Der Zeitplan & Hochzeitstag

Der Zeitplan (oder Ablaufplan) ist der minutengenaue Plan für Ihren Hochzeitstag. Er ist der am aktivsten genutzte Teil des Arbeitsbereichs – sowohl in den Wochen vor der Hochzeit als auch am Tag selbst.

Sie erreichen ihn über Ihren Arbeitsbereich → Zeitplan.

Wer erstellt den Zeitplan?

Üblicherweise erstellt Ihre Planerin oder Ihre Location die erste Struktur und die wichtigen Zeiten. Jeder Anbieter fügt dann seine eigenen Punkte hinzu – Ihr/e Fotograf:in fügt Porträtsitzungen hinzu, Ihr/e Trauredner:in fügt die Zeremoniezeiten hinzu, Ihre Location fügt Umbau- und Catering-Meilensteine hinzu. Das Ergebnis ist ein gemeinsamer Plan, der den Beitrag aller widerspiegelt.

Haben Sie keine Planerin, erstellen Sie ihn gemeinsam mit Ihren Anbietern. Sie können auch selbst Programmpunkte hinzufügen – Transportzeiten, Treffpunkte für die Familie, alles, was in den Plan gehört.

Was können Sie im Zeitplan sehen?

Sie sehen alle Punkte mit der Sichtbarkeit Paar – den vollständigen Tagesplan so, wie ihn Ihre Anbieter für Sie vorgesehen haben. Manche Anbieter stellen Punkte auf nur Anbieter (sichtbar für das Anbieterteam, aber nicht für Sie) oder privat (nur für sie selbst sichtbar). Das soll nichts vor Ihnen verbergen – meist handelt es sich um interne Vorbereitungsnotizen oder technische Logistik, die für das Paar nicht relevant ist.

Jeder Punkt zeigt Uhrzeit, Titel, Beschreibung, Ort und wer verantwortlich ist.

Kann der Zeitplan Vorbereitung, First Look, Zeremonie, Canapés, Reden, Torte und Tanz enthalten?

Ja. Der Zeitplan unterstützt jede Art von Punkt, und Sie können so viele hinzufügen, wie nötig. Das Kategoriensystem ordnet Punkte in: Vorbereitung, Zeremonie, Porträts, Empfang und Sonstiges. Jeder Moment des Tages – vom ersten Friseurtermin bis zum letzten Lied – kann seinen Platz im Zeitplan haben.

Können Sie genaue Orte und zugewiesene Personen hinzufügen?

Ja. Jeder Programmpunkt hat ein Feld Ort (z. B. „Hotellobby, Ebene 2“ oder „Rosengarten, Südrasen“). Zum Zuweisen erscheinen verfügbare Personen und Anbieter aus dem Hochzeitsteam direkt unter dem Punkt als Schaltflächen zum Hinzufügen. Wählen Sie einen Namen einmal aus; die Zuweisung wird sofort gespeichert – ohne einen zweiten Klick auf ein Pluszeichen. Nutzen Sie eine freie Rollenbezeichnung nur für Personen, die nicht auf der Hochzeitsliste stehen.

Zuweisungen sind gemeinsam les- und änderbar, keine private Notiz. Alle, die einen gemeinsamen Punkt sehen können, sehen auch seine Zuständigen und können sie direkt hinzufügen oder entfernen; bei einem privaten Punkt kann das nur dessen Eigentümer:in. So weiß jede:r nicht nur, wann etwas passiert, sondern genau wo und wer dort sein soll.

Warum kann sich eine Zeitplanzeit von selbst ändern?

Nicht jeder Punkt hat eine feste Uhrzeit. Ihr/e Fotograf:in oder Ihr/e Trauredner:in kann einen Punkt statt an eine feste Uhrzeit an Sonnenaufgang, Sonnenuntergang oder die goldene Stunde verankern – zum Beispiel „Porträts: 15 Minuten vor Sonnenuntergang“. Ein Punkt kann auch an die Dauer eines anderen Punkts verankert werden, sodass er sich automatisch verschiebt, wenn der vorherige Punkt länger oder kürzer dauert als geplant.

