Facturatie, betalingen & contracten

Deze bedrijfstool is inbegrepen in Pro. Zie Pakketten en abonnementen voor het platform en de optionele AI- en mediaproducten.

Factuur en betaaltermijnen maken

Facturen leggen verplichtingen vast; ontvangsten daadwerkelijk ontvangen geld. Open Facturen → Nieuwe factuur of begin bij contact of bruiloft. Voeg diensten, aantallen, prijzen en belasting toe. Kies aanbetaling en voorwaarden: bij ontvangst, dagen na uitgifte, vaste datum, dagen vóór de bruiloft of eigen schema. Relatieve termijnen worden bij uitgifte bepaald; vaste datums blijven vast. Controleer totaal, termijnen, instructies en contract. Nieuwe standaardinstellingen herschrijven geen geaccepteerde afspraken.

Factuurstatussen

Een concept is nog niet verstuurd. Verstuurd, gedeeltelijk betaald, betaald en achterstallig beschrijven saldo en schema. Ontvangsten, terugbetalingen, correcties en credits kunnen dit veranderen. Historische records kunnen geannuleerd of terugbetaald tonen: bekijk de geschiedenis.

Betalingsherinneringen en de respijtperiode

Elke openstaande termijn volgt zijn vervaldatum in de tijdzone van de leverancier:

Wanneer	Wat er gebeurt
Eén kalendermaand, één week en één dag vooraf	Een herinnering aan de komende betaling
Op de vervaldag en tot 24 uur na het einde van die dag	Geen achterstallige status of aanmaning
Na de respijtperiode	De eerste aanmaning kan worden verstuurd
Nog niet betaald	Tussen volgende aanmaningen zitten 2 dagen, daarna 3, daarna 4; elk interval wordt een dag langer

De controles vinden dagelijks plaats, zonder vaste bezorgtijd. Bij later uitgereikte facturen worden eerdere herinneringen niet achteraf verstuurd. Herinneringen stoppen zodra de termijn is voldaan en pauzeren zolang een gemelde betaling op bevestiging wacht.

Voorbeeld: een termijn die op 10 september vervalt, kan tot het einde van die dag worden betaald. 11 september is de respijtdag; vanaf 12 september kan een aanmaning volgen. Een zomer- of wintertijdwisseling kan het precieze einde van de 24 uur verschuiven.

Kaartbetalingen

Betalingen gaan naar het gekoppelde Stripe-account van de leverancier; Wedding Computer houdt geen percentage in. Verbind Stripe via Instellingen → Betalingen. De veilige link betaalt betaalbare termijnen, ook latere of de rest van een deels betaalde termijn. Stripe controleert kaart en betaling. Bij nieuwe facturen geldt een ingestelde kaarttoeslag alleen voor het kaartdeel; oude behouden de oorspronkelijke berekening. Controleer Checkout. Bekijk na onderbreking of tijdens verwerking eerst de status. Betaal een voltooide betaling die op bevestiging wacht niet opnieuw. Een Stripe-ontvangst bewijst geen bankuitbetaling: controleer uitbetalingen in het gekoppelde account.

Zodra de Stripe-koppeling van de leverancier kaartbetalingen kan ontvangen, vermelden factuur- en herinneringsmails dat creditcard of betaalkaart mogelijk is. Open de factuur voor de beveiligde checkout.

Handmatige betalingen vastleggen

Gebruik Betaling vastleggen voor contant, overschrijving, PayID of elders verwerkte kaart, met werkelijk bedrag, ontvangstdatum en methode. Een gedeeltelijke ontvangst laat de rest open; echte overbetaling blijft bewaard en kan tegoed opleveren. Registreren verplaatst geen geld via Stripe.

Een betalingsmelding van een klant beoordelen

Het paar kan via Ik heb betaald een overschrijving, PayID, contante of elders verwerkte kaartbetaling melden. Herinneringen en kaartcheckout pauzeren voor die termijn, maar het bedrag blijft open tot ontvangst is bevestigd.

Open de factuur en zoek Betalingsmeldingen van klanten.
Vergelijk bedrag, methode, betaaldatum en referentie met je bank- of betaaladministratie.
Vul na ontvangst van het geld de werkelijke ontvangstdatum in en kies Ontvangst van geld bevestigen. Dit legt de ontvangst vast en werkt het saldo bij. Registreer dezelfde betaling niet ook apart.
Is de melding na overleg met het paar onjuist of het geld niet ontvangen, kies Betaling niet ontvangen — herinneringen hervatten. Herinneringen en betaalmogelijkheden hervatten zonder geldontvangst vast te leggen.

Laat een nog lopende overschrijving open tijdens je onderzoek. Een deelbetaling laat het restant betaalbaar. Voldoet een geverifieerde betaling de termijn voordat je de melding beoordeelt, dan wordt die automatisch afgehandeld zonder een tweede ontvangst.

Terugbetalingen, correcties en credits

Bewaar de oorspronkelijke ontvangst. Registreer na teruggave van een handmatige betaling een gedateerde terugbetaling met bedrag en reden; een tegenboeking corrigeert een foutieve ontvangst. Overbetalingen en herhaalde cycli blijven zichtbaar. De leverancier start Stripe-terugbetalingen in Stripe; Wedding Computer verwerkt updates over terugbetalingen en geschillen zonder ze te starten. Controleer beide systemen bij ontbrekende updates. Een factuurcredit vermindert schuld zonder geldbeweging. Bruiloft annuleren, factuur crediteren en geld teruggeven zijn aparte acties.

