Gestión de contactos y tu canal

Cada consulta que recibes vive en Contactos — tu lista de contactos y CRM. Los contactos se mueven a través de un canal de ocho etapas, desde la primera consulta hasta la boda completada, y cada uno guarda todo lo que sabes sobre esa pareja: correos, notas, facturas, historial de actividad y su espacio de trabajo de boda vinculado.

El canal

Wedding Computer usa un canal fijo de ocho etapas:

Etapa	Qué significa
Nuevo	Ha llegado una consulta — aún sin gestionar
Contactado	Has respondido o te has puesto en contacto
Reunión	Se ha programado o ha tenido lugar una reunión
Presupuestado	Has enviado un presupuesto o propuesta
Reservado	La reserva está confirmada
Completado	La boda ha tenido lugar
Perdido	El contacto no se convirtió
Archivado	Inactivo; conservado de forma segura fuera de los flujos activos

Mueve un contacto entre etapas haciendo clic en la insignia de etapa en su registro y seleccionando la nueva etapa.

Las ocho etapas son fijas — están diseñadas para cubrir el flujo de trabajo universal de cualquier proveedor y no se pueden personalizar. Es una decisión deliberada: tanto si eres un fotógrafo en solitario como si eres una venue con un equipo completo, cada consulta sigue el mismo camino desde el primer contacto hasta la reserva o la pérdida, para que nada se atasque silenciosamente en una etapa que alguien inventó para un contacto y olvidó. Si trabajas solo, esa coherencia significa que nunca pierdes de vista dónde está un contacto. Si tienes un equipo, significa que todos leen el canal de la misma manera sin necesidad de mantener un manual compartido.

Cuando mueves un contacto a Perdido, se te pide que registres un motivo estructurado: precio, disponibilidad, eligió a un competidor, sin respuesta, no encajaba, u otro. Estos motivos alimentan directamente tus informes, así que con el tiempo puedes ver patrones — si un número desproporcionado de contactos se pierde por precio, esa es una señal que vale la pena atender.

Cuando un contacto está Reservado, puedes promoverlo a un espacio de trabajo de boda, lo que crea el entorno colaborativo compartido para esa boda.

Consultar disponibilidad desde un contacto

Antes de responder a una consulta, abre el registro del contacto para ver si estás libre para su fecha. Wedding Computer comprueba la fecha de boda de la consulta frente a tu calendario — tu disponibilidad semanal predeterminada más los ajustes por fecha concretos — directamente en el contacto, para que veas un claro “disponible” o “no disponible” sin salir del contacto a revisar una pestaña de calendario aparte. Eso importa más en los primeros minutos tras recibir una consulta: un “sí, estoy libre” rápido y seguro, o un “lo siento, ya tengo ese día reservado”, evita que cotices una fecha que no puedes cumplir o que pierdas un contacto ante una respuesta más rápida mientras tú compruebas a mano.

Correos redactados con IA por contacto (Pro)

Cada contacto tiene una opción de redacción con IA para que no empieces cada respuesta desde una página en blanco. Abre el contacto y elige Redactar respuesta, y Wedding Computer escribe un mensaje personalizado usando el historial de ese contacto, los detalles de su boda y tu propia voz y contexto — cubriendo situaciones habituales como hacer seguimiento de un contacto que no responde, disculparte cuando no estás disponible para su fecha, o derivarlo a otro proveedor. Revisas y editas el borrador antes de que se envíe algo; nunca sale de forma automática. Está pensado para quienes tienen más consultas que tiempo para escribir cada respuesta a mano — convierte el “ya lo haré después” en un borrador que puedes aprobar en un par de minutos, basándose en el mismo historial de actividad y los detalles de la boda ya guardados en el contacto para que el mensaje refleje realmente la situación de esa pareja.

Archivar y restaurar contactos

Wedding Computer no elimina contactos de forma permanente desde la aplicación. En la página Editar de un contacto, elige Archivar contacto. El contacto pasa a la etapa Archivado y deja de aparecer en el panel activo y en las vistas sincronizadas con dispositivos, mientras que sus datos, notas, facturas, historial de actividad y boda vinculada permanecen intactos.

Para recuperarlo, abre el contacto desde la pestaña Archivado y elige Restaurar. Wedding Computer lo devuelve a la etapa del canal en la que estaba justo antes de archivarlo.

