Erste Schritte als Hochzeitsplaner:in

Als Planer:in ist Wedding Computer die Zentrale für jede Hochzeit, die Sie betreuen. Sie koordinieren Anbieter, halten den Zeitplan in der Hand und legen den Arbeitsbereich an, dem alle anderen beitreten. Eine sorgfältige Einrichtung bedeutet, dass jede Hochzeit, die Sie übernehmen, über ein konsistentes, professionelles System läuft.

Schritt 1 — Ihr Unternehmensprofil vervollständigen

Gehen Sie zu Einstellungen → Profil und füllen Sie aus:

Unternehmensname – was Paare und Anbieter sehen, wenn sie Ihr Profil aufrufen
Kategorie – wählen Sie Planer:in
Ort – Ihre Basisstadt oder -region
Zeitzone – Ihre lokale Zeitzone, die für alle Termine und Kalendertermine verwendet wird
Bio, Website, Instagram – erscheinen in Ihrem öffentlichen Verzeichniseintrag und in Ihrem Anbieterprofil, wenn Sie zu einer Hochzeit hinzugefügt werden

Warum: Ihr Profil ist das, was andere Anbieter sehen, wenn Sie sie zu einer Hochzeit einladen. Ein vollständiges Profil – Unternehmensname, Ort, Foto – sagt ihnen sofort, mit wem sie zusammenarbeiten. Anbieter nehmen eine Einladung eher von einer Planung an, die etabliert wirkt.

Schritt 2 — Bestehende Kontakte importieren

Wenn Sie von einem anderen CRM wechseln, öffnen Sie Kontakte → Import. Laden Sie einen CSV-, TSV- oder JSON-Export hoch und ordnen Sie dessen Spalten den Kontaktfeldern von Wedding Computer zu – für Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, und VSCO Workspace/Tave gibt es fertige Zuordnungsvorlagen, sodass Sie die Feldzuordnung nicht selbst herausarbeiten müssen. Haben Sie keinen sauberen Export, fügen Sie stattdessen rohen Text ein – eine E-Mail, einen Tabellenausschnitt – und lassen Sie die KI die Kontaktdaten in einen strukturierten Datensatz extrahieren.

Bevor irgendetwas übernommen wird, erhalten Sie eine Vorschau dessen, was angelegt wird, und die Duplikaterkennung markiert Kontakte, die bereits in Ihrer Pipeline vorhanden zu sein scheinen. Zeilen, die bereits gebuchte Paare abbilden, können beim Import optional automatisch den entsprechenden Hochzeits-Arbeitsbereich anlegen. Kommt etwas falsch herein, ist der gesamte Import umkehrbar – Sie können die von einem bestimmten Import angelegten Kontakte archivieren.

Warum: Jahre an Kund:innenhistorie von Hand zu übertragen ist der mit Abstand häufigste Grund, warum Planer:innen einen Werkzeugwechsel hinauszögern. Weil die Spaltenzuordnungs-Vorlagen bereits wissen, wie Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook und VSCO/Tave ihre Exporte aufbauen, lässt sich Ihre bestehende Pipeline in einer einzigen Sitzung übertragen, statt jeden Lead neu einzutippen – und weil der Import umkehrbar ist, ist ein Testlauf vor der endgültigen Übernahme risikolos.

Schritt 3 — Ihr Anfrageformular erstellen

Öffnen Sie Formulare → Anfrage und passen Sie die Fragen an, die Paare beantworten, wenn sie Sie kontaktieren.

Für eine Planung sind nützliche Fragen:

Hochzeitsdatum (Pflichtfeld)
Hochzeitsort oder Location (oder „in der engeren Wahl befindliche Locations“)
Geschätzte Gästezahl
Zeremonienart (im Freien, drinnen, Destination, Elopement)
Welches Planungspaket sie interessiert (falls Sie Stufen anbieten: Full Planning, Teilplanung, Day-of-Coordination)
Wie sie auf Sie aufmerksam geworden sind
Details zu Vision oder Stil

Der aktuelle Editor verfügt nicht über einen Builder für bedingte Logik. Verwenden Sie klare Abschnittsüberschriften, oder legen Sie separate Formulare an, wenn verschiedene Pakete wesentlich unterschiedliche Fragen erfordern.

