Erste Schritte als Hochzeits-Location

Als Location sind Sie oft die zentrale Organisationsstelle eines Hochzeitstags. Mehrere Anbieter kommen auf Ihr Gelände, Sie übernehmen unter Umständen die Abrechnung im Namen des Paares, und Ihr Team muss genau wissen, was wann passiert. Eine saubere Einrichtung bedeutet, dass Ihre Paare ab dem Moment der Buchung eine professionelle Koordinationszentrale haben – und dass Sie ein Ablaufdokument für den Tag haben, das aktuell bleibt, statt zu veralten, sobald sich der Zeitplan ändert.

Schritt 1 — Ihr Location-Profil vervollständigen

Gehen Sie zu Einstellungen → Profil und füllen Sie aus:

Unternehmensname – Ihr Location-Name, wie ihn Paare kennen
Kategorie – wählen Sie Location
Ort – Ihre vollständige Adresse (wird für Wettervorhersagen verwendet und im Arbeitsbereich mit Anbietern geteilt)
Zeitzone – Ihre lokale Zeitzone
Bio und Beschreibung – was Ihre Location auszeichnet; erscheint in Ihrem öffentlichen Verzeichniseintrag
Website und Instagram – von Ihrem Profil aus verlinkt

Warum: Jeder Anbieter, der zu Ihren Hochzeits-Arbeitsbereichen eingeladen wird, sieht Ihr Location-Profil. Ein vollständiges Location-Profil – Name, Adresse, Fotos – ist der Kontext, den andere Anbieter für die Planung von Anreise, Logistik und Aufbau nutzen. Die Fotografie muss wissen, wo sie sein muss; die Floristik muss das Aufbaufenster kennen. Ein klares Profil reduziert Anbieterfragen vor dem Tag.

Schritt 2 — Ihr Anfrageformular erstellen

Öffnen Sie Formulare → Anfrage und passen Sie die Fragen an, die Paare beantworten, wenn sie Sie wegen einer Buchung kontaktieren.

Für eine Location sind nützliche Fragen:

Hochzeitsdatum (oder der in Erwägung gezogene Datumsbereich)
Geschätzte Gästezahl (Zeremonie und Empfang separat, falls unterschiedlich)
Zeremonie und Empfang im selben Raum oder auf mehrere Bereiche verteilt?
Catering-Präferenz: hauseigen, extern oder flexibel?
Unterkunftsbedarf (falls Ihre Location über Zimmer verfügt)
Wie sie auf Sie aufmerksam geworden sind

Warum: Ihr Anfrageformular ist die erste Stufe Ihrer Buchungs-Pipeline. Die Antworten zeigen Ihnen sofort, ob das Paar zu Ihrer Kapazität passt, ob der Termin verfügbar ist und welche Paketgespräche zu führen sind. Ein gut gestaltetes Formular ist mehr wert als ein langer E-Mail-Wechsel.

Schritt 3 — Ihren E-Mail-Posteingang einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail und reservieren Sie einen E-Mail-Handle – daraus wird yourhandle@wedding.computer. Ist er eingerichtet, nutzen Sie E-Mails in der Seitenleiste für Ihren Posteingang: die Registerkarten Posteingang und Gesendet, eine Schaltfläche zum Verfassen und automatisches Antwort-Threading bei jeder Nachricht.

Warum: Anfragen und Anbietergespräche verstreuen sich sonst leicht über ein persönliches Postfach, sodass sich Wochen später kaum noch nachvollziehen lässt, was mit einem bestimmten Paar vereinbart wurde. Jede E-Mail, die über Ihre Wedding-Computer-Adresse gesendet oder empfangen wird, landet automatisch im Aktivitätsverlauf des jeweiligen Kontakts – der Gesprächsverlauf hängt damit an der Buchung, statt in einer Postfachsuche zu verschwinden. Paare und Anbieter antworten weiterhin an eine ganz normale E-Mail-Adresse; für sie ändert sich nichts.

