Primeiros passos como local de casamento

Como local, vocês costumam ser o organizador central de um dia de casamento. Vários fornecedores entram nas suas instalações, vocês podem cuidar da cobrança em nome do casal, e sua equipe precisa saber exatamente o que está acontecendo e quando. Configurar tudo direito significa que seus casais têm um centro de coordenação profissional desde o momento em que reservam com vocês — e vocês têm uma planilha de operações do dia que se mantém atual em vez de ficar desatualizada assim que o cronograma muda.

Passo 1 — Complete o perfil do seu local

Vá em Configurações → Perfil e preencha:

Nome do negócio — o nome do seu local como os casais o conhecem
Categoria — selecione Local
Localização — seu endereço completo (usado para previsões do tempo e compartilhado com fornecedores no espaço de trabalho)
Fuso horário — seu fuso horário local
Bio e descrição — o que torna seu local distinto; isso aparece na sua listagem pública do diretório
Site e Instagram — vinculados ao seu perfil

Por quê: Todo fornecedor convidado para os espaços de trabalho de casamento de vocês verá o perfil do local. Um perfil de local completo — nome, endereço, fotos — é o contexto que outros fornecedores usam ao planejar sua chegada, logística, e montagem. Seu fotógrafo precisa saber onde estar; seu florista precisa saber a janela de montagem. Um perfil claro reduz as perguntas dos fornecedores antes do dia.

Passo 2 — Monte seu formulário de consulta

Abra Formulários → Consulta e personalize as perguntas que os casais respondem ao entrar em contato sobre uma reserva.

Para um local, perguntas úteis incluem:

Data do casamento (ou intervalo de datas que estão considerando)
Número estimado de convidados (cerimônia e recepção separadamente, se diferirem)
Cerimônia e recepção no mesmo espaço, ou divididas entre áreas?
Preferência de buffet: próprio, externo, ou flexível?
Necessidades de hospedagem (se o local tiver quartos)
Como ouviram falar de vocês

Por quê: Seu formulário de consulta é a primeira etapa do seu pipeline de reservas. As respostas dizem imediatamente se o casal se encaixa na sua capacidade, se a data deles está disponível, e quais conversas de pacote ter. Um formulário bem desenhado vale mais do que uma longa troca de e-mails.

Passo 3 — Configure sua caixa de entrada de e-mail

Vá em Configurações → Email e reivindiquem um identificador de e-mail — isso se torna seuidentificador@wedding.computer. Depois de configurado, usem Emails na barra lateral para sua caixa de entrada: abas de Caixa de entrada e Enviados, um botão Escrever, e agrupamento de respostas em conversa em cada mensagem.

Por quê: Consultas e conversas com fornecedores costumam acabar espalhadas por uma caixa de e-mail pessoal, dificultando lembrar o que foi combinado com um determinado casal semanas depois. Todo e-mail enviado ou recebido pelo endereço do Wedding Computer de vocês se registra automaticamente na linha do tempo de atividade do contato correspondente — assim o histórico da conversa fica anexado à reserva, em vez de enterrado em uma busca na caixa de e-mail. Casais e fornecedores respondem para um endereço de e-mail normal; nada muda do lado deles.

Passo 4 — Configure sua disponibilidade — esta etapa é crítica

Abra Calendário → Disponibilidade e:

Bloqueiem as datas em que já estão reservados — adicionem toda data de casamento confirmada. Diferente de outros tipos de fornecedor, locais geralmente têm um limite rígido de uma reserva por dia (ou por espaço), então isso precisa ser preciso.
Definam os dias da semana em que recebem casamentos — normalmente sexta a domingo; marquem outros dias como indisponíveis
Em Configurações → Compartilhamento de disponibilidade, escolham Público — para que os casais possam conferir seu calendário antes de fazer uma consulta

Se vocês têm vários espaços de cerimônia ou recepção que podem funcionar simultaneamente, façam uma nota no formulário de consulta — o Wedding Computer atualmente não modela disponibilidade de múltiplos espaços nativamente, então vocês precisarão gerenciar isso manualmente.

Por quê: Um local com um calendário de disponibilidade preciso para de receber consultas para datas em que já está reservado. Mais importante, os espaços de trabalho dos casais reservados vão mostrar o evento do casamento no feed de calendário compartilhado deles — e os fornecedores deles vão ver. A precisão desse calendário importa.

