Hochzeits-Arbeitsbereiche & Zusammenarbeit

Ein Hochzeits-Arbeitsbereich ist eine gemeinsame Umgebung für eine Hochzeit. Er bringt Ablaufplan, Notizen, gemeinsame Links, hochgeladene Dateien, Anbieter-Credits und Zahlungsinformationen zusammen – und macht sie für alle Beteiligten zugänglich: das Paar, seine Anbieter und jede Planung oder Location, die den Tag koordiniert. Für diejenige Person, die die Hochzeit koordiniert, zeigt er außerdem eine Kommandozentrale an, die zusammenfasst, was Aufmerksamkeit benötigt.

Einen Arbeitsbereich anlegen

Arbeitsbereiche entstehen durch das Hochstufen eines gebuchten Kontakts. Gehen Sie zu einem Kontakt, den Sie als Gebucht markiert haben, und wählen Sie Zu Hochzeit hochstufen. Füllen Sie die Kerndaten aus – Datum (oder lassen Sie es offen), allgemeiner Ort und Zeremonienart – und der Arbeitsbereich wird mit Ihnen als erstem Mitglied angelegt. Zeremonie, Empfang, Vorbereitungen und Porträts gehören in den Zeitplan: Legen Sie dafür jeweils eine Zeile mit eigener Uhrzeit und eigenem Ort an.

Alternativ können Paare ihren eigenen Arbeitsbereich auf der paar-seitigen Oberfläche anlegen und Sie dazu einladen. So oder so ist der Arbeitsbereich dasselbe gemeinsame Objekt.

Mehrtägige Hochzeiten und Datumsbereiche

Eine Buchung ist nicht auf einen einzigen Tag beschränkt. Destination-Hochzeiten, Elopements und mehrtägige Feiern – ein Willkommensessen oder eine Probe am Abend davor, die Zeremonie am nächsten Tag, ein Erholungsbrunch am Tag danach – werden alle vom selben Arbeitsbereich unterstützt; Sie müssen keine separate Buchung pro Tag anlegen.

Fügen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Hochzeit ein Enddatum neben dem Startdatum hinzu, wenn die Buchung mehr als einen Tag umfasst. Lassen Sie das Enddatum für eine eintägige Hochzeit oder bei noch offenem Datum leer.

Sobald eine Hochzeit ein Enddatum hat, behandelt alles im Rahmen dieser Buchung den gesamten Bereich einschließlich beider Endtage als ein Ereignis:

• Jeder Ablaufplanpunkt kann ein eigenes Datum innerhalb des Bereichs tragen – zum Beispiel das Willkommensessen am ersten Abend und die Zeremonie am nächsten Tag. Ein Punkt ohne eigenes Datum wird auf das Startdatum der Hochzeit zurückgesetzt.
• Druckbare PDF-Ablaufpläne gruppieren Punkte unter einer Überschrift für jedes Datum, sodass ein mehrtägiger Zeitplan als Abfolge von Tagen lesbar ist, nicht als eine lange Liste.
• Die Karte Deine Aufmerksamkeit ist gefragt im Dashboard (weiter unten) hält eine mehrtägige Buchung so lange in der Ansicht, wie ein Datum in ihrem Bereich in das Fenster gestern, heute oder morgen fällt – nicht nur ihr erster Tag.

Mitgliedschaft, Sichtbarkeitsbereiche, Zeitplanleitung und Kommandozentrale funktionieren für eine mehrtägige Buchung genauso wie für eine eintägige – es ist derselbe gemeinsame Arbeitsbereich, der sich nur über mehr als ein Datum erstreckt.

Buchungen im Dashboard finden

Oben im Anbieter-Dashboard findet Buchungen suchen Hochzeits-Arbeitsbereiche, in denen Sie aktives Mitglied sind – nach Paar- oder Arbeitsbereichsname, Hochzeitsdatum oder gespeichertem Ort. Die Ergebnisse umfassen bevorstehende, vergangene, abgeschlossene, verschobene und stornierte Buchungen. Wählen Sie ein Ergebnis, um den Arbeitsbereich zu öffnen. Die Suche ist auf Ihre eigenen Mitgliedschaften beschränkt; sie durchsucht nicht das öffentliche Verzeichnis.

