Importar tus contactos

Si has estado llevando tu negocio en otra herramienta — una hoja de cálculo, Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook o cualquier otra — no necesitas volver a introducir tus clientes a mano. Wedding Computer puede importar tus datos existentes, averiguar qué columnas corresponden a qué campos y mostrarte una vista previa antes de crear nada.

Abre Preparación → Importar en la aplicación para empezar.

Para una migración masiva, utiliza un archivo CSV. Es la vía recomendada porque Wedding Computer comprueba todo el archivo antes de escribir, te permite revisar la correspondencia de columnas y los duplicados, procesa las filas aceptadas mediante colas en segundo plano y conserva un informe en el Historial de importaciones con una opción segura para archivar una importación reciente. MCP es una vía opcional y supervisada para una reserva confirmada cada vez o un lote pequeño.

Importar desde una hoja de cálculo o archivo de datos (CSV, TSV o JSON)

Un CSV es el formato más habitual para mover datos entre herramientas. La mayoría de los programas pueden exportar uno — incluyendo Google Sheets, Excel, Numbers y prácticamente cualquier CRM del mercado. Wedding Computer también acepta exportaciones TSV (separado por tabuladores) y JSON — si tu herramienta de origen produce uno de esos formatos, no necesitas convertirlo; súbelo tal cual.

Paso 1: Obtén tus datos como CSV

Desde Google Sheets: Archivo → Descargar → Valores separados por comas (.csv)

Desde Excel o Numbers: Archivo → Guardar como → elige CSV, o Exportar → CSV

Desde otro CRM: busca una opción de exportación — normalmente en Ajustes, la vista de lista de clientes, o un menú “…”. Exporta como CSV si te dan a elegir formato.

Paso 2: Sube el archivo

En Preparación → Importar, elige la tarjeta Archivo CSV (o la tarjeta del CRM que generó el archivo) y, a continuación, selecciona tu exportación. Wedding Computer lee los encabezados de columna de tu archivo e intenta asociarlos automáticamente con los campos de contacto.

El archivo puede ocupar hasta 10 MB y contener hasta 20.000 filas. Divide una exportación mayor en varios archivos e impórtalos de uno en uno.

Paso 3: Revisa la correspondencia de columnas

Verás una tabla que muestra cada columna de tu archivo junto a lo que Wedding Computer cree que debería corresponder. Por ejemplo:

Tu columna	Corresponde a
First Name	Nombre
Email Address	Correo
Date	Fecha de boda
Notes	Notas
Código interno	— (omitido)

La correspondencia es automática y gestiona variaciones habituales (First Name, FirstName, first, fname se reconocen todos). Puedes cambiar cualquier correspondencia haciendo clic en el desplegable junto a una columna. Las columnas que no corresponden a nada se guardan como detalle adicional en el contacto — no se pierden.

Si algún campo de fecha asociado utiliza fechas numéricas — como la fecha de boda, los cumpleaños o la fecha original de creación — elige antes de la vista previa el orden que usa el archivo exportado: Día / mes / año (DMY) o Mes / día / año (MDY). Esto importa cuando los dos primeros números son 12 o menores. Por ejemplo, 04/07/2026 significa 4 de julio de 2026 con DMY, pero 7 de abril de 2026 con MDY. Las fechas ISO como 2026-07-04 y las que escriben el mes con letras no son ambiguas. Una fecha original de creación que no sea válida se ignora y el contacto utiliza en su lugar la hora de importación. Comprueba varias fechas asociadas en la vista previa antes de importar.

Paso 4: Comprueba todo el archivo, previsualiza e importa

Después de revisar las correspondencias y elegir si quieres crear bodas para los contactos reservados, continúa a la vista previa. Wedding Computer comprueba cada fila del archivo antes de crear nada. La comprobación se ejecuta de forma segura en segundo plano y muestra su progreso en la página.

Cuando termina, verás los recuentos de Listas, Advertencias, Duplicados existentes y Necesitan atención, además de Bodas que se crearán cuando corresponda. Se pueden importar las filas listas y las que tienen advertencias. Los contactos existentes que coinciden se omiten como duplicados. Las filas que necesitan atención no se importarán. La tabla muestra una muestra de cinco filas, pero se han comprobado todas las filas del archivo. Si hay incidencias, descarga el CSV para ver cada fila afectada y el motivo.

Los nombres y alias habituales de las etapas del canal se asignan a su equivalente en Wedding Computer. Una etapa personalizada del CRM sigue siendo importable: la vista previa muestra una advertencia y el estado normalizado seguro que se utilizará, mientras que el valor original exacto se guarda en los detalles adicionales estructurados del contacto.

