Primeros pasos como lugar para bodas

Como lugar, a menudo eres el organizador central del día de la boda. Llegan varios proveedores a tus instalaciones, puede que gestiones la facturación en nombre de la pareja, y tu equipo necesita saber exactamente qué pasa y cuándo. Configurarlo correctamente significa que tus parejas tienen un centro de coordinación profesional desde el momento en que reservan contigo — y que tú tienes una hoja de operaciones del día que se mantiene al día en lugar de quedar desactualizada en cuanto cambia el horario.

Paso 1 — Completa el perfil de tu lugar

Ve a Ajustes → Perfil y rellena:

Nombre del negocio — el nombre de tu lugar tal como lo conocen las parejas
Categoría — selecciona Lugar
Ubicación — tu dirección completa (se usa para previsiones meteorológicas y se comparte con los proveedores en el espacio de trabajo)
Zona horaria — tu zona horaria local
Biografía y descripción — qué hace que tu lugar sea distintivo; esto aparece en tu listado de directorio público
Sitio web e Instagram — enlazados desde tu perfil

Por qué: todos los proveedores invitados a tus espacios de trabajo de boda verán tu perfil de lugar. Un perfil de lugar completo —nombre, dirección, fotos— es el contexto que otros proveedores usan al planificar su llegada, logística y montaje. Tu fotógrafo necesita saber dónde estar; tu florista necesita saber la ventana de montaje. Un perfil claro reduce las preguntas de proveedores antes del día.

Paso 2 — Crea tu formulario de consulta

Abre Formularios → Consulta y personaliza las preguntas que responden las parejas cuando te contactan sobre una reserva.

Para un lugar, las preguntas útiles incluyen:

Fecha de la boda (o rango de fechas que están considerando)
Número de invitados estimado (ceremonia y recepción por separado si difieren)
¿Ceremonia y recepción en el mismo espacio, o repartidas en distintas zonas?
Preferencia de catering: interno, externo o flexible
Requisitos de alojamiento (si tu lugar tiene habitaciones)
Cómo te conocieron

Por qué: tu formulario de consulta es la primera etapa de tu canal de reservas. Las respuestas te dicen de inmediato si la pareja encaja en tu capacidad, si su fecha está disponible y qué conversaciones de paquetes mantener. Un formulario bien diseñado vale más que una larga cadena de correos.

Paso 3 — Configura tu bandeja de correo

Ve a Ajustes → Correo electrónico y reserva un identificador de correo — se convierte en identificador@wedding.computer. Una vez configurado, usa Correos en la barra lateral para tu bandeja: pestañas de Recibidos y Enviados, un botón de Redactar y respuestas agrupadas en hilo en cada mensaje.

Por qué: las consultas y las conversaciones con proveedores suelen acabar dispersas en una bandeja personal, lo que dificulta recordar semanas después qué se acordó con una pareja concreta. Cada correo enviado o recibido a través de tu dirección de Wedding Computer se registra automáticamente en el historial de actividad del contacto correspondiente — así que el historial de la conversación queda vinculado a la reserva, en lugar de perdido en una búsqueda dentro del buzón. Las parejas y los proveedores responden a una dirección de correo normal; nada cambia de su lado.

Paso 4 — Configura tu disponibilidad — esto es crítico

Abre Calendario → Disponibilidad y:

Bloquea las fechas que ya tienes reservadas — añade cada fecha de boda confirmada. A diferencia de otros tipos de proveedor, los lugares suelen tener un límite estricto de una reserva por día (o por espacio), así que esto debe ser preciso.
Define los días de la semana en que celebráis bodas — normalmente de viernes a domingo; marca otros días como no disponibles
En Ajustes → Uso compartido de disponibilidad, elige Pública — para que las parejas puedan comprobar tu calendario antes de consultar

Si tienes varios espacios de ceremonia o recepción que pueden funcionar simultáneamente, hazlo constar en tu formulario de consulta — Wedding Computer actualmente no modela disponibilidad de espacios múltiples de forma nativa, así que tendrás que gestionarlo manualmente.

Por qué: un lugar con un calendario de disponibilidad preciso deja de recibir consultas para fechas que ya tiene reservadas. Más importante aún, los espacios de trabajo de tus parejas reservadas mostrarán el evento de boda en su feed de calendario compartido — y sus proveedores lo verán. La precisión de ese calendario importa.

