Rechnungen, Zahlungen & Verträge

Wedding Computer enthält die Rechnungsstellung direkt in Ihrem CRM. Sie können Rechnungen an Paare erstellen und senden, eine Buchungsgebühr über Ihr eigenes Stripe-Konto einziehen, manuelle Zahlungen erfassen, Ihren Standard-Dienstleistungsvertrag anhängen und eine Zustimmung per eingetipptem Namen einholen – ohne die Plattform zu verlassen.

Eine Rechnung erstellen

Gehen Sie zu Rechnungen → Neue Rechnung, oder erstellen Sie eine direkt aus einem Kontakt oder Hochzeits-Arbeitsbereich heraus.

Eine Rechnung besteht aus:

• Posten – Leistungen mit Name, Menge, Einzelpreis und optionaler Beschreibung
• Buchungsgebühr – eine Anzahlung, festgelegt als fester Betrag oder Prozentsatz der Gesamtsumme. Sie erscheint als erste fällige Zahlung und wird als anfänglicher Verpflichtungsbetrag hervorgehoben
• Zahlungsplan – fügen Sie mehrere Raten hinzu, jede mit eigenem Betrag und Fälligkeitsdatum
• Steuer – wird automatisch anhand Ihrer Steuereinstellungen angewendet (Bezeichnung, Satz und ob in den angegebenen Preisen enthalten oder nicht)
• Kartenbearbeitungsgebühr – optional als Prozentsatz an die Kundschaft weitergegeben, um die Stripe-Gebühr zu decken
• Notizen – zusätzliche Bedingungen, Anweisungen oder Nachrichten, die für das Paar sichtbar sind

Nach dem Versand erhält das Paar eine Benachrichtigung mit Zugriff auf die Rechnung und die sichere Buchungsseite. Dort prüft es die Rechnung, beantwortet Ihre Buchungsfragen und stimmt einem angehängten Vertrag zu. Wenn Stripe verbunden und eine Buchungsgebühr fällig ist, kann die Bestätigung zu Stripe Checkout weiterleiten.

Rechnungsstatus

Status	Bedeutung
Entwurf	Erstellt, aber noch nicht gesendet
Gesendet	Gesendet; Zahlung steht aus
Teilweise bezahlt	Mindestens eine Zahlung erhalten, Restbetrag offen
Bezahlt	Vollständig bezahlt
Überfällig	Ein Fälligkeitsdatum ist verstrichen
Storniert	Rechnung annulliert
Erstattet	Zahlung wurde zurückerstattet

Storniert und Erstattet stehen als Datensatzstatus zur Verfügung, auch für importierte oder historische Daten. Die aktuelle App veranlasst jedoch keine Stripe-Erstattung, bietet keine Schaltfläche, mit der Anbieter:innen eine Rechnung als erstattet markieren können, und gleicht Stripe-Erstattungen nicht automatisch mit Wedding Computer ab. Wickeln Sie die Erstattung in Stripe oder über die ursprüngliche manuelle Zahlungsart ab und informieren Sie das Paar; verlassen Sie sich nicht auf den Status in Wedding Computer als Nachweis einer erfolgten Erstattung.

Kartenzahlungen mit Stripe entgegennehmen

Wedding Computer nutzt Stripe Connect Standard – Sie verbinden Ihr eigenes Stripe-Konto, und alle Kartenzahlungen fließen direkt dorthin. Wedding Computer berechnet keinen Prozentsatz Ihrer Rechnungen und behält keinen Anteil einer Zahlung ein.

Um die Buchungsgebühr per Karte einzuziehen, gehen Sie zu Einstellungen → Zahlungen → Stripe verbinden und schließen Sie das Stripe-Onboarding ab. Nachdem das Paar Buchungsformular und Vertrag bestätigt hat, kann Wedding Computer es für die ausstehende Buchungsgebühr zu Stripe Checkout weiterleiten. Spätere Raten bleiben zur Nachverfolgung im Zahlungsplan; erfassen Sie sie nach Eingang manuell.

Stripe übernimmt die gesamte Kartenprüfung, 3D Secure und Zahlungsbestätigung. Sie werden benachrichtigt, sobald eine Zahlung eingeht.

Wenn Sie einen Kartenzuschlag berechnen möchten, aktivieren Sie unter Einstellungen → Zahlungen die Option Kartenbearbeitungsgebühr. Der konfigurierte Prozentsatz wird in den Rechnungssummen angezeigt. Prüfen Sie vor der Aktivierung die für Ihre Rechtsordnung und Ihr Stripe-Konto geltenden Regeln für Kartenzuschläge.

Manuelle Zahlungen erfassen

Für Banküberweisungen, PayID, Bargeld oder jede andere Zahlungsmethode nutzen Sie Zahlung erfassen bei der Rechnung. Geben Sie Betrag, Eingangsdatum und Zahlungsmethode ein. Der Rechnungsstatus aktualisiert sich automatisch, und die Zahlung erscheint im Zahlungsverlauf.

Manuelle Zahlungen werden nicht über Stripe verarbeitet – sie sind ausschließlich Aufzeichnungen zu Nachverfolgungszwecken.

