Kontakte & Ihre Pipeline verwalten

Jede Anfrage, die Sie erhalten, landet unter Kontakte – Ihrer Lead-Liste und Ihrem CRM. Kontakte durchlaufen eine achtstufige Pipeline von der ersten Anfrage bis zur abgeschlossenen Hochzeit, und jeder hält alles fest, was Sie über das Paar wissen: E-Mails, Notizen, Rechnungen, Aktivitätsverlauf und den verknüpften Hochzeits-Arbeitsbereich.

Die Pipeline

Wedding Computer verwendet eine feste achtstufige Pipeline:

Phase	Was sie bedeutet
Neu	Eine Anfrage ist eingegangen – noch nicht bearbeitet
Kontaktiert	Sie haben geantwortet oder sich gemeldet
Besprechung	Ein Gespräch wurde vereinbart oder hat stattgefunden
Angebot	Sie haben ein Angebot oder einen Vorschlag gesendet
Gebucht	Die Buchung ist bestätigt
Abgeschlossen	Die Hochzeit hat stattgefunden
Verloren	Der Lead hat nicht konvertiert
Archiviert	Inaktiv; sicher außerhalb aktiver Arbeitsabläufe aufbewahrt

Bewegen Sie einen Kontakt zwischen den Phasen, indem Sie auf das Phasen-Badge bei seinem Datensatz klicken und die neue Phase auswählen.

Die acht Phasen sind festgelegt – sie sind so gestaltet, dass sie den universellen Arbeitsablauf jedes Anbieters abdecken, und können nicht angepasst werden. Das ist bewusst so: Ob Sie allein als Fotograf arbeiten oder ein Veranstaltungsort mit einem ganzen Team sind – jede Anfrage folgt demselben Weg von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Buchung oder zum Verlust. Nichts bleibt lautlos in einer Phase stecken, die jemand für einen einzelnen Lead erfunden und dann vergessen hat. Wenn Sie allein arbeiten, bedeutet diese Konsistenz, dass Sie nie den Überblick verlieren, wo ein Lead steht. Wenn Sie ein Team führen, bedeutet es, dass alle die Pipeline gleich lesen – ohne ein gemeinsames Handbuch pflegen zu müssen.

Wenn Sie einen Kontakt auf Verloren setzen, werden Sie aufgefordert, einen strukturierten Grund festzuhalten: Preis, Verfügbarkeit, Mitbewerber gewählt, keine Antwort, passt nicht oder sonstiges. Diese Gründe fließen direkt in Ihre Analysen ein, sodass Sie mit der Zeit Muster erkennen können – verliert ein unverhältnismäßig großer Teil der Leads wegen des Preises, ist das ein Signal, auf das es sich zu reagieren lohnt.

Ist ein Kontakt Gebucht, können Sie ihn zu einem Hochzeits-Arbeitsbereich hochstufen, wodurch die gemeinsame Arbeitsumgebung für diese Hochzeit entsteht.

Verfügbarkeit direkt aus dem Kontakt prüfen

Bevor Sie auf eine Anfrage antworten, öffnen Sie den Kontaktdatensatz, um zu sehen, ob Sie für das gewünschte Datum verfügbar sind. Wedding Computer gleicht das Hochzeitsdatum der Anfrage sofort mit Ihrem Kalender ab – Ihrer Standard-Wochenverfügbarkeit plus datumsspezifischen Ausnahmen – und zeigt Ihnen das direkt beim Kontakt an. Sie erhalten so ein klares „Verfügbar“ oder „Nicht verfügbar“, ohne den Lead verlassen und einen anderen Kalender-Tab aufrufen zu müssen. Das ist in den ersten Minuten nach einer Anfrage entscheidend: Ein schnelles, sicheres „Ja, ich bin frei“ oder „Es tut mir leid, dieser Tag ist schon vergeben“ schützt Sie davor, ein Datum anzubieten, das Sie nicht liefern können – oder einen Lead an eine schnellere Antwort zu verlieren, während Sie selbst noch per Hand nachprüfen.

KI-entworfene E-Mails pro Kontakt (Pro)

Jeder Kontakt hat eine KI-Entwurfsoption, damit Sie nicht jede Antwort auf einer leeren Seite beginnen müssen. Öffnen Sie den Kontakt und wählen Sie Antwort entwerfen – Wedding Computer schreibt eine personalisierte Nachricht auf Basis der Geschichte dieses Kontakts, seiner Hochzeitsdetails und Ihrer eigenen Stimme und Ihres Kontexts. Sie deckt häufige Situationen ab: einen ruhigen Lead nachfassen, jemandem höflich absagen, wenn Sie für sein Datum nicht verfügbar sind, oder ihn an einen anderen Anbieter weiterleiten. Sie prüfen und bearbeiten den Entwurf, bevor etwas gesendet wird – er geht niemals automatisch raus. Das richtet sich an alle, die mehr Anfragen haben als Zeit, jede Antwort von Hand zu schreiben: Es verwandelt „Das erledige ich später“ in einen Entwurf, den Sie in ein bis zwei Minuten freigeben können – und das unter Rückgriff auf das Aktivitätsprotokoll und die Hochzeitsdetails, die bereits beim Kontakt gespeichert sind, sodass die Nachricht tatsächlich die Situation dieses Paares widerspiegelt.

Kontakte archivieren und wiederherstellen

Wedding Computer löscht Kontakte in der App nicht dauerhaft. Wählen Sie auf der Seite Bearbeiten eines Kontakts Kontakt archivieren. Der Kontakt wechselt in die Phase Archiviert und wird aus dem aktiven Dashboard sowie aus der Gerätesynchronisierung entfernt. Alle Angaben, Notizen, Rechnungen, Aktivitäten und die verknüpfte Hochzeit bleiben erhalten.