Vuelve atrás y ajusta las correspondencias si es necesario. La comprobación de duplicados se repite durante la importación por si tu cuenta ha cambiado desde la comprobación de todo el archivo. Cuando los resultados sean correctos, importa los contactos listos. La importación se ejecuta de forma segura en segundo plano, así que puedes salir de la página y volver desde el Historial de importaciones. Si dejas abierta la página de resultados, se actualizará automáticamente mientras se ejecuta la importación.

El archivo de origen que subes se almacena temporalmente en un espacio privado mientras Wedding Computer lo comprueba y procesa. Normalmente se elimina al terminar. Los datos de una importación en borrador o fallida pueden conservarse hasta 30 días para que puedas reanudarla o para volver a intentar la limpieza. Si eliminas la importación, su origen temporal se elimina antes; la limpieza programada retira cualquier resto al finalizar el plazo.

Importar desde CRM específicos

Wedding Computer tiene ajustes predefinidos integrados para las herramientas más comunes, lo que significa que la correspondencia de columnas se hace automáticamente por ti. Antes de subir el archivo, elige en la pantalla de importación la tarjeta de Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook o VSCO Workspace; Wedding Computer aplica automáticamente el ajuste correspondiente.

Dubsado

Sigue la guía oficial de Dubsado para exportar Projects como CSV:

En Dubsado, abre Projects
Selecciona un estado de proyecto en el menú de estados, o configura los filtros para los proyectos que quieras
Haz clic en Export CSV

Sube el archivo en Wedding Computer y selecciona el ajuste predefinido de Dubsado. Campos como “Event Date” se asignan a la fecha de boda. El valor original de “Lead or Job”, los precios y los valores de contratos se conservan como detalles adicionales estructurados. “Lead or Job” con el valor “Job” puede servir como alternativa para Reservado.

Studio Ninja

Sigue la guía oficial de Studio Ninja para exportar clientes:

Ve a Clients en Studio Ninja
Haz clic en Export clients — esto descarga un CSV de tus registros de clientes

Sube el archivo en Wedding Computer con el ajuste predefinido de Studio Ninja seleccionado.

Studio Ninja también ofrece una exportación oficial de Leads/Jobs más completa como archivo ZIP con material de los proyectos. Wedding Computer no acepta directamente ese ZIP. Usa el CSV de clientes creado por Export clients para la importación de contactos compatible y guarda el ZIP de Leads/Jobs por separado para los ficheros o datos que debas trasladar manualmente.

HoneyBook

Sigue la guía oficial de HoneyBook para descargar la hoja de contactos:

Ve a Clients en HoneyBook
Haz clic en la pestaña Contacts
Haz clic en el menú ⋯ (más opciones) → Download spreadsheet

Nota: HoneyBook exporta tu lista de contactos, no los detalles completos del proyecto. Es posible que las fechas de boda y las notas de proyecto no se incluyan según la configuración de tu cuenta. Sube el archivo con el ajuste predefinido de HoneyBook.

VSCO Workspace (antes Táve)

Sigue la guía oficial de VSCO Workspace para exportar listas:

Abre cualquier vista de lista — Leads, Jobs o Address Book
Haz clic en Export
Elige “all columns” para obtener mejores resultados

Sube el archivo con el ajuste predefinido de VSCO Workspace. Los nombres de columna dependen de qué columnas tenías visibles, pero el ajuste predefinido gestiona las más comunes, incluyendo datos de la pareja, fechas de evento y ubicaciones.

Importar pegando texto

Si tienes información de contacto en un correo, un mensaje de texto, una nota, una consulta web o cualquier otra forma sin estructurar, puedes pegarla directamente en el importador y la IA extraerá los datos.

En Preparación → Importar, elige Pegar texto en lugar de subir un archivo.

El texto pegado se envía al modelo de Anthropic configurado para tu cuenta cuando hay una clave de Anthropic disponible; de lo contrario se envía a Cloudflare Workers AI para extraer los datos. Si no quieres que un modelo de IA procese el texto de origen, usa el importador CSV: no necesita extracción mediante IA.

La extracción acepta únicamente texto pegado; no abre ninguna URL ni página web. Copia el contenido relevante de un sitio web, correo, documento u otro CRM y pégalo en el cuadro de texto. Puedes pegar hasta 15.000 caracteres cada vez.