Schritt 4 — Verfügbarkeit konfigurieren – dieser Schritt ist entscheidend

Öffnen Sie Kalender → Verfügbarkeit und:

blockieren Sie bereits gebuchte Termine – fügen Sie jeden bestätigten Hochzeitstermin hinzu. Anders als bei anderen Anbietertypen haben Locations meist eine harte Grenze von einer Buchung pro Tag (oder pro Raum), das muss also genau sein
legen Sie fest, an welchen Wochentagen Sie Hochzeiten ausrichten – typischerweise Freitag bis Sonntag; markieren Sie andere Tage als nicht verfügbar
wählen Sie unter Einstellungen → Verfügbarkeitsfreigabe die Option Öffentlich – damit Paare Ihren Kalender vor der Anfrage prüfen können

Haben Sie mehrere Zeremonie- oder Empfangsräume, die gleichzeitig genutzt werden können, vermerken Sie das in Ihrem Anfrageformular – Wedding Computer bildet derzeit keine Verfügbarkeit mehrerer Räume nativ ab, das müssen Sie also manuell verwalten.

Warum: Eine Location mit genauem Verfügbarkeitskalender erhält keine Anfragen mehr für bereits gebuchte Termine. Wichtiger noch: Die Arbeitsbereiche Ihrer gebuchten Paare zeigen die Hochzeit in deren gemeinsamem Kalender-Feed an – und deren Anbieter sehen sie ebenfalls. Die Genauigkeit dieses Kalenders zählt.

Schritt 5 — Rechnungsstellung und Zahlungspläne einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Zahlungen → Stripe verbinden und verbinden Sie Ihr Stripe-Konto. Bevorzugen Sie Banküberweisung oder direkte Rechnungsstellung, stellen Sie Ihre Zahlungsmethode auf Banküberweisung – Rechnungen enthalten dann Ihre Bankdaten.

Fügen Sie jeder Rechnung für Ihre Standardvermietung den Zahlungsplan hinzu:

Anzahlung (typischerweise 20–30 %) bei Buchung
Zwischenzahlung (falls zutreffend) mehrere Monate vor der Hochzeit
Restbetrag 4–6 Wochen vorher

Warum: Paare verwalten mehrere Zahlungspläne über all ihre Anbieter hinweg. Rechnungen über Wedding Computer zu senden, stellt Ihre Zahlungen neben alle anderen in einer einzigen Ansicht – das Paar sieht alles, was es schuldet, zahlt online, und beide Seiten haben eine klare Aufzeichnung.

Schritt 6 — Ihren Standard-Mietvertrag einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Verträge und verfassen Sie Ihre Standard-Vermietungsvereinbarung. Wedding Computer speichert einen Standard-Dienstleistungsvertrag und kopiert ihn in jede neue Rechnung. Sie können die Kopie in einer Rechnung bei abweichenden Buchungsbedingungen bearbeiten, ohne frühere Rechnungen zu verändern. Berücksichtigen Sie:

Umfang der Vermietung (Räume, Stunden, enthaltene Ausstattung)
Catering-Regelungen und Einschränkungen
Lärmgrenzen und Endzeiten
Stornierungs- und Verschiebungsbedingungen
Kaution und Bedingungen für die Sicherheitsleistung
Aufbau- und Abbauzeiten
Was bei einer Terminänderung der Hochzeit passiert

Warum: Auf der Buchungsseite gibt das Paar seinen vollständigen Namen und seine E-Mail-Adresse ein und bestätigt die Zustimmung. Wedding Computer speichert diese Annahme bei der Rechnung. Das ist keine gezeichnete Unterschrift und erzeugt kein herunterladbares unterschriebenes PDF; die Bestätigungs-E-Mail enthält eine Textkopie des angenommenen Vertrags.

Schritt 7 — Checklisten-Vorlagen einrichten

Gehen Sie zu Checklisten in der Seitenleiste und legen Sie eine oder mehrere Vorlagen an – zum Beispiel „Standard-Checkliste für Locationvermietung“ mit Punkten wie finale Gästezahl bestätigt, Grundriss genehmigt, Kaution erhalten, Versicherungsnachweis hinterlegt, letzter Rundgang gebucht, Ankunftszeiten der Anbieter bestätigt und Abbau abgenommen.

Markieren Sie eine Vorlage als Standard, damit sie in dem Moment automatisch bereitgestellt wird, in dem eine Hochzeit gebucht wird. Alle anderen bleiben optionale Vorlagen, die Sie manuell für eine bestimmte Hochzeit aus deren Checklisten-Bereich bereitstellen.

