Klantafspraken & herinneringen
Klantafspraken voegen een gebeurtenis toe aan je Wedding Computer-agenda en sturen bevestigingen en herinneringen naar mensen die aan de bruiloft zijn gekoppeld — zonder aparte herinneringsmails te schrijven of een lijst van ontvangers samen te stellen.
Twee aspecten maken dit meer dan een gedeeld agenda-item:
- Automatische herinneringen verminderen no-shows. Zodra je de afspraak inplant, stuurt Wedding Computer uit zichzelf een herinnering 24 uur en 15 minuten van tevoren. Je hoeft de klok niet in de gaten te houden of zelf een «vergeet niet dat we afspreken»-bericht te sturen — het systeem doet dat voor je.
- Ontvangers worden automatisch bepaald, niet met de hand ingevuld. Omdat de afspraak aan het bruiloftsrecord is gekoppeld, weet Wedding Computer al wie erbij betrokken is — de leverancier, het koppel en het CRM-contact voor die lead — zodat elke bevestiging en herinnering de juiste mensen bereikt zonder een BCC-lijst samen te stellen of het risico te lopen iemand te vergeten.
Open Agenda → Klantafspraak plannen of kies Gesprek plannen in het commandocentrum van een bruiloft.
De afspraak plannen
Section titled “De afspraak plannen”Kies een actieve bruiloft waaraan je als leverancier werkt. Vul doel, toekomstige datum en starttijd, 30/45/60/90/120 minuten duur, tijdzone en optioneel locatie of videolink en notities in.
De afspraak wordt een gekoppelde agendagebeurtenis. Ze verschijnt in de agenda, het commandocentrum en in je zakelijke kalenderfeed wanneer je daarop bent geabonneerd.
Ontvangers en herinneringen
Section titled “Ontvangers en herinneringen”Wedding Computer stuurt naar het leveranciersaccount, actieve koppelleden en e-mailadressen van het gekoppelde CRM-contact, inclusief een partneradres als dat bestaat. Dubbele adressen worden verwijderd.
De bevestiging gaat direct in de wachtrij. De 24-uursherinnering wordt alleen verzonden als de afspraak minstens 24 uur vooraf is gemaakt; de 15-minutenherinnering alleen bij minstens 15 minuten. Na de start wordt niets meer verstuurd.
Elk bericht bevat doel, datum, tijdsbereik, tijdzone en eventueel locatie en notities. Vul alleen klantveilige informatie in: geen interne notities, wachtwoorden of links die niet naar iedere ontvanger mogen.
Annuleren
Section titled “Annuleren”Open de afspraak in de agenda en kies Afspraak annuleren. De gebeurtenis wordt verwijderd en toekomstige herinneringen stoppen. Er wordt momenteel geen annuleringsmail gestuurd; informeer het koppel apart.
Wat nog niet kan
Section titled “Wat nog niet kan”Dit is een door de leverancier geplande workflow. Er is geen openbare zelfboekingspagina waarop een klant een tijdslot aanvraagt, en de klant kan in Wedding Computer niet accepteren, weigeren, verplaatsen of annuleren. Spreek de tijd eerst af en leg hem daarna hier vast.
Beschikbaarheid per abonnement
Section titled “Beschikbaarheid per abonnement”Afspraken en herinneringen hebben geen aparte Pro-blokkade. De zakelijke iCal/CalDAV-verbinding is Pro; de afspraak en Wedding Computer-agenda zijn dat niet.
Zie ook
Section titled “Zie ook”- Agenda & beschikbaarheid — beschikbaarheid, abonnementen en apparaten
- Werkruimtes & samenwerking — wie aan de bruiloft is gekoppeld
- Bedrijfsinstellingen — meldingen en delen