Leitfaden für Planer:innen & Locations

Hochzeitsplaner:innen und Locations spielen in Wedding Computer eine andere Rolle als andere Anbieter. Weil Sie den gesamten Tag koordinieren – nicht nur Ihren eigenen Teil davon –, können Sie die Rolle des verwaltenden Anbieters übernehmen, die Ihnen zusätzliche Kontrollmöglichkeiten gibt: Hoheit über den Zeitplan, Freigabe von Änderungen und Überblick über das gesamte Anbieterteam. Zwei Funktionen sind gezielt auf diese Rolle zugeschnitten: die Ablaufmappe, ein einziges lebendes Dokument, das Zeitplan, Team, Gäste und Sitzordnung zusammenführt, damit Sie den Tag von einer Stelle aus leiten können, und Checklisten-Vorlagen, mit denen Sie die wiederkehrenden Schritte jeder von Ihnen koordinierten Hochzeit vereinheitlichen.

Dieser Leitfaden behandelt alles, was speziell für Planer:innen und Locations gilt. Funktionen, die alle Anbieter gemeinsam nutzen (CRM, Rechnungsstellung, Ablaufpläne, Kalender), finden Sie in den jeweiligen Abschnitten der Hauptdokumentation.

Die Rolle des verwaltenden Anbieters

Werden Sie zu einem Hochzeits-Arbeitsbereich hinzugefügt, kann Ihnen das Flag Kann verwalten zugewiesen werden. Das macht Sie zum verwaltenden Anbieter für diese Hochzeit. Als verwaltender Anbieter:

• sind Sie die Zeitplanleitung und können gemeinsame Zeilen direkt anlegen, bearbeiten und entfernen
• reichen andere sichtberechtigte Mitglieder Vorschläge ein, wenn sie eine gemeinsame Zeile ergänzen, ändern oder entfernen möchten
• können Sie einen Vorschlag unverändert genehmigen, vor der Genehmigung anpassen oder ablehnen
• werden Zeremonie, Empfang, Vorbereitungen, Porträts, Aufbau und alle weiteren Abläufe als Zeitplanzeilen mit eigener Uhrzeit und eigenem Ort erfasst

Planer:innen und Locations sind typischerweise die natürlichen Kandidat:innen für diese Rolle. Eine Planung, die den gesamten Tag koordiniert, muss den Zeitplan in der Hand halten; eine Location, deren Raumplan alles andere bestimmt, muss Zeitänderungen ähnlich kontrollieren.

So weisen Sie sich selbst als verwaltenden Anbieter zu: Wenn Sie zu einer Hochzeit hinzugefügt werden (oder sobald Sie bereits Mitglied sind), gehen Sie zum Hochzeits-Arbeitsbereich → Personen → klicken Sie auf Ihren eigenen Namen → aktivieren Sie Kann verwalten.

Haben Sie den Hochzeits-Arbeitsbereich selbst angelegt (durch Hochstufen eines gebuchten Kontakts zu einer Hochzeit), können Sie das bereits beim Anlegen des Arbeitsbereichs festlegen.

Hochzeits-Arbeitsbereiche anlegen und verwalten

Als Planer:in oder Location sind Sie üblicherweise diejenige Person, die den Arbeitsbereich anlegt.

So legen Sie einen Arbeitsbereich an: Gehen Sie zu Kontakte, suchen Sie Ihr gebuchtes Paar und wählen Sie Zu Hochzeit hochstufen. Füllen Sie die Kerndaten aus (Datum, allgemeiner Ort und Zeremonienart) und legen Sie den Arbeitsbereich an. Alle Uhrzeiten und Orte des Hochzeitstags kommen als Zeilen in den Zeitplan.

So laden Sie das Paar ein: Gehen Sie im Arbeitsbereich zu Personen hinzufügen → Paar einladen. Geben Sie beide E-Mail-Adressen ein. Das Paar erhält ein kostenloses Konto – kein Abonnement nötig.