Die Karte Deine Aufmerksamkeit ist gefragt zeigt aktive Buchungen, deren Datumsbereich einschließlich beider Endtage sich mit gestern, heute oder morgen in der Zeitzone Ihres Kontos überschneidet. Eine mehrtägige Buchung bleibt dort, sobald ein Teil in dieses dreitägige Fenster fällt – auch wenn sie früher begonnen hat. Stornierte und abgeschlossene Hochzeiten werden nicht angezeigt. Jede Zeile zeigt den vollständigen Buchungszeitraum und die passende Kennzeichnung gestern, heute oder morgen.

Nach dem Öffnen einer Buchung verwalten Sie den Tag über ihren Ablaufplan und Zeitplan.

Wer beitreten kann

Es gibt drei Mitgliedsrollen:

Anbieter – jede Dienstleisterin oder jeder Dienstleister bei der Hochzeit: Fotograf:in, Trauredner:in, Florist:in, DJ, Location, Planer:in, Caterer, Hair, Make-up oder alle anderen. Anbieter haben einen eigenen Zugang und tragen eigene Zeitplanpunkte, Notizen und Dateien bei.

Paar – die heiratenden Personen. Sie erhalten ein kostenloses Wedding-Computer-Konto (kein Abonnement nötig) und sehen den gemeinsamen Ablaufplan, ihre Rechnungen, gemeinsame Notizen und das Anbieterteam.

Gast – eine eingeladene Person mit eingeschränktem Zugang, die weder Paar noch Anbieter ist. Diese Mitgliedsrolle ist nicht dasselbe wie die optionale App Gäste. Eine Gastmitgliedschaft umfasst derzeit weder den Live-Zeitplan noch dessen Bearbeitung; teilen Sie einen PDF-Export, wenn jemand den Ablauf ohne Paar- oder Anbieterrolle benötigt.

Das Paar einladen

Gehen Sie im Arbeitsbereich zu Personen hinzufügen → Paar einladen. Geben Sie beide E-Mail-Adressen ein, und eine Willkommensnachricht wird versendet. Das Paar meldet sich mit einem Magic-Link an – kein Passwort, kein Abonnement nötig – und sieht sofort seinen Arbeitsbereich.

Einmal drinnen, kann das Paar den gemeinsamen Zeitplan ansehen, auf seine Rechnungen und den Zahlungsplan zugreifen, gemeinsame Notizen und Dokumente lesen und sehen, welche Anbieter bei seiner Hochzeit dabei sind. Es kann weder Ihre privaten Notizen noch Ihre CRM-Pipeline-Details noch die privaten Notizen oder Rechnungsbeträge anderer Anbieter sehen.

Weitere Anbieter einladen

Gehen Sie zu Personen hinzufügen → Anbieter hinzufügen, um eine Fotografie, eine Floristik, einen DJ oder jede andere an der Hochzeit beteiligte Person einzuladen. Sie können per E-Mail einladen oder nach bereits auf der Plattform registrierten Anbietern suchen.

Eingeladene Anbieter können den Zeitplan sehen, Dateien hochladen und Notizen in ihren freigegebenen Bereichen lesen. Bei gemeinsamen Zeilen schlägt ein Anbieter, der nicht die Zeitplanleitung ist, Ergänzungen, Änderungen oder Entfernungen zur Entscheidung vor; eigene private Zeilen verwaltet er direkt.

Von Ihnen eingeladene Anbieter benötigen kein Pro-Abonnement, um an einem von Ihnen angelegten Arbeitsbereich teilzunehmen. Die Obergrenze für aktive Hochzeiten gilt nur für den Anbieter, der den Arbeitsbereich angelegt hat – nicht für eingeladene Personen. Eine geteilte Hochzeit, zu der ein Anbieter eingeladen wurde, belegt daher keinen seiner 12 kostenlosen aktiven Arbeitsbereichsplätze.