Pega lo que tengas. Por ejemplo:

Hola, soy Emily Chen y mi prometido es Marcus Lee. Estamos planeando nuestra boda para el 15 de marzo de 2026 en Stones of the Yarra Valley. Mi número es 0412 555 789 y me puedes contactar en emily@example.com. Te encontramos a través de Instagram.

La IA lee eso y crea un contacto con nombre Emily, apellido Chen, pareja Marcus Lee, fecha de boda 15-03-2026, ubicación de boda Stones of the Yarra Valley, teléfono 0412 555 789, correo emily@example.com y origen Instagram.

Revisas los datos extraídos antes de que se cree el contacto. Esto funciona bien para:

Correos de consulta antiguos que nunca gestionaste
Mensajes de texto de clientes potenciales
Notas de una feria de bodas o mercado
Referencias recibidas por teléfono donde apuntaste los datos
Consultas de plataformas que no exportan bien

Qué se importa

Al importar un contacto, Wedding Computer crea un registro de contacto completo con los campos que has asignado:

Nombres (la primera persona y su pareja)
Direcciones de correo
Números de teléfono
Usuarios de redes sociales (Instagram, Facebook, TikTok)
Sitio web
Dirección
Fecha de boda
Ubicación de boda
Etapa del canal (los nombres y alias habituales se asignan automáticamente — “Lead” se convierte en Nuevo, “Confirmed” se convierte en Reservado, etc.)
Origen (de dónde proviene el contacto)
Notas

Cualquier columna que no se asigne a un campo estándar se guarda como detalle adicional estructurado en el contacto — no se añade a las notas de texto libre ni se descarta sin avisar.

Qué no se importa:

Facturas y datos financieros (no se trasladan entre sistemas)
Documentos y archivos adjuntos (solo se importan los registros de contacto, no los archivos adjuntos)
Historial de hilos de correo (empieza de cero en el sistema de correo de Wedding Computer)
Hojas de ejecución y elementos del cronograma (la creación opcional del espacio de trabajo de boda no importa el contenido del cronograma; añádelo por separado)

Importar hojas de ejecución y datos de boda

El importador de archivos está pensado principalmente para contactos. En la pantalla de vista previa, la casilla opcional Crear bodas para contactos reservados solo aparece cuando se han asociado tanto una columna de estado como una columna de fecha de boda. Si la seleccionas, Wedding Computer también crea un espacio de trabajo de boda para cada contacto cuyo estado importado se resuelva como Reservado o Completado y cuya fecha de boda sea válida (entre 1900 y 2200). Cada boda creada recibe una reserva en el calendario y un enlace de vuelta al contacto. No se envían invitaciones ni correos electrónicos a los clientes.

El recuento Bodas que se crearán de la vista previa muestra las filas aptas, pero no reserva capacidad. La capacidad se vuelve a comprobar de forma atómica al crear cada espacio de trabajo. Si una cuenta gratuita ya ha alcanzado su límite de espacios activos, el contacto se importa igualmente, pero se omiten el espacio de trabajo de boda opcional, la reserva del calendario y el enlace al contacto, y la fila aparece con una advertencia. Una boda con fecha pasada o una fila importada expresamente como Completada no ocupa un espacio activo.

Esa opción crea el espacio de trabajo, pero no importa una hoja de ejecución existente ni información detallada de la boda. Para llevar ese contenido a un espacio de trabajo, tienes dos opciones:

Añadirla manualmente — abre el espacio de trabajo de la boda y añade los elementos del cronograma uno por uno. Lleva tiempo, pero te da control total.

Usar un asistente de IA (MCP, Pro) — conecta un asistente compatible a Wedding Computer, pega el texto de una hoja de ejecución existente y pídele que añada las filas a una boda existente. Consulta la sección siguiente.

Usar un asistente de IA para importar (MCP)

El servidor MCP permite que un cliente de IA compatible llame a las herramientas con permisos limitados de Wedding Computer. Para una reserva existente, el cliente debe usar la herramienta real add_or_import_booking. Esta crea o encuentra el contacto y puede crear un espacio de trabajo de boda básico con su reserva de calendario; después, el cliente puede añadir filas de la hoja de ejecución a partir del texto que le proporciones.

Esta es una vía Pro opcional para texto que no se exporta bien como CSV. Supervisa cada llamada propuesta y trabaja con una reserva cada vez o con un lote pequeño que puedas revisar. Para una migración grande, utiliza preferentemente el importador CSV: la vista previa de todo el archivo, la asignación, la revisión de duplicados, las colas en segundo plano, el informe de resultados y el archivado de importaciones recientes están diseñados para cargas masivas.

