Ablaufpläne & Zeitplan

Der Ablaufplan – auch Zeitplan genannt – ist ein minutengenauer Plan für den Hochzeitstag. Jeder Anbieter eines Arbeitsbereichs trägt eigene Punkte bei, und zusammen ergeben sie einen gemeinsamen Zeitplan, der für das gesamte Team sichtbar ist.

Sie erreichen den Ablaufplan über jeden Hochzeits-Arbeitsbereich → Zeitplan.

Punkte zum Zeitplan hinzufügen

Klicken Sie auf Punkt hinzufügen, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Jeder Punkt hat:

• Uhrzeit – die Startzeit, in der lokalen Zeitzone der Hochzeit
• Endzeit oder Dauer – optional; die Endzeit des Punkts wird berechnet oder manuell festgelegt
• Titel – was passiert (Pflichtfeld)
• Beschreibung – zusätzliche Details, Anweisungen oder Kontext
• Ort – wo das stattfindet
• Zugewiesen an – wer verantwortlich ist (ein Name, eine Rolle oder eine Anbieterkategorie)
• Kategorie – Vorbereitung, Zeremonie, Porträts, Empfang oder Sonstiges
• Sichtbarkeit – Paar (alle Mitglieder sehen ihn), nur Anbieter oder privat (nur Sie)

Unter jedem Punkt erscheinen verfügbare Personen und Anbieter aus dem Hochzeitsteam als direkte Schaltflächen zum Hinzufügen. Klicken Sie einmal auf einen Namen; die Zuweisung wird sofort gespeichert – ohne einen zweiten Klick auf ein Pluszeichen. Nutzen Sie die freie Rollenbezeichnung nur, wenn die Person nicht auf der Hochzeitsliste steht. Zuweisungen sind gemeinsam les- und änderbar: Alle, die einen gemeinsamen Punkt sehen können, sehen auch seine Zuständigen und können sie direkt hinzufügen oder entfernen; bei einem privaten Punkt kann das nur dessen Eigentümer:in.

Die Zeitplanleitung und Mitglieder mit Hochzeitsverwaltungsrechten können gemeinsame Zeilen direkt hinzufügen, ändern und entfernen. Andere schlagen Änderungen zur Freigabe vor. Anbieter verwalten eigene private Zeilen direkt; Sichtbarkeit oder Zuweisung allein erlaubt keine Zeitänderung. Personenzuweisungen können berechtigte Betrachter weiterhin direkt bearbeiten.

Wählen Sie unter Persönliche Teilnahme Ihre Abschnitte. Passende neue Abschnitte können Sie zunächst einschließen; ein ausdrückliches Entfernen bleibt bei späteren Änderungen erhalten. Personal gehört zum richtigen Unternehmen und dessen Hochzeitseinsatz. Ihre Auswahl steuert persönlichen Kalender und personalisierte Exporte.

Relative Zeitangaben

Statt einer festen Uhrzeit können Sie einen Punkt an etwas anderem verankern, das sich mit ihm verschiebt – einem anderen Punkt im Zeitplan oder einem Sonnenereignis (Sonnenaufgang, Sonnenuntergang, goldene Stunde). Öffnen Sie beim Bearbeiten eines Punkts das Zeitfeld und wählen Sie, wie er eingeplant wird:

• Zu einer festgelegten Uhrzeit – eine feste Uhrzeit, die Sie selbst eingeben
• Nach dem Ende eines Abschnitts – beginnt eine festgelegte Anzahl Minuten nach der Endzeit eines anderen Punkts
• Vor dem Beginn eines Abschnitts – endet eine festgelegte Anzahl Minuten vor der Startzeit eines anderen Punkts
• Relativ zum Tageslicht – verankert an Sonnenaufgang, Sonnenuntergang oder goldener Stunde, davor oder danach, um eine festgelegte Anzahl Minuten

In jedem Fall benötigt der Punkt auch eine Dauer (oder eine Endzeit, aus der die Dauer abgeleitet wird), damit seine Endzeit berechnet werden kann.

Verankerung an einem anderen Punkt

Das ist nützlich für alles, was am Tag auf etwas anderem folgt – Anbieter und Planer:innen müssen nicht für jeden Punkt eine feste Uhrzeit schätzen, sondern nur den Abstand zwischen dem Punkt und dem, wovon er abhängt. Stellen Sie beispielsweise die Toasts so ein, dass sie 10 Minuten nach dem Ende des Dinner-Services beginnen, oder den Abbau so, dass er 15 Minuten vor dem letzten Tanz endet.

Da die Verankerung auf den anderen Punkt zeigt und nicht auf eine Uhrzeit, korrigiert sich der Zeitplan selbst: Wenn sich der Dinner-Service verzögert, verschieben sich die Toasts – und alles, was an den Toasts verankert ist – automatisch. Niemand muss zurück durch den Ablaufplan und alle nachfolgenden Punkte manuell anpassen. Das funktioniert auch im Live-Modus: Wenn Sie die tatsächliche Startzeit eines früheren Punkts markieren, überträgt sich diese reale Abweichung auf alles, was daran verankert ist.

