Erste Schritte als DJ oder Band

Entertainment-Anbieter haben am Hochzeitstag einen engen technischen Zeitplan: Sie brauchen ein bestimmtes Aufbaufenster, einen Soundcheck vor Eintreffen der Gäste, festgelegte Set-Zeiten und eine klare Endzeit. Verschiebt die Location Ihren Soundcheck um 30 Minuten, verschiebt sich Ihr ganzer Tag. Ihre Anforderungen in den gemeinsamen Ablaufplan zu bringen – und Ihre Zeit in einem Vertrag zu schützen – ist das Wichtigste, was Sie tun können, bevor der erste Ton erklingt.

Schritt 1 — Profil vervollständigen

Gehen Sie zu Einstellungen → Profil und füllen Sie aus:

Unternehmensname – Ihr DJ-Name, Bandname oder Entertainment-Unternehmen
Kategorie – wählen Sie DJ oder Band
Ort – Ihre Basisstadt
Beschreibung, Website, Instagram – verlinken Sie Ihre Demo-Mixes, Live-Aufnahmen oder Ihr EPK (Electronic Press Kit)

Warum: Schaut ein Paar auf seinen Hochzeits-Arbeitsbereich, sieht es den Namen und das Profil jedes Anbieters. Ein Link zu Ihrer Demo oder Ihren Live-Aufnahmen ist der schnellste Weg für ein Paar – oder eine Planung, die Sie empfiehlt –, zu verstehen, wie Sie klingen, bevor sie sich entscheiden.

Schritt 2 — Ein musikspezifisches Anfrageformular erstellen

Öffnen Sie Formulare → Anfrage und passen Sie die Fragen an. Für DJs und Bands sind die wichtigsten Fragen:

Hochzeitsdatum
Name und Adresse der Location (Sie müssen den Bühnenbereich, die Stromversorgung und den Anlieferungszugang kennen)
Welche Teile des Tages decken Sie ab? Zeremonienmusik / Cocktailstunde / Empfang / alles davon
Gewünschte Set-Zeiten – wann beginnen Sie, wann enden Sie?
Größe der Tanzfläche (relevant für die PA-Dimensionierung)
Stilvorlieben: Top 40 / klassische Hits / 80er-90er / RnB / Country / offenes Format
Gibt es Pflicht- oder Tabu-Songs?
Wird ein MC-Service gewünscht?
Soll eine Foto-Diashow oder ein Tribut-Video gezeigt werden?
Erwartete Gästezahl beim Empfang
Wie sie auf Sie aufmerksam geworden sind

Warum: Angaben zur Location und zu den Set-Zeiten bestimmen Ihren Ausrüstungsbedarf, bevor Sie ein Angebot erstellen. Ein Empfang für 200 Gäste in einem großen Ballsaal braucht eine andere PA als eine Cocktailstunde für 50 Gäste auf einer Terrasse. Diese Informationen schon bei der Anfrage zu bekommen, bedeutet, dass Ihr Angebot präzise ist und es keine Überraschungen gibt, wenn Sie die Location zum ersten Mal am Hochzeitstag sehen.

Jedes Anbieterkonto enthält außerdem einen kostenlosen Posteingang unter yourhandle@wedding.computer (beanspruchen Sie Ihren Handle unter Einstellungen → Geschäftseinstellungen, falls noch nicht geschehen), sodass Sie für eine Musikanfrage keinen separaten E-Mail-Client brauchen. Öffnen Sie E-Mails in der Seitenleiste für Ihre Registerkarten Posteingang und Gesendet – jede Nachricht, die Sie dort senden oder empfangen, wird automatisch im Datensatz dieses Kontakts protokolliert, neben dessen Formularantworten, Notizen und Rechnungen.

Um zu antworten, öffnen Sie den Kontakt in Ihrem CRM und klicken Sie auf E-Mail entwerfen (Pro). Der Entwurf wird aus dem Datensatz dieses Kontakts erstellt – Location, gewünschte Set-Zeiten, Stilvorlieben und alle Pflicht- oder Tabu-Songs, die er Ihnen im Formular mitgeteilt hat, dazu Ihre Notizen und die Pipeline-Phase –, sodass er klingt, als hätten Sie ihn selbst geschrieben, nicht wie eine Vorlage. Er deckt die Routinefälle ab: eine freundliche Nachfrage, eine Absage „an diesem Termin sind wir nicht verfügbar“ oder die Empfehlung eines anderen DJs oder einer anderen Band. Sie prüfen und bearbeiten ihn immer, bevor er gesendet wird.

