Rechnungen, Zahlungen & Verträge

Dieses Geschäftswerkzeug ist in Pro enthalten. Unter Tarife und Abos finden Sie die Plattform und die optionalen KI- und Medienprodukte.

Rechnung und Zahlungsfristen erstellen

Rechnungen erfassen Forderungen, Zahlungsbelege tatsächlich erhaltenes Geld. Öffnen Sie Rechnungen → Neue Rechnung oder starten Sie bei Kontakt oder Hochzeit. Ergänzen Sie Leistungen, Mengen, Preise und Steuer. Wählen Sie Buchungsgebühr und Fristen: bei Erhalt, Tage nach Ausstellung, festes Datum, Tage vor der Hochzeit oder eigener Ratenplan. Relative Fristen werden bei Ausstellung bestimmt; feste Daten bleiben fest. Prüfen Sie Betrag, Termine, Zahlungsangaben und Vertrag. Geänderte Vorgaben schreiben akzeptierte Vereinbarungen nicht um.

Rechnungsstatus

Ein Entwurf ist noch ungesendet. Gesendet, teilweise bezahlt, bezahlt und überfällig beschreiben Saldo und Zahlungsplan. Belege, Erstattungen, Korrekturen und Gutschriften können dies ändern. Historische Daten können storniert oder erstattet zeigen: Prüfen Sie die Historie.

Zahlungserinnerungen und die Kulanzfrist

Für jede offene Rate gilt der Fälligkeitstag in der Zeitzone des Anbieters:

Zeitpunkt	Was passiert
Einen Kalendermonat, eine Woche und einen Tag vorher	Eine Erinnerung an die bevorstehende Zahlung
Am Fälligkeitstag und 24 Stunden nach dessen Ende	Noch keine Kennzeichnung oder Erinnerung als überfällig
Nach der Kulanzfrist	Die erste Überfälligkeitserinnerung kann versendet werden
Weiterhin unbezahlt	Zwischen den folgenden Erinnerungen liegen zunächst 2, dann 3, dann 4 Tage; jeder Abstand wächst um einen Tag

Die Prüfung erfolgt täglich, ohne zugesicherte Versandzeit. Bei später ausgestellten Rechnungen werden frühere Erinnerungen nicht nachgeholt. Nach Begleichung der Rate enden die Erinnerungen; eine noch unbestätigte Zahlungsmeldung pausiert sie.

Beispiel: Eine am 10. September fällige Rate kann bis zum Ende dieses Tages bezahlt werden. Der 11. September ist der Kulanztag; ab dem 12. September ist eine Überfälligkeitserinnerung möglich. Eine Zeitumstellung kann das genaue Ende der 24 Stunden verschieben.

Kartenzahlungen

Kartenzahlungen gehen an das verbundene Stripe-Konto des Anbieters; Wedding Computer behält keinen Prozentsatz ein. Verbinden Sie Stripe unter Einstellungen → Zahlungen. Der sichere Link bezahlt fällige, freigegebene Raten, auch spätere Raten und Restbeträge teilweise bezahlter Raten. Stripe prüft Karte und Zahlung. Bei neuen Rechnungen betrifft ein eingerichteter Kartenzuschlag nur den per Karte gezahlten Anteil; alte behalten ihre ursprüngliche Berechnung. Prüfen Sie Checkout. Nach Abbruch oder während Verarbeitung erst den Status prüfen. Eine abgeschlossene Zahlung mit ausstehender Bestätigung nicht nochmals bezahlen. Ein Stripe-Beleg beweist keine Bankauszahlung: Prüfen Sie Auszahlungen im verbundenen Konto.

Ist die Stripe-Verbindung des Anbieters für Kartenzahlungen bereit, weisen Rechnungs- und Erinnerungs-E-Mails auf Kredit- oder Debitkartenzahlung hin. Öffnen Sie die Rechnung für den sicheren Checkout.

Manuelle Zahlung erfassen

Für Bargeld, Überweisung, PayID oder extern verarbeitete Karten nutzen Sie Zahlung erfassen mit tatsächlichem Betrag, Eingangsdatum und Methode. Teilzahlungen lassen den Rest offen; echte Überzahlungen bleiben erhalten und können Guthaben ergeben. Die Erfassung bewegt kein Geld über Stripe.

