Primeros pasos como wedding planner

Como wedding planner, Wedding Computer es el centro de cada boda que gestionas. Coordinas proveedores, controlas el cronograma y creas el espacio de trabajo al que todos los demás se unen. Configurarlo correctamente significa que cada boda que aceptas funciona a través de un sistema coherente y profesional.

Paso 1 — Completa tu perfil de negocio

Ve a Ajustes → Perfil y rellena:

Nombre del negocio — lo que verán las parejas y los proveedores al ver tu perfil
Categoría — selecciona Wedding planner
Ubicación — tu ciudad o región base
Zona horaria — tu zona horaria local, usada para todas las fechas y eventos de calendario
Biografía, sitio web, Instagram — aparecen en tu listado de directorio público y en tu perfil de proveedor cuando te añaden a una boda

Por qué: tu perfil es lo que ven otros proveedores cuando los invitas a una boda. Un perfil completo —nombre del negocio, ubicación, foto— les dice de inmediato con quién están trabajando. Los proveedores tienen más probabilidad de aceptar una invitación de un wedding planner que parece establecido.

Paso 2 — Importa tus contactos existentes

Si vienes de otro CRM, abre Contactos → Importar. Sube una exportación en CSV, TSV o JSON y asocia sus columnas a los campos de contacto de Wedding Computer — hay ajustes predefinidos ya preparados para Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, y VSCO Workspace/Tave, así que no tienes que resolver tú mismo la correspondencia de campos. Si no tienes una exportación limpia, puedes pegar texto sin formato (un correo, un fragmento de hoja de cálculo) y dejar que la IA extraiga los datos de contacto en un registro estructurado.

Antes de confirmar nada obtienes una vista previa de lo que se va a crear, y la detección de duplicados marca los contactos que parecen ya existir en tu canal. Las filas que representan parejas ya reservadas pueden crear automáticamente su espacio de trabajo de boda como parte de la importación, si así lo eliges. Si algo se importa mal, toda la importación es reversible: puedes archivar los contactos que creó una importación concreta.

Por qué: migrar a mano años de historial de clientes es el motivo número uno por el que los wedding planners posponen cambiar de herramienta. Como los ajustes predefinidos de columnas ya entienden cómo estructuran sus exportaciones Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook y VSCO/Tave, puedes traer tu canal existente en una sola sesión en lugar de volver a introducir cada contacto — y como la importación es reversible, no hay ningún riesgo en hacer una prueba antes de confirmarla del todo.

Paso 3 — Crea tu formulario de consulta

Abre Formularios → Consulta y personaliza las preguntas que responden las parejas cuando te contactan.

Para un wedding planner, las preguntas útiles incluyen:

Fecha de la boda (obligatoria)
Ubicación o lugar de la boda (o “lugares preseleccionados”)
Número de invitados estimado
Tipo de ceremonia (al aire libre, en interior, destino, elopement)
Qué paquete de planificación les interesa (si ofreces niveles: planificación completa, parcial, coordinación del día)
Cómo te conocieron
Cualquier detalle sobre su visión o estilo

El editor actual no incluye un creador de lógica condicional. Usa encabezados de sección claros o crea formularios separados cuando distintos paquetes necesiten preguntas sustancialmente diferentes.

Por qué: un buen formulario de consulta cualifica a los contactos antes de que inviertas tiempo en una respuesta. Si tu formulario hace las preguntas correctas, sabrás desde el primer mensaje si una pareja encaja, cuál es su fecha y qué nivel de servicio necesita — antes de descolgar el teléfono. Las respuestas llegan directamente a tu canal de contactos, en la misma etapa de nueva consulta que cualquier contacto que añadas a mano.

Paso 4 — Usa tu bandeja de correo y los borradores con IA para responder

Toda cuenta de proveedor incluye su propia dirección en identificador@wedding.computer — reserva tu identificador en Ajustes → Configuración del negocio si aún no lo has hecho. Abre Correos para ver todo agrupado por conversación: consultas entrantes, tus respuestas y cualquier mensaje que hayas puesto en copia (CC) o reenviado desde tus otras herramientas. Cada mensaje enviado o recibido a través de esta bandeja se registra automáticamente en el historial de actividad de ese contacto, junto con sus envíos de formulario, facturas y estado del contrato.

Cuando respondas, haz clic en Borrador con IA para generar un primer borrador construido a partir del historial de ese contacto, los datos de la boda ya registrados y tu propio tono y contexto. Cubre los casos habituales — un seguimiento, avisar a una pareja de que no estás disponible para su fecha, derivarla a otro wedding planner — así que editas un borrador en lugar de partir de un mensaje en blanco.

Por qué: los wedding planners viven en el correo, y una bandeja separada para la correspondencia con clientes significa, sin esto, duplicar mensajes a mano en tu CRM o perder el hilo de lo que realmente se dijo. Como cada mensaje aquí se vincula automáticamente al contacto, la conversación completa queda en el registro de ese contacto para que cualquiera —incluido tú, meses después— pueda leerla sin rebuscar en un buzón. El borrador con IA elimina el coste de la página en blanco en las respuestas rutinarias, así que una primera respuesta rápida no depende de encontrar diez minutos libres para escribirla.