Passo 5 — Configure o faturamento e os cronogramas de pagamento

Vá em Configurações → Pagamentos → Conectar Stripe e conectem sua conta Stripe. Se vocês preferirem transferência bancária ou fatura direta, definam seu método de pagamento como Transferência bancária — as faturas incluirão seus dados bancários.

Adicionem o cronograma de pagamento a cada fatura da locação padrão:

Depósito (normalmente 20–30%) na reserva
Pagamento intermediário (se aplicável) vários meses antes do casamento
Saldo final 4–6 semanas antes

Por quê: Os casais estão gerenciando vários cronogramas de pagamento entre todos os fornecedores deles. Enviar faturas pelo Wedding Computer coloca os pagamentos de vocês ao lado de todos os outros em uma única visão — o casal consegue ver tudo que deve, pagar online, e ambas as partes têm um registro claro.

Passo 6 — Configure o contrato de locação padrão

Vão em Configurações → Contratos e escrevam o acordo padrão de locação do local. O Wedding Computer mantém um contrato de serviço padrão e copia seu conteúdo para cada nova fatura. Vocês podem editar a cópia de uma fatura quando uma reserva exigir termos diferentes sem alterar faturas anteriores. Incluam:

Escopo da locação do local (espaços, horários, equipamentos incluídos)
Arranjos e restrições de buffet
Limites de ruído e horários de término
Política de cancelamento e adiamento
Condições de depósito de segurança e caução
Horários de montagem e desmontagem
O que acontece se a data do casamento mudar

Por quê: Na página de reserva, o casal digita nome completo e e-mail e confirma que concorda. O Wedding Computer registra essa aceitação na fatura. Não é uma assinatura desenhada e não gera um PDF assinado para download; o e-mail de confirmação inclui uma cópia em texto do contrato aceito.

Passo 7 — Configure modelos de checklist

Vão em Checklists na barra lateral e criem um ou mais modelos — por exemplo, “Checklist padrão de locação do local” com itens como número final de convidados confirmado, planta aprovada, depósito de segurança recebido, certificado de seguro arquivado, visita final agendada, horários de chegada dos fornecedores confirmados, e desmontagem aprovada.

Marquem um modelo como Padrão para que ele seja aplicado automaticamente no momento em que um casamento for reservado. Mantenham os outros como modelos opcionais que vocês aplicam manualmente a um casamento específico, a partir da seção de checklist daquele casamento.

Por quê: Um modelo de checklist transforma seu processo padrão de pré-casamento em algo que o sistema garante, em vez de algo que vocês precisam lembrar. Uma vez que um modelo é definido como padrão, toda nova reserva recebe a mesma lista de tarefas anexada, sem nenhuma etapa extra da parte de vocês — nada passa despercebido só porque vocês estavam ocupados na semana em que uma reserva chegou. A lista fica no próprio casamento, para que vocês e sua equipe possam marcar os itens conforme a data se aproxima.

Passo 8 — Crie seu primeiro espaço de trabalho de casamento

Quando um casal reserva, abram o registro de contato dele e cliquem em Promover a casamento. Preencham os dados principais:

A data
O local de vocês como localização geral do casamento
O tipo de cerimônia

Em seguida:

Definam-se como fornecedor gerente — vão em Pessoas → seu nome → ative Pode gerenciar. Isso torna vocês responsáveis pela linha do tempo. Outros membros podem propor adições, edições ou remoções de linhas compartilhadas; vocês as aprovam como enviadas, ajustam antes da aprovação ou recusam.
Convidem o casal — Adicionar pessoas → Convidar casal.
Montem a planilha de execução do local — adicionem linhas separadas para preparação (se usada), cerimônia, recepção, montagem, configuração da sala, janelas de chegada dos fornecedores, coquetel, jantar, discursos, dança e desmontagem. Coloquem o horário e o local relevantes em cada linha. Definam as linhas operacionais com visibilidade fornecedores e as linhas que o casal também deve ver como casal.
Convidem a equipe de fornecedores conforme forem confirmados — adicionem cada fornecedor quando ele for reservado. Como membros, eles podem propor mudanças compartilhadas na linha do tempo e gerenciar suas próprias linhas privadas.

