Guía para wedding planners y lugares

Los wedding planners y los lugares desempeñan un papel distinto en Wedding Computer respecto a otros proveedores. Como coordinas todo el día —no solo tu propia parte—, puedes asumir un rol de proveedor gestor que te da controles adicionales: propiedad del cronograma, aprobación de cambios y supervisión de todo el equipo de proveedores. Dos funciones están pensadas específicamente para este rol: el paquete operativo, un documento vivo que reúne el horario, el equipo, los invitados y las mesas en un solo lugar para que dirijas el día desde ahí, y las plantillas de listas de tareas, que te permiten estandarizar los pasos repetibles de cada boda que coordinas.

Esta guía cubre todo lo específico para wedding planners y lugares. Para funciones compartidas con todos los proveedores (CRM, facturación, hojas de ejecución, calendario), consulta esas secciones en la documentación principal.

El rol de proveedor gestor

Cuando te añaden a un espacio de trabajo de boda, se te puede asignar el indicador puede gestionar. Esto te convierte en el proveedor gestor de esa boda. Como proveedor gestor:

• Eres el responsable del cronograma, por lo que puedes añadir, editar y eliminar directamente las filas compartidas
• Los demás miembros que puedan ver una fila compartida envían una propuesta cuando quieren añadirla, editarla o eliminarla
• Puedes aprobar una propuesta tal cual, ajustarla antes de aprobarla o rechazarla
• Ceremonia, recepción, preparativos, retratos, montaje y demás logística se registran como filas del cronograma, cada una con su propia hora y ubicación

Los wedding planners y los lugares son normalmente los candidatos naturales para este rol. Un wedding planner que coordina todo el día necesita controlar el cronograma; un lugar cuyo horario de salas marca todo lo demás necesita igualmente controlar los cambios de horario.

Para asignarte como proveedor gestor: cuando te añaden a una boda (o una vez que ya eres miembro), ve al espacio de trabajo de la boda → Personas → haz clic en tu propio nombre → activa Puede gestionar.

Si has creado tú mismo el espacio de trabajo de la boda (promoviendo un contacto reservado a boda), puedes configurar esto al crear el espacio de trabajo.

Crear y gestionar espacios de trabajo de boda

Como wedding planner o lugar, normalmente serás tú quien cree el espacio de trabajo.

Para crear un espacio de trabajo: ve a Contactos, busca tu pareja reservada y elige Promover a boda. Rellena los datos principales (fecha, ubicación general y tipo de ceremonia) y crea el espacio. Añade todas las horas y ubicaciones del día como filas del cronograma.

Para invitar a la pareja: desde el espacio de trabajo, ve a Añadir personas → Invitar pareja. Introduce ambas direcciones de correo. La pareja obtiene una cuenta gratuita — sin necesidad de suscripción.

Para invitar a otros proveedores: ve a Añadir personas → Añadir proveedor. Puedes buscar proveedores que ya estén en Wedding Computer, o invitar por correo. Los proveedores invitados pueden:

• Ver y contribuir al cronograma compartido
• Proponer adiciones o cambios en la hoja de ejecución compartida, y gestionar sus propias filas privadas
• Leer notas y documentos compartidos
• Subir archivos a la biblioteca de documentos

Los proveedores que invitas no necesitan suscripciones Pro para participar. Se unen como miembros de tu espacio de trabajo y pueden contribuir plenamente.

Estandarizar tu proceso con plantillas de listas de tareas

Cada boda que llevas tiene los mismos pasos recurrentes —trámites legales, llamadas de planificación, confirmaciones con proveedores, tareas de montaje y desmontaje, cierre posterior a la boda—. En lugar de rehacer esa lista en cada reserva nueva, constrúyela una sola vez como plantilla de lista de tareas.

Para crear una: abre Listas de tareas en tu barra lateral de proveedor, elige Nueva plantilla y escríbela en Markdown sencillo: ## Nombre de sección para un encabezado de sección, - [ ] Tarea para un elemento. Mantén plantillas separadas para distintos tipos de reserva, como coordinación de día completo frente a solo el día del evento.

Para que se aplique automáticamente: activa Aplicar automáticamente al crear una boda en la plantilla que quieras como predeterminada. Cada espacio de trabajo de boda que crees a partir de entonces empieza ya con una copia de esa lista, así que nada se pasa por alto porque alguien olvidó añadirla a mano. Editar la plantilla más tarde no reescribe las listas ya copiadas en bodas existentes.

La lista de tareas de una boda es privada para la cuenta de proveedor que la creó: la pareja, otros proveedores e incluso otro proveedor gestor de la misma boda no la ven a través del espacio de trabajo compartido. Es tu propia lista de trabajo, separada del cronograma compartido y de las notas del espacio.