Warum: Ein Formular mit detaillierten Fragen zu Location und Set-Zeiten ist nur die halbe Miete – aus diesen Details eine schnelle, konkrete Antwort zu machen, ist die andere Hälfte. Die Frage „Können Sie X nicht spielen“ oder „Haben Sie an unserer Location genug Strom für ein komplettes Band-Rig“ aus einer leeren E-Mail heraus zu beantworten, kostet Zeit, die Sie nicht haben, wenn Sie gleichzeitig Anfragen mehrerer Paare für denselben Termin jonglieren. Einen Entwurf direkt aus der Anfrage zu erstellen, hält Ihre Reaktionszeit kurz, ohne jede Antwort generisch wirken zu lassen.

Schritt 3 — Standardvertrag mit Schutz für Ausrüstung und Zeiten einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Verträge und verfassen Sie Ihren Standard-Dienstleistungsvertrag. Wedding Computer speichert einen Standardvertrag und kopiert ihn in jede neue Rechnung; abweichende Bedingungen bearbeiten Sie nur in der Kopie der betreffenden Rechnung. Für Entertainment-Anbieter sind wichtige Klauseln:

Set-Zeiten – die vertraglich vereinbarten Start- und Endzeiten, mit Überstundensätzen, falls sich der Empfang verlängert
Soundcheck-Fenster – die Zeit, die Sie für Aufbau und Soundcheck vor Eintreffen der Gäste benötigen (typischerweise 1–2 Stunden für einen DJ, 2–3 Stunden für eine Band)
Bereitstellung der Ausrüstung – was Sie mitbringen vs. was die Location bereitstellt (PA, Mikrofone, Bühne, Stehpult für MC-Aufgaben)
Wunschlieder-Richtlinie – nehmen Sie am Abend Wünsche entgegen, oder steht die Playlist im Voraus fest?
Höhere Gewalt – was passiert, wenn Sie krank oder verhindert sind (Ersatz, Rückerstattungsregelung)
Stornierungsbedingungen – besonders relevant angesichts der Vorlaufzeiten bei der Sicherung von Ausrüstung und Anfahrt
Lärmschutz-Sperrzeiten – erkennen Sie jede von der Location festgelegte Sperrzeit an und halten Sie fest, dass Sie nicht verantwortlich sind, wenn die Location ein früheres Ende durchsetzt als vertraglich vereinbart

Warum: „Der Empfang hat sich verlängert, und der DJ hat zur vertraglich vereinbarten Zeit aufgehört“ ist eine häufige Konfliktquelle. Überstundensätze schon vor der Hochzeit im Vertrag festzulegen, bedeutet, dass alle wissen, was passiert, wenn sich die Reden in die Länge ziehen – die Kundschaft entscheidet sich für eine Verlängerung und zahlt den vereinbarten Satz, oder die Musik endet zur vertraglich vereinbarten Zeit. Keine Überraschungen, kein Streit.

Schritt 4 — Rechnungsstellung einrichten

Öffnen Sie Rechnungen → Neue Rechnung und erstellen Sie eine eigene Rechnung für die Hochzeit. Fügen Sie die passenden Positionen, die Buchungsgebühr und den Zahlungsplan hinzu.

Eine typische DJ- oder Band-Rechnungsstruktur:

Anzahlung (25–50 % bei Buchung)
Restbetrag – fällig 2–4 Wochen vor der Hochzeit oder am Abend, bevor Sie beginnen

War Ihr Standardvertrag vor dem Erstellen der Rechnung eingerichtet, wird eine Kopie automatisch in die Rechnung übernommen. Auf der Buchungsseite gibt das Paar seinen vollständigen Namen und seine E-Mail-Adresse ein und bestätigt die Zustimmung. Wedding Computer speichert diese getippte Annahme bei der Rechnung. Das ist keine gezeichnete Unterschrift und erzeugt kein herunterladbares unterschriebenes PDF; die Bestätigungs-E-Mail enthält eine Textkopie des angenommenen Vertrags.

Warum: Buchungsgebühren im Entertainment-Bereich sind oft nicht erstattungsfähig, sobald Sie andere Anfragen für diesen Termin abgelehnt haben. Stellen Sie sicher, dass das Paar Ihren Vertrag vor dieser Verpflichtung angenommen hat. Ist Stripe verbunden, kann die Buchungsgebühr über Stripe Checkout bezahlt werden; spätere Raten erfassen Sie nach Eingang.

