Documentos y archivos

Subir archivos

La planificación de una boda genera mucho papeleo — contratos firmados, presupuestos, planos, moodboards, opciones de menú — y suele llegar disperso en hilos de correo separados con cada proveedor. La sección Archivos da a todos los del equipo un lugar compartido donde guardarlo, de modo que no tengas que buscar en tu bandeja de entrada (ni pedirle a un proveedor que te reenvíe algo) cada vez que necesites el plano del lugar o la propuesta del catering.

Cualquier persona con acceso al espacio de trabajo puede subir archivos desde Archivos. Al subirlos, elige si serán visibles para toda la boda o únicamente para miembros activos concretos.

Archivos habituales que suben las parejas:

• Contratos recibidos de proveedores
• Presupuestos o propuestas
• Imágenes de inspiración (moodboards, referencias de estilo)
• Guiones de ceremonia o documentos del orden de la celebración
• Planos del lugar
• Opciones de menú del catering
• Confirmaciones de reserva de alojamiento

Archivos habituales que suben los proveedores:

• Sus propios contratos de servicio (adjuntos a facturas, pero también se pueden subir directamente)
• Guías de estilo o documentos de preparación
• Recomendaciones de música para la ceremonia
• Hojas de ejecución de estilismo o notas de montaje de sala

¿Qué tipos de archivo son compatibles?

Cada archivo puede ocupar como máximo 10 MB. Se aceptan:

• Imágenes: JPEG y PNG
• Documentos: PDF

Wedding Computer comprueba la extensión, el tipo indicado por el navegador y la firma real del archivo. Se rechazan SVG, Office, ZIP, texto, vídeo, audio, ejecutables, archivos disfrazados y cualquier formato no indicado. Comparte un enlace en Enlaces si el archivo es demasiado grande o no se admite. Los archivos autorizados se descargan, no se muestran dentro de la página y no se guardan en la caché del navegador.

¿Se pueden organizar los archivos por categoría?

Los archivos se guardan en la carpeta de tu espacio de trabajo de boda, no en subcategorías. No hay un sistema de carpetas dentro de la biblioteca de documentos — los archivos se listan en orden cronológico por fecha de subida. Usa nombres de archivo descriptivos para identificarlos fácilmente.

¿Quién puede ver los archivos subidos?

La visibilidad se configura por archivo, de modo que puedes compartir algo exactamente con los proveedores que lo necesitan en lugar de exponerlo a todo tu equipo de boda. Por ejemplo, si tu catering te manda una propuesta de menú, puedes compartirla con el lugar — que necesita planificar en torno a los detalles finales del catering — sin compartirla con tu fotógrafo o la banda, que no tienen motivo para verla ni deberían ver los precios del catering.

• Toda la boda: todos los miembros activos del espacio de trabajo pueden verlo.
• Solo personas concretas: elige exactamente qué miembros activos pueden verlo. Si no eliges a nadie, el archivo será privado y solo tú, como persona que lo subió, podrás verlo.

Solo quien subió el archivo puede eliminarlo o cambiar con quién se comparte. Una persona no autorizada no recibe ningún metadato ni puede descargar el archivo, aunque conozca su URL.

¿Se pueden descargar los archivos más adelante?

Sí. Abre cualquier archivo para el que tengas autorización. El acceso solo dura mientras el archivo exista, sigas siendo miembro activo y quien lo subió continúe compartiéndolo contigo.

¿Qué pasa con tus archivos si dejas de usar Wedding Computer?

Los archivos permanecen con el espacio de trabajo mientras este exista. Conserva tus propias copias de cualquier documento legal, fiscal, profesional o que necesites a largo plazo, y descarga los archivos importantes antes de abandonar o eliminar el espacio de trabajo.

Puedes exportar la hoja de ejecución como PDF en cualquier momento (Cronograma → Exportar → Imprimir hoja de ejecución (PDF)). Para otros documentos, descárgalos individualmente desde la biblioteca de documentos.

¿Pueden los proveedores ver los contratos que has firmado?

En el flujo de reserva, el contrato de servicio es visible para el proveedor y para la persona de la pareja que lo acepta. La aceptación registra el nombre completo escrito, la fecha y hora y el texto exacto del contrato. No se añade automáticamente a Archivos, y los demás proveedores no pueden ver la factura ni el contrato.

Para el NOIM y los documentos del celebrante con firmas colaborativas, consulta la guía del celebrante para ver cómo funciona ese flujo.