So laden Sie weitere Anbieter ein: Gehen Sie zu Personen hinzufügen → Anbieter hinzufügen. Sie können nach bereits bei Wedding Computer registrierten Anbietern suchen oder per E-Mail einladen. Eingeladene Anbieter können:

• den gemeinsamen Zeitplan ansehen und dazu beitragen
• gemeinsame Ablaufzeilen vorschlagen und eigene private Zeilen direkt verwalten
• gemeinsame Notizen und Dokumente lesen
• Dateien in die Dokumentenbibliothek hochladen

Von Ihnen eingeladene Anbieter benötigen kein Pro-Abonnement, um teilzunehmen. Sie treten als Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs bei und können vollständig mitwirken.

Ihren Ablauf mit Checklisten-Vorlagen standardisieren

Jede Hochzeit, die Sie betreuen, hat dieselben wiederkehrenden Schritte – rechtliche Unterlagen, Planungsgespräche, Lieferantenbestätigungen, Auf- und Abbauaufgaben, Nacharbeiten nach der Hochzeit. Statt diese Liste bei jeder neuen Buchung neu aufzubauen, legen Sie sie einmal als Checklisten-Vorlage an.

So erstellen Sie eine: Öffnen Sie Checklisten in Ihrer Anbieter-Seitenleiste, wählen Sie Neue Vorlage und schreiben Sie sie in einfachem Markdown – ## Abschnittsname für eine Abschnittsüberschrift, - [ ] Aufgabe für einen Eintrag. Legen Sie für unterschiedliche Buchungsarten getrennte Vorlagen an, etwa für die durchgehende Koordination gegenüber der reinen Day-of-Coordination.

So lassen Sie sie automatisch bereitstellen: Aktivieren Sie Automatisch bereitstellen, wenn eine neue Hochzeit erstellt wird bei der Vorlage, die Sie als Standard festlegen möchten. Jeder Hochzeits-Arbeitsbereich, den Sie danach anlegen, startet bereits mit einer Kopie dieser Checkliste, sodass nichts vergessen wird, nur weil jemand sie nicht manuell hinzugefügt hat. Bearbeiten Sie die Vorlage später, werden bereits auf bestehende Hochzeiten kopierte Checklisten dadurch nicht neu geschrieben.

Die Checkliste einer Hochzeit ist privat für das Anbieterkonto, das sie angelegt hat – das Paar, andere Anbieter und selbst ein anderer verwaltender Anbieter derselben Hochzeit sehen sie nicht über den gemeinsamen Arbeitsbereich. Es ist Ihre eigene Arbeitsliste, getrennt vom gemeinsamen Zeitplan und den Arbeitsbereich-Notizen.

Die vollständige Referenz finden Sie unter Checklisten-Vorlagen.

Zeitplanverwaltung

Ihre eigenen Ablaufplanpunkte

Verwenden Sie für jeden Teil des Tages eine eigene Zeile: Vorbereitungen, Zeremonie, Porträts, Empfang, Aufbau, Ankünfte, Raumumbau, Essensservice und Abendlogistik. Als Zeitplanleitung bearbeiten Sie gemeinsame Zeilen direkt; andere sichtberechtigte Mitglieder schlagen Änderungen zur Freigabe vor. Anbieter verwalten ihre eigenen privaten Zeilen weiterhin direkt.

Der gemeinsame Zeitplan

Zeilen mit der Sichtbarkeit Paar sehen alle Mitglieder des Arbeitsbereichs. Anbieter-Zeilen sehen nur Anbieter-Mitglieder. Private Zeilen sieht nur der Anbieter, dem sie gehören.

Als verwaltender Anbieter sehen Sie alles außer den privaten Punkten anderer Anbieter.

Änderungswünsche am Zeitplan freigeben

Schlägt ein anderes Mitglied vor, eine gemeinsame Zeitplanzeile hinzuzufügen, zu ändern oder zu entfernen, erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Zeitplanänderung.