Conectar un cliente de IA

Necesitas:

Una suscripción Pro de Wedding Computer (el servidor MCP es una función Pro)
Un cliente MCP compatible con servidores HTTP remotos

Abre wedding.computer/mcp y sigue las instrucciones actuales para tu cliente. Los clientes compatibles con OAuth pueden añadir esa URL como conector personalizado y autorizarla en el navegador. Para los clientes que no pueden usar OAuth, la guía explica la alternativa manual con token de integración.

Un token de integración permite que el agente acceda a tu cuenta de proveedor. Mantenlo en secreto y no lo confundas con la clave independiente de captación de consultas, que solo permite enviar leads.

Importar contactos con un cliente de IA

Una vez conectado, abre una conversación nueva en tu cliente de IA y pídele que use las herramientas de Wedding Computer. Confirma qué pretende crear, especialmente cuando le proporciones varios registros a la vez.

Importar un contacto desde un correo:

Copia un correo de consulta y pégalo en tu cliente con un mensaje como:

Aquí tienes una consulta que recibí. Por favor añade a esta persona a mis contactos de Wedding Computer.

[pega el correo aquí]

El cliente puede extraer los datos de la pareja y llamar a add_or_import_booking. Se requiere una fecha de boda. La herramienta crea o encuentra el contacto de forma silenciosa, asigna el estado de reserva adecuado y crea el espacio de trabajo básico y la reserva de calendario si tu plan tiene capacidad. No envía una consulta, un correo ni una invitación a la pareja. Revisa el contacto, el espacio de trabajo y la entrada de calendario antes de continuar.

La coincidencia se limita a tu cuenta y usa la fecha de boda junto con el correo de cualquiera de las dos personas. Un cliente que repite en una fecha distinta sigue siendo otra reserva. Los datos existentes que no estén vacíos se conservan; si la información proporcionada entra en conflicto, la herramienta muestra el conflicto para revisarlo en vez de sobrescribir el valor existente.

Importar varios contactos a la vez:

Si tienes varios contactos en una lista corta, pégalos y pide al cliente que los procese:

Tengo estas cinco reservas confirmadas de mis notas antiguas. Usa add_or_import_booking para cada una y enséñame cada llamada propuesta antes de ejecutarla.

Sarah Chen y Marcus Lee — sarah@example.com — 04 12 345 678 — Boda: 15 de marzo de 2026, Yarra Valley James Wilson y Emma Brown — emma@example.com — Boda: 8 de noviembre de 2025, Daylesford [y así sucesivamente]

Pide al cliente que procese una reserva por llamada. Trabaja en lotes pequeños para revisar el contacto, el espacio de trabajo y el calendario antes de continuar; utiliza el importador CSV cuando necesites informes masivos y revisión de duplicados.

Importar desde un documento desordenado:

No todas las fuentes están limpias. Si tienes notas antiguas de una feria de bodas, una lista escrita a mano o contactos copiados de correos antiguos, dale al cliente lo que tengas:

Aquí tienes mis notas de estas reservas confirmadas. Algunas están desordenadas: extrae lo que puedas, pregunta por cualquier ambigüedad y usa add_or_import_booking para una reserva cada vez.

[pega tus notas]

Usa esta herramienta de reservas solo para registros con fecha de boda que deban considerarse reservados o completados, no para consultas sin confirmar. Indica al cliente que pregunte por cualquier dato ambiguo y revisa cada resultado.

Importar una hoja de ejecución con un cliente de IA

Si tienes una hoja de ejecución existente — en un documento de Word, un correo, texto copiado de un PDF o una lista de horarios — un cliente MCP puede añadir esos elementos a un espacio de trabajo de boda.

Lo que necesitas primero: si el espacio de trabajo ya existe, indica al cliente cuál debe usar. Si no existe, pídele que utilice primero add_or_import_booking; así crea el espacio de trabajo básico y la reserva de calendario. No reconstruye todo el estado del proyecto del CRM anterior, por lo que debes revisar el nuevo espacio antes de añadir filas al cronograma.

Pídele a tu cliente algo como:

Tengo la hoja de ejecución de la boda de Sarah y James. ¿Puedes añadir estos elementos a su cronograma de boda?

