Gäste, Zusagen & Sitzordnung

Die Gäste-App ist ein optionaler Teil jedes Hochzeitsbereichs. Aktivieren Sie sie, wenn Sie möchten, dass Wedding Computer Ihre Gästeliste, RSVP-Einladungen, Sitzplan und Raumplan zusammen mit dem Zeitplan und dem Dienstleisterteam verwaltet.

Gäste-App aktivieren

Öffnen Sie im Hochzeitsbereich Hochzeits-Apps und wählen Sie Gäste-App hinzufügen. Das Paar sowie Personen, die die Hochzeit verwalten dürfen – etwa ein eingesetzter Planner oder eine Location – können die App aktivieren und verwalten.

Gästeinformationen werden nicht automatisch allen Dienstleistern angezeigt. Die Sichtbarkeitseinstellung bietet drei Stufen:

• Nur das Paar
• Paar + Planner/Locations
• Gesamtes Dienstleisterteam

Freigegebene Personen können die Gästedaten in der App einsehen. Nur das Paar und Hochzeitsmanager können Gäste hinzufügen, Einladungseinstellungen ändern, Einladungen versenden oder Plätze verwalten. Wählen Sie die engste Freigabe, die für die Organisation des Tages noch ausreicht.

Gäste zur Liste hinzufügen

Öffnen Sie Gäste und wählen Sie, wie Sie beginnen möchten. Sie können für verschiedene Teile Ihrer Liste unterschiedliche Methoden verwenden und jederzeit wechseln – das macht das Eingeben einer langen Liste praktisch statt mühsam.

• Einen Gast hinzufügen – Name, Einladungstyp und E-Mail reichen für den Anfang. Vollständige Haushaltsdaten sind optional und können später ergänzt werden – entweder von Ihnen oder vom Gast über sein RSVP.
• Liste einfügen – Namen direkt aus Notizen, einer E-Mail, einem CSV-Export oder einer Tabellenkalkulation übernehmen. Eine Einladung pro Zeile: Namen allein funktionieren, oder Spalten in der Reihenfolge Name, E-Mail, Typ einfügen. Personen, die eine Einladung teilen, mit & trennen (zum Beispiel „Sam & Jo Müller“). Kopfzeilen werden automatisch erkannt und übersprungen.
• Tabellenähnliches Raster verwenden – Einladungen direkt in ein Raster in Wedding Computer eingeben, ohne Dateien exportieren oder importieren zu müssen. Jede Zeile ist eine Einladung; Name, E-Mail, Typ und Seite nach und nach ausfüllen. Ein Raster enthält einen Stapel Zeilen – Stapel speichern, dann einen neuen beginnen, um weitere hinzuzufügen.

Zeilen ohne verwendbaren Namen werden übersprungen und ungültige E-Mail-Adressen einfach leergelassen, sodass eine fehlerhafte Zeile den Rest nicht aufhält. Ein einzelnes Einfügen importiert bis zu 100 Zeilen – teilen Sie eine sehr lange Liste bei Bedarf auf mehrere Einfügevorgänge auf.

Das ist der eigentliche Zeitgewinn bei einer großen Gästeliste: Statt ein Formular 100 Mal zu öffnen, fügen Sie einmal ein oder füllen ein Raster aus, und Wedding Computer macht aus jeder Zeile eine Einladungseinheit mit eigenem RSVP.

Gästedetails erfassen

Gäste werden in Einladungseinheiten organisiert. Eine Einheit ist eine Einladung: Einzelperson, Paar, Familie oder anderer Haushalt. Eine Einheit kann bis zu sechs Personen enthalten, jede mit eigenen Details.

Für eine Einladungseinheit können Sie erfassen:

• Einladungsname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Seite des Paares, zu der sie gehören
• Name, Altersgruppe und Beziehung jeder Person
• Allergien, Ernährungsnotizen und Musikwünsche
• Sitzpriorität, gewünschte Sitznachbarn und Personen, die getrennt sitzen sollen
• Gemeinsame und interne Planungsnotizen

Die Übersicht zählt Einladungseinheiten, Einzelpersonen, gesendete Einladungen, Antworten und Absagen. Eine Einheit kann entfernt werden, wenn sie versehentlich hinzugefügt wurde.

RSVP-Einladung einrichten

Öffnen Sie vor dem Versand die Einladungseinstellungen. Sie können anpassen:

• E-Mail-Betreff, Einladungsüberschrift und Nachricht
• Buttontext und Antwortfrist
• Menüoptionen oder freie Texteingabe durch die Gäste
• Ob eine Postadresse erfasst werden soll
• Ein Einladungsbild, das in der E-Mail und auf der RSVP-Seite erscheint

Sie können auch eigene RSVP-Fragen hinzufügen – als Kurztext, Langtext, Auswahlliste oder Kontrollkästchen, optional oder verpflichtend.

Hinterlegen Sie bei der Einladungseinheit eine E-Mail-Adresse und wählen Sie Einladung senden. Wedding Computer versendet einen privaten RSVP-Link nur für diese Einheit. Einladungen lassen sich erneut senden; der Link kann nach dem Versand kopiert werden.

Behandeln Sie jeden Link als vertraulich. Er öffnet nur die Einladungseinheit, für die er erstellt wurde – aber wer den Link erhält, könnte für diese Einheit antworten. Bitten Sie Gäste daher, ihn nicht weiterzuleiten.