Eine Zahlungsmeldung prüfen

Über Ich habe bezahlt kann das Paar eine Überweisung, PayID, Bargeld oder eine externe Kartenzahlung melden. Erinnerungen und Karten-Checkout dieser Rate pausieren, der Betrag bleibt bis zur Eingangsbestätigung offen.

1. Öffnen Sie die Rechnung und Zahlungsmeldungen von Kunden.
2. Vergleichen Sie Betrag, Methode, Zahlungsdatum und Referenz mit Ihren Bank- oder Zahlungsunterlagen.
3. Sobald das Geld eingegangen ist, tragen Sie das tatsächliche Eingangsdatum ein und wählen Geldeingang bestätigen. Dadurch werden Beleg und Saldo aktualisiert. Erfassen Sie dieselbe Zahlung nicht zusätzlich separat.
4. Ist die Meldung nach Rücksprache mit dem Paar falsch oder die Zahlung nicht eingegangen, wählen Sie Zahlung nicht eingegangen – Erinnerungen fortsetzen. Erinnerungen und Zahlmöglichkeiten werden ohne Geldeingangseintrag wieder aktiviert.

Lassen Sie eine noch laufende Überweisung während der Klärung offen. Bei Teilzahlungen bleibt der Rest zahlbar. Begleicht eine bestätigte Zahlung die Rate vorher, wird die Meldung automatisch erledigt, ohne zweiten Beleg.

Erstattungen, Korrekturen und Gutschriften

Bewahren Sie den Originalbeleg. Nach Rückgabe einer manuellen Zahlung erfassen Sie eine datierte Erstattung mit Betrag und Grund; eine Stornobuchung korrigiert einen falschen Beleg. Überzahlungen und wiederholte Zyklen bleiben dokumentiert. Stripe-Erstattungen startet der Anbieter in Stripe; Wedding Computer gleicht Erstattungen und Zahlungsstreitigkeiten ab, löst sie aber nicht aus. Bei fehlendem Update beide Systeme prüfen. Eine Rechnungsgutschrift senkt die Schuld ohne Geldbewegung. Hochzeit stornieren, Rechnung gutschreiben und Geld zurückgeben sind getrennt.

Zusatzrechnungen und Paketoptionen

Zusatzrechnungen entstehen aus Rechnung, Kunde oder Buchung mit eigenen Fristen, ohne Buchungsbestätigung neu zu starten. Anbieter können bepreiste Optionen ausdrücklich zur Kundenannahme freigeben. Ein berechtigtes aktives Paarmitglied prüft Zusatzbetrag, neuen Gesamtbetrag, vorhandene Zahlungen, Saldo und Frist; bei geänderter Version die aktuelle Offerte erneut lesen. Belege, ursprüngliche Buchungsgebühr und unterschriebener Vertrag bleiben. Der Mehrbetrag ist zum späteren Zeitpunkt aus letzter vorhandener Fälligkeit und heute fällig. Eine gespeicherte Karte wird nie automatisch belastet; Zahlung ist ein eigener Schritt.

Finanzberichte und Exporte

Financials zeigt Beleg- und Rechnungsregister, aktuelle Salden, überfällige Raten und nächste Fälligkeiten. Nutzen Sie verfügbare Filter für Währung, Kunde, Hochzeit, Status, Methode und Zeitraum. Währungen bleiben getrennt. Rechnungen können nach Ausstellung oder letzter geplanter Fälligkeit gefiltert werden; diese bleibt nach Bezahlung erhalten. Zeitraum und Methode betreffen Geldbewegungen, Salden sind aktuell über alle Methoden. Brutto- und Nettoeingang enthalten vereinnahmte Steuer und Kartenzuschläge, keine Stripe-Gebühren oder Bankauszahlungen. Erstattungen, Stornos und Streitigkeiten bleiben vollständig; Gutschriften betreffen die Forderung. CSV nutzt dieselben Filter und bezeichnet Centbeträge. Vollständiges JSON und Archive bewahren Referenzhistorie ohne Zahlungen wiederherzustellen oder auszuführen. Prüfen Sie Versandstatus: eingereiht ist nicht zugestellt; bei Handlungsbedarf erst den Fehler prüfen.