Extra facturen en pakketopties

Een extra factuur kan vanuit factuur, klant of boeking ontstaan met eigen voorwaarden zonder bevestiging opnieuw te starten. De leverancier biedt geprijsde opties en schakelt klantacceptatie expliciet in. Een bevoegd actief lid van het paar controleert toevoeging, nieuw totaal, betalingen, saldo en vervaldatum; bij gewijzigde versie opnieuw bekijken. Ontvangsten, oorspronkelijke aanbetaling en getekend contract blijven behouden. Het extra bedrag vervalt op de laatste bestaande datum of vandaag, wat later is. Een opgeslagen kaart wordt nooit automatisch belast; betalen is een aparte stap.

Financiële rapporten en exports

Financials toont ontvangst- en factuurregisters, actuele saldi, achterstallige en komende termijnen. Gebruik beschikbare filters voor valuta, klant, bruiloft, status, methode en periode. Valuta blijven gescheiden. Facturen gebruiken uitgiftedatum of laatste geplande vervaldatum, ook na betaling. Periode en methode betreffen geldbewegingen; saldi zijn actueel over alle methoden. Bruto en netto ontvangen bevatten geïnde belasting en kaarttoeslag, maar geen Stripe-kosten of bankuitbetalingen. Terugbetalingen, tegenboekingen en geschillen blijven volledig; credits raken de schuld. CSV volgt filters en benoemt centbedragen. Volledig JSON en archieven bewaren geschiedenis als naslag zonder betalingen te herstellen of uit te voeren. Controleer verzending: in wachtrij is niet bezorgd; onderzoek een fout voordat je herhaalt.

Servicecontracten

Als je een standaardtemplate voor je dienstencontract hebt, kopieert Wedding Computer die naar nieuwe boekingsfacturen. Aanvullende facturen krijgen dat boekingscontract niet automatisch. Controleer de bijgevoegde voorwaarden voordat je de boekingspagina deelt; een factuur versturen legt op zichzelf geen akkoord van de klant vast.

Om dit in te stellen: ga naar Instellingen → Contracten om je contractsjabloon in je eigen woorden op te stellen. Wedding Computer biedt geen juridische sjablonen — je schrijft je eigen voorwaarden. Laat een contracttekst beoordelen door een jurist die bevoegd is in jouw rechtsgebied voordat je deze met klanten gebruikt.

Op de boekingspagina typt het koppel de volledige naam, geeft het een e-mailadres op en vinkt het aan akkoord te gaan met het contract. Wedding Computer bewaart de getypte naam, het e-mailadres, IP-adres en tijdstempel bij de factuur. Dit is geen getekende handtekening en het servicecontract is momenteel niet beschikbaar als downloadbare ondertekende PDF. De bevestigingsmail bevat een tekstkopie van het geaccepteerde contract.

De boekingspagina

De privéboekingslink toont de factuur, het schema, vragen en contract. Een geldig ondertekende boeking wordt direct aangemaakt of gekoppeld, ook bij een onbetaalde aanbetaling of handmatige betaalmethode. De aanbetaling blijft open tot een echte ontvangst is vastgelegd. Het formulier indienen of een betaling melden bewijst geen ontvangst van geld. Acceptatie door de leverancier en goedkeuring van datumwijzigingen blijven afzonderlijke vereisten. Facturen staan ook bij de betalingen van de bruiloft. Zie Boekingsstatus.

Voeg voor insluiten op je website ?embed=1 toe aan de URL van de boekingspagina en gebruik die in een <iframe>.

Gezamenlijk PDF-ondertekenen (trouwambtenaren)

Trouwambtenaren hebben een speciaal proces voor het ondertekenen van NOIM’s en andere documenten die zowel de trouwambtenaar als het koppel in een specifieke volgorde moeten ondertekenen:

De trouwambtenaar bereidt de PDF voor — geüpload of geëxporteerd vanuit de NOIM-generator van Wedding Computer
De trouwambtenaar geeft het document vrij aan het koppel
Het koppel ondertekent via hun werkruimte (met een browser-canvas — geen app nodig)
De handtekening van het koppel wordt ingebrand in de PDF
De trouwambtenaar zet een tegenhandtekening, waarmee het document compleet is
De volledig ondertekende PDF wordt opgeslagen, alleen toegankelijk voor de trouwambtenaar

De volgorde wordt afgedwongen: de trouwambtenaar moet vrijgeven voordat het koppel kan ondertekenen, en de handtekeningen van het koppel vergrendelen het document voordat de tegenhandtekening wordt geaccepteerd. De software is ontworpen voor een ondertekeningsproces met een getuige, maar de trouwambtenaar blijft verantwoordelijk voor de controle dat proces en document voldoen aan de wettelijke vereisten van de eigen jurisdictie. Het koppel ontvangt de definitieve PDF niet via dit proces; alleen de trouwambtenaar houdt toegang.

Zie ook

Bedrijfsinstellingen — factuurdefaults, belasting, betalingen en Stripe
Werkruimtes & samenwerking — hoe facturen zichtbaar zijn voor koppels in de gedeelde werkruimte
Pijplijn & contacten — een lead naar geboekt verplaatsen en promoveren naar een bruiloft
Abonnementen
Betalen en een betaling melden — gids voor koppels

Instagram Threads E-mailondersteuning