Convidados, RSVP e mapa de mesas

A aplicação Convidados é uma parte opcional de cada espaço de casamento. Adicione-a quando quiser que o Wedding Computer gira a sua lista de convidados, os convites RSVP, o mapa de mesas e o layout da sala a par da cronologia e da equipa de fornecedores.

Ativar a aplicação Convidados

No espaço do casamento, abra Aplicações do casamento e escolha Adicionar Convidados. O casal e quem pode gerir o casamento — por exemplo, um wedding planner ou espaço designado — podem ativá-la e administrá-la.

As informações dos convidados não são mostradas automaticamente a todos os fornecedores. As definições de visibilidade oferecem três níveis:

Apenas o casal
Casal + planners/espaços
Toda a equipa de fornecedores

As pessoas com acesso podem ver as informações de convidados na aplicação. Só o casal e os gestores podem adicionar convidados, alterar definições de convite, enviar convites ou organizar lugares. Escolha a visibilidade mais restrita que ainda permita às pessoas que coordenam o dia fazer o seu trabalho.

Adicionar convidados à lista

Abra Convidados e escolha como quer começar. Pode combinar métodos para diferentes partes da lista e mudar de método a qualquer momento — é isto que torna a introdução de uma lista grande prática em vez de entediante.

Adicionar um convidado — um nome, tipo de convite e e-mail são suficientes para começar. Os detalhes completos do agregado são opcionais e podem ser preenchidos mais tarde, por si ou pelo convidado através do RSVP.
Colar uma lista — importe nomes diretamente de Notas, um e-mail, uma exportação CSV ou outra folha de cálculo. Use um convite por linha: os nomes sozinhos funcionam, ou cole colunas pela ordem nome, e-mail, tipo. Separe pessoas que partilham um convite com & (por exemplo, «João & Maria Santos»). As linhas de cabeçalho copiadas com os dados são reconhecidas e ignoradas automaticamente.
Usar uma grelha estilo folha de cálculo — escreva convites diretamente numa grelha dentro do Wedding Computer, sem exportar nem importar ficheiros. Cada linha é um convite; preencha nome, e-mail, tipo e lado à medida que avança. Uma grelha contém um lote de linhas — guarde o lote e comece um novo para continuar a adicionar.

As linhas sem nome utilizável são ignoradas e os endereços de e-mail inválidos ficam simplesmente em branco, de modo que uma linha com erros não bloqueia o resto da lista. Uma única colagem importa até 100 linhas — divida uma lista muito grande em várias colagens se necessário.

Esta é a verdadeira poupança de tempo para uma grande lista de convidados: em vez de abrir um formulário 100 vezes, cola ou preenche uma grelha uma única vez e o Wedding Computer transforma cada linha numa unidade de convidado com o seu próprio RSVP.

Registar detalhes dos convidados

Os convidados são organizados em unidades de convite. Uma unidade é um convite: um convidado individual, um casal, uma família ou outro agregado. Uma unidade pode conter até seis pessoas, cada uma com os seus próprios detalhes.

Para uma unidade de convite pode registar:

Nome do convite, e-mail e número de telefone
De que lado do casal fazem parte
O nome, faixa etária e relação de cada pessoa
Alergias, notas alimentares e pedidos de música
Prioridade de lugar, pessoas para sentar próximas e pessoas para manter separadas
Notas de planeamento partilhadas e internas

O resumo conta unidades de convite, pessoas individuais, convites enviados, respostas e recusas. Uma unidade pode ser removida se foi adicionada por engano.

Configurar os convites RSVP

Antes de enviar convites, abra as definições de convite. Pode personalizar:

Assunto do e-mail, título do convite e mensagem
Texto do botão RSVP e prazo de resposta
Opções de refeição, ou deixar os convidados escrever a sua própria escolha
Se recolher um endereço postal
Uma imagem do convite mostrada no e-mail e na página RSVP

Também pode adicionar perguntas RSVP personalizadas. As perguntas podem ser texto curto, texto longo, um menu suspenso ou caixas de seleção, e podem ser opcionais ou obrigatórias.

Adicione um endereço de e-mail a uma unidade de convite e escolha Enviar convite. O Wedding Computer envia a essa unidade um link RSVP privado. Pode reenviar um convite quando necessário e copiar o link RSVP após o envio.

Trate cada link como privado. Abre apenas a unidade de convite para a qual foi criado, mas qualquer pessoa que o receba pode responder por essa unidade — peça aos convidados que não o reencaminhem.