Consulta Plantillas de listas de tareas para la referencia completa.

Gestión del cronograma

Tus propios elementos de la hoja de ejecución

Usa una fila para cada parte del día: preparativos, ceremonia, retratos, recepción, montaje, llegadas de proveedores, cambios de sala, servicio de comida y logística de cierre de la noche. Como responsable del cronograma, editas directamente las filas compartidas; los demás miembros con visibilidad proponen cambios para tu aprobación. Los proveedores pueden seguir gestionando directamente sus propias filas privadas.

El cronograma compartido

Los elementos del cronograma marcados como pareja son visibles para todos los miembros del espacio de trabajo. Los marcados como proveedores solo son visibles para los miembros proveedores. Los marcados como privados solo son visibles para el proveedor al que pertenecen.

Como proveedor gestor, puedes ver todo excepto los elementos privados de otros proveedores.

Aprobar solicitudes de cambio del cronograma

Cuando otro miembro propone añadir, editar o eliminar una fila compartida del cronograma, recibes una notificación de cambio de cronograma.

Para revisar solicitudes: ve al espacio de trabajo de la boda → Cronograma → busca la sección Aprobaciones pendientes. Cada solicitud muestra:

• Quién propuso el cambio
• Qué quiere añadir, editar o eliminar, incluidos los valores anteriores y posteriores de hora, título, ubicación, visibilidad y demás campos modificados
• Su motivo (opcional)

Puedes aprobar exactamente lo propuesto, editar la fila propuesta y luego aprobarla, o rechazarla. Se notifica tu decisión al miembro que hizo la propuesta.

Hacer cambios en el cronograma directamente

Como responsable del cronograma, cambias el horario directamente en el Cronograma. Edita la fila correspondiente para cambiar su hora, ubicación, título, detalles, visibilidad, duración u horario relativo. La página de edición de la boda es para datos principales como la fecha, la ubicación general y el tipo de ceremonia, no una segunda copia del horario del día.

Asignar personas a una fila

Los miembros disponibles del espacio de trabajo, los proveedores y los miembros del equipo empresarial asignados a la boda aparecen debajo de cada fila como botones de añadido directo. Selecciona un nombre una sola vez y la asignación se guarda de inmediato — no hay un paso adicional con un botón de más. Usa la etiqueta libre solo para alguien que no esté en la lista. Las asignaciones son operaciones compartidas de lectura y escritura: cualquier colaborador que pueda ver una fila compartida ve a sus responsables y puede añadirlos o quitarlos sin esperar la aprobación del cronograma; en una fila privada, solo su propietario puede gestionar las asignaciones.

Coordinar el equipo de proveedores

Quién está en la boda

La sección Personas del espacio de trabajo muestra a todos los miembros actuales: la pareja, los proveedores y sus roles. Puedes ver quién ha aceptado su invitación y quién todavía no.

Puedes eliminar a un proveedor del espacio de trabajo si es necesario — pierde el acceso de inmediato.

Compartir el contacto de la pareja

Puedes controlar la visibilidad de proveedores desde la configuración de la boda:

• Visible: todos los proveedores pueden ver los datos de contacto de los demás — útil cuando los proveedores necesitan comunicarse directamente sin pasar por ti
• Privada: los proveedores no pueden verse entre sí; solo tú (y la pareja) podéis ver el equipo completo

La lista de créditos de proveedores

Después de la boda, ve al espacio de trabajo → Créditos para copiar la lista completa del equipo de proveedores para publicaciones de Instagram, artículos de blog o publicaciones. Puedes copiarla en formato de menciones de Instagram (@usuario), Markdown o HTML.

Lista de invitados, mesas y plano de sala

La aplicación opcional Invitados —activada por la pareja o por un gestor desde Aplicaciones de boda— contiene la lista de invitados, las respuestas RSVP, la distribución de mesas y el plano de sala de la boda. Su configuración de visibilidad tiene tres niveles, y uno está pensado específicamente para este rol: solo la pareja, pareja + planners/lugares, o todo el equipo de proveedores. Quien gestiona la boda la configura, y el nivel intermedio es la opción natural para un lugar que confirma cambios de sala o un wedding planner que arma el plan de mesas sin abrir los detalles de los invitados a todo el equipo de proveedores.