Warum: Eine Checklisten-Vorlage macht aus Ihrem üblichen Vorbereitungsprozess etwas, das das System durchsetzt, statt etwas, das Sie im Kopf behalten müssen. Ist eine Vorlage als Standard festgelegt, erhält jede neue Buchung dieselbe To-do-Liste angehängt, ohne dass Sie selbst noch etwas tun müssen – nichts geht verloren, nur weil Sie in der Woche einer Buchung viel zu tun hatten. Die Liste lebt direkt auf der Hochzeit, sodass Sie und Ihr Team Punkte abhaken können, je näher der Termin rückt.

Schritt 8 — Ihren ersten Hochzeits-Arbeitsbereich anlegen

Bucht ein Paar, öffnen Sie dessen Kontaktdatensatz und klicken Sie auf Zu Hochzeit hochstufen. Füllen Sie die Kerndaten aus:

Das Datum
Ihre Location als allgemeinen Hochzeitsort
Die Zeremonienart

Dann:

Sich selbst als verwaltenden Anbieter festlegen – gehen Sie zu Personen → Ihr Name → Kann verwalten aktivieren. Damit werden Sie zur Zeitplanleitung. Andere Mitglieder können Ergänzungen, Änderungen oder Entfernungen gemeinsamer Zeilen vorschlagen; Sie genehmigen sie unverändert, passen sie vor der Genehmigung an oder lehnen sie ab.
Das Paar einladen – Personen hinzufügen → Paar einladen.
Den Ablaufplan der Location aufbauen – legen Sie getrennte Zeitplanzeilen für Vorbereitungen (falls genutzt), Zeremonie, Empfang, Aufbau, Raumvorbereitung, Ankunftsfenster, Cocktailstunde, Abendessen, Reden, Tanz und Abbau an. Jede Zeile erhält ihre eigene Uhrzeit und ihren eigenen Ort. Nutzen Sie Anbieter für Betriebsabläufe und Paar für Zeilen, die auch das Paar sehen soll.
Das Anbieterteam einladen, sobald es bestätigt ist – fügen Sie jeden gebuchten Anbieter hinzu. Als Mitglieder können sie gemeinsame Änderungen vorschlagen und eigene private Zeilen verwalten.

Warum: Das Flag gibt dem Zeitplan eine klare Leitung. Wenn Catering, Floristik oder Entertainment Änderungen vorschlagen, sehen Sie die Vorher-Nachher-Details und können genehmigen, anpassen oder ablehnen, ohne Zeremonie- und Empfangslogistik zusätzlich in den Hochzeitseinstellungen zu pflegen.

Verfügbare Mitglieder des Arbeitsbereichs, Anbieter und der Hochzeit zugewiesene Teammitglieder erscheinen unter jeder Zeile als direkte Schaltflächen zum Hinzufügen. Wählen Sie einen Namen einmal aus; die Zuweisung wird sofort gespeichert – ohne zusätzlichen Plus-Klick. Nutzen Sie die freie Bezeichnung nur für Personen außerhalb der Liste. Zuweisungen sind gemeinsam les- und änderbar: Alle, die eine gemeinsame Zeile sehen können, sehen ihre Zuständigen und dürfen sie direkt hinzufügen oder entfernen; bei einer privaten Zeile kann das nur deren Eigentümer:in.

Schritt 9 — Die Ablaufmappe (BEO) für den Tag erstellen

Sobald der Arbeitsbereich besteht, öffnen Sie die Hochzeit und gehen zu Ablaufmappe. Das ist ein einziges lebendes Dokument, das Ablaufplan, Hochzeitsteam, Gästezahlen und Ernährungsbedürfnisse, Sitzordnung und Raumaufteilung sowie gemeinsame Dateien an einem Ort zusammenführt – ohne den Zeitplan noch einmal in eine separate BEO-Vorlage abzutippen. Füllen Sie aus:

Service und Catering – Servicestil und -ablauf, Menü- und Lieferantennotizen, Getränkeplan
Betriebsabläufe am Tag – Personalnotizen, Zugangszeiten für Auf- und Abbau, Hinweise zur Barrierefreiheit
Operative Gästezahl – leer lassen, um zugesagte RSVPs zu verwenden (mit Rückgriff auf die geschätzte Gästezahl der Hochzeit, dann auf die aktuelle Gästeliste), oder manuell überschreiben
Status – Entwurf, solange Sie noch ausfüllen, Final, sobald sie gesperrt ist

Nur der verwaltende Anbieter kann die Mappe bearbeiten – als Location übernehmen Sie diese Rolle für Ihren eigenen Hochzeitstag normalerweise selbst.