So prüfen Sie Anfragen: Gehen Sie zum Hochzeits-Arbeitsbereich → Zeitplan → suchen Sie den Bereich Ausstehende Genehmigungen. Jede Anfrage zeigt:

• wer die Änderung vorgeschlagen hat
• was hinzugefügt, geändert oder entfernt werden soll, einschließlich Vorher-Nachher-Werten für Uhrzeit, Titel, Ort, Sichtbarkeit und weitere geänderte Felder
• den Grund (optional)

Sie können den Vorschlag unverändert genehmigen, die vorgeschlagene Zeile bearbeiten und dann genehmigen oder ihn ablehnen. Das vorschlagende Mitglied wird über Ihre Entscheidung benachrichtigt.

Zeitplanänderungen direkt vornehmen

Als Zeitplanleitung ändern Sie den Ablauf direkt im Zeitplan. Bearbeiten Sie die passende Zeile, um Uhrzeit, Ort, Titel, Details, Sichtbarkeit, Dauer oder relative Planung zu ändern. Die Hochzeitsbearbeitung ist für Kerndaten wie Datum, allgemeinen Ort und Zeremonienart gedacht – nicht als zweite Kopie des Tagesablaufs.

Personen einer Zeile zuweisen

Verfügbare Mitglieder des Arbeitsbereichs, Anbieter und der Hochzeit zugewiesene Teammitglieder erscheinen unter jeder Zeile als direkte Schaltflächen zum Hinzufügen. Wählen Sie einen Namen einmal aus; die Zuweisung wird sofort gespeichert – ohne einen zusätzlichen Plus-Klick. Nutzen Sie die freie Bezeichnung nur für Personen außerhalb der Liste. Zuweisungen sind gemeinsam les- und änderbar: Wer eine gemeinsame Zeile sehen kann, sieht ihre Zuständigen und darf sie ohne Zeitplanfreigabe hinzufügen oder entfernen; bei einer privaten Zeile kann das nur deren Eigentümer:in.

Das Anbieterteam koordinieren

Wer bei der Hochzeit dabei ist

Der Bereich Personen des Arbeitsbereichs zeigt alle aktuellen Mitglieder: das Paar, Anbieter und ihre Rollen. Sie sehen, wer seine Einladung angenommen hat und wer noch nicht.

Sie können einen Anbieter bei Bedarf aus dem Arbeitsbereich entfernen – er verliert sofort den Zugriff.

Kontaktfreigabe des Paares

Sie können die Anbieter-Sichtbarkeit über die Hochzeitseinstellungen steuern:

• Sichtbar: alle Anbieter sehen die Kontaktdaten der jeweils anderen – nützlich, wenn Anbieter direkt kommunizieren müssen, ohne über Sie zu gehen
• Privat: Anbieter sehen sich nicht gegenseitig; nur Sie (und das Paar) sehen das vollständige Team

Die Anbieter-Credits-Liste

Gehen Sie nach der Hochzeit zum Arbeitsbereich → Credits, um die vollständige Anbieterliste für Instagram-Beiträge, Blogartikel oder Veröffentlichungen zu kopieren. Sie können im Instagram-Erwähnungsformat (@handle), als Markdown oder als HTML kopieren.

Gästeliste, Sitzordnung & Raumaufteilung

Die optionale Gäste-App – aktiviert vom Paar oder einer verwaltungsberechtigten Person über die Hochzeits-Apps der Hochzeit – enthält die Gästeliste, RSVP-Antworten, die Sitzordnung und die Raumaufteilung für die Hochzeit. Ihre Sichtbarkeitseinstellung hat drei Stufen, von denen eine gezielt auf diese Rolle zugeschnitten ist: nur das Paar, Paar + Planer:innen/Locations oder das gesamte Anbieterteam. Wer die Hochzeit verwaltet, legt diese Stufe fest, und die mittlere Stufe ist die naheliegende Wahl für eine Location, die Raumumbauten bestätigt, oder eine Planung, die den Sitzplan erstellt, ohne die Gästedetails dem gesamten Anbieterteam zu öffnen.

