Facturatie, betalingen & contracten

Wedding Computer heeft facturatie in je CRM. Je kunt facturen voor koppels aanmaken en versturen, boekingskosten via je eigen Stripe-account ontvangen, handmatige betalingen registreren, je standaardservicecontract koppelen en akkoord met een getypte naam vastleggen, zonder het platform te verlaten.

Een factuur aanmaken

Ga naar Facturen → Nieuwe factuur, of maak er een aan vanuit een contact of bruiloftswerkruimte.

Een factuur bestaat uit:

Regelitems — diensten, met naam, aantal, eenheidsprijs en een optionele omschrijving
Boekingskosten — een aanbetaling, ingesteld als vast bedrag of percentage van het totaal. Dit verschijnt als de eerste verschuldigde betaling en wordt uitgelicht als het eerste verplichte bedrag
Betaalschema — voeg meerdere termijnen toe, elk met een eigen bedrag en vervaldatum
Belasting — automatisch toegepast op basis van je belastinginstellingen (label, tarief, en of dit inclusief of exclusief de vermelde prijzen is)
Kaartverwerkingskosten — optioneel doorberekend aan de klant als percentage, om Stripe’s kosten te dekken
Notities — aanvullende voorwaarden, instructies, of berichten zichtbaar voor het koppel

Na verzending ontvangt het koppel een melding met toegang tot de factuur en de beveiligde boekingspagina. Daar bekijken zij de factuur, beantwoorden ze je boekingsvragen en gaan ze akkoord met een eventueel gekoppeld contract. Is Stripe gekoppeld en zijn er boekingskosten verschuldigd, dan kan de bevestiging doorgaan naar Stripe Checkout.

Factuurstatussen

Status	Betekenis
Concept	Aangemaakt maar nog niet verstuurd
Verstuurd	Verstuurd; in afwachting van betaling
Gedeeltelijk	Minstens één betaling ontvangen, saldo nog openstaand
Betaald	Volledig betaald
Te laat	Een vervaldatum voor betaling is verstreken
Geannuleerd	Factuur geannuleerd
Terugbetaald	Betaling is teruggestort

Geannuleerd en Terugbetaald bestaan als administratieve statussen, ook voor geïmporteerde of historische gegevens. De huidige app start geen Stripe-terugbetaling, biedt leveranciers geen bediening om een factuur als terugbetaald te markeren en verwerkt Stripe-terugbetalingen niet automatisch in Wedding Computer. Voer de terugbetaling uit in Stripe of via de oorspronkelijke handmatige betaalmethode en houd het koppel op de hoogte; gebruik de status in Wedding Computer niet als bewijs dat de terugbetaling is voltooid.

Kaartbetalingen accepteren met Stripe

Wedding Computer gebruikt Stripe Connect Standard — je koppelt je eigen Stripe-account, en alle kaartbetalingen gaan rechtstreeks daarheen. Wedding Computer rekent geen percentage over je facturen en neemt geen deel van enige betaling.

Ga voor het ontvangen van de boekingskosten per kaart naar Instellingen → Betalingen → Stripe koppelen en doorloop de onboarding van Stripe. Nadat het koppel het boekingsformulier en contract heeft bevestigd, kan Wedding Computer hen voor de openstaande termijn van de boekingskosten naar Stripe Checkout sturen. Latere termijnen blijven in het betaalschema staan om bij te houden; registreer ze handmatig zodra je ze ontvangt.

Stripe regelt alle kaartverificatie, 3D Secure, en betalingsbevestiging. Je krijgt een melding zodra een betaling binnenkomt.

Wil je een kaarttoeslag toevoegen, schakel dan kaartverwerkingskosten in onder Instellingen → Betalingen. Het ingestelde percentage staat in de factuurtotalen. Controleer voor je dit inschakelt welke regels voor kaarttoeslagen gelden in jouw rechtsgebied en voor je Stripe-account.

Handmatige betalingen registreren

Gebruik voor bankoverschrijvingen, PayID, contant geld, of elke andere betaalmethode Betaling registreren op de factuur. Voer het bedrag, de ontvangstdatum, en de betaalmethode in. De factuurstatus wordt automatisch bijgewerkt en de betaling verschijnt in de betalingsgeschiedenis.

Handmatige betalingen worden niet via Stripe verwerkt — het zijn registraties bedoeld voor bijhouden.

