Primeiros passos como casal

O Wedding Computer é grátis para casais, permanentemente. Vocês não criam uma conta empresarial — vocês entram em um espaço de trabalho que seus fornecedores montam e compartilham com vocês, ou criam o próprio e os convidam.

Passo 1 — Crie sua conta

Acesse wedding.computer e clique em Cadastrar. Digite seu endereço de e-mail e vocês receberão um link mágico — clique nele e pronto. Sem senha, sem aplicativo para instalar.

Por quê: Sua conta é como vocês acessam o espaço de trabalho. Não custa nada e leva cerca de 30 segundos.

Se um fornecedor já enviou um convite por e-mail, clique no link daquele e-mail em vez disso. Ele leva vocês direto para o espaço de trabalho que ele criou para o casamento de vocês.

Passo 2 — Conheça seu painel

Assim que vocês entrarem, chegam ao painel do casamento. Ele é a base de tudo ao longo do processo de planejamento, e reúne:

Uma contagem regressiva para o dia do casamento
Uma visão geral dos fornecedores — quem vocês estão acompanhando de forma privada, quem já foi contatado, e quem está totalmente reservado e conectado
Um orçamento atualizado ao vivo, com três valores lado a lado: o que vocês previram em seus registros de fornecedores, o que foi realmente faturado pelos fornecedores conectados, e o que já foi pago até agora
Arquivos, links, clima e sua planilha de execução, assim que vocês começarem a adicioná-los

Por quê: Tudo o mais neste guia — os detalhes do casamento, seus fornecedores, seus documentos — alimenta esta única página. Em vez de conferir uma ferramenta separada para saber “a florista já foi paga”, “a que horas é a cerimônia” ou “quantos dias faltam”, vocês conferem um único painel e veem tudo agregado automaticamente. Não é algo que vocês preenchem à parte; é um resumo ao vivo dos dados que vocês inserem no resto do espaço de trabalho. Se um fornecedor está no Wedding Computer, as faturas dele, as atualizações da página de reserva e os formulários também aparecem aqui, então não há portal nem login separado para gerenciar por fornecedor.

Por enquanto, ele vai parecer vazio. O restante destes passos é o que vai preenchê-lo.

Passo 3 — Adicione os detalhes do seu casamento

Em seguida, vá nas configurações do espaço de trabalho e preencha:

Data do casamento — ou deixem como data a confirmar, se ainda não a tiverem definido
Localização geral — a cidade, região, local ou endereço que identifica o casamento como um todo
Número de convidados — uma estimativa está ótima
Tipo de cerimônia — civil, religiosa, ao ar livre, fuga romântica, etc.

Depois abram a Linha do tempo e adicionem linhas separadas para a preparação, a cerimônia, os retratos, a recepção e qualquer outra logística. Cada linha guarda seu próprio horário e local, criando uma única fonte clara de verdade em vez de campos de horário duplicados nas configurações do casamento.

Por quê: Quando o celebrante olha para a linha da cerimônia, ele vê o horário e o local dela; quando o fotógrafo olha para a linha dos retratos, ele vê onde e quando deve estar. Se não houver planejador ou local gerenciando a linha do tempo, o casal lidera a linha do tempo e pode editar as linhas compartilhadas diretamente. Se houver um planejador ou local responsável, as edições de vocês nas linhas compartilhadas são enviadas a eles como propostas, para aprovar, ajustar ou recusar.

Passo 4 — Convide seu parceiro (se ambos quiserem acesso)

Se ambos quiserem ver o espaço de trabalho, peçam ao seu fornecedor para convidar o endereço de e-mail do parceiro também — ou vão em Adicionar pessoas no espaço de trabalho e os adicionem vocês mesmos.

Por quê: Alguns casais preferem que uma pessoa cuide de tudo; outros querem que ambos os parceiros vejam faturas, aceitem contratos, e confiram a planilha de execução. As duas abordagens funcionam. Se só um de vocês tiver conta, o outro sempre pode ver uma exportação em PDF da planilha de execução em vez disso.

Passo 5 — Adicione seus fornecedores (de forma privada, no início)

O Wedding Computer acompanha fornecedores em três estágios, e só o último é visível para o fornecedor:

Em consideração — adicionem um fornecedor enquanto ainda estiverem comparando opções. Este estágio é completamente privado: o fornecedor nunca é notificado, então vocês podem adicionar cada empresa que estiverem considerando sem que ninguém saiba que vocês estão pesquisando.
Contatado — assim que vocês realmente entrarem em contato com eles, movam-nos adiante. Ainda é apenas o registro privado de planejamento de vocês.
Contratado — marquem como contratado assim que estiverem confirmados. Se eles estiverem no Wedding Computer, é isso que concede a eles acesso completo ao espaço de trabalho compartilhado de vocês; se vocês só tinham guardado o e-mail deles, é isso que envia o convite.

Para adicionar um fornecedor, vão em Adicionar pessoas → Adicionar fornecedor. Procurem a empresa dele se ele já estiver no Wedding Computer, ou digitem o nome e o e-mail dele mesmos se ele ainda não estiver na plataforma — ele não precisa ser usuário do Wedding Computer para que vocês o acompanhem.