Sobald Sie Zugriff haben, sehen Sie:

• Einladungseinheiten mit ihren Allergien, Ernährungshinweisen und Sitzprioritäten
• RSVP-Summen, Menüwahlen und Antwortzahlen
• die Sitzordnung und die Raumaufteilung

Sitzordnung: Öffnen Sie Gäste → Sitzordnung, um Gäste zwischen Tischen und der unbesetzten Bank zu verschieben, oder nutzen Sie die automatische Platzierung, um Tische zu füllen, bestehende Platzierungen beizubehalten, abgesagte Personen auf die Bank zu setzen und einen Kindertisch zu erkennen. Sie markiert unplatzierte Gäste, „getrennt sitzen“-Konflikte und überbelegte Tische, damit Sie diese vor dem Tag lösen können.

Raumaufteilung: Platzieren Sie dieselben Tische auf einem hochgeladenen Bild oder PDF des tatsächlichen Location-Grundrisses, zusammen mit Funktionsbereichen und Sitzreihen der Zeremonie – nützlich, um einen Grundriss mit dem Paar oder einem anderen Anbieter fertigzustellen, bevor er in die Ablaufmappe übernommen wird.

Nur das Paar und Verwaltungsberechtigte können Gäste hinzufügen, Einladungseinstellungen ändern oder die Sitzordnung bearbeiten; andere Mitglieder mit Zugriff können ansehen, aber nicht bearbeiten. Die vollständige Referenz finden Sie unter Gäste, Zusagen & Sitzordnung.

Ablaufmappen: den Tag aus einem Dokument leiten

Die Ablaufmappe – oft auch BEO genannt – ist genau für diese Rolle gebaut: ein einziges lebendes Dokument, das Wedding Computer aus den aktuellen Daten der Hochzeit zusammenstellt, damit Sie den Tag von einer Stelle aus leiten, statt Zeitplan, Gästezahlen und Sitzplan von Hand zusammenzutragen.

So öffnen Sie sie: Gehen Sie zum Hochzeits-Arbeitsbereich und wählen Sie Ablaufmappe in der Kommandozentrale. Nur ein Mitglied mit der Berechtigung Kann verwalten – normalerweise Sie als verwaltende Planung oder Location – kann die Mappe öffnen, bearbeiten oder ihre Freigabe steuern.

Die Mappe stellt Folgendes zusammen:

• Datum, Ort und Status der Veranstaltung
• nicht private Zeitplanzeilen mit ihren Uhrzeiten, Beschreibungen und Orten
• RSVP-Summen, Menüwahlen sowie Ernährungs- und Allergiehinweise
• das Hochzeitsteam und seine Rollen
• die Sitzordnung und die verbundene Raumaufteilung
• mit der Hochzeit geteilte Dateien sowie einen Grundriss-Link, sofern einer hinterlegt wurde

Ergänzen Sie einen Titel, die Kennzeichnung Entwurf/Final, Notizen zu Service, Speisen, Getränken, Personal, Aufbau und Barrierefreiheit sowie eine Gästezahl-Überschreibung, falls die RSVP-Summe nicht der Zahl entspricht, die Sie drucken möchten. Da es sich um eine lebende Ansicht handelt, zeigt das erneute Öffnen der Mappe den aktuellen Zeitplan, das aktuelle Team und die aktuellen Gästezahlen – keine veraltete Kopie vom Zeitpunkt der ersten Erstellung.

So drucken oder exportieren Sie sie: Wählen Sie Drucken für eine saubere Druckansicht und nutzen Sie anschließend den Druckdialog Ihres Browsers, um zu drucken oder als PDF zu speichern.

So teilen Sie sie mit Personal vor Ort ohne Konto: Aktivieren Sie die Freigabe, um einen Link zu erzeugen, der die Mappe ohne Anmeldung öffnet – nützlich für Küche, Bar oder Location-Personal, das die Details des Tages braucht, aber keinen Zugang haben sollte. Prüfen Sie die Mappe vor der Freigabe, da sie Gäste- und Ernährungsangaben, Namen aus dem Sitzplan und Teamnamen enthalten kann. Nutzen Sie Link rotieren, wenn ein Link zu weit verbreitet wurde, oder Freigabe deaktivieren, sobald sie nicht mehr benötigt wird.

