Facturación, pagos y contratos

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Crear facturas y elegir vencimientos

Las facturas registran obligaciones; los recibos, dinero recibido. En Facturas → Nueva factura, o desde un contacto o boda, añade servicios, cantidades, precios e impuestos. Elige señal y condiciones: al recibir, días tras emisión, fecha fija, días antes de la boda o calendario personalizado. Los plazos relativos se resuelven al emitir; una fecha fija no cambia. Revisa total, vencimientos, instrucciones y contrato antes de enviar. Cambiar valores predeterminados no reescribe acuerdos aceptados.

Estados de factura

Borrador aún no se ha enviado. Enviada, parcial, pagada y vencida describen saldo y calendario. Recibos, reembolsos, correcciones y créditos pueden cambiarlos. Registros históricos también pueden mostrar cancelada o reembolsada: consulta el historial.

Recordatorios de pago y plazo de gracia

Cada cuota pendiente sigue su fecha de vencimiento en la zona horaria del proveedor:

Momento	Qué ocurre
Un mes natural, una semana y un día antes	Un recordatorio del próximo pago
El día del vencimiento y las 24 horas posteriores al final de ese día	No se marca como vencida ni se envía un aviso de retraso
Después del plazo de gracia	Puede enviarse el primer aviso de retraso
Si sigue pendiente	Los siguientes avisos se separan 2 días, luego 3, luego 4, aumentando un día cada intervalo

Las comprobaciones son diarias, sin una hora de entrega garantizada. Si la factura se emite más cerca del vencimiento, no se envían retroactivamente los recordatorios anteriores. Los avisos cesan al liquidar la cuota y se pausan mientras un pago comunicado espera confirmación.

Por ejemplo, una cuota que vence el 10 de septiembre puede pagarse hasta el final de ese día. El 11 es el día de gracia y el primer aviso puede llegar a partir del 12. Un cambio de horario puede desplazar el final exacto de las 24 horas.

Pagos con tarjeta

Los pagos van a la cuenta Stripe conectada del proveedor, sin comisión porcentual de Wedding Computer. Conecta Stripe en Ajustes → Pagos. El enlace seguro permite pagar cuotas exigibles, incluidas posteriores y el resto de una cuota parcial. Stripe verifica la tarjeta y confirma. En facturas nuevas, el recargo configurado solo se aplica a la parte pagada con tarjeta; las antiguas conservan su cálculo. Revisa el importe en Checkout. Tras interrupción o mientras se procesa, consulta el estado antes de repetir. No repitas un pago completado pendiente de confirmación. Un recibo Stripe no prueba ingreso bancario: comprueba los desembolsos de la cuenta conectada.

Cuando la conexión Stripe del proveedor está lista para cobrar con tarjeta, los correos de factura y recordatorio indican que se puede pagar con tarjeta de crédito o débito. Abre la factura para usar el pago seguro.

Registrar pagos manuales

Para efectivo, transferencia, PayID o tarjeta cobrada fuera, usa Registrar pago con importe real, fecha y método. Un recibo parcial deja el resto pendiente; un exceso real se conserva y puede generar saldo a favor. Registrar no mueve dinero por Stripe.

Revisar un pago comunicado por el cliente

La pareja puede elegir He pagado y comunicar una transferencia, PayID, efectivo o tarjeta cobrada fuera. Se pausan los recordatorios y el pago con tarjeta de esa cuota, pero el importe sigue pendiente hasta confirmar su recepción.

1. Abre la factura y busca Pagos comunicados por clientes.
2. Contrasta importe, método, fecha y referencia con tus registros bancarios o de pagos.
3. Cuando recibas el dinero, introduce la fecha real de recepción y elige Confirmar recepción del dinero. Se registra el recibo y se actualiza el saldo. No registres además ese mismo pago por separado.
4. Si tras comprobarlo con la pareja el aviso es incorrecto o el pago no ha llegado, elige Pago no recibido: reanudar recordatorios. Se reanudan recordatorios y opciones de pago sin registrar un cobro.

Deja pendiente una transferencia en curso mientras la investigas. Un pago parcial deja el resto por pagar. Si un pago verificado liquida la cuota antes de la revisión, el aviso se resuelve sin crear otro recibo.

Reembolsos, correcciones y créditos

Conserva el recibo original. Tras devolver un pago manual, registra reembolso con fecha, importe y motivo; una reversión corrige un recibo erróneo. Excesos y ciclos repetidos permanecen en el historial. El proveedor inicia reembolsos Stripe en su cuenta; Wedding Computer concilia reembolsos y disputas sin iniciarlos. Si falta una actualización, revisa ambos sistemas. Un crédito de factura reduce deuda sin movimiento de dinero. Cancelar la boda, abonar la factura y devolver dinero son acciones distintas.