Por quê: A flag de fornecedor gerente dá ao cronograma um único responsável claro. Quando buffets, floristas ou entretenimento propõem mudanças na linha do tempo, vocês veem os detalhes de antes e depois e podem aprovar, ajustar ou recusar, sem duplicar a logística de cerimônia e recepção nas configurações do casamento.

Os membros disponíveis do espaço, os fornecedores e os membros da equipe atribuídos ao casamento aparecem abaixo de cada linha como botões de adição direta. Selecionem um nome uma única vez e a atribuição é salva imediatamente, sem um clique adicional no botão de mais. Usem a etiqueta livre somente para alguém fora da lista. As atribuições são operações compartilhadas de leitura e gravação: quem vê uma linha compartilhada vê seus responsáveis e pode adicioná-los ou removê-los diretamente; em uma linha privada, somente o proprietário pode gerenciar as atribuições.

Passo 9 — Monte o pacote operacional (BEO) para o dia

Depois que o espaço de trabalho existir, abram o casamento e vão em Pacote operacional. Este é um único documento vivo que reúne a planilha de execução compartilhada, a equipe do casamento, o número de convidados e as necessidades alimentares, os assentos e o layout, e os arquivos compartilhados em um só lugar — sem precisar redigitar o cronograma em um modelo de BEO separado. Preencham:

Serviço e buffet — estilo e sequência do serviço, notas de cardápio e fornecedores, plano de bebidas
Operações do dia — notas de equipe, horários de acesso para montagem e desmontagem, considerações de acessibilidade
Número operacional de convidados — deixem em branco para usar os RSVPs confirmados (recorrendo à estimativa de convidados do casamento e depois à lista de convidados atual), ou definam uma substituição manual
Status — Rascunho enquanto ainda estão preenchendo, Final assim que estiver travado

Só o fornecedor gerente pode editar o pacote — como local, vocês normalmente são quem assume esse papel no próprio dia do casamento.

Quando estiver pronto para entregar a pessoas que não têm conta no Wedding Computer — equipe de bar, segurança, um runner — ativem Compartilhar pacote para gerar um link público. Ele mostra o cronograma compartilhado, o resumo de convidados e alimentação, a equipe de fornecedores, e suas notas operacionais. Qualquer esquema de assentos/layout que vocês tenham montado (veja o Passo 10) também aparece, mas a imagem de referência da planta privada permanece restrita aos membros autenticados do casamento mesmo quando o link do pacote é público. Vocês também podem Imprimir / salvar PDF a qualquer momento.

Por quê: Um BEO é o documento a partir do qual todo local já conduz o dia. A versão do Wedding Computer permanece conectada ao mesmo cronograma, equipe, e dados de convidados que todo mundo no casamento está atualizando, então ele não fica desatualizado silenciosamente como um BEO impresso fica quando a planilha de execução muda e ninguém lembra de reemiti-lo. A opção de link público significa que vocês podem colocar o pacote na frente de equipe casual, presente só no local, sem dar contas a eles ou expor seu arquivo de planta privado.

Passo 10 — Configure o aplicativo Convidados para assentos e layout da sala

Peçam ao casal (ou ativem vocês mesmos, se tiverem acesso ao espaço de trabalho) para ativar o aplicativo Convidados no casamento, com a visibilidade definida em pelo menos Casal + planejadores/locais, para que sua equipe consiga ver. Assim que a lista de convidados e os RSVPs começarem a chegar:

Abram Mapa de mesas e arrastem os convidados do banco de quem ainda não tem lugar para as mesas (redonda, retangular, infantil, do casal, ou outra). A distribuição automática preenche as mesas mantendo estáveis os lugares já definidos, deixando no banco quem recusou, e detectando automaticamente uma mesa infantil. Ela sinaliza convidados sem lugar, conflitos de separação, uma recusa ainda sentada, ou uma mesa acima da capacidade.
Abram Layout da sala e enviem a planta real do seu local — um JPG, PNG ou PDF — como fundo do canvas. Arrastem as mesmas mesas do mapa de mesas para a posição correta sobre ela, e adicionem zonas operacionais (bar, pista de dança) ou fileiras de assentos da cerimônia conforme necessário. Usem Imprimir / salvar PDF quando estiver pronto para entregar à sua equipe de salão.