Ist sie bereit, um an Personen ohne Wedding-Computer-Konto weitergegeben zu werden – Barpersonal, Sicherheitsdienst, eine Laufkraft –, aktivieren Sie Mappe freigeben, um einen öffentlichen Link zu erzeugen. Er zeigt den gemeinsamen Zeitplan, die Zusammenfassung von Gästen und Ernährung, das Anbieterteam und Ihre Betriebsnotizen. Ein von Ihnen erstelltes Sitz-/Raumschema (siehe Schritt 10) erscheint ebenfalls, aber das private Grundriss-Referenzbild bleibt auf angemeldete Hochzeitsmitglieder beschränkt, selbst wenn der Mappe-Link öffentlich ist. Sie können jederzeit auch Drucken / PDF speichern nutzen.

Warum: Ein BEO ist das Dokument, nach dem jede Location den Tag ohnehin schon durchführt. Die Version von Wedding Computer bleibt mit denselben Zeitplan-, Team- und Gästedaten verbunden, die alle anderen auf der Hochzeit aktualisieren – sie kann also nicht unbemerkt veralten, wie es einem ausgedruckten BEO passiert, wenn sich der Ablaufplan ändert und niemand daran denkt, ihn neu auszugeben. Die Option des öffentlichen Links bedeutet, dass Sie die Mappe vor gelegentlichem, nur vor Ort tätigem Personal ausbreiten können, ohne ihm Konten zu geben oder Ihre private Grundrissdatei offenzulegen.

Schritt 10 — Die Gäste-App für Sitzordnung und Raumaufteilung einrichten

Bitten Sie das Paar (oder aktivieren Sie sie selbst, falls Sie Zugriff auf den Arbeitsbereich haben), die Gäste-App für die Hochzeit einzuschalten, mit einer Sichtbarkeit von mindestens Paar + Planer:innen/Locations, damit Ihr Team sie sehen kann. Sobald Gästeliste und RSVPs eingehen:

Öffnen Sie die Sitzordnung und ziehen Sie Gäste von der unbesetzten Bank auf Tische (rund, rechteckig, Kinder, Paar oder andere). Bank besetzen füllt Tische automatisch auf, ohne bestehende Platzierungen zu verändern, setzt Abgesagte auf die Bank zurück und erkennt einen Kindertisch automatisch. Es markiert unplatzierte Gäste, „getrennt sitzen“-Konflikte, noch platzierte Absagen oder überbelegte Tische.
Öffnen Sie die Raumaufteilung und laden Sie Ihren tatsächlichen Location-Grundriss – als JPG, PNG oder PDF – als Hintergrund der Zeichenfläche hoch. Ziehen Sie dieselben Tische aus der Sitzordnung an ihre Position darauf und ergänzen Sie bei Bedarf Funktionsbereiche (Bar, Tanzfläche) oder Sitzreihen der Zeremonie. Nutzen Sie Drucken / PDF speichern, sobald sie fertig ist, um sie an Ihr Floor-Team weiterzugeben.

Warum: Hier hört ein Sitzplan auf, eine Tabelle zu sein, und wird zu einem echten Diagramm Ihres echten Raums. Weil die auf der Aufteilung platzierten Tische dieselben Tische wie in der Sitzordnung sind, aktualisiert das Verschieben eines Tisches oder Umsetzen eines Gastes beide Ansichten – Sie müssen keine Sitztabelle und eine separate Grundriss-Skizze von Hand synchron halten. Ihr Grundrissbild bleibt privat für angemeldete Hochzeitsmitglieder; nur das daraus abgeleitete Aufteilungsschema ist sichtbar, wenn die Ablaufmappe später öffentlich geteilt wird.

Schritt 11 — Die Rolle der Zahlungsstelle verstehen (falls zutreffend)

Übernimmt Ihre Location die Koordination von Zahlungen an andere Anbieter im Namen des Paares – also das Geld des Paares an Caterer, Entertainment oder Floristik weiterleiten –, gehen Sie zu Einstellungen → Profil und aktivieren Sie Ist Organisator (manchmal als Einstellung „Zahlungsstelle“ sichtbar).

Ist das aktiviert, wird Ihr Location-Konto als Zahlungsstelle für Hochzeiten markiert, bei denen Sie Organisator sind. Das ist relevant dafür, wie Rechnungsabläufe angezeigt werden, und für Buchhaltungszwecke.