Percorram sua lista de fornecedores:

Celebrante ou oficiante
Fotógrafo
Videomaker
Florista
Cabelo e maquiagem
DJ ou banda
Local (se não for quem montou o espaço de trabalho)
Buffet
Quaisquer outros fornecedores envolvidos no dia

Por quê: Muitos casais não querem que um fornecedor saiba que estão comparando opções antes de uma decisão ser tomada, nem parecer que uma reserva caiu quando na verdade nunca passou de uma possibilidade. Como Em consideração e Contatado são estágios privados, vocês podem acompanhar cada fornecedor que estiverem avaliando — incluindo um preço previsto que alimenta o valor de orçamento do painel — sem que nada disso chegue à caixa de entrada dele. Nada sobre o status de um fornecedor fica visível para ele até que vocês o contratem.

Visibilidade entre fornecedores: Separadamente, vocês podem escolher se os fornecedores do casamento conseguem se ver uns aos outros. Alguns casais querem que toda a equipe fique visível entre si para facilitar a coordenação; outros preferem manter isso privado. A decisão é de vocês, definida no espaço de trabalho, e não afeta o que qualquer fornecedor pode ver das informações de vocês.

Fornecedores que entram podem ver as linhas permitidas, propor adições ou mudanças compartilhadas, gerenciar suas próprias linhas privadas, enviar documentos, e ajudar a manter a programação precisa. Quanto mais fornecedores estiverem no espaço de trabalho, menos coordenação acontece em threads de e-mail espalhados.

Fornecedores que não entram, ou que vocês ainda não estão prontos para contratar, ainda podem ter os detalhes de contato e as notas privadas de vocês guardados no registro deles — veja O que fazer se um fornecedor não quiser entrar.

Passo 6 — Envie documentos que vocês já têm

Vão em Documentos e enviem quaisquer arquivos que vocês já receberam:

Contratos e confirmações de reserva de fornecedores
Orçamentos ou propostas
Plantas baixas do local
Imagens de inspiração ou referências de estilo

Por quê: Ter tudo em um só lugar significa que vocês não vão estar vasculhando o e-mail por “aquele contrato do fotógrafo” três meses depois. Os fornecedores também podem ver o que vocês enviaram (é uma biblioteca compartilhada), o que pode ser útil como referência de estilo no planejamento deles.

Passo 7 — Ative o aplicativo Convidados (opcional)

Se vocês quiserem que o Wedding Computer também cuide da lista de convidados, dos convites e da distribuição de mesas, ativem o aplicativo Convidados no espaço de trabalho do casamento. Ele é totalmente opcional — o restante do espaço de trabalho funciona bem sem ele, e muitos casais preferem gerenciar convidados por outro meio.

Depois de ativado, vocês podem:

Montar sua lista de convidados por agregado familiar, com alergias, notas alimentares, pedidos de música e prioridade de lugar
Enviar convites RSVP privados por e-mail — os convidados confirmam presença, escolhem uma refeição e respondem a quaisquer perguntas personalizadas que vocês tiverem definido, sem precisar de conta
Montar um mapa de mesas com um assistente de distribuição automática, e organizar as mesas sobre uma imagem ou PDF enviado da planta real do local

Por quê: A gestão de convidados é mais pesada que uma simples contagem de cabeças, e nem todo casamento precisa passar por aqui, então é um aplicativo que vocês ativam, em vez de algo adicionado por padrão a cada casamento. Quando está ativado, vocês também controlam quem pode vê-lo — apenas o casal, o casal mais planejadores e o local, ou toda a equipe de fornecedores.

Veja Convidados, RSVP e mapa de mesas para o passo a passo completo.

Vocês estão prontos quando:

Os dados principais do casamento estão preenchidos, e os horários e locais importantes do dia são linhas da linha do tempo
Você e seu parceiro têm acesso (se ambos quiserem)
Pelo menos seu planejador, celebrante e fotógrafo estão sendo acompanhados — contratados se já estiverem confirmados, Em consideração ou Contatado se vocês ainda estiverem decidindo
Documentos importantes estão enviados
Vocês sabem onde fica o painel, e já decidiram se vale a pena ativar o aplicativo Convidados

A partir daqui, o trabalho de vocês é principalmente revisar o que os fornecedores adicionam à linha do tempo, conferir o orçamento no painel, pagar faturas pelo espaço de trabalho, e conferir conforme o dia se aproxima.

O que fazer agora

Se seu planejador ou local montou o espaço de trabalho para vocês: abram-no, confiram se os detalhes do casamento estão corretos, e convidem quaisquer fornecedores que ainda não estejam no espaço de trabalho.

Se vocês estão começando do zero: preencham os detalhes do casamento, depois comecem a adicionar sua lista de fornecedores — de forma privada, como Em consideração ou Contatado, se ainda estiverem decidindo — e movam cada um para Contratado conforme forem confirmando.

O guia para casais cobre tudo que vocês vão encontrar a partir daqui — pagando faturas, aceitando contratos, a linha do tempo do dia do casamento, e o que acontece se vocês precisarem remover um fornecedor.

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