O que os convidados podem submeter

A página RSVP permite ao destinatário atualizar as informações das pessoas no seu convite. Para cada pessoa pode indicar:

Presença ou recusa
Opção de refeição
Alergias e necessidades alimentares
Pedido de música
Uma nota sobre essa pessoa

O formulário também pode recolher o nome, e-mail, telefone, endereço postal, uma mensagem ao casal e respostas às perguntas personalizadas. Os convidados podem revisitar o mesmo link privado para atualizar a resposta enquanto o RSVP estiver disponível.

Responder a um RSVP não cria uma conta Wedding Computer nem concede acesso ao espaço de casamento. O convidado vê apenas o seu convite e o formulário RSVP.

Criar o mapa de mesas

Abra Convidados → Mapa de mesas para organizar os convidados confirmados e os pendentes.

Pode:

Adicionar mesas com um nome, tipo e capacidade
Usar Distribuir da lista de espera para criar automaticamente uma disposição inicial
Arrastar pessoas entre mesas e a zona de não colocados
Tocar numa pessoa e depois num lugar num teclado ou dispositivo tátil
Manter os lugares existentes enquanto preenche os disponíveis

A disposição automática usa notas de agregado e de lugar sempre que possível. Pode colocar crianças numa mesa de crianças quando existe uma e deixa os convidados que recusaram fora do plano ativo.

Verificações inteligentes avisam sobre convidados sem lugar, conflitos de separação, recusas ainda colocadas e mesas acima da capacidade. São avisos para resolver, não decisões automáticas sobre relações familiares ou acessibilidade.

Posicionar as mesas no layout da sala

O mapa de mesas diz-lhe quem se senta onde. O layout da sala pega nessa disposição e coloca-a numa planta real do seu espaço, para que as pessoas que gerem o seu dia possam ver não só os lugares mas também a forma da sala. Abra Convidados → Mapa de mesas → Abrir layout da sala.

Carregue a planta do seu espaço — adicione um JPG ou PNG para usar como fundo do canvas, ou anexe o PDF do espaço como referência (até 10 MB). Substitua ou remova em qualquer altura; se o espaço mudar, carregue um novo.
Arraste as mesas para a posição — cada mesa do mapa de mesas aparece como um item no canvas. Arraste cada uma para o local onde fica realmente na sala. Num telemóvel ou tablet, selecione um item e use os controlos de seta para o mover.
Adicione zonas operacionais e filas de cerimónia — além das mesas, marque zonas mais amplas (pista de dança, bar, mesa de presentes) e filas de lugares para a cerimónia, dê-lhes nome e posicione-as no mesmo plano. São marcadores para a sua equipa no dia, não atribuições de convidados.
Mantém-se ligado ao mapa de mesas — o layout lê os mesmos dados de lugares, pelo que mudar um convidado de mesa não obriga a redesenhar a sala do zero.
Exportar ou imprimir — use Imprimir / guardar PDF para produzir uma cópia limpa do layout para entregar ao espaço, ao catering ou ao coordenador do dia. Se o fundo carregado for um PDF em vez de uma imagem, o layout impresso indica o nome desse ficheiro de referência junto ao diagrama.

Esta é a peça que transforma uma lista de lugares em algo com que um coordenador de espaço ou catering pode trabalhar sem explicações: uma única página que mostra onde fica realmente cada mesa, zona e fila de cerimónia na sala.

O que a comunicação com convidados não inclui

O Wedding Computer envia o convite RSVP individual de cada unidade de convite. Não oferece atualmente chat de grupo para convidados, salas de discussão, newsletters ou uma ferramenta geral de difusão para anúncios posteriores.

Use o seu serviço habitual de e-mail ou mensagens para atualizações gerais como alterações de transporte ou planos para o dia seguinte. A secção Ligações do espaço de trabalho é útil para informações partilhadas com membros com sessão iniciada, mas os destinatários RSVP não as veem através do seu link de convite.

Ver também

Planear o casamento — cronologias, fornecedores, orçamento e o resto do espaço de trabalho
Privacidade e permissões — quem pode ver detalhes de convidados, ficheiros, notas e informações financeiras
Cronologia e dia do casamento — a folha de execução partilhada para os seus fornecedores
Pacotes operacionais / BEO — como as contagens de convidados, necessidades alimentares e mapa de mesas alimentam o pacote do dia partilhado com o pessoal no local

Instagram Threads Suporte por e-mail