Espaços de trabalho de casamento e colaboração

Um espaço de trabalho de casamento é um ambiente compartilhado para um casamento. Ele reúne a planilha de execução, notas, links compartilhados, arquivos enviados, créditos de fornecedores e informações de pagamento — e os torna acessíveis a todos os envolvidos: o casal, seus fornecedores, e qualquer planejador ou local coordenando o dia. Para quem está coordenando o casamento, ele também exibe um centro de comando com um resumo do que precisa de atenção.

Criando um espaço de trabalho

Espaços de trabalho são criados promovendo um contato reservado. Vá até um contato marcado como Reservado e escolha Promover a casamento. Preencha os dados principais — data (ou deixe a confirmar), localização geral e tipo de cerimônia — e o espaço é criado com você como primeiro membro. Cerimônia, recepção, preparação e retratos ficam na linha do tempo: adicione uma linha para cada parte, com seu próprio horário e local.

Alternativamente, os casais podem criar seu próprio espaço de trabalho do lado voltado ao casal e te convidar para entrar. De qualquer forma, o espaço de trabalho é o mesmo objeto compartilhado.

Casamentos de vários dias e intervalos de datas

Uma reserva não se limita a um único dia. Casamentos de destino, fugas românticas e celebrações de vários dias — um jantar de boas-vindas ou ensaio na noite anterior, a cerimônia no dia seguinte, um brunch de recuperação no dia depois — são todos suportados pelo mesmo espaço de trabalho; você não precisa criar uma reserva separada por dia.

Ao criar ou editar um casamento, adicione uma Data de término junto à Data de início sempre que a reserva abranger mais de um dia. Deixe a Data de término em branco para um casamento de um único dia, ou se a data ainda estiver a confirmar.

Quando um casamento tem uma data de término, tudo relacionado a essa reserva trata todo o intervalo inclusivo como um único evento:

• Cada item da planilha de execução pode ter sua própria data dentro do intervalo — por exemplo, o jantar de boas-vindas na primeira noite e a cerimônia no dia seguinte. Um item sem data própria retorna à data de início do casamento.
• As planilhas de execução PDF imprimíveis agrupam itens sob um cabeçalho por data, para que um cronograma de vários dias seja lido como uma sequência de dias em vez de uma lista única.
• O cartão Precisa da sua atenção no painel (abaixo) mantém uma reserva de vários dias listada enquanto qualquer data em seu intervalo estiver dentro de ontem, hoje ou amanhã — não apenas o primeiro dia.

Participação, escopos de visibilidade, o responsável pela linha do tempo e o centro de comando funcionam da mesma forma para uma reserva de vários dias que para uma de um único dia — é o mesmo espaço de trabalho compartilhado, abrangendo apenas mais de uma data.

Encontrando reservas pelo painel

No topo do Painel do fornecedor, Pesquisar reservas encontra os espaços de trabalho dos quais você é membro ativo pelo nome do casal ou do espaço, data do casamento ou local registrado. Os resultados incluem reservas futuras, passadas, concluídas, adiadas e canceladas. Selecione um resultado para abrir esse espaço. A pesquisa é limitada às suas próprias participações; ela não pesquisa o diretório público.

O cartão Precisa da sua atenção mostra reservas ativas cujo intervalo inclusivo de datas se sobrepõe a ontem, hoje ou amanhã no fuso horário da sua conta. Uma reserva de vários dias permanece ali sempre que alguma parte estiver dentro dessa janela de três dias, mesmo que tenha começado antes. Casamentos cancelados e concluídos não são incluídos. Cada linha mostra todo o intervalo da reserva e o rótulo correspondente: ontem, hoje ou amanhã.

Depois de abrir uma reserva, use sua planilha de execução e linha do tempo para gerenciar o dia.

Quem pode entrar

Há três papéis de membro:

Fornecedor — qualquer prestador de serviço no casamento: fotógrafo, celebrante, florista, DJ, local, planejador, buffet, cabelo, maquiagem, ou qualquer outro. Os fornecedores têm seu próprio login e contribuem com seus próprios itens de linha do tempo, notas e arquivos.