Wenn Ihre Preisgestaltung Zusatzoptionen umfasst, ziehen Sie einen Angebotsrechner statt einer festen Positionsliste in Betracht. DJs und Bands kalkulieren oft ein Grundpaket plus optionale Extras – eine zusätzliche Stunde Coverage, Uplighting, eine Photobooth, Zeremonien-Beschallung. Legen Sie unter Angebotsrechner → Neuer Rechner einen Grundpreis fest und fügen Sie jedes Extra als Option vom Typ Zusatzleistung, Upgrade oder Stündlich hinzu. Sie erhalten einen öffentlichen Link (wedding.computer/quote/your-token), den Sie auf Ihrer Website einbetten oder in Ihrer Instagram-Bio verlinken können – Paare wählen ihre Optionen, sehen die Summe live aktualisiert und können direkt aus dem Ergebnis eine Anfrage senden. Sie landet genauso in Ihrer Pipeline wie über Ihr Anfrageformular.

Warum: Ein festes Anfrageformular funktioniert gut, sobald Sie genau wissen, was ein Paar möchte – aber „Was kostet eine zusätzliche Stunde“ oder „Was kostet Uplighting“ sind Fragen, die viele Paare beantwortet haben wollen, bevor sie Ihnen überhaupt schreiben. Ein Rechner lässt sie den Preis selbst kalkulieren und mit einer Anfrage einsteigen, die bereits genau auf die gewünschten Zusatzoptionen zugeschnitten ist – statt eines E-Mail-Hin-und-Hers, um auf dieselbe Zahl zu kommen.

Schritt 5 — Ihre Zeitanforderungen zum Ablaufplan hinzufügen

Treten Sie einem Hochzeits-Arbeitsbereich bei, gehen Sie zu Zeitplan und fügen Sie Ihre kritischen Punkte hinzu:

Anlieferung / Aufbaubeginn – wann Sie ankommen und mit dem Aufbau beginnen müssen
Soundcheck-Fenster – wann der Raum geräumt oder leise genug sein muss, um Pegel einzustellen
Soundcheck abgeschlossen – wann Sie fertig sind und der Raum für die Gäste bereit ist
Beginn der Zeremonienmusik (falls Sie die Zeremonie abdecken)
Beginn/Ende der Unterhaltung während der Cocktailstunde (falls zutreffend)
Türen zum Empfang öffnen
Erster Tanz – das Paar und die Planung fügen das wahrscheinlich hinzu; bestätigen Sie, dass die Zeit mit Ihrer übereinstimmt
Wichtige Empfangsmomente – Beginn/Ende der Reden, Anschneiden der Torte, Ende der Formalitäten
Tanzfläche öffnet – wann die Fläche für allgemeines Tanzen öffnet
Letztes Lied – Ihre vertraglich vereinbarte Endzeit
Abbau / Beginn des Abtransports

Stellen Sie Ihre Punkte zu Anlieferung, Soundcheck und Abbau auf die Sichtbarkeit Anbieter. Die Location und die Planung müssen das sehen; das Paar muss es nicht.

Warum: Der Soundcheck ist die größte einzelne Quelle für Spannungen am Tag selbst bei Entertainment-Anbietern. Die Location braucht einen fertigen Cocktail-Aufbau, die Florist:in braucht Zugang zum Empfangsraum, und Sie brauchen 90 Minuten Ruhe. Alle drei dürfen sich nicht überschneiden. Ein gemeinsamer Zeitplan macht den Konflikt schon vor dem Tag sichtbar – und mit einer Zwei-Minuten-Umstellung lösbar – statt ihn um 15 Uhr zu entdecken, wenn alle gleichzeitig eintreffen.

Schritt 6 — Lieder- und Playlist-Notizen pro Hochzeit festhalten

Nutzen Sie den Bereich Notizen jedes Hochzeits-Arbeitsbereichs für das musikalische Briefing dieser bestimmten Hochzeit:

Pflicht-Songs (mit der konkreten Version, falls relevant)
Tabu-Songs oder -Genres
Song für den ersten Tanz und eine bestimmte Version
Songs für Vater-Tochter- / Eltern-Tänze
Songs für Brautstraußwurf oder Tortenanschnitt
Kulturelle oder religiöse Besonderheiten
MC-Skript-Notizen, falls Sie die Ansagen übernehmen

Stellen Sie diese Notizen auf Privat, damit nur Ihr Konto sie sieht – das Paar muss Ihre Arbeitsnotizen nicht sehen.

Warum: Jonglieren Sie mehrere Hochzeiten gleichzeitig, bedeutet das konkrete musikalische Briefing im Arbeitsbereich zu haben, dass Sie am Morgen der Hochzeit nicht durch E-Mail-Verläufe suchen müssen. Es steht im Arbeitsbereich, direkt neben Ablaufplan, Adresse der Location und Ihren Zeitplanpunkten.