Die vollständige Referenz – einschließlich genau dessen, was einfließt, und des Sicherheitsmodells für den Freigabelink – finden Sie unter Ablaufmappen / BEOs.

Den Hochzeitstag leiten

Live-Modus

Schalten Sie den Zeitplan am Tag selbst über die Zeitplan-Seite in den Live-Modus. Als verwaltender Anbieter können Sie:

• jeden Punkt als begonnen markieren (nicht nur Ihre eigenen) – das erfasst die tatsächliche Startzeit
• die Verzögerung sehen – wie viele Minuten der Tag vor oder hinter dem Zeitplan liegt
• die Beiträge aller Anbieter im gemeinsamen Zeitplan in Echtzeit sehen

Auch andere Anbieter und das Paar sehen den Live-Zeitplan – alle sind auf demselben Stand, wo der Tag gerade steht.

Live-Modus beenden

Ist der Tag vorbei, tippen Sie auf Live-Modus beenden. Das löscht alle erfassten Startzeiten und bringt den Zeitplan zurück in die geplante Ansicht. Sie können nach dem Tag weiterhin zu Referenzzwecken auf den Zeitplan zugreifen.

Locations: die Rolle der Zahlungsstelle

Locations, die als zentrale Abrechnungsstelle für eine Hochzeit fungieren – alle Anbieterzahlungen einziehen und verteilen –, können bei einer Hochzeit als Zahlungsstelle festgelegt werden. Das gilt für Locations, die ein Organisationsmodell betreiben, bei dem Paare an die Location zahlen und die Location die Anbieter bezahlt.

So legen Sie eine Location als Zahlungsstelle fest: Gehen Sie zur Hochzeit → Personen → klicken Sie auf das Location-Mitglied → aktivieren Sie Ist Zahlungsstelle.

Mit diesem Flag werden die Rechnungen der Location als primäre finanzielle Beziehung zum Paar markiert.

Mehrere Hochzeiten am selben Tag

Der Kalender von Wedding Computer zeigt alle Ihre Buchungen. Haben Sie zwei Hochzeiten am selben Datum, erscheinen beide in Ihrem Kalender. Ihr Verfügbarkeitskalender zeigt dieses Datum als gebucht an und verhindert weitere Anfragen für diesen Tag (sofern Ihre Verfügbarkeitsfreigabe auf öffentlich oder KI-Auto-Antwort gestellt ist).

Jede Hochzeit hat ihren eigenen, unabhängigen Arbeitsbereich, Zeitplan, Anbieterteam und eigene Notizen.

Analysen für Ihr Unternehmen

Planer:innen und Locations haben oft ein höheres Buchungsvolumen und komplexere Pipelines als Einzelanbieter, weshalb das Analyse-Dashboard (Analysen in der Seitenleiste) besonders nützlich ist, um Muster zu erkennen – Konversionsrate, Umsatztrends und woher Ihre besten Leads tatsächlich kommen. Die vollständige Aufschlüsselung dessen, was das Dashboard zeigt und was Pro erfordert, finden Sie unter Analysen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mehrere Anbieter von einem Arbeitsbereich aus koordinieren?

Ja. Das ist der Kernzweck der Rolle des verwaltenden Anbieters. Sie legen den Arbeitsbereich an, laden alle Ihre Anbieter ein, und der gemeinsame Zeitplan wird zur zentralen verlässlichen Quelle für den Tag.

Müssen andere Anbieter für Wedding Computer bezahlen?

Nein. Anbieter, die Sie in eine von Ihnen angelegte Hochzeit einladen, nehmen kostenlos teil. Sie benötigen kein Pro-Abonnement, um den gemeinsamen Arbeitsbereich anzusehen und dazu beizutragen.

Was passiert, wenn ein Anbieter eine Zeitplanänderung vorschlägt, die ich noch nicht genehmigt habe?

Sie bleibt als ausstehende Anfrage bestehen. Die Änderung wird erst auf den gemeinsamen Zeitplan angewendet, wenn Sie sie genehmigen. Der Anbieter sieht sie als ausstehend; alle anderen sehen den unveränderten Zeitplan.