Una vez que tienes acceso, puedes ver:

• Las unidades de invitación, sus alergias, notas dietéticas y prioridades de asiento
• Los totales de RSVP, la elección de menú y el recuento de respuestas
• La distribución de mesas y el plano de sala

Distribución de mesas: abre Invitados → Distribución de mesas para arrastrar invitados entre mesas y la zona sin asignar, o usa la función de asiento automático para llenar mesas conservando las ubicaciones existentes, dejando fuera del plan activo a quienes hayan rechazado y detectando una mesa infantil. Señala invitados sin asiento, conflictos de separación y mesas por encima de capacidad para que puedas resolverlos antes del día.

Plano de sala: coloca las mismas mesas sobre una imagen o PDF subido del plano real del lugar, junto con zonas operativas y filas de asientos de la ceremonia — útil para cerrar un plano con la pareja u otro proveedor antes de que se incorpore al paquete operativo.

Solo la pareja y los gestores pueden añadir invitados, cambiar la configuración de invitaciones o editar las mesas; otros miembros con acceso pueden ver pero no editar. Consulta Invitados, confirmaciones y mesas para la referencia completa.

Paquetes operativos: dirigir el día desde un documento

El paquete operativo —a menudo llamado BEO— está pensado exactamente para este rol: un documento vivo que Wedding Computer arma a partir de los datos actuales de la boda, para que dirijas el día desde un solo lugar en vez de juntar a mano el cronograma, el número de invitados y el plan de mesas.

Para abrirlo: ve al espacio de trabajo de la boda y elige Paquete operativo en el centro de mando. Solo un miembro con Puede gestionar —normalmente tú, como el wedding planner o lugar gestor— puede abrir, editar o controlar la publicación del paquete.

El paquete reúne:

• La fecha, ubicación y estado del evento
• Las filas del cronograma que no son privadas, con sus horas, descripciones y ubicaciones
• Los totales de RSVP, la elección de menú y las notas de alergias y dietas
• El equipo de la boda y sus roles
• El plan de mesas y el plano de sala conectado
• Los archivos compartidos con la boda, y un enlace al plano si se ha añadido uno

Añade un título, una etiqueta de borrador o final, notas de servicio, comidas, bebidas, personal, montaje y accesibilidad, y una cifra manual de invitados si el total de RSVP no es el número que quieres imprimir. Como es una vista viva, volver a abrir el paquete muestra el horario, el equipo y el número de invitados actuales — no una copia desactualizada de cuando lo creaste por primera vez.

Para imprimir o exportar: elige Imprimir para una vista limpia de impresión y usa después el diálogo de impresión de tu navegador para imprimir o guardar como PDF.

Para compartirlo con personal in situ que no tiene cuenta: activa la publicación para generar un enlace que abre el paquete sin iniciar sesión — útil para el personal de cocina, barra o del lugar que necesita los detalles del día pero no debería tener acceso con cuenta. Revisa el paquete antes de compartirlo, ya que puede incluir información de invitados y dietas, nombres del plan de mesas y nombres del equipo. Usa Rotar enlace si un enlace circula demasiado, o Desactivar publicación cuando ya no se necesite.

Consulta Paquetes operativos / BEO para la referencia completa, incluido exactamente qué se incorpora y el modelo de seguridad del enlace de publicación.

Dirigir el día de la boda

Modo en vivo

El día del evento, cambia el cronograma a modo en vivo desde la página del cronograma. Como proveedor gestor, puedes:

• Marcar cualquier elemento como iniciado (no solo los tuyos) — esto registra la hora real de inicio
• Ver el desfase — cuántos minutos por delante o por detrás del horario va el día
• Ver las contribuciones de todos los proveedores en el cronograma compartido en tiempo real

Otros proveedores y la pareja también pueden ver el cronograma en vivo — todos están al tanto de en qué punto va el día.

Finalizar el modo en vivo

Cuando termina el día, toca Finalizar modo en vivo. Esto borra todas las horas de inicio registradas y devuelve el cronograma a su vista planificada. Puedes seguir accediendo al cronograma como referencia después del día.

Lugares: el rol de parte financiera

Los lugares que actúan como la parte central de facturación de una boda —cobrando todos los pagos de proveedores y distribuyéndolos— pueden configurarse como parte financiera de una boda. Esto es para lugares que operan un modelo de organizador, donde las parejas pagan al lugar y el lugar paga a los proveedores.

Para configurar un lugar como parte financiera: ve a la boda → Personas → haz clic en el miembro del lugar → activa Es parte financiera.

Con este indicador activado, las facturas del lugar se marcan como la relación financiera principal con la pareja.

Varias bodas el mismo día

El calendario de Wedding Computer muestra todas tus reservas. Si tienes dos bodas en la misma fecha, ambas aparecen en tu calendario. Tu calendario de disponibilidad mostrará esa fecha como reservada, evitando consultas adicionales para ese día (si tu uso compartido de disponibilidad está configurado como público o respuesta automática con IA).