Paso 5 — Configura la facturación y los calendarios de pago

Ve a Ajustes → Pagos → Conectar Stripe y conecta tu cuenta de Stripe. Si prefieres transferencia bancaria o factura directa, configura tu método de pago como Transferencia bancaria — las facturas incluirán tus datos bancarios.

Añade el calendario de pago a cada factura de tu alquiler estándar:

Depósito (normalmente 20-30%) al reservar
Pago intermedio (si aplica) varios meses antes de la boda
Saldo final 4-6 semanas antes

Por qué: las parejas gestionan varios calendarios de pago entre todos sus proveedores. Enviar facturas a través de Wedding Computer pone tus pagos junto a todos los demás en una sola vista — la pareja puede ver todo lo que debe, pagar en línea, y ambas partes tienen un registro claro.

Paso 6 — Configura tu contrato de alquiler predeterminado

Ve a Ajustes → Contratos y redacta tu acuerdo estándar de alquiler de lugar. Wedding Computer conserva un contrato de servicio predeterminado y copia su contenido en cada factura nueva. Puedes editar la copia de una factura cuando una reserva necesite condiciones distintas sin cambiar facturas anteriores. Incluye:

Alcance del alquiler del lugar (espacios, horas, equipo incluido)
Acuerdos y restricciones de catering
Límites de ruido y horas de finalización
Política de cancelación y aplazamiento
Depósito de seguridad y condiciones de fianza
Horarios de montaje y desmontaje
Qué pasa si cambia la fecha de la boda

Por qué: en la página de reserva, la pareja escribe su nombre completo y correo electrónico y confirma que está de acuerdo. Wedding Computer registra esa aceptación en la factura. No es una firma dibujada ni genera un PDF firmado descargable; el correo de confirmación incluye una copia en texto del contrato aceptado.

Paso 7 — Configura plantillas de listas de tareas

Ve a Listas de tareas en la barra lateral y crea una o más plantillas — por ejemplo, “Lista de tareas estándar de alquiler de lugar” con elementos como recuento final de invitados confirmado, plano de sala aprobado, depósito de seguridad recibido, certificado de seguro archivado, recorrido final reservado, horarios de llegada de proveedores confirmados y desmontaje firmado.

Marca una plantilla como Predeterminada para que se aplique automáticamente en cuanto se reserve una boda. Mantén las demás como plantillas opcionales que aplicas manualmente a una boda concreta desde la sección de lista de tareas de esa boda.

Por qué: una plantilla de lista de tareas convierte tu proceso habitual previo a la boda en algo que el sistema aplica, en lugar de algo que tienes que recordar. Una vez que una plantilla está marcada como predeterminada, cada reserva nueva recibe la misma lista de tareas sin ningún paso extra por tu parte — nada se te escapa porque estuvieras ocupado la semana en que llegó una reserva. La lista vive en la propia boda, así que tú y tu equipo podéis ir marcando elementos a medida que se acerca la fecha.

Paso 8 — Crea tu primer espacio de trabajo de boda

Cuando una pareja reserva, abre su registro de contacto y haz clic en Promover a boda. Rellena los datos de la boda:

La fecha
Tu lugar como ubicación general de la boda
El tipo de ceremonia

Luego:

Asígnate como proveedor gestor — ve a Personas → tu nombre → activa Puede gestionar. Esto te convierte en responsable del cronograma. Los demás miembros pueden proponer añadir, editar o eliminar filas compartidas; tú las apruebas tal cual, las ajustas antes de aprobar o las rechazas.
Invita a la pareja — Añadir personas → Invitar pareja.
Crea la hoja de ejecución del lado del lugar — añade filas de cronograma independientes para los preparativos (si se usan), la ceremonia, la recepción, el montaje, la preparación de la sala, las ventanas de llegada de proveedores, el cóctel, la cena, los discursos, el baile y el desmontaje. Pon la hora y la ubicación correspondientes en cada fila. Configura las filas operativas con visibilidad proveedores y las filas que la pareja también deba ver con visibilidad pareja.
Invita al equipo de proveedores a medida que se confirman — añade cada proveedor reservado. Como miembros pueden proponer cambios compartidos al cronograma y gestionar sus propias filas privadas.