Kann ich eine Änderung ablehnen und trotzdem sehen, was vorgeschlagen wurde?

Ja. Abgelehnte Anfragen werden im Zeitplanverlauf gespeichert, sodass Sie darauf zurückgreifen können.

Kann ich verhindern, dass Anbieter die Kontaktdaten des Paares sehen?

Ja. Unter Hochzeitseinstellungen → Anbieter-Sichtbarkeit → Privat sind die Kontaktdaten der Anbieter füreinander verborgen. Nur Sie und das Paar sehen das vollständige Team.

Wie funktioniert das, wenn wir einen vorlagenbasierten Ablaufplan verwenden?

Der gemeinsame Zeitplan selbst hat keine gespeicherten Ablaufplan-Vorlagen – der Zeitplan jeder Hochzeit wird von Grund auf als Zeilen aufgebaut. Legen Sie als Zeitplanleitung zunächst die wichtigsten Zeilen an – Location-Öffnung, Aufbau, Zeremonie, Empfang – und bauen Sie darauf auf; eingeladene Anbieter können gemeinsame Ergänzungen vorschlagen und ihre eigenen privaten Zeilen verwalten.

Was Sie als Vorlage anlegen können, ist Ihre eigene Checkliste: eine separate, private Aufgabenliste (nicht der gemeinsame Zeitplan), die Sie so einstellen können, dass sie automatisch auf jede von Ihnen neu erstellte Hochzeit übernommen wird. Nutzen Sie sie für den wiederkehrenden Ablauf rund um die Hochzeit – rechtliche Schritte, Lieferantenbestätigungen, Aufbauaufgaben –, während der Zeitplan pro Hochzeit neu aufgebaut wird. Siehe Checklisten-Vorlagen.

Kann ich die Gästeliste, RSVPs oder die Sitzordnung von meinem Planer:innen- oder Location-Konto aus sehen?

Ja, sofern die Sichtbarkeit der Gäste-App der Hochzeit auf Paar + Planer:innen/Locations oder das gesamte Anbieterteam eingestellt ist – siehe Gäste, Zusagen & Sitzordnung. Wer die Hochzeit verwaltet, steuert diese Einstellung über die Sichtbarkeitsoptionen der App.

Können Locations das auch für Nicht-Hochzeits-Veranstaltungen nutzen?

Ablaufplan, Kalender und CRM-Pipeline funktionieren für jede Veranstaltung. Der Arbeitsbereich verwendet flexible Zeitplanzeilen statt fester Felder für Zeremonie, Empfang oder Vorbereitungen; deshalb eignen sich viele Werkzeuge auch für Konferenzen, Funktionen und andere Events.

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Siehe auch

• Ablaufpläne & Zeitplan – den Zeitplan erstellen und durcharbeiten, Live-Modus, Export
• Ablaufmappen / BEOs – das verbundene Tagesdokument aus Zeitplan, Team, Gästen und Dateien
• Checklisten-Vorlagen – wiederverwendbare Checklisten pro Anbieter, die automatisch auf jede neue Hochzeit übernommen werden können
• Gäste, Zusagen & Sitzordnung – Gästeliste, RSVP, Sitzordnung und Raumaufteilung
• Arbeitsbereiche & Zusammenarbeit – Struktur des Arbeitsbereichs, Anbieter und Paare einladen, Sichtbarkeitseinstellungen
• Kalender & Verfügbarkeit – Verfügbarkeit, private Feed-Links und bereichsbegrenzte schreibgeschützte Kalenderverbindungen
• Anfrageformulare – Leads erfassen und verwalten, bevor eine Buchung bestätigt ist
• Analysen – das vollständige Analyse-Dashboard, kostenlos vs. Pro
• Team & Agenturen – ein größeres Anbieterteam einteilen und Aufgaben zuweisen
• Erste Schritte als Planer:in – Schritt-für-Schritt-Einrichtung für Planer:innen
• Erste Schritte als Location – Schritt-für-Schritt-Einrichtung für Locations