Cada boda tiene su propio espacio de trabajo independiente, cronograma, equipo de proveedores y conjunto de notas.

Informes para tu negocio

Los wedding planners y los lugares suelen tener mayores volúmenes de reserva y canales más complejos que los proveedores independientes, lo que hace que el panel de informes (Informes en la barra lateral) sea especialmente útil para detectar patrones: tasa de conversión, tendencias de ingresos y de dónde vienen realmente tus mejores contactos. Consulta Informes para el desglose completo de lo que incluye el panel y qué requiere Pro.

Preguntas frecuentes

¿Puedo coordinar a varios proveedores desde un espacio de trabajo?

Sí. Ese es el propósito principal del rol de proveedor gestor. Creas el espacio de trabajo, invitas a todos tus proveedores, y el cronograma compartido se convierte en la única fuente de verdad para el día.

¿Tienen que pagar los demás proveedores por Wedding Computer?

No. Los proveedores que invitas a una boda que has creado participan de forma gratuita. No necesitan una suscripción Pro para ver y contribuir al espacio de trabajo compartido.

¿Qué pasa si un proveedor propone un cambio de cronograma que aún no he aprobado?

Queda como solicitud pendiente. El cambio no se aplica al cronograma compartido hasta que lo apruebes. El proveedor lo ve como pendiente; todos los demás ven el cronograma sin cambios.

¿Puedo rechazar un cambio y aun así ver qué se propuso?

Sí. Las solicitudes rechazadas se guardan en el historial del cronograma para que puedas consultarlas.

¿Puedo evitar que los proveedores vean los datos de contacto de la pareja?

Sí. En la configuración de la boda → Visibilidad de proveedores → Privada, los datos de contacto de los proveedores quedan ocultos entre sí. Solo tú y la pareja podéis ver el equipo completo.

¿Cómo funciona esto si usamos una hoja de ejecución con plantilla?

El cronograma compartido en sí no tiene plantillas de hoja de ejecución guardadas: el horario de cada boda se construye desde cero como filas. Como responsable, empieza añadiendo las filas clave —apertura del lugar, montaje, ceremonia, recepción— y sigue a partir de ahí; los proveedores invitados pueden proponer adiciones compartidas y gestionar sus propias filas privadas.

Lo que sí puedes convertir en plantilla es tu propia lista de tareas: una lista separada y privada (no el cronograma compartido) que puedes configurar para que se aplique automáticamente a cada boda nueva que crees. Úsala para el proceso repetible en torno a la boda —trámites legales, confirmaciones con proveedores, tareas de montaje— mientras el cronograma se sigue construyendo boda por boda. Consulta Plantillas de listas de tareas.

¿Puedo ver la lista de invitados, los RSVP o la distribución de mesas desde mi cuenta de wedding planner o de lugar?

Sí, si la visibilidad de la aplicación Invitados de la boda está configurada como pareja + planners/lugares o todo el equipo de proveedores — consulta Invitados, confirmaciones y mesas. Quien gestiona la boda controla esa configuración desde las opciones de visibilidad de la aplicación.

¿Pueden los lugares usar esto para eventos que no sean bodas?

La hoja de ejecución, el calendario y el canal de CRM funcionan para cualquier evento. El espacio de trabajo usa filas flexibles de cronograma en vez de campos fijos de ceremonia, recepción o preparativos, por lo que muchas de las mismas herramientas también funcionan para conferencias, eventos corporativos y otras celebraciones.

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Ver también

• Hojas de ejecución y cronograma — crear y navegar por el cronograma, modo en vivo, exportación
• Paquetes operativos / BEO — el documento conectado del día, construido a partir del horario, el equipo, los invitados y los archivos
• Plantillas de listas de tareas — listas de tareas reutilizables por proveedor que pueden aplicarse automáticamente a cada boda nueva
• Invitados, confirmaciones y mesas — lista de invitados, RSVP, distribución de mesas y plano de sala
• Espacios de trabajo y colaboración — estructura del espacio de trabajo, invitar proveedores y parejas, configuración de visibilidad
• Calendario y disponibilidad — disponibilidad, enlaces de feed privados y conexiones de calendario limitadas de solo lectura
• Formularios de consulta — captar y gestionar contactos antes de que se confirme una reserva
• Informes — el panel de informes completo, gratis frente a Pro
• Equipo y agencias — organizar y asignar un equipo de proveedores más grande
• Primeros pasos como wedding planner — guía de configuración paso a paso para wedding planners
• Primeros pasos como lugar — guía de configuración paso a paso para lugares