Espacios de trabajo de boda y colaboración

Un espacio de trabajo de boda es un entorno compartido para una boda. Reúne la hoja de ejecución, las notas, los enlaces compartidos, los archivos subidos, los créditos de proveedores y la información de pagos — y los hace accesibles para todos los involucrados: la pareja, sus proveedores, y cualquier wedding planner o lugar que coordine el día. Para quien lleve la coordinación de la boda, también muestra un centro de mando con un resumen de lo que requiere atención.

Crear un espacio de trabajo

Los espacios de trabajo se crean promoviendo un contacto reservado. Ve a un contacto que hayas marcado como Reservado y elige Promover a boda. Rellena los datos principales —fecha (o déjala como TBC), ubicación general y tipo de ceremonia— y el espacio se crea contigo como primer miembro. La ceremonia, la recepción, los preparativos y los retratos van en el cronograma: añade una fila para cada parte, con su propia hora y ubicación.

Alternativamente, las parejas pueden crear su propio espacio de trabajo desde el lado orientado a la pareja e invitarte a él. De cualquier forma, el espacio de trabajo es el mismo objeto compartido.

Bodas de varios días y rangos de fechas

Una reserva no se limita a un solo día. Las bodas de destino, las escapadas nupciales y las celebraciones de varios días — una cena de bienvenida o ensayo la noche anterior, la ceremonia al día siguiente, un brunch de recuperación al otro día — son compatibles con el mismo espacio de trabajo; no es necesario crear una reserva separada por día.

Al crear o editar una boda, añade una Fecha de fin junto a la Fecha de inicio cuando la reserva abarque más de un día. Deja la Fecha de fin en blanco para una boda de un solo día, o si la fecha aún está por confirmar.

Una vez que una boda tiene una fecha de fin, todo lo incluido en esa reserva trata el rango completo como un único evento:

• Cada elemento de la hoja de ejecución puede tener su propia fecha dentro del rango — por ejemplo, la cena de bienvenida la primera noche y la ceremonia al día siguiente. Un elemento sin fecha propia se asigna a la fecha de inicio de la boda.
• Las hojas de ejecución en PDF imprimibles agrupan los elementos bajo un encabezado por fecha, de modo que un cronograma de varios días se lee como una secuencia de días en lugar de una lista única.
• La tarjeta Requiere tu atención del panel (más abajo) mantiene una reserva de varios días mientras cualquier fecha de su rango se encuentre dentro de ayer, hoy o mañana — no solo su primer día.

La membresía, los alcances de visibilidad, el responsable del cronograma y el centro de mando funcionan de la misma manera para una reserva de varios días que para una de uno solo — es el mismo espacio de trabajo compartido, solo que abarca más de una fecha.

Encontrar reservas desde el panel

En la parte superior del Panel de proveedor, Buscar reservas encuentra los espacios de trabajo de boda de los que eres miembro activo por nombre de la pareja o del espacio, fecha de la boda o ubicación registrada. Los resultados incluyen reservas próximas, pasadas, completadas, pospuestas y canceladas. Selecciona un resultado para abrir ese espacio. La búsqueda se limita a tus propias membresías; no busca en el directorio público.

La tarjeta Requiere tu atención muestra reservas activas cuyo intervalo de fechas inclusivo se solapa con ayer, hoy o mañana en la zona horaria de tu cuenta. Una reserva de varios días permanece allí siempre que alguna parte caiga dentro de esa ventana de tres días, aunque haya empezado antes. No se incluyen las bodas canceladas ni completadas. Cada fila muestra el intervalo completo de la reserva y la etiqueta correspondiente: ayer, hoy o mañana.

Al abrir una reserva, usa su hoja de ejecución y cronograma para gestionar el día.

Quién puede unirse

Hay tres roles de miembro:

Proveedor — cualquier prestador de servicios de la boda: fotógrafo, celebrante, florista, DJ, lugar, wedding planner, catering, peluquería, maquillaje, o cualquier otro. Los proveedores tienen su propio acceso y contribuyen con sus propios elementos del cronograma, notas y archivos.

