboekregels toevoegen uit jouw tekst.

Dit is een optionele Pro-route voor tekst die niet netjes als CSV kan worden geëxporteerd. Houd toezicht op elke voorgestelde toolaanroep en werk met één boeking tegelijk, of een kleine batch die je kunt controleren. Gebruik voor een grote migratie bij voorkeur de CSV-importer: controle van het hele bestand, toewijzing, duplicaatcontrole, achtergrondwachtrijen, resultaatrapport en archivering van een recente import zijn voor bulkwerk ontworpen.

Een AI-client koppelen

Je hebt nodig:

Een Wedding Computer Pro-abonnement (de MCP-server is een Pro-functie)
Een MCP-client die externe HTTP-servers ondersteunt

Open wedding.computer/mcp en volg de actuele instructies voor jouw client. Clients met OAuth-ondersteuning kunnen die URL als aangepaste connector toevoegen en de autorisatie in de browser afronden. Voor clients die OAuth niet kunnen gebruiken, beschrijft de handleiding de handmatige oplossing met integratietoken.

Een integratietoken geeft de agent toegang tot je leveranciersaccount. Houd het geheim en verwar het niet met de afzonderlijke aanvraag-intakesleutel, waarmee alleen leads kunnen worden ingediend.

Contacten importeren met een AI-client

Open na het koppelen een nieuw gesprek in je AI-client en vraag die de tools van Wedding Computer te gebruiken. Bevestig wat de client wil aanmaken, vooral wanneer je meerdere records tegelijk aanlevert.

Eén contact importeren vanuit een e-mail:

Kopieer een aanvraagmail en plak die met een bericht als dit in je client:

Dit is een aanvraag die ik heb ontvangen. Voeg deze persoon toe aan mijn Wedding Computer-contacten.

[plak de e-mail hier]

De client kan de gegevens van het koppel eruit halen en add_or_import_booking aanroepen. Een trouwdatum is verplicht. De tool maakt het contact stil aan of vindt een overeenkomst, stelt de juiste boekingsstatus in en maakt de eenvoudige werkruimte en kalenderboeking als je abonnement ruimte heeft. Er wordt geen aanvraag, e-mail of uitnodiging naar het koppel gestuurd. Controleer contact, werkruimte en kalenderitem voordat je verdergaat.

De koppeling blijft binnen jouw account en gebruikt de trouwdatum samen met het e-mailadres van een van beide personen. Een terugkerende klant met een andere trouwdatum blijft een aparte boeking. Bestaande niet-lege gegevens blijven behouden; bij tegenstrijdige nieuwe informatie toont de tool het conflict ter beoordeling in plaats van de bestaande waarde te overschrijven.

Meerdere contacten tegelijk importeren:

Heb je meerdere contacten in een korte lijst, plak ze dan in en vraag de client om ze te verwerken:

Ik heb deze vijf bevestigde boekingen uit mijn oude notities. Gebruik voor elke boeking add_or_import_booking en laat elke voorgestelde aanroep zien voordat je die uitvoert.

Sarah Chen & Marcus Lee — sarah@example.com — 04 12 345 678 — Bruiloft: 15 maart 2026, Yarra Valley James Wilson & Emma Brown — emma@example.com — Bruiloft: 8 november 2025, Daylesford [enzovoort]

Vraag de client om één boeking per toolaanroep te verwerken. Werk in kleine batches zodat je contact, werkruimte en kalender kunt controleren; gebruik de CSV-importer voor bulkrapportage en duplicaatcontrole.

Importeren vanuit een rommelig document:

Niet elke bron is netjes. Heb je oude notities van een trouwbeurs, een handgeschreven lijst of contacten uit oude e-mails, geef de client dan wat je hebt:

Dit zijn mijn notities voor deze bevestigde boekingen. Sommige zijn rommelig: haal eruit wat je kunt, vraag bij onduidelijkheid om uitleg en gebruik add_or_import_booking voor één boeking tegelijk.

[plak je notities]

Gebruik deze boekingstool alleen voor records met een trouwdatum die als geboekt of afgerond moeten gelden, niet voor onbevestigde aanvragen. Laat de client onduidelijke gegevens navragen en controleer elk resultaat.

Een draaiboek importeren met een AI-client

Heb je een bestaand draaiboek — in een Word-document, e-mail, uit een PDF gekopieerde tekst of een lijst met tijden — dan kan een MCP-client die onderdelen aan een bruiloftswerkruimte toevoegen.

Wat je eerst nodig hebt: bestaat de werkruimte al, vertel de client dan welke die moet gebruiken. Bestaat die nog niet, laat dan eerst add_or_import_booking gebruiken; daarmee worden de eenvoudige werkruimte en kalenderboeking gemaakt. De volledige projectstatus uit het oude CRM wordt niet gereconstrueerd, dus controleer de nieuwe werkruimte voordat je tijdlijnregels toevoegt.

Vraag je client bijvoorbeeld:

Ik heb het draaiboek voor de bruiloft van Sarah en James. Kun je deze onderdelen toevoegen aan hun tijdlijn?