Verankerungen können verkettet werden (Punkt C nach Punkt B, Punkt B nach Punkt A usw.). Eine Kette, die sich selbst zurückschließt, wird erkannt und zur Überprüfung markiert, statt stillschweigend einen fehlerhaften Zeitplan zu erzeugen.

Verankerung an einem Sonnenereignis

Das ist besonders wertvoll für Fotograf:innen und Trauredner:innen, die rund um natürliches Licht planen. Stellen Sie beispielsweise Porträts auf „15 Minuten vor Sonnenuntergang” ein, passt sich die angezeigte Uhrzeit automatisch an den tatsächlichen Sonnenuntergang für dieses Datum und diesen Ort an – keine manuelle Neuberechnung, wenn sich das Hochzeitsdatum ändert.

Um Sonnenaufgang, goldene Stunde und Sonnenuntergang direkt als Referenzpunkte zum Zeitplan hinzuzufügen, nutzen Sie die Schaltfläche Sonnenzeiten hinzufügen in der Symbolleiste des Ablaufplans.

Wetter

Das Wetter erscheint im Hochzeits-Arbeitsbereich, nicht im Zeitplan-Editor. Mit Datum und geokodiertem Ort erscheint in den letzten sieben Tagen automatisch eine Open-Meteo-Vorhersage. Sie zeigt verfügbare Tagesbedingungen und Temperaturen; ab etwa zwei Tagen zusätzlich stündliche Bedingungen und Regenwahrscheinlichkeit von 6 bis 23 Uhr. Die Karte aktualisiert sich stündlich. Sonnenzeiten werden getrennt über die Zeitplanwerkzeuge berechnet.

Vor diesem Fenster fordert die Anbieteransicht automatisch einen KI-generierten Hinweis Erwartetes Wetter aus Ort und Monat an, möglichst auf Basis einer öffentlichen Klimareferenz und nach Ort/Monat zwischengespeichert. Er ist eine saisonale Planungshilfe, keine Vorhersage. Die Paaransicht zeigt nur die Live-Vorhersage der letzten sieben Tage.

Live-Modus am Hochzeitstag

Schalten Sie den Zeitplan am Tag selbst in den Live-Modus, um den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen. Öffnen Sie am Tag selbst den Zeitplan und tippen Sie auf Live gehen.

Im Live-Modus:

• Tippen Sie auf einen Ihrer eigenen Punkte, um ihn als begonnen zu markieren – die aktuelle Uhrzeit wird beim Punkt erfasst
• Punkte, die später als geplant begonnen haben, zeigen einen Verzögerungs-Hinweis – wie viele Minuten dieser Punkt hinter dem Zeitplan lag
• Alle Anbieter und das Paar sehen gleichzeitig dieselbe Live-Ansicht

Der verwaltende Anbieter kann jeden Punkt im Zeitplan als begonnen markieren, nicht nur die eigenen.

Ist der Tag vorbei, tippen Sie auf Live-Modus beenden. Das löscht alle erfassten Startzeiten und bringt den Zeitplan zurück in die geplante Ansicht. Der Zeitplan selbst (der Plan) bleibt für künftige Referenz erhalten.

Den Ablaufplan exportieren

Unter Exportieren gibt es A4-PDF und PNG-Hintergrundbild. Sie verwenden sichtbare Zeilen und ausgewählten Empfänger beziehungsweise Teilnahme. Prüfen Sie Tage und Inhalte vor dem Teilen; private Zeilen bleiben geschützt. Beide Formate gibt es kostenlos und mit Pro.

Das Hintergrundbild kann einen kurzen Cloudflare Workers AI-Slogan aus Paarnamen, Datum, optionalem vollständigem Ort und Zeremonieart erhalten. Der Cache kann 60 Tage halten. Bei Fehler gelingt der Export ohne Slogan.

Anbieter-Credits

Nach der Hochzeit erzeugt der Bereich Credits des Arbeitsbereichs eine formatierte Liste aller, die am Tag mitgewirkt haben. Wählen Sie Ihr Format:

• Instagram-Erwähnungen – Format @handle, bereit zum Einfügen in eine Bildunterschrift
• Markdown – für Blogbeiträge oder Website-Seiten
• HTML – zum direkten Einbetten auf einer Webseite

Die Credits basieren auf der Liste des Anbieterteams. Rolle und Instagram-Handle jedes Anbieters werden einbezogen, sofern sie in seinem Profil hinterlegt sind. Gehen Sie zur Hochzeit → Credits → wählen Sie Ihr Format und kopieren Sie es.

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Siehe auch

• Ablaufmappen / BEOs – den gemeinsamen Zeitplan in ein druckbares, widerrufbares Tagesdokument verwandeln
• Arbeitsbereiche & Zusammenarbeit – Anbieter und Paare einladen, Rollen und Berechtigungen im Arbeitsbereich
• Kalender & Verfügbarkeit – wie Ablaufplan-Termine in Ihren iCal-Feed und die CalDAV-Synchronisierung einfließen
• Planer & Location-Leitfaden – Änderungswünsche von Anbietern verwalten und den Zeitplan als verwaltender Anbieter steuern