Paso 5 — Configura tu contrato de servicio predeterminado

Ve a Ajustes → Contratos y redacta tu acuerdo estándar de wedding planner. Wedding Computer conserva un contrato de servicio predeterminado y copia su contenido en cada factura nueva. Puedes editar la copia de esa factura para adaptarla a un paquete sin cambiar facturas anteriores. Incluye:

Alcance de servicios (planificación completa, parcial, coordinación del día)
Calendario de pago (depósito, plazos, saldo final)
Términos de cancelación y aplazamiento
Qué pasa si un proveedor que recomiendas no está disponible
Expectativas de comunicación

Por qué: tu contrato te protege tanto a ti como a la pareja. En la página de reserva, la pareja escribe su nombre completo y correo electrónico y confirma que está de acuerdo. Wedding Computer registra esa aceptación en la factura. No es una firma dibujada ni genera un PDF firmado descargable; el correo de confirmación incluye una copia en texto del contrato aceptado.

Paso 6 — Configura Stripe para depósitos y pagos

Ve a Ajustes → Pagos → Conectar Stripe y completa el proceso de incorporación de Stripe.

Configura tu calendario de pago en cada factura: normalmente un depósito (20-30% del importe total) al reservar, un pago intermedio en un hito determinado, y el saldo final 4-6 semanas antes de la boda.

Por qué: cuando el pago con tarjeta está configurado, la pareja puede pagar el plazo de la tarifa de reserva mediante Stripe Checkout. Los plazos posteriores permanecen en el calendario de la factura para que los registres cuando los recibas.

Paso 7 — Configura tu disponibilidad

Abre Calendario → Disponibilidad y:

Marca qué días de la semana aceptas bodas (la mayoría de los wedding planners trabajan fines de semana)
Bloquea fechas personales y vacaciones
En Ajustes → Uso compartido de disponibilidad, elige Pública para que quienes consultan puedan ver tus fechas disponibles antes de contactarte

Por qué: un calendario de disponibilidad público significa que dejas de recibir consultas para fechas que ya tienes reservadas. Las parejas comprueban tu calendario antes de consultar, así que los contactos que llegan son para fechas realmente disponibles.

Si tienes Pro, activa la respuesta automática con IA — cuando llega una consulta nueva para una fecha libre, la IA envía una respuesta personalizada inmediata reconociendo la consulta y confirmando tu disponibilidad. Las parejas esperan respuestas rápidas; esto gestiona la primera respuesta automáticamente.

Paso 8 — Conecta tu calendario de forma segura

Abre Tu perfil → Tu calendario de bodas para crear tu feed personal privado. Elige Suscribirse en Apple Calendar, o copia el enlace en Google Calendar o Outlook.

Con Pro, abre Ajustes → Calendario y contactos → Crear conexión de calendario para obtener un feed empresarial o una cuenta CalDAV. Crea una conexión distinta para cada app o dispositivo, de modo que puedas revocarla sin interrumpir las demás.

Por qué: estas conexiones muestran tus reservas de Wedding Computer y las filas permitidas del cronograma junto a tus otros compromisos. Son de solo lectura: los cambios en Apple Calendar, Google Calendar, Outlook o una app CalDAV no vuelven a Wedding Computer. Trata cada enlace o credencial como una contraseña y revócalo si se comparte por error.

Paso 9 — Crea tu primer espacio de trabajo de boda

Cuando una pareja reserva, abre su registro de contacto y haz clic en Promover a boda. Rellena los datos de la boda:

Fecha y ubicación general
Tipo de ceremonia

Luego, de inmediato:

Asígnate como proveedor gestor — ve a Personas → tu nombre → activa Puede gestionar. Esto te convierte en responsable del cronograma. Los demás miembros pueden proponer añadir, editar o eliminar filas compartidas; tú puedes aprobarlas tal cual se enviaron, ajustarlas antes de aprobarlas o rechazarlas.
Invita a la pareja — Añadir personas → Invitar pareja. Introduce ambas direcciones de correo.
Invita al equipo de proveedores — a medida que se confirma cada proveedor, añádelo al espacio de trabajo. Se unen como miembros, pueden proponer cambios al cronograma compartido y gestionar sus propias filas privadas.
Comprueba que tus listas de tareas se hayan desplegado — cualquier plantilla de lista de tareas que hayas creado en Ajustes → Listas de tareas se añade automáticamente a la lista de tareas de la boda en el momento en que promocionas el contacto, así que las tareas recurrentes ya están ahí en lugar de algo que tengas que volver a añadir en cada reserva.