Das betrifft Sie deshalb, weil sich der Sonnenuntergang selbst je nach Datum und Standort der Location verschiebt. Ist ein Punkt auf diese Weise verankert, wird seine angezeigte Uhrzeit automatisch anhand der tatsächlichen Sonnenzeiten für Ihr Datum und Ihren Ort neu berechnet – ändert sich also Ihr Hochzeitsdatum oder Ihre Location, oder werden die genauen Sonnenzeiten näher am Termin präziser, kann sich die Uhrzeit dieses Punkts von selbst aktualisieren, ohne dass Ihr/e Fotograf:in oder Ihr/e Trauredner:in von Hand neu rechnen muss.

In der Praxis: Sehen Sie einen Porträttermin in einer Woche mit 18:42 Uhr und in der nächsten mit 18:37 Uhr angegeben, dann funktioniert genau das wie vorgesehen – das ist kein Fehler. So halten Ihre Anbieter lichtabhängige Momente – Porträts, einen Auszug bei Sonnenuntergang, eine Zeremonie im Freien – exakt am richtigen natürlichen Licht fest, statt an einer Uhrzeit, die bis zum Hochzeitstag vielleicht nicht mehr zum Sonnenuntergang passt.

Sehen alle dieselbe Version?

Ja. Der Zeitplan ist ein gemeinsames Dokument. Aktualisiert Ihre Planerin die Zeremoniezeit oder passt Ihr/e Fotograf:in die Porträtsitzungen an, sehen Sie die aktualisierte Version sofort. Es gibt kein Problem mit „Version 6 final final“ – alle schauen immer auf denselben Plan.

Ist Ihre Planerin der verwaltende Anbieter, müssen andere Anbieter für Zeitänderungen einen Änderungswunsch einreichen, bevor er wirksam wird. Das hält den Zeitplan stabil und stellt sicher, dass Ihre Planerin alle Anpassungen freigegeben hat.

Können Sie den Ablaufplan drucken?

Ja. Gehen Sie zu Zeitplan → Export → Ablaufplan drucken (PDF). Das erzeugt ein übersichtliches A4-Dokument des gesamten Tagesplans. Drucken Sie es, schicken Sie es per E-Mail oder speichern Sie es auf Ihrem Telefon – es ist ein normales PDF.

Sie können auch eine Handy-Hintergrundbild-Version exportieren: Zeitplan → Export → Als Hintergrundbild speichern (PNG). Das ergibt ein Bild des Tagesplans im Hochformat, passend für den Sperrbildschirm eines Telefons. Beim Export wird nach Möglichkeit über Cloudflare Workers AI ein kurzer Slogan aus den Namen des Paares, dem Datum, dem optionalen Ort und der Zeremonieart erstellt. Der Export funktioniert auch ohne Slogan, falls die KI-Anfrage fehlschlägt; das Ergebnis kann bis zu 60 Tage zwischengespeichert werden.

Können Sie den Zeitplan an Familienmitglieder schicken?

Ja, auf zwei Arten:

Das PDF teilen – exportieren Sie den Ablaufplan als PDF und senden Sie es per Nachricht, E-Mail oder WhatsApp an jede beliebige Person. Es ist ein normales Dokument, das sie ohne Konto auf jedem Gerät öffnen können.

Die passende Mitgliedsrolle verwenden – die angemeldete Rolle Gast ist derzeit eingeschränkt und enthält keinen Live-Zeitplan. Benötigt ein Familienmitglied nur den Plan, teilen Sie das exportierte PDF. Benötigt es wirklich dauerhaften Live-Zugriff und Bearbeitung, klären Sie mit der Verwaltung des Arbeitsbereichs eine passende Paar- oder Anbieterrolle, statt eine irreführende Gastrolle zu vergeben.

Können Anbieter den Ablaufplan von ihren Telefonen aus prüfen?

Ja. Wedding Computer ist eine Web-App, zugänglich von jedem Telefon-Browser aus. Anbieter melden sich auf ihrem Telefon bei ihrem Konto an und greifen von dort auf den Zeitplan zu. Am Hochzeitstag prüfen die meisten Anbieter den Plan auf diese Weise.