Um ihn zurückzuholen, öffnen Sie den Kontakt im Reiter Archiviert und wählen Wiederherstellen. Wedding Computer setzt ihn in die Pipeline-Phase zurück, in der er sich unmittelbar vor der Archivierung befand.

Wenn ein Import oder eine externe Dateiänderung den Kontakt ohne vorherige Phase archiviert hat, wird er als Neu wiederhergestellt. Anschließend können Sie im Kontaktdatensatz die richtige Phase auswählen.

Was bei einem Kontaktdatensatz gespeichert wird

Jeder Kontakt enthält:

• Angaben zum Paar – Name der ersten und zweiten Person, E-Mail, Telefon und Instagram-Handle
• Hochzeitsangaben – Datum (oder Datum noch offen), Ort, Gästezahl und Zeremonienart
• Pipeline-Phase und Quelle – woher der Lead stammt
• Notizen – frei formulierte private Notizen, die nur Sie sehen, vollständig durchsuchbar
• Benutzerdefinierte Felder – alle zusätzlichen Fragen, die Sie zu Ihrem Anfrageformular hinzugefügt haben
• Aktivitätsprotokoll – ein zeitgestempelter Verlauf jeder Phasenänderung, jedes Rechnungsereignisses und jeder wichtigen Aktion
• Rechnungen – alle für dieses Paar erstellten Rechnungen
• E-Mails – der vollständige E-Mail-Verlauf über Ihre @wedding.computer-Adresse
• Verknüpfte Hochzeit – nach dem Hochstufen ein direkter Link zum gemeinsamen Arbeitsbereich

Suchen und filtern

Die Suchleiste oben in Kontakte durchsucht während der Eingabe Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Notizen. Sie können die Kontaktliste außerdem filtern nach:

• Pipeline-Phase – jede beliebige Kombination der acht Phasen
• Hochzeitsdatum – ein Datumsbereich, um Hochzeiten in einer bestimmten Saison oder einem bestimmten Jahr zu finden
• Quelle – woher der Lead kam (Anfrageformular, API, manuelle Eingabe usw.)
• Ort – Stadt oder Region

Es gibt kein separates Tagging-System, aber Ihre Notizen und alle benutzerdefinierten Anfrageformularfelder, die Sie angelegt haben, sind vollständig durchsuchbar und erfüllen denselben Zweck für die Segmentierung.

Aktivitätsverlauf

Jeder Kontakt führt ein Aktivitätsprotokoll – einen rückwärts-chronologischen Verlauf von Phasenänderungen, Rechnungsereignissen, Zahlungen und anderen wichtigen Momenten. Es ist nur für Sie sichtbar und aktualisiert sich automatisch, sobald etwas passiert.

Sobald aus einem Kontakt ein Hochzeits-Arbeitsbereich wird, führt ein separates Hochzeitsprotokoll Aktionen, die auch andere Mitglieder des Arbeitsbereichs sehen können (Aktualisierungen am Ablaufplan, hinzugefügte oder entfernte Personen usw.).

Leads nachverfolgen

Es gibt noch keine separaten Erinnerungs- oder Aufgabenfunktionen – strukturierte Nachverfolgungsplanung steht auf der Roadmap. Der Arbeitsablauf, den die meisten Anbieter verwenden, besteht darin, Leads in eine passende Phase zu setzen, wenn sie bearbeitet werden müssen, und dann die gefilterte Kontaktliste zu nutzen, um Leads sichtbar zu machen, die sich eine Weile nicht bewegt haben.

Bestehende Kontakte importieren

Wenn Sie von einem anderen Tool kommen – Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, VSCO Workspace oder einer Tabelle –, können Sie Ihre bestehenden Kontakte importieren, ohne sie von Hand neu einzugeben. Sie können auch unformatierten Text einfügen (alte E-Mails, Notizen von einer Messe, handgeschriebene Listen), und die KI extrahiert die Kontaktdaten für Sie.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für jede Quelle, wie Sie Ihren Export vorbereiten und wie Sie mit Claude Desktop große Datenmengen über MCP importieren, finden Sie im vollständigen Leitfaden zum Importieren von Kontakten.

Angebotsrechner

Zusätzlich zum Anfrageformular können Sie interaktive Angebotsrechner erstellen – Kund:innen schätzen einen Preis und senden direkt aus dem Ergebnis eine Anfrage, die genau wie eine Formularübermittlung in Ihrer Pipeline landet.

Ihre CRM-Daten herunterladen

Öffnen Sie Kontakte und wählen Sie Kontakte-CSV herunterladen, um Ihre echten CRM-Kontakte direkt zu exportieren. Die UTF-8-Datei ist für Tabellenprogramme vorbereitet und neutralisiert Werte, die sonst als Formeln ausgeführt werden könnten. Demo-Kontakte werden ausgeschlossen.

Die CSV ist der schnellste Weg, die Kontakttabelle zu prüfen oder zu übertragen. Für den breiteren Kontodatensatz mit weiteren unterstützten Geschäfts- und Hochzeitsdaten nutzen Sie das portable ZIP unter Ihr Profil → Export. Unter Dateneigentum finden Sie die genauen Inhalte und Wiederherstellungsgrenzen.

---

Siehe auch

• Anfrageformulare – erstellen Sie das Formular, das Ihre Pipeline speist, und richten Sie die KI-Automatik-Antwort für Erstanfragen ein
• Kontakte importieren – bestehende Kontakte aus einem anderen CRM oder einer Tabelle übernehmen
• Angebotsrechner – lassen Sie Kund:innen ihre Anfrage selbst bepreisen, bevor sie in Ihrer Pipeline landet