Dienstleistungsverträge

Wedding Computer verwaltet für jeden Anbieter eine Standardvorlage für Dienstleistungsverträge. Wenn sie vorhanden ist, wird beim Erstellen einer neuen Rechnung automatisch eine Kopie angehängt. Spätere Änderungen an der Standardvorlage verändern bereits an frühere Rechnungen angehängte Verträge nicht.

Das ist der eigentliche Sinn: Sie müssen nicht daran denken, bei jeder Buchung separat einen Vertrag beizufügen, und jedes Paar, das Sie in Rechnung stellen, ist vom Moment des Rechnungsversands an durch Ihre Bedingungen abgedeckt – nicht nur die Paare, bei denen Sie hinter einer Unterschrift her waren.

So richten Sie das ein: Gehen Sie zu Einstellungen → Verträge, um Ihre Vertragsvorlage in Ihren eigenen Worten zu erstellen. Wedding Computer stellt keine juristischen Vorlagen bereit – Sie schreiben Ihre eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Lassen Sie jeden Vertragstext von einer in Ihrer Rechtsordnung zugelassenen Anwältin oder einem Anwalt prüfen, bevor Sie ihn mit Kund:innen verwenden.

Auf der Buchungsseite gibt das Paar seinen vollständigen Namen und seine E-Mail-Adresse ein und bestätigt per Kontrollkästchen, dass es dem Vertrag zustimmt. Wedding Computer speichert den eingetippten Namen, die E-Mail-Adresse, IP-Adresse und den Zeitstempel bei der Rechnung. Dies ist keine gezeichnete Unterschrift, und der Dienstleistungsvertrag wird derzeit nicht als herunterladbares unterschriebenes PDF angeboten. Die Bestätigungs-E-Mail enthält eine Textkopie des angenommenen Vertrags.

Die Buchungsseite

Jede gesendete Rechnung hat einen Buchungslink – eine eindeutige, sichere URL, die Sie direkt mit dem Paar teilen können. Anstatt einen Vertragslink, einen Rechnungslink und eine Zahlungsaufforderung in drei separaten E-Mails zu versenden, geschieht in diesem einen Ablauf alles. Auf dieser Seite können sie:

• die vollständige Rechnung und den Zahlungsplan einsehen
• den Vertrag lesen und ihm mit eingetipptem Namen zustimmen (falls einer angehängt ist)
• ein Buchungsformular ausfüllen (falls Sie eines erstellt haben)
• bei eingerichteter Kartenzahlung für die Buchungsgebühr zu Stripe Checkout wechseln

Da Durchsicht, Unterzeichnung, Beantwortung Ihrer Buchungsfragen und Zahlung alles an einem Ort stattfinden, bestätigt das Paar einmal, und die Buchung wechselt direkt von der Anfrage zu unterzeichnet und bezahlt – ohne dass Sie mehrere E-Mails nachschicken müssen, um jeden Schritt abzuhandeln.

Die Buchungsseite kann auf Ihrer Website eingebettet werden, indem Sie ?embed=1 an die URL anhängen und sie in ein <iframe> einfügen.

Gemeinsame PDF-Unterschrift (Trauredner:innen)

Trauredner:innen haben einen eigenen Ablauf zum Unterschreiben von NOIMs und anderen Dokumenten, die eine Unterschrift von Trauredner:in und Paar in einer bestimmten Reihenfolge erfordern:

1. Der/die Trauredner:in bereitet das PDF vor – entweder hochgeladen oder aus dem NOIM-Generator von Wedding Computer exportiert
2. Der/die Trauredner:in gibt das Dokument für das Paar frei
3. Das Paar unterschreibt über seinen Arbeitsbereich (mit einer Browser-Zeichenfläche – kein App-Download nötig)
4. Die Unterschrift des Paares wird ins PDF eingebrannt
5. Der/die Trauredner:in unterschreibt gegen und schließt das Dokument ab
6. Das vollständig unterschriebene PDF wird ausschließlich im Zugriff des/der Trauredner:in gespeichert

Die Reihenfolge wird durchgesetzt: Der/die Trauredner:in muss freigeben, bevor das Paar unterschreiben kann, und die Unterschrift des Paares sperrt das Dokument, bevor die Gegenunterschrift akzeptiert wird. Die Software ist für einen Ablauf mit bezeugter Unterzeichnung konzipiert; der/die Trauredner:in bleibt jedoch dafür verantwortlich, dass Verfahren und Dokument die rechtlichen Anforderungen des jeweiligen Landes erfüllen. Das Paar erhält das endgültige PDF in diesem Ablauf nicht; es bleibt im Zugriff des/der Trauredner:in.

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Siehe auch

• Geschäftseinstellungen – Rechnungsstandards, Steuer, Zahlungsangaben und Stripe konfigurieren
• Arbeitsbereiche & Zusammenarbeit – wie Rechnungen für Paare im gemeinsamen Arbeitsbereich sichtbar sind
• Pipeline & Kontakte – einen Lead zu gebucht bewegen und zu einer Hochzeit hochstufen
• Free vs. Pro – Stripe-Zahlungen und ein Standard-Dienstleistungsvertrag sind im kostenlosen Plan verfügbar