Warum: Ein gutes Anfrageformular qualifiziert Anfragen, bevor Sie Zeit in eine Antwort investieren. Stellt Ihr Formular die richtigen Fragen, wissen Sie schon bei der ersten Nachricht, ob ein Paar passt, welches Datum es hat und welches Service-Level es benötigt – bevor Sie zum Telefon greifen. Übermittlungen landen direkt in Ihrer Kontakte-Pipeline, auf derselben neuen Anfragen-Stufe wie jeder manuell hinzugefügte Lead.

Schritt 4 — Posteingang und KI-Entwurf für Antworten nutzen

Jedes Anbieterkonto verfügt über eine eigene Adresse unter handle@wedding.computer – reservieren Sie Ihren Handle unter Einstellungen → Geschäftseinstellungen, falls noch nicht geschehen. Öffnen Sie den Posteingang, um alles nach Gespräch gruppiert zu sehen: eingehende Anfragen, Ihre Antworten und alles, was Sie aus anderen Werkzeugen per CC oder Weiterleitung hereingebracht haben. Jede über diesen Posteingang gesendete oder empfangene Nachricht wird automatisch im Aktivitätsverlauf des jeweiligen Kontakts protokolliert – zusammen mit dessen Formularübermittlungen, Rechnungen und Vertragsstatus.

Wenn Sie antworten, klicken Sie auf KI-Entwurf, um einen ersten Entwurf zu erzeugen, der auf der Historie dieses Kontakts, den bereits erfassten Hochzeitsdetails und Ihrem eigenen Ton und Kontext aufbaut. Er deckt die Routinefälle ab – eine Nachfasse-Mail, die Information, dass Sie für ein bestimmtes Datum nicht verfügbar sind, oder die Weiterempfehlung an eine andere Planung –, sodass Sie einen Entwurf bearbeiten, statt vor einer leeren Nachricht zu sitzen.

Warum: Planer:innen leben in ihrer E-Mail, und ein separater Posteingang für die Kund:innenkorrespondenz bedeutet sonst entweder, Nachrichten manuell ins CRM zu übertragen, oder den Überblick darüber zu verlieren, was tatsächlich besprochen wurde. Weil sich hier jede Nachricht automatisch dem Kontakt zuordnet, liegt das vollständige Gespräch im Kontaktdatensatz für alle bereit – auch für Sie selbst, Monate später –, ohne dass jemand ein Postfach durchsuchen muss. KI-Entwürfe nehmen Routineantworten die Hürde des leeren Blatts, sodass eine schnelle erste Antwort nicht davon abhängt, ob Sie gerade zehn freie Minuten zum Schreiben finden.

Schritt 5 — Ihren Standard-Dienstleistungsvertrag einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Verträge und verfassen Sie Ihre Standard-Planungsvereinbarung. Wedding Computer speichert einen Standard-Dienstleistungsvertrag und kopiert ihn in jede neue Rechnung. Sie können die Kopie in der jeweiligen Rechnung für paketspezifische Bedingungen anpassen, ohne frühere Rechnungen zu verändern. Berücksichtigen Sie:

Leistungsumfang (Full Planning, Teilplanung, Day-of-Coordination)
Zahlungsplan (Anzahlung, Raten, Restbetrag)
Stornierungs- und Verschiebungsbedingungen
Was passiert, wenn ein von Ihnen empfohlener Anbieter nicht verfügbar ist
Erwartungen an die Kommunikation

Warum: Ihr Vertrag schützt Sie und das Paar. Auf der Buchungsseite gibt das Paar seinen vollständigen Namen und seine E-Mail-Adresse ein und bestätigt die Zustimmung. Wedding Computer speichert diese Annahme bei der Rechnung. Das ist keine gezeichnete Unterschrift und erzeugt kein herunterladbares unterschriebenes PDF; die Bestätigungs-E-Mail enthält eine Textkopie des angenommenen Vertrags.

