Primeros pasos como DJ o banda

Los proveedores de entretenimiento tienen un horario técnico muy ajustado el día de la boda: necesitas una ventana de montaje específica, una prueba de sonido antes de que lleguen los invitados, horarios de actuación definidos y una hora de finalización clara. Si el lugar retrasa tu prueba de sonido 30 minutos, todo tu día se desplaza. Conseguir que tus requisitos entren en la hoja de ejecución compartida —y proteger tu tiempo en un contrato— es lo más importante que puedes hacer antes de que suene la primera nota.

Paso 1 — Completa tu perfil

Ve a Ajustes → Perfil y rellena:

Nombre del negocio — tu nombre de DJ, nombre de banda, o empresa de entretenimiento
Categoría — selecciona DJ o Banda
Ubicación — tu ciudad base
Biografía, sitio web, Instagram — enlaza tus mezclas de demostración, grabaciones en vivo, o EPK (kit de prensa electrónico)

Por qué: cuando una pareja mira su espacio de trabajo de boda, ve el nombre y perfil de cada proveedor. Un enlace a tu demo o grabación en vivo es la forma más rápida para que una pareja —o un wedding planner que te recomiende— entienda cómo suenas antes de comprometerse.

Paso 2 — Crea un formulario de consulta específico de música

Abre Formularios → Consulta y personaliza las preguntas. Para DJs y bandas, las preguntas clave son:

Fecha de la boda
Nombre y dirección del lugar (necesitas conocer la zona de escenario, la disponibilidad eléctrica y el acceso de carga)
¿Qué partes del día cubres? Música de ceremonia / hora de cóctel / recepción / todo lo anterior
Horarios de actuación solicitados — ¿a qué hora empiezas, a qué hora terminas?
Tamaño de la pista de baile (relevante para el dimensionamiento del PA)
Preferencias de estilo: top 40 / clásicos / 80s-90s / RnB / country / formato abierto
¿Hay canciones obligatorias o a evitar?
¿Quieren servicios de maestro de ceremonias?
¿Quieren una presentación de fotos o vídeo homenaje?
Número de invitados esperado en la recepción
Cómo te conocieron

Por qué: la información del lugar y los horarios de actuación determina tus necesidades de equipo antes de presupuestar. Una recepción para 200 invitados en un gran salón necesita un PA distinto al de una hora de cóctel para 50 en una terraza. Tener esta información en la etapa de consulta significa que tu presupuesto es preciso y no hay sorpresas cuando ves el lugar por primera vez el día de la boda.

Cada cuenta de proveedor incluye también una bandeja de correo gratuita en yourhandle@wedding.computer (reserva tu identificador en Ajustes → Configuración del negocio si aún no lo has hecho), así que no necesitas un cliente de correo aparte para gestionar una consulta musical. Abre Correos en la barra lateral para ver tus pestañas de Recibidos y Enviados — cada mensaje que envías o recibes ahí se registra automáticamente en el registro de ese contacto, junto a sus respuestas del formulario, notas y facturas.

Para responder, abre el contacto en tu CRM y haz clic en Redactar correo (Pro). El borrador se construye a partir del propio registro de ese contacto —su lugar, el horario de actuación solicitado, sus preferencias de estilo y las canciones obligatorias o a evitar que indicó en el formulario, además de tus notas y la etapa del canal— así que suena como si lo hubieras escrito tú, no como una plantilla. Cubre los casos habituales: un seguimiento cordial, un rechazo de “no disponible para esa fecha”, o una derivación a otro DJ o banda. Siempre revisas y editas antes de enviarlo.

Por qué: un formulario con preguntas detalladas sobre el lugar y los horarios de actuación es solo la mitad del trabajo — convertir ese detalle en una respuesta rápida y específica es la otra mitad. Responder “¿puedes evitar tocar X?” o “¿tenéis corriente para un equipo completo de banda en nuestro lugar?” desde un correo en blanco lleva un tiempo que no tienes cuando estás gestionando consultas para la misma fecha de varias parejas a la vez. Redactar a partir de la propia consulta mantiene tu tiempo de respuesta corto sin que cada respuesta suene genérica.