Zeitplanleitung und verwaltender Anbieter

Jeder gemeinsame Zeitplan hat immer eine Zeitplanleitung. Eine Planung oder Location mit dem Flag Kann verwalten übernimmt diese Rolle. Gibt es keine verwaltende Planung oder Location, leitet das Paar den Zeitplan; ist noch kein Paar dabei, übernimmt der Anbieter, der den Arbeitsbereich angelegt hat (oder der erste aktive Anbieter).

Die Zeitplanleitung kann gemeinsame Zeilen direkt anlegen, bearbeiten und entfernen. Andere Mitglieder, die eine gemeinsame Zeile sehen können, schlagen stattdessen eine Ergänzung, Änderung oder Entfernung vor. Der Vorschlag erscheint unter Ausstehende Änderungen mit einem Vorher-Nachher-Vergleich; die Zeitplanleitung kann ihn unverändert genehmigen, vor der Genehmigung anpassen oder ablehnen. Private Zeilen bleiben unter direkter Kontrolle des jeweiligen Anbieters und durchlaufen keine Freigabe.

Personen zuzuweisen ist bewusst einfacher als den Zeitplan zu ändern. Verfügbare Mitglieder des Arbeitsbereichs, Anbieter und der Hochzeit zugewiesene Teammitglieder erscheinen unter jeder Zeile als direkte Schaltflächen zum Hinzufügen; wählen Sie einen Namen einmal aus und die Zuweisung wird sofort gespeichert. Die freie Textbezeichnung ist nachrangig und nur für Personen außerhalb der Liste gedacht. Zuweisungen sind gemeinsam les- und änderbar: Wer eine gemeinsame Zeile sehen kann, sieht ihre Zuständigen und darf sie direkt hinzufügen oder entfernen; bei einer privaten Zeile kann das nur deren Eigentümer:in.

So weisen Sie einen verwaltenden Anbieter zu: Gehen Sie zum Bereich Personen des Arbeitsbereichs und aktivieren Sie das Flag „Kann verwalten“ beim entsprechenden Mitglied.

Eine vollständige Anleitung zur Nutzung dieser Rolle finden Sie im Leitfaden für Planer:innen & Locations.

Die Hochzeits-Kommandozentrale

Wenn ein Mitglied mit dem Flag Kann verwalten eine Hochzeit öffnet, zeigt die Oberseite des Arbeitsbereichs ein Panel, das dieser Leitfaden Kommandozentrale nennt (im System selbst als Buchungsübersicht bezeichnet). Es ist die Ansicht „Was braucht meine Aufmerksamkeit bei dieser Hochzeit?“ – dieselbe Kommandozentrale, die der Leitfaden für Ablaufmappen meint, wenn er anweist, Ablaufmappe „aus der Kommandozentrale“ zu öffnen.

Nur der verwaltende Anbieter sieht sie; andere Anbieter und das Paar nicht. Sie bündelt auf einen Blick:

• Ausstehende Genehmigungen – Zeitplanänderungen anderer Anbieter, über die Sie noch nicht entschieden haben.
• Zeitplanstatus – wie viele Ablaufplanpunkte vorhanden sind und wie viele noch keine Uhrzeit haben, oder ein Hinweis, wenn der Ablaufplan noch gar nicht begonnen wurde.
• Unbeantwortete Formulare – benutzerdefinierte Formulare, die Sie versendet haben und auf die noch niemand geantwortet hat.
• Nicht unterzeichnete Dokumente – Signiervorgänge (Verträge, NOIMs), die nicht abgeschlossen sind.
• Rechnungen – Ihre eigenen offenen Rechnungen für diese Hochzeit, wobei überfällige gesondert hervorgehoben werden, plus eine Salden-Übersicht.
• Team – wie viele Anbieter und wie viele Personen insgesamt an der Hochzeit beteiligt sind.
• Dateien – wie viele Dateien für Sie bei dieser Hochzeit aktuell sichtbar sind.
• Nächster Termin – das nächste geplante Kundengespräch für diese Buchung, mit einer Verknüpfung zum Planen, wenn noch keins festgelegt ist.