Por qué: el rol de proveedor gestor da al horario compartido un responsable claro. La logística del día vive en filas del cronograma en lugar de campos duplicados a nivel de boda, y los cambios compartidos propuestos pasan por ti antes de afectar a los demás. El despliegue automático de listas de tareas existe para que no se te escape un paso solo porque una reserva llegó en una semana muy ocupada — la lista de tareas ya está poblada antes de que se te ocurra crearla.

Paso 10 — Crea la hoja de ejecución inicial

Ve a la boda → Cronograma y empieza a construir la estructura del día. No existe todavía un botón integrado Generar hoja de ejecución. Con Pro, un asistente MCP conectado puede proponer o añadir filas a partir de un borrador que revises; si no, añade las filas directamente en el cronograma.

Añade la ceremonia, la recepción, los preparativos, los retratos, el montaje, la llegada de proveedores, el cambio de sala y la logística de cierre como filas del cronograma. Cada fila tiene su propia hora y ubicación. Usa proveedores para la operativa compartida, pareja para lo que debe ver todo el mundo, o privado para lo interno.

Por qué: cuanto antes tengas una estructura en el cronograma, antes podrán ver los proveedores dónde encajan. Tu fotógrafo puede ver la hora de retratos, tu celebrante puede ver el inicio de la ceremonia, tu lugar puede ver su ventana de montaje — todo desde el espacio de trabajo compartido en lugar de correos separados de tu parte.

Los miembros disponibles del espacio, los proveedores y los miembros del equipo asignados a la boda aparecen debajo de cada fila como botones de añadido directo. Selecciona un nombre una sola vez y la asignación se guarda de inmediato, sin un clic adicional en el signo más. Usa la etiqueta libre solo para alguien fuera de la lista. Las asignaciones son operaciones compartidas de lectura y escritura: quien pueda ver una fila compartida ve a sus responsables y puede añadirlos o quitarlos directamente; en una fila privada, solo su propietario puede gestionar las asignaciones.

Paso 11 — Crea el paquete operativo (BEO)

Ve a la boda → Paquete operativo para reunir el documento único de referencia del día — el paquete al estilo BEO (banquet event order) que combina la hoja de ejecución, las asignaciones del equipo, los recuentos de invitados y sus necesidades dietéticas, las mesas y los archivos compartidos en un solo lugar. Como se nutre de los mismos datos en vivo que tu cronograma y tu lista de invitados, se actualiza a medida que esas piezas cambian, en lugar de tener que reconstruirlo a mano cada vez que algo se mueve.

Compártelo mediante un enlace público con el personal presente el día que no tenga cuenta de Wedding Computer, o expórtalo/imprímelo como PDF para quien necesite una copia en papel ese día.

Por qué: este es el documento que un wedding planner o un lugar tiene más probabilidades de ser quien lo prepare para todos los demás — es la referencia única que cualquier proveedor o miembro del equipo presente puede consultar en lugar de escribirte “¿a qué hora es el cambio de sala?” o “¿cuántos son vegetarianos?”. Como se genera en vivo en lugar de mantenerse como un archivo aparte, no puede quedar desactualizado en silencio como sí le ocurre a un BEO estático guardado en una unidad compartida.

Paso 12 — Añade miembros de equipo (si tienes personal)

Si trabajas con un asistente o coordinador, abre Equipo en la barra lateral y añádelo a la plantilla de tu negocio. La lista está disponible en ambos planes. Un registro de equipo no crea un inicio de sesión ni concede acceso a la cuenta. Asígnalo a la boda correspondiente y selecciónalo después directamente en las filas del cronograma.

Por qué: la plantilla registra quién trabaja en cada boda y permite nombrar en el cronograma a la persona realmente responsable de una fila. Si alguien necesita iniciar sesión y editar el espacio de trabajo, invítalo por separado con la membresía adecuada.

Estás listo cuando:

Tu perfil está completo (nombre, categoría como wedding planner, ubicación)
Has importado tus contactos existentes, si estás migrando desde otro CRM
Tu formulario de consulta está activo y hace las preguntas correctas
Has reservado tu identificador @wedding.computer y sabes dónde está el borrador con IA en tu bandeja de correo
Tu contrato de servicio predeterminado está configurado
Stripe está conectado y la estructura de tu calendario de pago está decidida
Tu disponibilidad está configurada y visible para quienes consultan
Tu feed de calendario está suscrito en tu calendario de teléfono/escritorio
Sabes cómo crear un espacio de trabajo y asignarte de inmediato como proveedor gestor
Has creado plantillas de listas de tareas para que se desplieguen automáticamente en futuras reservas

Qué hacer ahora mismo

Toma tu próxima pareja reservada y crea su espacio de trabajo. Asígnate como proveedor gestor, invítalos, e invita a cualquier proveedor que ya hayas confirmado. Empieza a añadir tus hitos de coordinación al cronograma, y luego desarrolla el paquete operativo una vez que el horario tenga algo de forma.

Verlo funcionar para una boda real es la forma más rápida de interiorizar el sistema. La guía para wedding planners y lugares cubre en profundidad el rol de proveedor gestor, las aprobaciones de cambios y el modo en vivo.

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