Paso 3 — Configura tu contrato predeterminado con protecciones de equipo y horario

Ve a Ajustes → Contratos y redacta tu acuerdo de servicios predeterminado. Wedding Computer conserva un contrato predeterminado y lo copia en cada factura nueva; edita solo la copia de una factura cuando una reserva necesite condiciones diferentes. Las cláusulas críticas incluyen:

Horarios de actuación — las horas de inicio y fin contratadas, con tarifas de horas extra si la recepción se extiende
Ventana de prueba de sonido — el tiempo que necesitas para el montaje y la prueba de sonido antes de que lleguen los invitados (normalmente 1-2 horas para un DJ, 2-3 horas para una banda)
Aportación de equipo — qué traes tú frente a qué proporciona el lugar (PA, micrófonos, escenario, atril para tareas de maestro de ceremonias)
Política de peticiones de canciones — ¿aceptas peticiones esa noche, o la lista de reproducción está definida de antemano?
Fuerza mayor — qué pasa si estás enfermo o no disponible (sustituto, política de reembolso)
Términos de cancelación — especialmente relevante dados los plazos involucrados en asegurar equipo y desplazamiento
Toques de queda de ruido — reconoce cualquier toque de queda que haya fijado el lugar, y que no eres responsable si el lugar impone una hora de fin más temprana que la contratada

Por qué: “la recepción se alargó y el DJ paró a la hora contratada” es una fuente común de conflicto. Fijar las tarifas de horas extra en el contrato antes de la boda significa que todos saben qué pasa si los discursos se alargan — el cliente opta por extender y paga la tarifa acordada, o la música termina a la hora contratada. Sin sorpresas, sin discusiones.

Paso 4 — Configura la facturación

Abre Facturas → Nueva factura y crea una factura individual para la boda. Añade las líneas, la tarifa de reserva y el calendario de pago correspondientes.

Una estructura típica de factura de DJ o banda:

Depósito (25-50% al reservar)
Saldo — vence 2-4 semanas antes de la boda, o esa noche antes de empezar

Si el contrato predeterminado estaba configurado antes de crear la factura, se copia en ella automáticamente. En la página de reserva, la pareja escribe su nombre completo y correo electrónico y confirma que está de acuerdo. Wedding Computer registra esa aceptación escrita en la factura. No es una firma dibujada ni genera un PDF firmado descargable; el correo de confirmación incluye una copia en texto del contrato aceptado.

Por qué: las tarifas de reserva de entretenimiento suelen ser no reembolsables cuando ya has rechazado otras consultas. Asegúrate de que la pareja haya aceptado el contrato antes de ese compromiso. Con Stripe, la tarifa de reserva puede pagarse mediante Stripe Checkout; registra los plazos posteriores al recibirlos.

Si tus precios incluyen complementos, considera una calculadora de presupuestos en lugar de una lista de líneas fija. Los DJs y las bandas suelen presupuestar un paquete base más extras opcionales — una hora extra de cobertura, iluminación decorativa, un fotomatón, sonido de ceremonia. En Calculadora de presupuestos → Nueva calculadora, define un precio base y añade cada extra como opción de Complemento, Mejora o Por horas. Obtienes un enlace público (wedding.computer/quote/your-token) que puedes integrar en tu sitio web o poner en tu biografía de Instagram — las parejas eligen sus opciones, ven cómo se actualiza el total en directo, y pueden enviar una consulta directamente desde el resultado. Llega a tu canal igual que tu formulario de consulta.

Por qué: un formulario de consulta fijo funciona bien una vez que sabes exactamente qué quiere una pareja, pero “¿cuánto cuesta una hora extra?” o “¿cuánto cuesta la iluminación decorativa?” es una pregunta que muchas parejas quieren responder antes incluso de escribirte. Una calculadora les permite calcular el precio por sí mismas y autoseleccionarse en una consulta ya definida con los complementos que quieren, en lugar de un ir y venir de correos para llegar al mismo número.

Paso 5 — Añade tus requisitos de horario a la hoja de ejecución

Cuando te unes a un espacio de trabajo de boda, ve a Cronograma y añade tus elementos críticos:

Carga / inicio de montaje — la hora a la que necesitas llegar y empezar a montar
Ventana de prueba de sonido — cuándo necesitas que la sala esté despejada o lo suficientemente silenciosa para ajustar niveles
Prueba de sonido completada — cuándo habrás terminado y la sala está lista para los invitados
Inicio de música de ceremonia (si cubres la ceremonia)
Inicio/fin de entretenimiento en la hora de cóctel (si aplica)
Apertura de puertas de recepción
Primer baile — la pareja y su wedding planner probablemente añadirán esto; confirma que el horario coincide con el tuyo
Momentos clave de recepción — inicio/fin de discursos, corte de tarta, fin de formalidades
Apertura de pista de baile — cuándo abre la pista para baile general
Última canción — tu hora de fin contratada
Inicio de desmontaje / carga de salida

Configura tus elementos de carga, prueba de sonido y desmontaje con visibilidad proveedores. El lugar y el wedding planner necesitan verlos; la pareja no.