Dienstleistungsverträge

Wenn eine Standardvorlage für Ihren Dienstleistungsvertrag vorhanden ist, kopiert Wedding Computer sie auf neue Buchungsrechnungen. Zusätzliche Rechnungen erhalten diesen Buchungsvertrag nicht automatisch. Prüfen Sie die angehängten Bedingungen vor dem Teilen der Buchungsseite; das Versenden einer Rechnung erfasst noch keine Zustimmung des Kunden.

So richten Sie das ein: Gehen Sie zu Einstellungen → Verträge, um Ihre Vertragsvorlage in Ihren eigenen Worten zu erstellen. Wedding Computer stellt keine juristischen Vorlagen bereit – Sie schreiben Ihre eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Lassen Sie jeden Vertragstext von einer in Ihrer Rechtsordnung zugelassenen Anwältin oder einem Anwalt prüfen, bevor Sie ihn mit Kund:innen verwenden.

Auf der Buchungsseite gibt das Paar seinen vollständigen Namen und seine E-Mail-Adresse ein und bestätigt per Kontrollkästchen, dass es dem Vertrag zustimmt. Wedding Computer speichert den eingetippten Namen, die E-Mail-Adresse, IP-Adresse und den Zeitstempel bei der Rechnung. Dies ist keine gezeichnete Unterschrift, und der Dienstleistungsvertrag wird derzeit nicht als herunterladbares unterschriebenes PDF angeboten. Die Bestätigungs-E-Mail enthält eine Textkopie des angenommenen Vertrags.

Die Buchungsseite

Der private Buchungslink zeigt Rechnung, Zahlungsplan, Fragen und Vertrag. Eine gültig unterzeichnete Buchung wird sofort angelegt oder verknüpft, auch bei offener Buchungsgebühr oder manueller Zahlungsart. Die Gebühr bleibt bis zum tatsächlichen Zahlungseingang offen. Formular und Zahlungsmeldung beweisen keinen Geldeingang. Anbieterannahme und Genehmigungen für Datumsänderungen bleiben eigenständige Anforderungen. Rechnungen finden Sie auch im Zahlungsbereich der Hochzeit. Siehe Buchungsstatus.

Zum Einbetten der Buchungsseite auf Ihrer Website ergänzen Sie die URL um ?embed=1 und verwenden sie in einem <iframe>.

Gemeinsame PDF-Unterschrift (Trauredner:innen)

Trauredner:innen haben einen eigenen Ablauf zum Unterschreiben von NOIMs und anderen Dokumenten, die eine Unterschrift von Trauredner:in und Paar in einer bestimmten Reihenfolge erfordern:

1. Der/die Trauredner:in bereitet das PDF vor – entweder hochgeladen oder aus dem NOIM-Generator von Wedding Computer exportiert
2. Der/die Trauredner:in gibt das Dokument für das Paar frei
3. Das Paar unterschreibt über seinen Arbeitsbereich (mit einer Browser-Zeichenfläche – kein App-Download nötig)
4. Die Unterschrift des Paares wird ins PDF eingebrannt
5. Der/die Trauredner:in unterschreibt gegen und schließt das Dokument ab
6. Das vollständig unterschriebene PDF wird ausschließlich im Zugriff des/der Trauredner:in gespeichert

Die Reihenfolge wird durchgesetzt: Der/die Trauredner:in muss freigeben, bevor das Paar unterschreiben kann, und die Unterschrift des Paares sperrt das Dokument, bevor die Gegenunterschrift akzeptiert wird. Die Software ist für einen Ablauf mit bezeugter Unterzeichnung konzipiert; der/die Trauredner:in bleibt jedoch dafür verantwortlich, dass Verfahren und Dokument die rechtlichen Anforderungen des jeweiligen Landes erfüllen. Das Paar erhält das endgültige PDF in diesem Ablauf nicht; es bleibt im Zugriff des/der Trauredner:in.

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Siehe auch

• Geschäftseinstellungen – Rechnungsstandards, Steuer, Zahlungsangaben und Stripe konfigurieren
• Arbeitsbereiche & Zusammenarbeit – wie Rechnungen für Paare im gemeinsamen Arbeitsbereich sichtbar sind
• Pipeline & Kontakte – einen Lead zu gebucht bewegen und zu einer Hochzeit hochstufen
• Pläne und Abos
• Zahlen und Zahlungen melden — Leitfaden für Paare