Invitados, confirmaciones y mesas

La aplicación Invitados es una parte opcional de cada espacio de trabajo de boda. Añádela cuando quieras que Wedding Computer reúna tu lista de invitados, las invitaciones RSVP, la distribución de mesas y el plano de sala junto al cronograma y el equipo de proveedores.

Activar la aplicación Invitados

Abre tu espacio de trabajo de boda, busca Aplicaciones de boda y elige Añadir aplicación Invitados. La pareja y las personas que pueden gestionar la boda —como un wedding planner o un lugar designado— pueden activarla y administrarla.

La información de los invitados no se muestra automáticamente a todos los proveedores. La configuración de visibilidad ofrece tres niveles:

• Solo la pareja
• Pareja + planners/lugares
• Todo el equipo de proveedores

Cualquiera con acceso puede ver la información de invitados en la aplicación. Solo la pareja y quienes gestionan la boda pueden añadir invitados, cambiar la configuración de invitaciones, enviar invitaciones u organizar las mesas. Usa la visibilidad más restringida que aún permita trabajar a quienes coordinan tu día.

Añadir invitados a tu lista

Abre Invitados y elige cómo quieres empezar. Puedes combinar métodos para distintas partes de tu lista y cambiar de método en cualquier momento — esto es lo que hace que introducir una lista grande sea práctico en lugar de tedioso.

• Añadir un invitado — un nombre, un tipo de invitación y un correo son suficientes para empezar. Los detalles completos del hogar son opcionales y pueden rellenarse más tarde, ya sea por ti o por el propio invitado a través de su RSVP.
• Pegar una lista — trae nombres directamente desde Notas, un correo, una exportación CSV u otra hoja de cálculo. Usa una invitación por línea: los nombres solos funcionan por sí mismos, o puedes pegar columnas en el orden nombre, correo, tipo. Separa a las personas que comparten invitación con & (por ejemplo, “Sam & Jo Brown”). Las filas de encabezado copiadas junto con los datos se reconocen y se omiten automáticamente.
• Usar una cuadrícula al estilo hoja de cálculo — escribe las invitaciones directamente en una cuadrícula dentro de Wedding Computer, sin exportar ni importar ningún archivo. Cada fila es una invitación; rellena nombre, correo, tipo y lado a medida que avanzas. Una cuadrícula admite un lote de filas cada vez — guarda el lote y empieza uno nuevo para seguir añadiendo.

Sea cual sea el método que uses, las filas sin un nombre utilizable se omiten y las direcciones de correo no válidas simplemente se dejan en blanco, de modo que una fila con errores no bloquea el resto de la lista. Cada pegado importa hasta las primeras 100 filas — divide una lista muy grande en varios pegados si lo necesitas.

Este es el verdadero ahorro de tiempo para una lista de invitados grande: en lugar de abrir un formulario 100 veces, pegas o rellenas una cuadrícula una sola vez y dejas que Wedding Computer convierta cada línea en una unidad de invitación con su propio RSVP.

Registrar los detalles de los invitados

Los invitados se organizan en unidades de invitación. Una unidad es una invitación: un invitado individual, una pareja, una familia u otro tipo de hogar. Una unidad puede contener hasta seis personas, cada una con sus propios datos.

Para una unidad de invitación puedes registrar:

• Nombre de la invitación, correo electrónico y teléfono
• A qué lado de la pareja pertenece
• Nombre, grupo de edad y relación de cada persona
• Alergias, notas dietéticas y canciones solicitadas
• Prioridad de asiento, personas para sentar cerca y personas para mantener separadas
• Notas de planificación compartidas e internas

El panel cuenta unidades de invitación, personas individuales, invitaciones enviadas, respuestas y rechazos. Una unidad puede eliminarse si se añadió por error.

Configurar las invitaciones RSVP

Antes de enviar las invitaciones, abre la configuración de invitaciones. Puedes personalizar:

• El asunto del correo, el titular y el mensaje de la invitación
• El texto del botón de RSVP y la fecha límite de respuesta
• Las opciones de menú, o dejar que los invitados escriban su propia elección
• Si se recoge una dirección postal
• Una imagen de invitación que se muestra en el correo y en la página de RSVP

También puedes añadir preguntas RSVP personalizadas. Las preguntas pueden ser de texto corto, texto largo, desplegable o casillas de verificación, y pueden marcarse como opcionales u obligatorias.

Añade un correo electrónico a una unidad de invitación y elige Enviar invitación. Wedding Computer envía a esa unidad un enlace RSVP privado por correo. Puedes reenviar una invitación cuando lo necesites y copiar el enlace de RSVP después de enviarla.

Trata cada enlace como privado. Solo abre la unidad de invitación para la que se creó, pero cualquiera que reciba el enlace podría responder en su nombre, así que pide a tus invitados que no lo reenvíen.