Warum: Nicht alle Locations arbeiten so. Verkaufen Sie einfach die Raumvermietung, und das Paar verwaltet alles andere unabhängig, brauchen Sie das nicht. Sind Sie eine Full-Service-Location, bei der das Paar einmal zahlt und Sie alle Anbieter bezahlen, ist dieses Flag, wie das System diese Regelung abbildet.

Schritt 12 — Teammitglieder hinzufügen (falls Sie Veranstaltungspersonal haben)

Für Veranstaltungskoordination, Floor-Management und Buchungsverwaltung öffnen Sie Team in der Seitenleiste und nehmen die Personen in Ihre Unternehmensliste auf. Das Verzeichnis ist in beiden Plänen verfügbar. Ein Teammitglied-Eintrag erstellt keinen Zugang und gewährt keinen Kontozugriff. Weisen Sie die Person der passenden Hochzeit zu und wählen Sie sie anschließend direkt in Zeitplanzeilen aus.

Warum: Die Liste hält fest, wer die Hochzeit betreut, und zeigt im Zeitplan, wer für einzelne Aufgaben zuständig ist. Muss sich jemand anmelden und im Arbeitsbereich arbeiten, laden Sie diese Person separat mit der passenden Mitgliedsrolle ein.

Schritt 13 — Ihren Kalender sicher verbinden

Öffnen Sie Ihr Profil → Ihr Hochzeitskalender, um Ihren privaten persönlichen Feed zu erstellen. Wählen Sie In Apple Calendar abonnieren oder kopieren Sie den Link in Google Kalender oder Outlook.

Mit Pro öffnen Sie Einstellungen → Kalender & Kontakte → Kalenderverbindung erstellen, um einen geschäftlichen Kalender-Feed oder ein CalDAV-Konto einzurichten. Erstellen Sie für jede Team-App und jedes Gerät eine eigene Verbindung, statt Zugangsdaten zu teilen; so können Sie eine Verbindung widerrufen, ohne die anderen zu trennen.

Warum: Diese Verbindungen zeigen bevorstehende Hochzeiten und freigegebene Zeitplanzeilen im verbundenen Kalender. Sie sind schreibgeschützt: Änderungen in der Kalender-App fließen nicht zurück zu Wedding Computer. Behandeln Sie jeden Feed-Link und jede Zugangsinformation wie ein Passwort und widerrufen Sie sie, falls sie versehentlich geteilt wurden.

Sie sind bereit, wenn:

Ihr Location-Profil vollständig ist (Name, Adresse, Beschreibung)
Ihr E-Mail-Handle reserviert ist und Sie aus dem integrierten Posteingang arbeiten
Ihr Anfrageformular die richtigen Fragen stellt
Alle gebuchten Termine in der Verfügbarkeit blockiert sind
Stripe verbunden ist und die Zahlungsplan-Struktur feststeht
Ihr Standard-Dienstleistungsvertrag eingerichtet ist
Mindestens eine Checklisten-Vorlage als Standard festgelegt ist
Sie wissen, wie Sie einen Arbeitsbereich anlegen und sich als verwaltenden Anbieter festlegen
Sie für Ihre nächste gebuchte Hochzeit eine Ablaufmappe begonnen haben
Die Gäste-App aktiviert ist und Sie wissen, wo Sitzordnung und Raumaufteilung zu finden sind
Wichtiges Personal als Teammitglieder hinzugefügt ist

Was Sie jetzt tun sollten

Nehmen Sie Ihre nächste bevorstehende gebuchte Hochzeit und legen Sie dafür einen Arbeitsbereich an. Setzen Sie sich als verwaltenden Anbieter, laden Sie das Paar ein, und fügen Sie Ihren Location-Zeitplan (Aufbau, Aufbaufenster, Endzeiten) zum Zeitplan hinzu. Laden Sie dann die bestätigten Anbieter ein, öffnen Sie die Ablaufmappe und beginnen Sie, Notizen zu Service, Personal und Aufbau einzutragen – und sobald die Gäste auf der Liste stehen, bauen Sie die Sitzordnung auf und platzieren Sie sie in der Raumaufteilung auf Ihrem echten Grundriss.

Sobald Anbieter beginnen, ihre Servicezeiten vorzuschlagen – der Aufbau der Floristik, der Soundcheck des DJs –, sehen Sie genau, wie der Koordinationsablauf funktioniert. Der Leitfaden für Planer:innen & Locations behandelt Freigaben für Anbieter im Detail.

Instagram Threads E-Mail-Support