Schritt 6 — Stripe für Anzahlungen und Zahlungen einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Zahlungen → Stripe verbinden und schließen Sie das Stripe-Onboarding ab.

Richten Sie Ihren Zahlungsplan in jeder Rechnung ein: typischerweise eine Anzahlung (20–30 % des Gesamthonorars) bei Buchung, eine Zwischenzahlung zu einem bestimmten Meilenstein und der Restbetrag 4–6 Wochen vor der Hochzeit.

Warum: Wenn Kartenzahlung eingerichtet ist, kann das Paar die Buchungsgebühr über Stripe Checkout bezahlen. Spätere Raten bleiben im Rechnungsplan, damit Sie sie nach Eingang verfolgen und erfassen können.

Schritt 7 — Verfügbarkeit festlegen

Öffnen Sie Kalender → Verfügbarkeit und:

markieren Sie, an welchen Wochentagen Sie Hochzeiten übernehmen (die meisten Planer:innen arbeiten an Wochenenden)
blockieren Sie persönliche Termine und Feiertage
wählen Sie unter Einstellungen → Verfügbarkeitsfreigabe die Option Öffentlich, damit Anfragende Ihre verfügbaren Termine sehen können, bevor sie Sie kontaktieren

Warum: Ein öffentlicher Verfügbarkeitskalender bedeutet, dass Sie keine Anfragen mehr für bereits gebuchte Termine erhalten. Paare prüfen Ihren Kalender, bevor sie anfragen, sodass die eingehenden Leads tatsächlich verfügbare Termine betreffen.

Haben Sie Pro, aktivieren Sie die KI-Auto-Antwort – trifft eine neue Anfrage für einen freien Termin ein, schickt die KI sofort eine personalisierte Antwort, die die Anfrage bestätigt und Ihre Verfügbarkeit angibt. Paare erwarten schnelle Antworten; das übernimmt die erste Antwort automatisch.

Schritt 8 — Kalender sicher verbinden

Öffnen Sie Ihr Profil → Ihr Hochzeitskalender, um Ihren privaten persönlichen Feed zu erstellen. Wählen Sie In Apple Calendar abonnieren oder kopieren Sie den Link in Google Kalender oder Outlook.

Mit Pro öffnen Sie Einstellungen → Kalender & Kontakte → Kalenderverbindung erstellen, um einen geschäftlichen Kalender-Feed oder ein CalDAV-Konto einzurichten. Erstellen Sie für jede App und jedes Gerät eine eigene Verbindung, damit Sie eine davon widerrufen können, ohne die anderen zu unterbrechen.

Warum: Diese Verbindungen zeigen Ihre Wedding-Computer-Buchungen und freigegebene Zeitplanzeilen neben Ihren übrigen Verpflichtungen. Sie sind schreibgeschützt: Änderungen in Apple Calendar, Google Kalender, Outlook oder einer CalDAV-App fließen nicht zurück zu Wedding Computer. Behandeln Sie jeden Feed-Link und jede Zugangsinformation wie ein Passwort und widerrufen Sie sie, falls sie versehentlich geteilt wurden.

Schritt 9 — Ersten Hochzeits-Arbeitsbereich anlegen

Bucht ein Paar, öffnen Sie dessen Kontaktdatensatz und klicken Sie auf Zu Hochzeit hochstufen. Füllen Sie die Hochzeitsdetails aus:

Datum und allgemeiner Ort
Zeremonienart

Dann sofort:

Sich selbst als verwaltenden Anbieter festlegen – gehen Sie zu Personen → Ihr Name → aktivieren Sie Kann verwalten. Damit werden Sie zur Zeitplanleitung. Andere Mitglieder können Ergänzungen, Änderungen oder Entfernungen gemeinsamer Zeilen vorschlagen; Sie genehmigen sie unverändert, passen sie vor der Genehmigung an oder lehnen sie ab.
Das Paar einladen – Personen hinzufügen → Paar einladen. Geben Sie beide E-Mail-Adressen ein.
Das Anbieterteam einladen – sobald ein Anbieter bestätigt ist, fügen Sie ihn dem Arbeitsbereich hinzu. Als Mitglieder können sie gemeinsame Zeitplanänderungen vorschlagen und ihre eigenen privaten Zeilen verwalten.
Prüfen, ob Ihre Checklisten übernommen wurden – alle unter Einstellungen → Checklisten angelegten Checklisten-Vorlagen hängen sich in dem Moment, in dem Sie den Kontakt hochstufen, automatisch an die To-do-Liste der Hochzeit an, sodass wiederkehrende Aufgaben bereits vorhanden sind, statt bei jeder Buchung neu hinzugefügt werden zu müssen.

Warum: Die Rolle des verwaltenden Anbieters gibt dem gemeinsamen Zeitplan eine klare Leitung. Die Logistik des Tages lebt in Zeitplanzeilen statt in doppelten Feldern auf Hochzeitsebene, und vorgeschlagene gemeinsame Änderungen kommen zunächst zu Ihnen, bevor sie sich auf alle anderen auswirken. Die automatische Checklisten-Übernahme stellt sicher, dass kein Schritt verloren geht, nur weil eine Buchung in eine hektische Woche fiel – die To-do-Liste ist bereits befüllt, bevor Sie überhaupt daran gedacht haben, sie aufzubauen.

Schritt 10 — Den ersten Ablaufplan erstellen

Gehen Sie zur Hochzeit → Zeitplan und beginnen Sie, die Struktur des Tages aufzubauen. Derzeit gibt es keine eingebaute Schaltfläche Ablaufplan generieren. Mit Pro kann ein verbundener MCP-Assistent nach Ihrer Prüfung Zeitplanzeilen vorschlagen oder hinzufügen; andernfalls legen Sie die Zeilen direkt im Zeitplan an.

Fügen Sie Zeremonie, Empfang, Vorbereitungen, Porträts, Aufbau, Anbieterankunft, Raumumbau und Abschlusslogistik als Zeitplanzeilen hinzu. Jede Zeile hat ihre eigene Uhrzeit und ihren eigenen Ort. Setzen Sie gemeinsame Betriebszeilen auf Anbieter, Zeilen, die alle sehen sollen, auf Paar, und interne Zeilen auf Privat.

Warum: Je früher eine Struktur im Zeitplan steht, desto früher sehen Anbieter, wo sie hineinpassen. Ihr/e Fotograf:in sieht die Porträtzeit, Ihr/e Trauredner:in den Zeremonienbeginn, Ihre Location ihr Aufbaufenster – alles aus dem gemeinsamen Arbeitsbereich statt aus separaten E-Mails von Ihnen.

Verfügbare Mitglieder des Arbeitsbereichs, Anbieter und der Hochzeit zugewiesene Teammitglieder erscheinen unter jeder Zeile als direkte Schaltflächen zum Hinzufügen. Wählen Sie einen Namen einmal aus; die Zuweisung wird sofort gespeichert – ohne zusätzlichen Plus-Klick. Nutzen Sie die freie Bezeichnung nur für Personen außerhalb der Liste. Zuweisungen sind gemeinsam les- und änderbar: Alle, die eine gemeinsame Zeile sehen können, sehen ihre Zuständigen und dürfen sie direkt hinzufügen oder entfernen; bei einer privaten Zeile kann das nur deren Eigentümer:in.