Por quê: É aqui que um plano de assentos deixa de ser uma planilha e se torna um diagrama real da sua sala real. Como as mesas colocadas no layout são as mesmas mesas do mapa de mesas, mover uma mesa ou realocar um convidado atualiza as duas visões — vocês não estão mantendo uma planilha de assentos e um esboço de planta separados sincronizados manualmente. A imagem da sua planta permanece privada para os membros autenticados do casamento; só o esquema de layout derivado fica visível se o pacote operacional for compartilhado publicamente depois.

Passo 11 — Entenda o papel de parte financeira (se aplicável)

Se o seu local cuida da coordenação de pagamentos a outros fornecedores em nome do casal — roteando o dinheiro do casal para um buffet, entretenimento, ou florista — vão em Configurações → Perfil e ativem É organizador (às vezes visível como a configuração de parte financeira).

Quando ativado, a conta do local de vocês é marcada como a parte financeira para casamentos em que vocês são o organizador. Isso é relevante para como os fluxos de faturamento são exibidos e para fins contábeis.

Por quê: Nem todos os locais operam dessa forma. Se vocês simplesmente vendem a locação do local e o casal gerencia tudo o mais independentemente, vocês não precisam disso. Se vocês são um local de serviço completo em que o casal paga uma vez e vocês pagam todos os fornecedores, essa flag é como o sistema representa esse arranjo.

Passo 12 — Adicionem membros de equipe (se vocês tiverem equipe de eventos)

Para coordenadores de evento, gerentes de salão e administradores de reserva, abram Equipe na barra lateral e adicionem as pessoas ao cadastro da empresa. A lista está disponível nos dois planos. Um registro de equipe não cria login nem concede acesso à conta. Atribuam a pessoa ao casamento correspondente e depois selecionem-na diretamente nas linhas.

Por quê: o cadastro registra quem trabalha em cada casamento e permite que a linha do tempo mostre quem é responsável por cada tarefa operacional. Se alguém precisar entrar e trabalhar no espaço, convidem essa pessoa separadamente com o papel de membro apropriado.

Passo 13 — Conectem o calendário com segurança

Abram Seu perfil → Seu calendário de casamentos para criar o feed pessoal privado. Escolham Assinar no Apple Calendar ou copiem o link para o Google Calendar ou Outlook.

No Pro, abram Configurações → Calendário e contatos → Criar conexão de calendário para ter um feed empresarial ou uma conta CalDAV. Criem uma conexão separada para cada app ou dispositivo da equipe em vez de compartilhar uma credencial; assim podem revogar uma sem desconectar as demais.

Por quê: Essas conexões mostram os próximos casamentos e as linhas permitidas da linha do tempo no calendário conectado. São somente leitura: alterações no app de calendário não voltam ao Wedding Computer. Tratem cada link ou credencial como uma senha e revoguem-no se for compartilhado por engano.

Vocês estão prontos quando:

O perfil do seu local está completo (nome, endereço, descrição)
Seu identificador de e-mail está reivindicado e vocês estão trabalhando a partir da caixa de entrada integrada
Seu formulário de consulta está fazendo as perguntas certas
Todas as datas reservadas estão bloqueadas na disponibilidade
O Stripe está conectado e a estrutura do cronograma de pagamento está decidida
Seu contrato de serviço padrão está configurado
Pelo menos um modelo de checklist está definido como padrão
Vocês sabem como criar um espaço de trabalho e se definir como fornecedor gerente
Vocês começaram um pacote operacional para o próximo casamento reservado
O aplicativo Convidados está ativado e vocês sabem onde ficam o mapa de mesas e o layout da sala
A equipe-chave está adicionada como membros de equipe

O que fazer agora

Peguem o próximo casamento reservado mais próximo e criem um espaço de trabalho para ele. Definam-se como fornecedor gerente, convidem o casal, e adicionem a programação do seu local (montagem, janelas de configuração, horários de término) à linha do tempo. Depois convidem os fornecedores confirmados, abram o Pacote operacional e comecem a preencher as notas de serviço, equipe e montagem, e — assim que os convidados estiverem na lista — montem o mapa de mesas e coloquem-no sobre a planta real no Layout da sala.

Quando os fornecedores começarem a propor seus horários de serviço — a montagem do florista, o teste de som do DJ — vocês verão exatamente como o fluxo de coordenação funciona. O guia para planejadores e locais detalha as aprovações de fornecedores em profundidade.

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