Por qué: el indicador de proveedor gestor da al horario un responsable claro. Cuando catering, floristas o entretenimiento proponen cambios al cronograma, ves los datos anteriores y posteriores y puedes aprobar, ajustar o rechazar, sin duplicar la logística de ceremonia y recepción en los ajustes de la boda.

Los miembros disponibles del espacio, los proveedores y los miembros del equipo asignados a la boda aparecen debajo de cada fila como botones de añadido directo. Selecciona un nombre una sola vez y la asignación se guarda de inmediato, sin un clic adicional en el signo más. Usa la etiqueta libre solo para alguien fuera de la lista. Las asignaciones son operaciones compartidas de lectura y escritura: quien pueda ver una fila compartida ve a sus responsables y puede añadirlos o quitarlos directamente; en una fila privada, solo su propietario puede gestionar las asignaciones.

Paso 9 — Construye el paquete operativo (BEO) para el día

En cuanto exista el espacio de trabajo, abre la boda y ve a Paquete operativo. Es un único documento vivo que reúne la hoja de ejecución compartida, el equipo de la boda, los recuentos de invitados y sus necesidades dietéticas, las mesas y el plano de sala, y los archivos compartidos en un solo lugar — sin tener que volver a escribir el horario en una plantilla de BEO aparte. Rellena:

Servicio y catering — estilo y secuencia del servicio, notas de menú y proveedores, plan de bebidas
Operación del día — notas de personal, horarios de acceso para montaje y desmontaje, consideraciones de accesibilidad
Recuento operativo de invitados — déjalo en blanco para usar las confirmaciones (RSVP) (recurriendo a la estimación de invitados de la boda y, después, a la lista de invitados actual), o fija un valor manual
Estado — Borrador mientras lo sigues completando, Final una vez que quede cerrado

Solo el proveedor gestor puede editar el paquete — como lugar, normalmente eres tú quien ocupa ese rol en tu propia boda.

Cuando esté listo para entregarlo a personas que no tienen cuenta de Wedding Computer —personal de barra, seguridad, un runner—, activa Compartir paquete para generar un enlace público. Muestra el horario compartido, el resumen de invitados y dietas, el equipo de proveedores y tus notas operativas. Cualquier esquema de mesas o de sala que hayas creado (ver Paso 10) también aparece, pero la imagen de referencia del plano privado queda restringida a los miembros de la boda con sesión iniciada incluso cuando el enlace del paquete es público. También puedes Imprimir / guardar PDF en cualquier momento.

Por qué: un BEO es el documento desde el que cualquier lugar ya dirige el día. La versión de Wedding Computer permanece conectada al mismo horario, equipo y datos de invitados que todos los demás en la boda están actualizando, así que no puede quedar desactualizado en silencio como le pasa a un BEO impreso cuando cambia la hoja de ejecución y nadie se acuerda de reimprimirlo. La opción de enlace público te permite poner el paquete delante de personal ocasional, presente solo ese día, sin darle cuentas ni exponer tu archivo de plano privado.

Paso 10 — Configura la aplicación Invitados para la distribución de mesas y el plano de sala

Pide a la pareja (o actívala tú mismo si tienes acceso al espacio de trabajo) que active la aplicación Invitados para la boda, con la visibilidad configurada al menos en Pareja + planners/lugares para que tu equipo pueda verla. En cuanto empiecen a llegar la lista de invitados y las confirmaciones (RSVP):

Abre Distribución de mesas y arrastra invitados desde el banquillo de espera hasta las mesas (redondas, rectangulares, infantiles, de pareja u otras). Sentar a los pendientes llena las mesas automáticamente sin mover las ubicaciones ya hechas, deja en el banquillo a quien haya rechazado y detecta automáticamente una mesa infantil. Señala invitados sin asiento, conflictos de separación, un invitado que rechazó pero sigue sentado, o una mesa por encima de su capacidad.
Abre Plano de sala y sube el plano real de tu lugar —un JPG, PNG o PDF— como fondo del lienzo. Arrastra a su posición las mismas mesas de la distribución de mesas, y añade zonas operativas (barra, pista de baile) o filas de asientos de la ceremonia según haga falta. Usa Imprimir / guardar PDF cuando esté listo para entregarlo a tu equipo de sala.