Pareja — las personas que se casan. Obtienen una cuenta gratuita de Wedding Computer (sin necesidad de suscripción) y ven la hoja de ejecución compartida, sus facturas, las notas compartidas y el equipo de proveedores.

Invitado — una persona invitada con acceso limitado que no es pareja ni proveedor. Este rol es distinto de la aplicación opcional Invitados. Una membresía de invitado no incluye actualmente el cronograma en directo ni su edición; comparte un PDF exportado si alguien necesita el horario sin rol de pareja o proveedor.

Invitar a la pareja

Desde el espacio de trabajo, ve a Añadir personas → Invitar pareja. Introduce ambas direcciones de correo y se envía un mensaje de bienvenida. La pareja inicia sesión con un enlace mágico — sin contraseña, sin necesidad de suscripción — y ve su espacio de trabajo de inmediato.

Una vez dentro, la pareja puede ver el cronograma compartido, acceder a sus facturas y calendario de pago, leer notas y documentos compartidos, y ver qué proveedores están en su boda. No pueden ver tus notas privadas, los detalles de tu canal de CRM, ni las notas privadas o importes de factura de otros proveedores.

Invitar a otros proveedores

Ve a Añadir personas → Añadir proveedor para invitar a un fotógrafo, florista, DJ o cualquier otra persona involucrada en la boda. Puedes invitar por correo o buscar proveedores que ya estén en la plataforma.

Los proveedores invitados pueden ver el cronograma, subir archivos y leer las notas de los alcances permitidos. En las filas compartidas, un proveedor que no sea responsable propone añadir, editar o eliminar para que el responsable decida; sus propias filas privadas sí las gestiona directamente.

Los proveedores que invitas no necesitan una suscripción Pro para participar en un espacio de trabajo que has creado. El límite de bodas activas solo aplica al proveedor que originó el espacio de trabajo — no a quienes son invitados. Por tanto, una boda compartida a la que se invita a un proveedor no ocupa ninguno de sus 12 espacios activos gratuitos.

El responsable del cronograma y el proveedor gestor

Todo cronograma compartido tiene siempre un responsable. Un wedding planner o lugar con Puede gestionar asume ese papel. Si no hay un planner o lugar gestor, lo asume la pareja; si todavía no hay pareja, el proveedor que creó el espacio (o el primer proveedor activo) es el responsable provisional.

El responsable puede añadir, editar y eliminar directamente las filas compartidas. Los demás miembros que puedan ver una fila compartida proponen en su lugar una adición, edición o eliminación. La propuesta aparece en Cambios pendientes con la comparación anterior y posterior; el responsable puede aprobarla tal cual, ajustarla antes de aprobarla o rechazarla. Las filas privadas permanecen bajo el control directo de su proveedor y no pasan por aprobación.

Asignar personas es deliberadamente más rápido que cambiar el horario. Los miembros disponibles del espacio, los proveedores y los miembros del equipo empresarial asignados a la boda aparecen debajo de cada fila como botones de añadido directo; selecciona un nombre una sola vez y se guarda de inmediato. La etiqueta libre es secundaria y se usa solo para alguien que no figure en la lista. Las asignaciones son operaciones compartidas de lectura y escritura: cualquiera que pueda ver una fila compartida ve a sus responsables y puede añadirlos o quitarlos directamente; en una fila privada, solo su propietario puede gestionar las asignaciones.

Para asignar un proveedor gestor: ve a la sección Personas del espacio de trabajo y activa el indicador “Puede gestionar” en el miembro correspondiente.

Consulta la guía para wedding planners y lugares para un recorrido completo de cómo usar este rol.

El centro de mando de la boda

Cuando un miembro con el indicador Puede gestionar abre una boda, en la parte superior del espacio de trabajo aparece un panel que esta guía llama el centro de mando (etiquetado Resumen de reserva en la propia página). Es la vista «¿qué requiere mi atención en esta boda?» — el mismo centro de mando al que se refiere la guía de paquetes operativos cuando indica elegir Paquete operativo «desde el centro de mando».