Por qué: la prueba de sonido es la mayor fuente de tensión el día del evento para los proveedores de entretenimiento. El lugar necesita tener listo el montaje del cóctel, el florista necesita acceso al espacio de recepción, y tú necesitas 90 minutos de silencio. Esas tres cosas no pueden solaparse. Un cronograma compartido hace visible el conflicto antes del día —y solucionable con un reajuste de dos minutos— en lugar de descubrirlo a las 15:00 cuando todos llegan a la vez.

Paso 6 — Añade notas de canciones y lista de reproducción por boda

Usa la sección Notas de cada espacio de trabajo de boda para el briefing musical específico de esa boda:

Canciones obligatorias (con la versión específica si importa)
Canciones o géneros a evitar
Canción del primer baile y cualquier versión específica
Canciones de baile padre-hija / padres
Canciones para el lanzamiento del ramo o el corte de tarta
Cualquier consideración cultural o religiosa
Notas de guion de maestro de ceremonias si haces los anuncios

Configura estas notas como Privadas para que solo las vea tu cuenta — la pareja no necesita ver tus notas de trabajo.

Por qué: cuando estás gestionando varias bodas, tener el briefing musical específico en el espacio de trabajo significa que no estás buscando en hilos de correo la mañana de la boda. Está en el espacio de trabajo junto a la hoja de ejecución, la dirección del lugar y tus elementos del cronograma.

Paso 7 — Configura tu disponibilidad

Abre Calendario → Disponibilidad y bloquea cada fecha reservada. En Ajustes → Uso compartido de disponibilidad, elige Pública si las parejas deben comprobar fechas antes de consultar. La mayoría de los proveedores de entretenimiento trabajan en una boda por fecha; si tienes varios actos en tu empresa que puedan actuar de forma simultánea, gestiona eso manualmente.

Por qué: las consultas para fechas reservadas cuestan tiempo a todos. Un calendario de disponibilidad público y preciso dirige las consultas hacia fechas que realmente puedes aceptar.

Paso 8 — Conecta tu calendario de forma segura

Abre Tu perfil → Tu calendario de bodas para crear un feed personal privado. Elige Suscribirse en Apple Calendar o copia el enlace en Google Calendar u Outlook.

Con Pro, abre Ajustes → Calendario y contactos → Crear conexión de calendario para obtener un feed empresarial o una cuenta CalDAV. Crea una conexión distinta para cada app o dispositivo, para poder revocarla de forma independiente.

Por qué: los eventos de boda y las filas permitidas pueden incluir sus ubicaciones guardadas, lo que agiliza la navegación a una carga desconocida. Las conexiones son de solo lectura: los cambios en la app conectada no vuelven a Wedding Computer. Trata cada enlace o credencial como una contraseña y revócalo si se comparte accidentalmente.

Estás listo cuando:

Tu perfil tiene enlaces a mezclas de demostración o grabaciones en vivo
Tu formulario de consulta pregunta sobre horarios de actuación, lugar y alcance de cobertura
Has reservado tu identificador @wedding.computer y sabes dónde encontrar Redactar correo en el registro de un contacto
Tu contrato de servicio predeterminado incluye ventana de prueba de sonido, horarios, tarifas de horas extra y términos de cancelación
Cada factura tiene líneas y calendario de depósito/saldo propios, con el contrato predeterminado copiado al crearla — o has configurado una calculadora de presupuestos si cobras con complementos
Stripe está conectado
Tu disponibilidad es precisa y está en Pública
Tu feed de calendario de solo lectura está suscrito

Qué hacer ahora mismo

Abre tu próximo espacio de trabajo de boda reservado y añade tu ventana de montaje, hora de prueba de sonido y horarios de actuación contratados al cronograma compartido. Luego revisa el cronograma en busca de conflictos con otros requisitos de montaje del lugar. Una comprobación de cinco minutos ahora evita una llamada a las 15:00 el día del evento.

Profundiza más

Formularios de consulta — crear cuestionarios específicos de música y preguntas de horario de actuación
Correo electrónico — reclama tu identificador @wedding.computer, la bandeja de correo y cómo se vinculan las respuestas a los contactos
Funciones de IA e integraciones — cómo funcionan las respuestas redactadas con IA y qué datos utilizan
Calculadoras de presupuestos — crear una calculadora de precios con complementos e integrarla en tu sitio web
Facturación, pagos y contratos — protecciones de horario y prueba de sonido en el contrato predeterminado, aceptación escrita y horas extra
Calendario y disponibilidad — feed de iCal con direcciones del lugar, configuración de disponibilidad
Hojas de ejecución y cronograma — cómo aparecen las ventanas de prueba de sonido, horarios de actuación y desmontaje en el horario compartido

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