Servicecontracten

Wedding Computer bewaart voor elke leverancier één standaardservicecontract. Als dat bestaat, wordt automatisch een kopie gekoppeld wanneer je een nieuwe factuur maakt. Wijzig je het standaardcontract later, dan worden contracten die al aan eerdere facturen zijn gekoppeld niet herschreven.

Dat is het punt: je hoeft er niet aan te denken om bij elke boeking apart een contract toe te voegen, en elk koppel dat je factureert is gedekt door je voorwaarden vanaf het moment dat je de factuur verstuurt — niet alleen de koppels waarvan je je herinnerde dat je ze voor een handtekening moest benaderen.

Om dit in te stellen: ga naar Instellingen → Contracten om je contractsjabloon in je eigen woorden op te stellen. Wedding Computer biedt geen juridische sjablonen — je schrijft je eigen voorwaarden. Laat een contracttekst beoordelen door een jurist die bevoegd is in jouw rechtsgebied voordat je deze met klanten gebruikt.

Op de boekingspagina typt het koppel de volledige naam, geeft het een e-mailadres op en vinkt het aan akkoord te gaan met het contract. Wedding Computer bewaart de getypte naam, het e-mailadres, IP-adres en tijdstempel bij de factuur. Dit is geen getekende handtekening en het servicecontract is momenteel niet beschikbaar als downloadbare ondertekende PDF. De bevestigingsmail bevat een tekstkopie van het geaccepteerde contract.

De boekingspagina

Elke verstuurde factuur heeft een boekingslink — een unieke, beveiligde URL die je rechtstreeks met het koppel kunt delen. In plaats van een contractlink, een factuurlink en een betalingsverzoek als drie afzonderlijke e-mails te sturen, gebeurt in dit ene proces alles. Op deze pagina kunnen zij:

De volledige factuur en het betaalschema bekijken
Het contract lezen en met hun getypte naam accepteren (indien gekoppeld)
Een boekingsformulier invullen (indien je er een hebt aangemaakt)
Naar Stripe Checkout doorgaan voor de boekingskosten wanneer kaartbetaling is ingesteld

Omdat beoordelen, ondertekenen, beantwoorden van je boekingsvragen en betalen allemaal op één plek plaatsvinden, bevestigt het koppel één keer en gaat de boeking direct van aanvraag naar ondertekend en betaald — zonder dat jij via meerdere e-mails elk stap hoeft na te volgen.

De boekingspagina kan op je website worden ingesloten door ?embed=1 aan de URL toe te voegen en deze in een <iframe> te plaatsen.

Gezamenlijk PDF-ondertekenen (trouwambtenaren)

Trouwambtenaren hebben een speciaal proces voor het ondertekenen van NOIM’s en andere documenten die zowel de trouwambtenaar als het koppel in een specifieke volgorde moeten ondertekenen:

De trouwambtenaar bereidt de PDF voor — geüpload of geëxporteerd vanuit de NOIM-generator van Wedding Computer
De trouwambtenaar geeft het document vrij aan het koppel
Het koppel ondertekent via hun werkruimte (met een browser-canvas — geen app nodig)
De handtekening van het koppel wordt ingebrand in de PDF
De trouwambtenaar zet een tegenhandtekening, waarmee het document compleet is
De volledig ondertekende PDF wordt opgeslagen, alleen toegankelijk voor de trouwambtenaar

De volgorde wordt afgedwongen: de trouwambtenaar moet vrijgeven voordat het koppel kan ondertekenen, en de handtekeningen van het koppel vergrendelen het document voordat de tegenhandtekening wordt geaccepteerd. De software is ontworpen voor een ondertekeningsproces met een getuige, maar de trouwambtenaar blijft verantwoordelijk voor de controle dat proces en document voldoen aan de wettelijke vereisten van de eigen jurisdictie. Het koppel ontvangt de definitieve PDF niet via dit proces; alleen de trouwambtenaar houdt toegang.

Zie ook

Bedrijfsinstellingen — factuurdefaults, belasting, betalingen en Stripe
Werkruimtes & samenwerking — hoe facturen zichtbaar zijn voor koppels in de gedeelde werkruimte
Pijplijn & contacten — een lead naar geboekt verplaatsen en promoveren naar een bruiloft
Gratis vs. Pro — Stripe-betalingen en één standaardservicecontract zijn beschikbaar op het gratis abonnement

Instagram Threads E-mailondersteuning