Si una importación o una edición externa del archivo archivó el contacto sin registrar su etapa anterior, se restaura como Nuevo. Después puedes elegir la etapa correcta desde su ficha.

Qué se guarda en un registro de contacto

Cada contacto guarda:

• Datos de la pareja — nombre de la primera y segunda persona, correo, teléfono y usuario de Instagram
• Datos de la boda — fecha (o fecha por confirmar), ubicación, número de invitados y tipo de ceremonia
• Etapa del canal y origen — de dónde proviene el contacto
• Notas — notas privadas en texto libre que solo tú puedes ver, totalmente buscables
• Campos personalizados — cualquier pregunta adicional que hayas añadido a tu formulario de consulta
• Registro de actividad — un historial con marca de tiempo de cada cambio de etapa, evento de factura y acción clave
• Facturas — todas las facturas creadas para esta pareja
• Correos — el hilo de correo completo a través de tu dirección @wedding.computer
• Boda vinculada — una vez promovido, un enlace directo al espacio de trabajo compartido

Buscar y filtrar

La barra de búsqueda en la parte superior de Contactos busca en nombres, direcciones de correo, números de teléfono y notas mientras escribes. También puedes filtrar la lista de contactos por:

• Etapa del canal — cualquier combinación de las ocho etapas
• Fecha de boda — un rango de fechas para encontrar bodas de una temporada o año concretos
• Origen — de dónde proviene el contacto (formulario de consulta, API, entrada manual, etc.)
• Ubicación — ciudad o región

No hay un sistema de etiquetado independiente, pero tus notas y cualquier campo personalizado de formulario de consulta que hayas definido son totalmente buscables y cumplen la misma función de segmentación.

Historial de actividad

Cada contacto mantiene un registro de actividad — un historial en orden cronológico inverso de cambios de etapa, eventos de factura, pagos y otros momentos clave. Esto solo es visible para ti y se actualiza automáticamente conforme ocurren las cosas.

Una vez que un contacto se convierte en espacio de trabajo de boda, un registro de boda independiente registra acciones que también pueden ver otros miembros del espacio de trabajo (actualizaciones del cronograma, personas añadidas o eliminadas, etc.).

Hacer seguimiento de contactos

Todavía no hay funciones independientes de recordatorios o tareas — la programación estructurada de seguimientos está en la hoja de ruta. El flujo que usan la mayoría de los proveedores es mover los contactos a la etapa adecuada cuando necesitan acción, y luego usar la lista de contactos filtrada para detectar contactos que no se han movido en un tiempo.

Importar contactos existentes

Si vienes de otra herramienta — Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, VSCO Workspace o una hoja de cálculo — puedes importar tus contactos existentes sin volver a introducirlos a mano. También puedes pegar texto sin formato (correos antiguos, notas de ferias, listas escritas a mano) y la IA extraerá los datos de contacto por ti.

Para instrucciones paso a paso de cada fuente, cómo preparar tu exportación y cómo usar Claude Desktop para importar grandes cantidades de datos mediante MCP, consulta la guía completa de Importar contactos.

Calculadoras de presupuesto

Además del formulario de consulta, puedes crear calculadoras de presupuesto interactivas — los clientes calculan un precio y envían una consulta directamente desde el resultado, que llega a tu canal igual que el envío de un formulario.

Descargar tus datos del CRM

Abre Contactos y elige Descargar CSV de contactos para exportar directamente tus contactos reales del CRM. El archivo UTF-8 está preparado para hojas de cálculo y neutraliza valores que, de otro modo, podrían interpretarse como fórmulas. Los contactos de demostración se excluyen.

El CSV es la forma más rápida de trasladar o revisar la tabla de contactos. Para el registro más amplio de la cuenta, con otros datos empresariales y de bodas compatibles, usa el ZIP portátil en Tu perfil → Exportar. Consulta Propiedad de los datos para conocer su contenido exacto y los límites de recuperación.

---

Ver también

• Formularios de consulta — crea el formulario que alimenta tu canal y configura la respuesta automática de IA para nuevas consultas
• Importar contactos — lleva los contactos existentes de otro CRM o hoja de cálculo
• Calculadoras de presupuesto — deja que los clientes calculen su propia consulta antes de que llegue a tu canal