9:00 — Bruidsparty arriveert bij The Olsen Hotel voor haar en make-up 11:30 — Bruid en bruidsparty verplaatsen naar Fitzroy Gardens 12:30 — First look met de bruidegom bij de rotunde 13:00 — Ceremonie begint bij Fitzroy Gardens Rotunda 13:45 — Ceremonie eindigt; gasten naar canapés op het oostelijke gazon 14:00 — Portretten bruidsparty, Fitzroy Gardens 15:30 — Alle gasten naar de receptie bij Luminare 16:00 — Deuren receptie open; gasten plaatsnemen [enzovoort]

De client kan de bruiloft van Sarah en James opzoeken en elk onderdeel aan de tijdlijn toevoegen. Houd de tijdlijn in Wedding Computer open en controleer de regels nadat de toolaanroepen zijn afgerond.

Tips voor betere resultaten:

Zorg dat de bruiloft in je account bestaat of maak eerst de eenvoudige registratie met add_or_import_booking
Hebben twee bruiloften vergelijkbare namen, vermeld dan de trouwdatum: “de bruiloft van Smith op 14 juni 2026”
Vermeld locaties en toegewezen leveranciers in je lijst wanneer je die kent
Controleer na het importeren de tijdlijn in Wedding Computer om tijden en gegevens te checken

Notities over een bruiloft importeren

Een MCP-client kan ook geschreven notities aan een bruiloftswerkruimte toevoegen. Heb je notities van een locatiebezoek, planningsgesprek of e-mailthread, vraag de client dan ze toe te voegen:

Ik had vorige week een planningsgesprek met Emma en Liam. Dit zijn mijn notities. Kun je ze toevoegen aan de notities van hun bruiloftswerkruimte?

[plak je gespreksnotities]

De tool voegt de tekst toe aan de gedeelde bruiloftsnotities. Controleer de doelbruiloft voordat je de aanroep goedkeurt, want gedeelde notities kunnen zichtbaar zijn voor andere actieve bruiloftsleden.

Wat MCP niet kan importeren

Volledige CRM-projectstatus — add_or_import_booking maakt een eenvoudig contact, een bruiloftswerkruimte en een kalenderboeking, maar geen compleet project met workflows en automatiseringen.
Facturen en betalingsgeschiedenis — financiële gegevens worden niet overgedragen via MCP.
Contracten, documenten en bijlagen — de MCP-tools uploaden deze bestanden niet; upload documenten via de app waar dat wordt ondersteund.
E-mailgeschiedenis — oude e-mailgesprekken worden niet geïmporteerd.
Het account van iemand anders — de MCP-verbinding kan alleen bij gegevens die voor jouw geverifieerde leveranciersaccount zijn toegestaan.

Na het importeren

Je kunt een actieve import volgen of een voltooide import opnieuw openen via Instellen → Importeren → Importgeschiedenis. De resultaten tonen hoeveel records zijn geïmporteerd, als duplicaat zijn overgeslagen, om een andere reden zijn overgeslagen of zijn mislukt. Rijen die met een waarschuwing zijn geïmporteerd en mislukte rijen worden ter controle weergegeven.

Is je import klaar, ga dan naar Contacten om te controleren wat er is binnengekomen. Controleer een paar records om te zien of namen, datums en statussen kloppen. Elk via import aangemaakt contact kan worden bewerkt als elk ander contact — klik erin en pas elk veld aan.

Heb je tijdens het importeren het optionele selectievakje voor het aanmaken van bruiloften niet gekozen, dan kun je een geboekt contact later nog steeds afzonderlijk promoveren: open het contact → Promoveren naar bruiloft.

Klopt er iets niet — verkeerde datums, namen verwisseld, ontbrekende velden — bewerk dan de contacten of bruiloften die zijn aangemaakt.

Een recente import archiveren

Voor imports die na de release van deze functie zijn aangemaakt, is Ongewijzigde contacten uit deze import archiveren maximaal 30 dagen beschikbaar via de Importgeschiedenis. De optie verschijnt alleen bij imports met uitsluitend contacten waarbij het aanmaken van bruiloften was uitgeschakeld. Alleen contacten die echt door die import zijn aangemaakt, worden gearchiveerd — nooit verwijderd.

De termijn van 30 dagen geldt voor het starten van de archivering. Als een al gestarte archivering wordt onderbroken, bewaart Wedding Computer het herstelbewijs en kun je opnieuw proberen totdat de archivering veilig is voltooid.

Voor de veiligheid slaat Wedding Computer elk contact over dat sinds de import is bewerkt, gekoppeld, betrokken bij een conflict of verwijderingsverzoek, elders wordt gebruikt of naar verwezen wordt, of op een andere manier is gewijzigd. Gearchiveerde contacten kunnen afzonderlijk worden hersteld via Contacten.

Als je het item uit de importgeschiedenis verwijdert, verdwijnt de mogelijkheid om contacten van die import te archiveren definitief. De contacten zelf worden niet verwijderd.

Als je een item uit de Importgeschiedenis verwijdert, wordt alleen het geschiedenisrecord verwijderd. De contacten of bruiloften die door de import zijn aangemaakt, worden daarmee niet ongedaan gemaakt of verwijderd. Gebruik Import verwijderen niet als rollback en importeer hetzelfde bestand niet opnieuw om een eerdere import te proberen terug te draaien.

Instagram Threads E-mailondersteuning