Qué puede enviar el invitado

La página de RSVP permite a quien la recibe actualizar los datos de las personas de su invitación. Para cada persona puede indicar:

• Asiste o no asiste
• Elección de menú
• Alergias y notas dietéticas
• Canción solicitada
• Una nota sobre esa persona

El formulario también puede recoger el nombre, el correo, el teléfono, la dirección postal y un mensaje a la pareja de quien responde, además de las respuestas a tus preguntas personalizadas. Los invitados pueden volver al mismo enlace privado para actualizar su respuesta mientras el RSVP siga disponible.

Responder a un RSVP no crea una cuenta de Wedding Computer ni concede acceso a tu espacio de trabajo de boda. El invitado solo ve su invitación y su formulario de RSVP.

Crear la distribución de mesas

Abre Invitados → Distribución de mesas para organizar a los invitados que asisten y a los pendientes de respuesta.

Puedes:

• Añadir mesas con un nombre, un tipo y una capacidad
• Usar Sentar a los pendientes para crear automáticamente un reparto inicial
• Arrastrar personas entre las mesas y el banquillo sin asignar
• Tocar una persona y después un asiento cuando uses un teclado o un dispositivo táctil
• Conservar las ubicaciones existentes mientras se ocupan los asientos disponibles

El reparto automático usa las notas de hogar y de asiento siempre que puede. Puede colocar a los niños en una mesa infantil cuando existe una, y deja fuera del plan activo a los invitados que han rechazado.

Las comprobaciones inteligentes avisan de invitados sin asiento, conflictos de separación, invitados que rechazaron pero siguen sentados, y mesas por encima de su capacidad. Son avisos para que tú los resuelvas, no decisiones automáticas sobre relaciones familiares o necesidades de accesibilidad.

Colocar las mesas sobre un plano de sala

La distribución de mesas te dice quién se sienta dónde. El plano de sala toma ese mismo reparto y lo coloca sobre un plano real de tu lugar, para que quienes dirigen tu día puedan ver no solo la asignación de asientos, sino la forma de la sala. Abre Invitados → Distribución de mesas → Abrir plano de sala.

• Sube el plano de tu lugar — añade un JPG o PNG para usarlo como fondo del lienzo, o adjunta el PDF del lugar como referencia (hasta 10 MB). Sustitúyelo o elimínalo en cualquier momento; si el lugar cambia, sube uno nuevo.
• Arrastra las mesas a su posición — cada mesa de tu distribución aparece como un elemento en el lienzo. Arrastra cada una hasta el lugar donde realmente se ubica en la sala. En un teléfono o una tablet, selecciona un elemento y usa los controles de flecha para moverlo poco a poco en lugar de arrastrarlo.
• Añade zonas operativas y filas de ceremonia — además de las mesas, marca zonas más amplias (una pista de baile, la barra, una mesa de regalos) y filas de asientos de la ceremonia, ponles nombre y colócalas en el mismo plano. Son marcadores para tu equipo el día del evento, no asignaciones de invitados.
• Permanece conectado a la distribución de mesas — el plano lee los mismos datos de asientos, así que volver a sentar a un invitado en una mesa no significa tener que redibujar la sala desde cero.
• Exporta o imprime — usa Imprimir / guardar PDF para generar una copia limpia del plano que puedas entregar a tu lugar, tu catering o el coordinador del día. Si el fondo que subiste es un PDF en lugar de una imagen, el plano impreso menciona ese archivo de referencia por su nombre junto al diagrama.

Esta es la pieza que convierte una lista de asientos en algo con lo que un coordinador de lugar o un catering pueden trabajar sin necesidad de una visita guiada: una sola página que muestra dónde se ubica realmente cada mesa, zona y fila de ceremonia en la sala.

Lo que no incluye la comunicación con los invitados

Wedding Computer envía la invitación RSVP individual de cada unidad de invitación. Actualmente no ofrece chat de grupo para invitados, salas de conversación, boletines ni una herramienta general de difusión para anuncios posteriores.

Usa tu servicio habitual de correo o mensajería para actualizaciones generales, como cambios de transporte o planes para el día siguiente. La sección Enlaces del espacio de trabajo es útil para información compartida con los miembros del espacio de trabajo con sesión iniciada, pero quienes reciben la invitación RSVP no la ven a través de su enlace de invitación.

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Ver también

• Planificar tu boda — cronogramas, proveedores, presupuesto y el resto del espacio de trabajo
• Privacidad y permisos — quién puede ver los detalles de los invitados, los archivos, las notas y la información financiera
• El cronograma y el día de la boda — la hoja de ejecución compartida para tus proveedores
• Paquetes operativos / BEO — cómo tus recuentos de invitados, necesidades dietéticas y distribución de mesas alimentan el paquete del día compartido con el personal in situ