Solo el proveedor gestor lo ve; los demás proveedores y la pareja no. Reúne de un vistazo:

• Aprobaciones pendientes — cambios en el cronograma propuestos por otros proveedores que esperan tu decisión.
• Estado del cronograma — cuántos elementos de la hoja de ejecución existen y cuántos aún no tienen hora asignada, o un aviso si la hoja de ejecución ni siquiera ha comenzado.
• Formularios sin responder — formularios personalizados que has enviado y que nadie ha respondido todavía.
• Documentos sin firmar — sesiones de firma (contratos, NOIMs) que no están completas.
• Facturas — tus propias facturas pendientes para esta boda, con las vencidas destacadas por separado y un saldo de un vistazo.
• Equipo — cuántos proveedores y cuántas personas en total están en la boda.
• Archivos — cuántos archivos están visibles actualmente para ti en esta boda.
• Próxima cita — la siguiente reunión programada con el cliente para esta reserva, con un acceso directo para programarla si no hay ninguna.

Debajo de ese resumen, una lista de Próximos pasos convierte cada punto abierto en un enlace directo — aprobar un cambio pendiente, cubrir un hueco en el cronograma, reclamar una respuesta a un formulario, saldar una factura vencida — para que puedas actuar sin buscar por el resto del espacio de trabajo. Junto a ella, acciones rápidas te permiten añadir un proveedor, programar una reunión, abrir la hoja de ejecución, enviar un formulario, crear una factura, añadir archivos o abrir el paquete operativo sin salir de la página.

Las cifras de facturas y formularios están limitadas a ti: si más de un miembro tiene el indicador Puede gestionar, cada uno ve sus propias facturas pendientes y formularios enviados en su centro de mando, no los de los demás. Los recuentos de cronograma, equipo y archivos son compartidos y son los mismos para todos los gestores.

Visibilidad y privacidad

Los elementos de la hoja de ejecución siguen su visibilidad: pareja es visible para todos los miembros del espacio, proveedores solo para miembros proveedores y privado solo para el proveedor propietario de la fila.

Las notas tienen cuatro alcances: Compartida (proveedores y pareja), Solo proveedores, Solo pareja y Privada (solo el proveedor que ha iniciado sesión). Ni siquiera un proveedor gestor puede leer la nota privada de otro proveedor.

Los archivos se comparten individualmente. Una subida puede ser visible para todos los miembros activos, o privada para quien la subió y los miembros activos concretos que seleccione. Solo quien la subió puede cambiar el acceso o eliminarla.

Las facturas tienen un alcance por relación: cada proveedor ve solo sus propias facturas, y la pareja ve todas las facturas dirigidas a ella.

Los créditos de proveedores — la lista de quién trabajó en la boda — son visibles para todos los miembros.

Controles de visibilidad de la pareja

La pareja (o el proveedor gestor) puede controlar si los proveedores pueden ver los datos de contacto de los demás:

Visible — los proveedores pueden ver quiénes son los demás proveedores: nombres, roles y datos de contacto. Útil cuando los proveedores van a coordinar directamente sin pasar por la pareja o el wedding planner.

Privada — los datos de contacto de los proveedores quedan ocultos entre sí. Solo la pareja y el proveedor gestor pueden ver el equipo completo. Los proveedores siguen viendo la hoja de ejecución y el espacio de trabajo, solo que no los datos de contacto de los demás.

Notas privadas

Cada proveedor tiene un área de notas privadas en cada boda, accesible solo para él. Úsala para cualquier cosa que no compartirías con la pareja u otros proveedores — recordatorios internos, decisiones de precios, avisos personales. Las notas privadas se guardan en un archivo Markdown por proveedor y nunca se exponen a ningún otro miembro del espacio de trabajo, incluido el proveedor gestor.

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Ver también

• Plantillas de listas de tareas — mantener privado el trabajo repetible de cada proveedor
• Paquetes operativos / BEO — el documento conectado del día para el proveedor gestor