Schritt 11 — Die Ablaufmappe (BEO) erstellen

Gehen Sie zur Hochzeit → Ablaufmappe, um das zentrale Referenzdokument für den Tag zusammenzustellen – die Mappe im Stil einer Bankett-Event-Order, die Ablaufplan, Teamzuweisungen, Gästezahlen und Ernährungsbedürfnisse, Sitzordnung und gemeinsame Dateien an einem Ort bündelt. Weil sie auf denselben Live-Daten wie Ihr Zeitplan und Ihre Gästeliste beruht, aktualisiert sie sich, sobald sich diese Angaben ändern, statt bei jeder Verschiebung von Hand neu zusammengestellt werden zu müssen.

Teilen Sie sie über einen öffentlichen Link mit Personal vor Ort, das kein Wedding-Computer-Konto hat, oder exportieren bzw. drucken Sie sie als PDF für alle, die am Tag eine Papierkopie benötigen.

Warum: Das ist das Dokument, das eine Planung oder Location mit der größten Wahrscheinlichkeit für alle anderen zusammenstellt – die eine Referenz, die jede:r Anbieter:in und jedes Vor-Ort-Teammitglied prüfen kann, statt Ihnen zu schreiben: „Wann ist der Raumumbau?“ oder „Wie viele essen vegetarisch?“ Weil es live erzeugt statt als separate Datei gepflegt wird, kann es nicht unbemerkt veralten, wie es einem statischen BEO auf einem gemeinsamen Laufwerk passieren kann.

Schritt 12 — Teammitglieder hinzufügen (falls Sie Mitarbeiter:innen haben)

Arbeiten Sie mit einer Assistenz oder Koordinator:in, öffnen Sie Team in der Seitenleiste und nehmen Sie die Person in Ihre Unternehmensliste auf. Das Verzeichnis ist in beiden Plänen verfügbar. Ein Teammitglied-Eintrag erstellt keinen Zugang und gewährt keinen Kontozugriff. Weisen Sie die Person der passenden Hochzeit zu und wählen Sie sie anschließend direkt in Zeitplanzeilen aus.

Warum: Die Liste hält fest, wer bei welcher Hochzeit arbeitet, und benennt im gemeinsamen Zeitplan die tatsächlich verantwortliche Koordination für eine Zeile. Muss sich jemand anmelden und den Arbeitsbereich bearbeiten, laden Sie diese Person separat mit der passenden Mitgliedsrolle ein.

Sie sind bereit, wenn:

Ihr Profil vollständig ist (Name, Kategorie Planer:in, Ort)
Sie Ihre bestehenden Kontakte importiert haben, falls Sie von einem anderen CRM migrieren
Ihr Anfrageformular live ist und die richtigen Fragen stellt
Sie Ihren @wedding.computer-Handle reserviert haben und wissen, wo KI-Entwürfe in Ihrem Posteingang zu finden sind
Ihr Standard-Dienstleistungsvertrag eingerichtet ist
Stripe verbunden ist und Ihre Zahlungsplan-Struktur feststeht
Ihre Verfügbarkeit festgelegt und für Anfragende sichtbar ist
Ihr Kalender-Feed in Ihrem Telefon- oder Desktop-Kalender abonniert ist
Sie wissen, wie Sie einen Arbeitsbereich anlegen und sich sofort als verwaltenden Anbieter festlegen
Sie Checklisten-Vorlagen erstellt haben, sodass sie bei künftigen Buchungen automatisch übernommen werden

Was Sie jetzt tun sollten

Nehmen Sie Ihr nächstes gebuchtes Paar und legen Sie dessen Arbeitsbereich an. Setzen Sie sich als verwaltenden Anbieter, laden Sie das Paar ein und laden Sie alle bereits bestätigten Anbieter ein. Beginnen Sie, Ihre Koordinationsmeilensteine zum Zeitplan hinzuzufügen, und bauen Sie die Ablaufmappe aus, sobald der Zeitplan Form angenommen hat.

Es bei einer echten Hochzeit in Aktion zu sehen, ist der schnellste Weg, das System zu verinnerlichen. Der Leitfaden für Planer:innen & Locations behandelt die Rolle des verwaltenden Anbieters, Änderungsfreigaben und den Live-Modus eingehend.

Instagram Threads E-Mail-Support