Facturas adicionales y opciones

Puedes crear una factura adicional desde factura, cliente o reserva, con condiciones propias, sin reiniciar la confirmación. El proveedor ofrece opciones con precio y habilita expresamente su aceptación por el cliente. Un miembro activo elegible de la pareja revisa extra, nuevo total, pagos, saldo y vencimiento antes de aceptar; si cambió la versión, revisa la oferta actual. Se conservan recibos, señal inicial y contrato firmado. La diferencia vence en la última fecha existente o hoy, la que sea posterior. Nunca se carga automáticamente una tarjeta guardada: pagar es otro paso.

Informes financieros y exportaciones

Financials muestra registros de recibos y facturas, saldos actuales, cuotas vencidas y próximas. Usa los filtros de moneda, cliente, boda, estado, método y periodo disponibles. Las monedas no se mezclan. El registro de facturas usa emisión o vencimiento final previsto, conservado después del pago. Periodos y métodos describen movimientos; los saldos son actuales entre todos los métodos. Cobros brutos y netos incluyen impuestos y recargos cobrados, pero excluyen comisiones Stripe y desembolsos bancarios. Reembolsos, reversiones y disputas se conservan completos; créditos afectan la deuda. Los CSV respetan filtros e indican céntimos. JSON completo y archivos conservan historia de referencia sin restaurar ni ejecutar pagos. Comprueba entrega de facturas: en cola no significa entregada, y un estado de atención requiere revisar el fallo antes de repetir.

Contratos de servicio

Si tienes una plantilla de contrato de servicios predeterminada, Wedding Computer la copia en las nuevas facturas de reserva. Las facturas adicionales no reciben automáticamente ese contrato. Revisa los términos adjuntos antes de compartir la página de reserva; enviar una factura no registra por sí solo la aceptación del cliente.

Para configurarlo: ve a Ajustes → Contratos para crear tu plantilla de contrato con tus propias palabras. Wedding Computer no proporciona plantillas legales — tú escribes tus propios términos y condiciones. Haz que cualquier texto de contrato sea revisado por un abogado cualificado en tu jurisdicción antes de usarlo con clientes.

La página de reserva pide a la pareja que escriba su nombre completo, facilite una dirección de correo y marque que acepta el contrato. Wedding Computer registra en la factura el nombre escrito, la dirección de correo, la dirección IP y la marca de tiempo. No se trata de una firma dibujada y el registro del contrato de servicio no se ofrece actualmente como PDF firmado descargable. El correo de confirmación incluye una copia en texto del contrato aceptado.

La página de reserva

El enlace privado muestra la factura, el calendario de pagos, las preguntas y el contrato. Una reserva firmada válidamente se crea o vincula de inmediato, aunque la señal esté pendiente o se elija pago manual. La señal sigue debida hasta registrar un cobro real. Enviar el formulario o comunicar un pago no prueba que haya llegado el dinero. La aceptación del proveedor y las aprobaciones de cambios de fecha son requisitos separados. Las facturas también aparecen en los pagos de la boda. Consulta Estado de la reserva.

Para insertar la página de reserva en tu web, añade ?embed=1 a la URL y úsala en un <iframe>.

Firma colaborativa de PDF (celebrantes)

Los celebrantes tienen un flujo dedicado para firmar NOIM y otros documentos que requieren que tanto el celebrante como la pareja firmen en un orden específico:

1. El celebrante prepara el PDF — ya sea subido o exportado desde el generador de NOIM de Wedding Computer
2. El celebrante libera el documento a la pareja
3. La pareja firma a través de su espacio de trabajo (usando un lienzo del navegador — sin necesidad de descargar ninguna app)
4. La firma de la pareja se graba en el PDF
5. El celebrante contrafirma, completando el documento
6. El PDF completamente firmado se guarda solo con acceso del celebrante

El orden se aplica de forma estricta: el celebrante debe liberar el documento antes de que la pareja pueda firmar, y las firmas de la pareja lo bloquean antes de que se acepte la contrafirma. El software está diseñado para un flujo de firma con testigo, pero el celebrante sigue siendo responsable de comprobar que el proceso y el documento cumplen los requisitos legales de su jurisdicción. La pareja no recibe el PDF final mediante este flujo; permanece bajo el acceso del celebrante.

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Ver también

• Ajustes del negocio — valores de factura, impuestos, pagos y Stripe
• Espacios de trabajo y colaboración — cómo son visibles las facturas para las parejas en el espacio de trabajo compartido
• Canal y contactos — mover un contacto a reservado y promoverlo a una boda
• Planes y suscripciones
• Pagar y comunicar un pago — guía para parejas