Casal — as pessoas que vão se casar. Eles recebem uma conta gratuita do Wedding Computer (sem necessidade de assinatura) e veem a planilha de execução compartilhada, suas faturas, notas compartilhadas e a equipe de fornecedores.

Convidado — uma pessoa convidada com acesso limitado que não é casal nem fornecedor. Esse papel é diferente do aplicativo opcional Convidados. No momento, não inclui a linha do tempo ao vivo nem sua edição; compartilhe um PDF exportado quando alguém precisar do cronograma sem papel de casal ou fornecedor.

Convidando o casal

A partir do espaço de trabalho, vá em Adicionar pessoas → Convidar casal. Digite os dois endereços de e-mail e uma mensagem de boas-vindas é enviada. O casal entra com um link mágico — sem senha, sem necessidade de assinatura — e vê seu espaço de trabalho imediatamente.

Uma vez dentro, o casal pode visualizar a linha do tempo compartilhada, acessar suas faturas e cronograma de pagamento, ler notas e documentos compartilhados, e ver quais fornecedores estão no casamento deles. Eles não podem ver suas notas privadas, os detalhes do seu pipeline de CRM, ou as notas privadas ou valores de fatura de outros fornecedores.

Convidando outros fornecedores

Vá em Adicionar pessoas → Adicionar fornecedor para convidar um fotógrafo, florista, DJ, ou qualquer outra pessoa envolvida no casamento. Você pode convidar por e-mail ou procurar fornecedores já na plataforma.

Fornecedores convidados podem ver a linha do tempo, enviar arquivos e ler as notas permitidas. Em linhas compartilhadas, um fornecedor que não é responsável propõe adições, edições ou remoções para decisão; suas próprias linhas privadas são gerenciadas diretamente.

Os fornecedores que você convida não precisam de uma assinatura Pro para participar de um espaço de trabalho que você criou. O limite de casamentos ativos se aplica apenas ao fornecedor que originou o espaço de trabalho — não a quem foi convidado. Portanto, um casamento compartilhado para o qual um fornecedor foi convidado não ocupa nenhuma das 12 vagas ativas gratuitas dele.

O responsável pela linha do tempo e o fornecedor gerente

Toda linha do tempo compartilhada sempre tem um responsável. Um planejador ou local com Pode gerenciar assume esse papel. Se não houver planejador ou local gerente, o casal lidera a linha do tempo; se o casal ainda não estiver presente, o fornecedor que criou o espaço (ou o primeiro fornecedor ativo) é o responsável provisório.

O responsável pode adicionar, editar e remover linhas compartilhadas diretamente. Outros membros que podem ver uma linha compartilhada propõem uma adição, edição ou remoção. A proposta aparece em Mudanças pendentes com os valores antes e depois; o responsável pode aprová-la como enviada, ajustá-la antes da aprovação ou recusá-la. Linhas privadas permanecem sob controle direto do fornecedor responsável e não passam pela aprovação.

Atribuir pessoas é intencionalmente mais rápido que alterar o cronograma. Os membros disponíveis do espaço, os fornecedores e os membros da equipe empresarial atribuídos ao casamento aparecem abaixo de cada linha como botões de adição direta; selecione um nome uma única vez e ele é salvo imediatamente. A etiqueta livre é secundária e serve somente para alguém fora da lista. As atribuições são operações compartilhadas de leitura e gravação: quem vê uma linha compartilhada vê seus responsáveis e pode adicioná-los ou removê-los diretamente; em uma linha privada, somente o proprietário pode gerenciar as atribuições.

Para atribuir um fornecedor gerente: vá na seção Pessoas do espaço de trabalho e ative a flag “Pode gerenciar” no membro apropriado.

Veja o guia para planejadores e locais para um passo a passo completo de como usar esse papel.

O centro de comando do casamento

Quando um membro com o flag Pode gerenciar abre um casamento, o topo do espaço de trabalho mostra um painel que esta guia chama de centro de comando (rotulado como Visão geral da reserva na própria página). É a visão “o que precisa da minha atenção neste casamento?” — o mesmo centro de comando ao qual o guia de pacotes operacionais se refere quando indica escolher Pacote operacional “a partir do centro de comando”.