9:00 — La comitiva nupcial llega al The Olsen Hotel para peluquería y maquillaje 11:30 — La novia y la comitiva se trasladan a Fitzroy Gardens 12:30 — Primer encuentro con el novio en el cenador 13:00 — Empieza la ceremonia en el cenador de Fitzroy Gardens 13:45 — Termina la ceremonia; los invitados se trasladan a los canapés del césped este 14:00 — Retratos de la comitiva nupcial, Fitzroy Gardens 15:30 — Todos los invitados se trasladan a la recepción en Luminare 16:00 — Abren las puertas de la recepción; invitados sentados [y así sucesivamente]

El cliente puede buscar la boda de Sarah y James y añadir cada elemento al cronograma. Mantén abierto el cronograma de Wedding Computer y revisa las filas cuando terminen las llamadas a las herramientas.

Consejos para mejores resultados:

Asegúrate de que la boda existe en tu cuenta o crea primero su registro básico con add_or_import_booking
Si hay dos bodas con nombres similares, incluye la fecha: «la boda de los Smith del 14 de junio de 2026»
Incluye ubicaciones y proveedores asignados en la lista cuando dispongas de esos datos
Después de importar, revisa el cronograma en Wedding Computer para comprobar que los horarios y detalles son correctos

Importar notas sobre una boda

Un cliente MCP también puede añadir notas escritas a un espacio de trabajo de boda. Si tienes notas de una visita al lugar, una reunión de planificación o un hilo de correo, pídele que las añada:

Tuve una reunión de planificación con Emma y Liam la semana pasada. Aquí están mis notas. ¿Puedes añadirlas a las notas de su espacio de trabajo de boda?

[pega tus notas de la reunión]

La herramienta añade ese texto a las notas compartidas de la boda. Revisa la boda de destino antes de aprobar la llamada, ya que las notas compartidas pueden ser visibles para otros miembros activos de la boda.

Lo que MCP no puede importar

El estado completo del proyecto del CRM — add_or_import_booking crea un contacto, un espacio de trabajo de boda y una reserva de calendario básicos, pero no un proyecto completo con flujos de trabajo y automatizaciones.
Facturas e historial de pagos — los registros financieros no se trasladan mediante MCP.
Contratos, documentos y archivos adjuntos — las herramientas MCP no suben estos archivos; sube los documentos mediante la aplicación cuando sea compatible.
Historial de correo — los hilos de correo antiguos no se importan.
La cuenta de otra persona — la conexión MCP solo puede acceder a los datos permitidos para tu cuenta de proveedor autenticada.

Después de importar

Puedes seguir una importación activa o volver a abrir una ya terminada desde Preparación → Importar → Historial de importaciones. Los resultados muestran cuántos registros se importaron, se omitieron como duplicados, se omitieron por otro motivo o fallaron. Las filas importadas con advertencias y las filas fallidas se muestran para que puedas revisarlas.

Una vez terminada la importación, ve a Contactos para revisar lo que se ha incorporado. Comprueba algunos registros para asegurarte de que los nombres, fechas y estados son correctos. Cualquier contacto creado por importación se puede editar como cualquier otro contacto — entra en él y actualiza cualquier campo.

Si no seleccionaste la casilla opcional de creación de bodas durante la importación, aún puedes promover más tarde un contacto reservado de forma individual: abre el contacto → Promover a boda.

Si algo no se ve bien — fechas incorrectas, nombres intercambiados, campos faltantes — edita los contactos o las bodas que se hayan creado.

Archivar una importación reciente

Para las importaciones creadas después del lanzamiento de esta función, Archivar contactos sin cambios de esta importación está disponible desde el Historial de importaciones durante un máximo de 30 días. Solo aparece en importaciones exclusivamente de contactos en las que se desactivó la creación de bodas, y archiva — nunca elimina — únicamente los contactos que esa importación creó realmente.

El límite de 30 días se aplica al inicio del archivado. Si el archivado ya comenzó y se interrumpe, Wedding Computer conserva su comprobante de recuperación y te permite volver a intentarlo hasta que termine de forma segura.

Por seguridad, Wedding Computer omite cualquier contacto que se haya editado, vinculado, involucrado en un conflicto o una eliminación, referenciado o utilizado en otro lugar, o modificado de cualquier otra forma desde la importación. Los contactos archivados se pueden restaurar individualmente desde Contactos.

Al eliminar la entrada del historial de importaciones, se pierde de forma permanente la opción de archivar los contactos de esa importación. Esto no elimina los contactos.

Eliminar una entrada del Historial de importaciones solo borra el registro del historial. No deshace ni elimina los contactos o las bodas que creó la importación. No uses Eliminar importación como método de reversión ni vuelvas a importar el mismo archivo para intentar deshacer una importación anterior.

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