Por qué: aquí es donde un plan de mesas deja de ser una hoja de cálculo y se convierte en un diagrama real de tu sala real. Como las mesas colocadas en el plano son las mismas mesas de la distribución de mesas, mover una mesa o reasignar el asiento de un invitado actualiza ambas vistas — no tienes que mantener sincronizadas a mano una hoja de cálculo de asientos y un boceto de plano aparte. Tu imagen de plano permanece privada para los miembros de la boda con sesión iniciada; solo el esquema de plano derivado es visible si el paquete operativo se comparte públicamente más adelante.

Paso 11 — Entiende el rol de parte financiera (si aplica)

Si tu lugar gestiona la coordinación de pagos a otros proveedores en nombre de la pareja —dirigiendo el dinero de la pareja hacia un catering, entretenimiento o florista—, ve a Ajustes → Perfil y activa Es organizador (a veces visible como la configuración de parte financiera).

Cuando está activado, tu cuenta de lugar se marca como la parte financiera de las bodas en las que eres el organizador. Esto es relevante para cómo se muestran los flujos de facturación y con fines contables.

Por qué: no todos los lugares operan así. Si simplemente vendes el alquiler del lugar y la pareja gestiona todo lo demás de forma independiente, no necesitas esto. Si eres un lugar de servicio completo donde la pareja paga una vez y tú pagas a todos los proveedores, este indicador es cómo el sistema representa ese acuerdo.

Paso 12 — Añade miembros de equipo (si tienes personal de eventos)

Para coordinadores de eventos, jefes de sala y administradores de reservas, abre Equipo en la barra lateral y añádelos a la plantilla de tu negocio. La lista está disponible en ambos planes. Un registro de equipo no crea un inicio de sesión ni concede acceso a la cuenta. Asígnalo a la boda correspondiente y selecciónalo después directamente en las filas del cronograma.

Por qué: la plantilla registra quién trabaja en cada boda y permite mostrar quién es responsable de cada tarea operativa en el cronograma. Si alguien necesita iniciar sesión y trabajar en el espacio, invítalo por separado con la membresía adecuada.

Paso 13 — Conecta tu calendario de forma segura

Abre Tu perfil → Tu calendario de bodas para crear tu feed personal privado. Elige Suscribirse en Apple Calendar o copia el enlace en Google Calendar u Outlook.

Con Pro, abre Ajustes → Calendario y contactos → Crear conexión de calendario para obtener un feed empresarial o una cuenta CalDAV. Crea una conexión distinta para cada app o dispositivo del equipo en vez de compartir una credencial; así puedes revocar una sin desconectar las demás.

Por qué: estas conexiones muestran las próximas bodas y las filas permitidas del cronograma en el calendario conectado. Son de solo lectura: los cambios en la app de calendario no vuelven a Wedding Computer. Trata cada enlace o credencial como una contraseña y revócalo si se comparte por error.

Estás listo cuando:

El perfil de tu lugar está completo (nombre, dirección, descripción)
Tu identificador de correo está reservado y trabajas desde la bandeja integrada
Tu formulario de consulta hace las preguntas correctas
Todas las fechas reservadas están bloqueadas en disponibilidad
Stripe está conectado y la estructura del calendario de pago está decidida
Tu contrato de servicio predeterminado está configurado
Al menos una plantilla de lista de tareas está marcada como predeterminada
Sabes cómo crear un espacio de trabajo y asignarte como proveedor gestor
Has iniciado un paquete operativo para tu próxima boda reservada
La aplicación Invitados está activada y sabes dónde están la distribución de mesas y el plano de sala
El personal clave está añadido como miembros de equipo

Qué hacer ahora mismo

Toma tu próxima boda reservada y crea un espacio de trabajo para ella. Asígnate como proveedor gestor, invita a la pareja y añade el horario de tu lugar (montaje, ventanas de configuración, horas de finalización) al cronograma. Luego invita a los proveedores confirmados, abre Paquete operativo y empieza a rellenar las notas de servicio, personal y montaje, y —en cuanto los invitados estén en la lista— construye la distribución de mesas y colócala sobre tu plano real en Plano de sala.

Cuando los proveedores empiecen a proponer sus horarios de servicio —el montaje del florista, la prueba de sonido del DJ—, verás exactamente cómo funciona el flujo de coordinación. La guía para wedding planners y lugares explica en profundidad las aprobaciones del proveedor gestor.

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