Darunter verwandelt eine Nächste Schritte-Liste jeden offenen Punkt in einen Direktlink – eine ausstehende Änderung genehmigen, eine Zeitlücke füllen, eine Formularantwort einfordern, eine überfällige Rechnung begleichen –, sodass Sie handeln können, ohne im Arbeitsbereich suchen zu müssen. Daneben ermöglichen Schnellaktionen das Hinzufügen eines Anbieters, das Planen eines Meetings, das Öffnen des Ablaufplans, das Versenden eines Formulars, das Erstellen einer Rechnung, das Hinzufügen von Dateien oder das Öffnen der Ablaufmappe – alles ohne die Seite zu verlassen.

Rechnungs- und Formularwerte beziehen sich auf Sie persönlich: Wenn mehr als ein Mitglied das Flag Kann verwalten hat, sieht jedes seine eigenen offenen Rechnungen und versendeten Formulare in seiner Kommandozentrale, nicht die der anderen. Zeitplan-, Team- und Dateizählungen sind gemeinsam und für alle Verwaltenden gleich.

Sichtbarkeit und Datenschutz

Ablaufplanpunkte folgen ihrer Sichtbarkeit: Paar ist für alle Mitglieder des Arbeitsbereichs sichtbar, Anbieter nur für Anbieter-Mitglieder und Privat nur für den Anbieter, dem die Zeile gehört.

Notizen haben vier Bereiche: Gemeinsam (Anbieter und Paar), Nur Anbieter, Nur Paar und Privat (nur die angemeldete Anbieterperson). Auch eine verwaltende Anbieterperson kann private Notizen anderer Anbieter nicht lesen.

Dateien werden pro Upload freigegeben. Sie können für alle aktiven Mitglieder sichtbar sein oder privat für die hochladende Person plus ausgewählte aktive Mitglieder. Nur die hochladende Person kann die Freigabe ändern oder die Datei löschen.

Rechnungen sind nach Beziehung abgegrenzt: Jeder Anbieter sieht nur seine eigenen Rechnungen, und das Paar sieht alle an es adressierten Rechnungen.

Anbieter-Credits – die Liste, wer bei der Hochzeit mitgewirkt hat – sind für alle Mitglieder sichtbar.

Sichtbarkeitssteuerung durch das Paar

Das Paar (oder der verwaltende Anbieter) kann steuern, ob Anbieter die Kontaktdaten der jeweils anderen sehen können:

Sichtbar – Anbieter sehen, wer die anderen Anbieter sind: Namen, Rollen und Kontaktdaten. Nützlich, wenn Anbieter direkt koordinieren, ohne über das Paar oder die Planung zu gehen.

Privat – die Kontaktdaten der Anbieter sind vor anderen Anbietern verborgen. Nur das Paar und der verwaltende Anbieter sehen das vollständige Team. Anbieter sehen weiterhin den Ablaufplan und den Arbeitsbereich, nur nicht die Kontaktdaten der jeweils anderen.

Private Notizen

Jeder Anbieter hat bei jeder Hochzeit einen Bereich für private Notizen, der nur für ihn zugänglich ist. Nutzen Sie ihn für alles, das Sie nicht mit dem Paar oder anderen Anbietern teilen würden – interne Erinnerungen, Preisentscheidungen, persönliche Vermerke. Private Notizen werden in einer pro Anbieter eigenen Markdown-Datei gespeichert und niemals einem anderen Mitglied des Arbeitsbereichs offengelegt, auch nicht dem verwaltenden Anbieter.

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Siehe auch

• Checklisten-Vorlagen – wiederkehrende Arbeit jedes Anbieters privat halten
• Ablaufmappen / BEOs – das verbundene Tagesdokument des verwaltenden Anbieters