Was Gäste übermitteln können

Die RSVP-Seite ermöglicht dem Empfänger, die Angaben zu den Personen seiner Einladung zu aktualisieren. Für jede Person können angegeben werden:

• Teilnahme oder Absage
• Menüwahl
• Allergien und Ernährungsanforderungen
• Musikwunsch
• Eine Notiz zu dieser Person

Das Formular kann außerdem Name, E-Mail, Telefon, Postadresse, eine Nachricht an das Paar und Antworten auf eigene Fragen erfassen. Der private Link kann erneut geöffnet werden, um die Antwort zu aktualisieren, solange das RSVP verfügbar ist.

Eine RSVP-Antwort erstellt kein Wedding-Computer-Konto und gewährt keinen Zugriff auf den Hochzeitsbereich. Gäste sehen nur ihre Einladung und ihr Formular.

Sitzordnung erstellen

Öffnen Sie Gäste → Sitzordnung, um zugesagte und ausstehende Gäste zu platzieren.

Sie können:

• Tische mit Name, Typ und Kapazität anlegen
• Bank besetzen verwenden, um automatisch eine Ausgangsanordnung zu erstellen
• Personen per Ziehen zwischen Tischen und der unbesetzten Bank verschieben
• Eine Person antippen und dann einen Platz auswählen, wenn Sie Tastatur oder Touch-Gerät verwenden
• Bestehende Plätze beibehalten und freie Sitze auffüllen

Die automatische Anordnung nutzt Haushalts- und Sitzhinweise, soweit vorhanden. Sie kann Kinder an einen Kindertisch setzen, wenn einer vorhanden ist, und lässt abgesagte Gäste aus dem aktiven Plan.

Prüfhinweise melden unplatzierte Gäste, „getrennt sitzen“-Konflikte, noch platzierte Absagen und überbelegte Tische. Diese Hinweise ersetzen keine menschliche Entscheidung über Familienverhältnisse oder Barrierefreiheit.

Tische auf einem Raumplan anordnen

Die Sitzordnung zeigt, wer wo sitzt. Der Raumplan überträgt dieselbe Anordnung auf einen tatsächlichen Grundriss Ihrer Location, sodass die Personen, die Ihren Tag leiten, nicht nur die Sitzverteilung, sondern auch die Form des Raums sehen können. Öffnen Sie Gäste → Sitzordnung → Raumplan öffnen.

• Grundriss Ihrer Location hochladen – fügen Sie ein JPG oder PNG als Hintergrund hinzu oder legen Sie das PDF der Location als Referenz ab (bis zu 10 MB). Ersetzen oder entfernen Sie es jederzeit; wenn sich die Location ändert, laden Sie einen neuen hoch.
• Tische positionieren – jeder Tisch aus Ihrer Sitzordnung erscheint als Element auf dem Plan. Ziehen Sie jeden Tisch an die Stelle, an der er im Raum tatsächlich steht. Auf einem Telefon oder Tablet ein Element antippen und dann die Pfeilsteuerung zum Verschieben verwenden.
• Operative Zonen und Zeremoniereihen hinzufügen – über Tische hinaus können Sie größere Bereiche (Tanzfläche, Bar, Geschenketisch) und Zeremoniesitzreihen markieren, benennen und auf demselben Plan platzieren. Diese sind Orientierungspunkte für Ihr Team am Tag, keine Gästezuweisungen.
• Bleibt mit der Sitzordnung verbunden – der Plan liest dieselben Sitzdaten, sodass ein Umsetzen eines Gastes nicht bedeutet, den Raumplan neu zeichnen zu müssen.
• Exportieren oder drucken – mit Drucken / Als PDF speichern erstellen Sie eine saubere Kopie des Plans, die Sie an Ihre Location, den Caterer oder den Tageskoordinator übergeben können. Ist der hochgeladene Hintergrund ein PDF statt eines Bildes, wird diese Referenzdatei beim Ausdruck namentlich neben dem Diagramm erwähnt.

Das ist das Element, das aus einer Sitzliste etwas macht, mit dem ein Locationkoordinator oder Caterer ohne Erklärung arbeiten kann: eine Seite, die zeigt, wo jeder Tisch, jede Zone und jede Zeremoniereihe im Raum tatsächlich steht.

Grenzen der Gästekommunikation

Wedding Computer versendet die einzelne RSVP-Einladung pro Einladungseinheit. Es gibt derzeit keinen Gäste-Gruppenchat, keine Diskussionsräume, Newsletter oder allgemeine Rundsendungen für spätere Ankündigungen.

Verwenden Sie für breite Updates wie Änderungen beim Transport oder Pläne für den Folgetag Ihre übliche E-Mail- oder Messaging-Lösung. Der Bereich Links im Hochzeitsbereich ist nützlich für Informationen, die mit angemeldeten Mitgliedern geteilt werden – RSVP-Empfänger sehen diese jedoch nicht über ihren Einladungslink.

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Siehe auch

• Hochzeit planen — Zeitplan, Dienstleister, Budget und der Rest des Hochzeitsbereichs
• Datenschutz & Berechtigungen — wer Gästedaten, Dateien, Notizen und finanzielle Informationen sehen kann
• Zeitplan & Hochzeitstag — der gemeinsame Ablaufplan für Ihre Dienstleister
• Operative Pakete / BEOs — wie Gästezahlen, Ernährungsbedürfnisse und Sitzordnung in das Tagespaket für das Personal vor Ort einfließen