Was passiert, wenn der Empfang am Tag schlecht ist?

Wedding Computer benötigt eine Internetverbindung. Befinden Sie sich am Tag an einem Ort mit schlechtem oder keinem Empfang – ein abgelegenes Anwesen, ein Empfangsraum im Keller –, lädt der Zeitplan ohne Verbindung nicht.

Die praktische Lösung: Exportieren Sie das Ablaufplan-PDF vor dem Hochzeitstag und speichern Sie es lokal auf Ihrem Telefon oder drucken Sie es aus. Das PDF benötigt zum Ansehen kein Internet. Die meisten Anbieter tun dasselbe für ihre eigene Kopie.

Können Sie Schlechtwetterpläne oder Ausweich-Orte hinzufügen?

Es gibt kein eigenes Schlechtwetterfeld – aber Sie können es über den Zeitplan und die Notizen lösen:

Punkte mit dem Hinweis „(Schlechtwetter)“ duplizieren – fügen Sie eine zweite Version von Outdoor-Punkten mit dem Ausweichort und der entsprechenden Zeit hinzu, und kennzeichnen Sie sie im Titel als „Schlechtwetter“. Am Tag selbst orientieren sich Anbieter an der jeweils zutreffenden Version.

Den Notizen-Bereich nutzen – schreiben Sie den Schlechtwetterplan als für alle Anbieter sichtbare Notiz. Beschreiben Sie die Ausweich-Orte, wie die Änderung kommuniziert wird und wer die Entscheidung trifft.

Beschreibungen der Programmpunkte – fügen Sie den Ausweichplan im Beschreibungsfeld jedes betroffenen Punkts hinzu: „Zeremonie im Pavillon. Bei Schlechtwetter: Umzug in den Garten-Raum, Veranstaltungskoordination bis 10 Uhr benachrichtigen.“

Es gibt keine automatisierte Schaltfläche „Schlechtwetterplan aktivieren“ – die Kommunikation am Tag selbst erfolgt weiterhin manuell, ob per Telefon oder Nachricht.

Können Sie Notfallkontakte hinzufügen?

Nicht als eigene strukturierte Funktion, aber der Bereich Notizen ist der richtige Ort dafür. Fügen Sie eine für alle Anbieter sichtbare Notiz mit Namen und Telefonnummern hinzu: Notfallkontakt der Location, Lieferantenkontakte für kurzfristige Probleme, Transportunternehmen, Empfang der Unterkunft. Jeder Anbieter, der am Tag eine Nummer braucht, findet sie dort.

Wedding Computer am Hochzeitstag nutzen

Öffnen Sie am Tag selbst Ihren Arbeitsbereich → Zeitplan. Hat Ihr Anbieter oder Ihre Planerin in den Live-Modus gewechselt, sehen Sie den aktuellen Status des Tages:

• Begonnene Punkte sind mit ihrer tatsächlichen Startzeit als begonnen markiert
• Punkte, die später als geplant laufen, zeigen einen Verzögerungs-Hinweis – wie viele Minuten Sie hinter dem Zeitplan liegen
• Die Live-Ansicht aktualisiert sich in Echtzeit, während Anbieter Punkte abhaken

Sie können den Live-Zeitplan jederzeit während des Tages von Ihrem Telefon aus ansehen. Bei einer von Planer:in oder Location geführten Hochzeit steuert diese Zeitplanleitung den Start gemeinsamer Punkte und das Beenden des Live-Modus. Gibt es keine verwaltende Planung oder Location und ist das Paar die Zeitplanleitung, können Paarmitglieder direkt bearbeitbare gemeinsame Punkte als begonnen markieren und den Live-Modus beenden.

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Siehe auch

• Ablaufpläne & Zeitplan – wie der Zeitplan von Ihren Anbietern erstellt und verwaltet wird
• Planer & Location-Leitfaden – wie Ihre Planerin oder Ihre Location die Zeiten steuert und Änderungen freigibt