Schritt 7 — Verfügbarkeit festlegen

Öffnen Sie Kalender → Verfügbarkeit und blockieren Sie jeden gebuchten Termin. Wählen Sie unter Einstellungen → Verfügbarkeitsfreigabe die Option Öffentlich, wenn Paare Termine vor einer Anfrage prüfen sollen. Die meisten Entertainment-Anbieter übernehmen eine Hochzeit pro Termin – haben Sie mehrere Acts in Ihrem Unternehmen, die gleichzeitig arbeiten können, verwalten Sie das manuell.

Warum: Anfragen für bereits gebuchte Termine kosten alle Zeit. Ein genauer öffentlicher Verfügbarkeitskalender lenkt Anfragen zu Terminen, die Sie tatsächlich übernehmen können.

Schritt 8 — Ihren Kalender sicher verbinden

Öffnen Sie Ihr Profil → Ihr Hochzeitskalender, um einen privaten persönlichen Feed zu erstellen. Wählen Sie In Apple Calendar abonnieren oder kopieren Sie den Link in Google Kalender oder Outlook.

Mit Pro öffnen Sie Einstellungen → Kalender & Kontakte → Kalenderverbindung erstellen, um einen geschäftlichen Feed oder ein CalDAV-Konto einzurichten. Erstellen Sie für jede App und jedes Gerät eine eigene Verbindung, damit sie einzeln widerrufen werden kann.

Warum: Hochzeitstermine und freigegebene Zeitplanzeilen können ihre gespeicherten Orte enthalten, sodass die Navigation zu einer unbekannten Location schneller geht. Kalenderverbindungen sind schreibgeschützt: Änderungen in der verbundenen App fließen nicht zurück zu Wedding Computer. Behandeln Sie Links und Zugangsdaten wie Passwörter und widerrufen Sie sie, falls sie versehentlich geteilt wurden.

Sie sind bereit, wenn:

Ihr Profil Links zu Demo-Mixes oder Live-Aufnahmen hat
Ihr Anfrageformular nach Set-Zeiten, Location und Umfang der Berichterstattung fragt
Sie Ihren @wedding.computer-Handle beansprucht haben und wissen, wo E-Mail entwerfen bei einem Kontaktdatensatz zu finden ist
Ihr Standard-Dienstleistungsvertrag Soundcheck-Fenster, Set-Zeiten, Überstundensätze und Stornierungsbedingungen enthält
jede Rechnung eigene Positionen und einen Anzahlungs-/Restbetrag-Zahlungsplan hat, mit dem beim Erstellen kopierten Standardvertrag – oder Sie einen Angebotsrechner eingerichtet haben, falls Sie mit Zusatzoptionen kalkulieren
Stripe verbunden ist
Ihre Verfügbarkeit korrekt und öffentlich ist
Ihr schreibgeschützter Kalender-Feed abonniert ist

Was Sie jetzt tun sollten

Öffnen Sie Ihren nächsten gebuchten Hochzeits-Arbeitsbereich und fügen Sie Ihr Aufbaufenster, Ihre Soundcheck-Zeit und Ihre vertraglich vereinbarten Set-Zeiten zum gemeinsamen Zeitplan hinzu. Prüfen Sie dann den Zeitplan auf Konflikte mit den übrigen Aufbauanforderungen der Location. Eine Fünf-Minuten-Prüfung jetzt verhindert einen Anruf um 15 Uhr am Tag selbst.

Mehr erfahren

Anfrageformulare – musikspezifische Fragebögen und Fragen zu Set-Zeiten erstellen
E-Mail – Ihren @wedding.computer-Handle beanspruchen, den Posteingang und wie Antworten mit Kontakten verknüpft werden
KI-Funktionen & Integrationen – wie KI-entworfene Antworten funktionieren und welche Daten dabei verwendet werden
Angebotsrechner – einen Preisrechner mit Zusatzoptionen erstellen und auf Ihrer Website einbetten
Rechnungen, Zahlungen & Verträge – Schutz für Set-Zeiten und Soundcheck im Standardvertrag, getippte Annahme und Überstundenregelungen
Kalender & Verfügbarkeit – iCal-Feed mit Adressen der Location, Verfügbarkeitseinstellungen
Ablaufpläne & Zeitplan – wie Soundcheck-Fenster, Set-Zeiten und Abtransport im gemeinsamen Zeitplan erscheinen

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