Apenas o fornecedor gerente o vê; outros fornecedores e o casal não. Ele reúne, de relance:

• Aprovações pendentes — mudanças na linha do tempo propostas por outros fornecedores que aguardam sua decisão.
• Saúde da linha do tempo — quantos itens da planilha de execução existem e quantos ainda não têm um horário definido, ou um aviso se a planilha de execução não foi iniciada.
• Formulários sem resposta — formulários personalizados que você enviou e que ninguém respondeu ainda.
• Documentos não assinados — sessões de assinatura (contratos, NOIMs) que não estão completas.
• Faturas — suas próprias faturas pendentes para este casamento, com as vencidas destacadas separadamente e um saldo de relance.
• Equipe — quantos fornecedores e quantas pessoas no total estão no casamento.
• Arquivos — quantos arquivos estão atualmente visíveis para você neste casamento.
• Próxima consulta — a próxima reunião com o cliente agendada para esta reserva, com um atalho para agendar uma se não houver.

Abaixo desse resumo, uma lista de Próximos passos transforma cada item em aberto em um link direto — aprovar uma mudança pendente, preencher uma lacuna na linha do tempo, cobrar uma resposta de formulário, quitar uma fatura vencida — para que você possa agir sem procurar pelo restante do espaço de trabalho. Ao lado, ações rápidas permitem adicionar um fornecedor, agendar uma reunião, abrir a planilha de execução, enviar um formulário, criar uma fatura, adicionar arquivos ou abrir o pacote operacional sem sair da página.

Os valores de faturas e formulários têm escopo para você: se mais de um membro tiver o flag Pode gerenciar, cada um vê suas próprias faturas pendentes e formulários enviados em seu centro de comando, não os dos outros. As contagens de linha do tempo, equipe e arquivos são compartilhadas e iguais para todos os gerentes.

Visibilidade e privacidade

Itens da planilha de execução seguem a visibilidade: casal é visível a todos os membros do espaço, fornecedores apenas aos membros fornecedores e privado apenas ao fornecedor responsável pela linha.

Notas têm quatro escopos: Compartilhado (fornecedores e casal), Somente fornecedores, Somente casal e Privado (somente o fornecedor conectado). Nem um fornecedor gerente pode ler a nota privada de outro fornecedor.

Arquivos são compartilhados por envio. Um arquivo pode ficar visível a todos os membros ativos, ou privado para quem enviou e para membros ativos selecionados. Somente quem enviou pode mudar o compartilhamento ou excluir o arquivo.

Faturas têm escopo por relacionamento: cada fornecedor vê apenas suas próprias faturas, e o casal vê todas as faturas endereçadas a eles.

Créditos de fornecedores — a lista de quem trabalhou no casamento — são visíveis a todos os membros.

Controles de visibilidade do casal

O casal (ou o fornecedor gerente) pode controlar se os fornecedores podem ver os detalhes de contato uns dos outros:

Visível — os fornecedores podem ver quem são os outros fornecedores: nomes, papéis e detalhes de contato. Útil quando os fornecedores vão se coordenar diretamente sem passar pelo casal ou pelo planejador.

Privado — os detalhes de contato dos fornecedores ficam ocultos dos outros fornecedores. Apenas o casal e o fornecedor gerente podem ver a equipe completa. Os fornecedores continuam vendo a planilha de execução e o espaço de trabalho, só não as informações de contato uns dos outros.

Notas privadas

Todo fornecedor tem uma área de notas privadas em cada casamento, acessível apenas a ele. Use-a para qualquer coisa que você não compartilharia com o casal ou outros fornecedores — lembretes internos, decisões de preço, sinalizações pessoais. As notas privadas são armazenadas em um arquivo Markdown por fornecedor e nunca são expostas a nenhum outro membro do espaço de trabalho, incluindo o fornecedor gerente.

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Veja também

• Modelos de checklist — manter privado o trabalho recorrente de cada fornecedor
• Pacotes operacionais / BEOs — o documento conectado do dia para o gestor