Primeiros passos como wedding planner

Como planejador, o Wedding Computer é o centro de cada casamento que você gerencia. Você coordena fornecedores, mantém a linha do tempo, e cria o espaço de trabalho no qual todos os outros entram. Configurar tudo direito significa que cada casamento que você assume roda em um sistema consistente e profissional.

Passo 1 — Complete o perfil do seu negócio

Vá em Configurações → Perfil e preencha:

Nome do negócio — o que casais e fornecedores verão ao visualizar seu perfil
Categoria — selecione Planejador
Localização — sua cidade ou região de base
Fuso horário — seu fuso horário local, usado para todas as datas e eventos de calendário
Bio, site, Instagram — esses dados aparecem na sua listagem pública do diretório e no seu perfil de fornecedor quando você é adicionado a um casamento

Por quê: Seu perfil é o que outros fornecedores veem quando você os convida para um casamento. Um perfil completo — nome do negócio, localização, foto — diz a eles imediatamente com quem estão trabalhando. Fornecedores têm mais probabilidade de aceitar um convite de um planejador que parece estabelecido.

Passo 2 — Importe seus contatos existentes

Se você está migrando de outro CRM, abra Contatos → Importar. Envie uma exportação em CSV, TSV ou JSON e mapeie as colunas para os campos de contato do Wedding Computer — há predefinições de mapeamento prontas para Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, e VSCO Workspace/Tave, então você não precisa descobrir o mapeamento de campos sozinho. Se você não tiver uma exportação limpa, pode colar texto bruto (um e-mail, um trecho de planilha) e deixar a IA extrair os detalhes de contato para um registro estruturado.

Antes de qualquer coisa ser confirmada, você recebe uma prévia do que será criado, e a detecção de duplicatas sinaliza contatos que parecem já existir no seu pipeline. Linhas que representam casais já reservados podem, opcionalmente, criar automaticamente o espaço de trabalho do casamento deles como parte da importação. Se algo entrar errado, toda a importação é reversível — você pode arquivar os contatos que uma determinada importação criou.

Por quê: Migrar anos de histórico de clientes manualmente é o principal motivo pelo qual planejadores adiam a troca de ferramenta. Como as predefinições de mapeamento de colunas já entendem como Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook e VSCO/Tave organizam suas exportações, você pode trazer seu pipeline existente de uma só vez, em vez de recadastrar cada lead — e, como a importação é reversível, não há risco em fazer um teste antes de se comprometer com ela.

Passo 3 — Monte seu formulário de consulta

Abra Formulários → Consulta e personalize as perguntas que os casais respondem ao entrar em contato com você.

Para um planejador, perguntas úteis incluem:

Data do casamento (obrigatório)
Localização ou local do casamento (ou “locais pré-selecionados”)
Número estimado de convidados
Tipo de cerimônia (ao ar livre, fechada, destino, fuga romântica)
Qual pacote de planejamento interessa a eles (se você oferece níveis: planejamento completo, parcial, coordenação no dia)
Como ouviram falar de você
Qualquer detalhe sobre a visão ou estilo deles

O editor atual não oferece um construtor de lógica condicional. Use títulos de seção claros ou crie formulários separados quando pacotes diferentes exigirem perguntas substancialmente diferentes.

Por quê: Um bom formulário de consulta qualifica leads antes de você investir tempo em uma resposta. Se seu formulário faz as perguntas certas, você saberá já na primeira mensagem se um casal é um bom encaixe, qual é a data deles, e de qual nível de serviço precisam — antes mesmo de pegar o telefone. As respostas caem direto no seu pipeline de contatos, no mesmo estágio de nova consulta de qualquer lead que você adiciona manualmente.

Passo 4 — Use sua caixa de entrada e o rascunho com IA para responder

Toda conta de fornecedor inclui um endereço próprio em identificador@wedding.computer — reivindique seu identificador em Configurações → Negócio, se ainda não tiver feito isso. Abra a Caixa de entrada para ver tudo organizado por conversa: consultas recebidas, suas respostas, e qualquer coisa enviada das suas outras ferramentas que você tenha copiado (CC) ou encaminhado para lá. Toda mensagem enviada ou recebida por essa caixa é registrada automaticamente na linha do tempo de atividade daquele contato, junto com os envios de formulário, faturas e status do contrato.

Quando você responder, clique em Rascunho com IA para gerar uma primeira versão a partir do histórico daquele contato, dos detalhes do casamento já registrados, e da sua própria voz e contexto. Isso cobre os casos rotineiros — um acompanhamento, avisar um casal que você não está disponível na data deles, encaminhá-los a outro planejador — então você edita um rascunho em vez de começar do zero.

Por quê: Planejadores vivem no e-mail, e uma caixa de entrada separada para a correspondência com clientes significa duplicar mensagens manualmente no seu CRM ou perder o fio do que realmente foi dito. Como toda mensagem aqui se anexa automaticamente ao contato, a conversa completa fica registrada naquele contato para qualquer pessoa — inclusive você, meses depois — ler sem precisar vasculhar uma caixa de e-mail. O rascunho com IA elimina o custo da página em branco nas respostas rotineiras, então uma primeira resposta rápida não depende de você encontrar dez minutos livres para escrevê-la.

Passo 5 — Configure seu contrato de serviço padrão

Vá em Configurações → Contratos e escreva seu acordo padrão de planejador. O Wedding Computer mantém um contrato de serviço padrão e copia seu conteúdo para cada nova fatura. Você pode editar a cópia daquela fatura para um pacote específico sem alterar faturas anteriores. Inclua:

Escopo dos serviços (planejamento completo, parcial, coordenação no dia)
Cronograma de pagamento (depósito, parcelas, saldo final)
Termos de cancelamento e adiamento
O que acontece se um fornecedor que você recomenda não estiver disponível
Expectativas de comunicação

Por quê: Seu contrato protege você e o casal. Na página de reserva, o casal digita nome completo e e-mail e confirma que concorda. O Wedding Computer registra essa aceitação na fatura. Não é uma assinatura desenhada e não gera um PDF assinado para download; o e-mail de confirmação inclui uma cópia em texto do contrato aceito.

Passo 6 — Configure o Stripe para depósitos e pagamentos

Vá em Configurações → Pagamentos → Conectar Stripe e complete a integração do Stripe.

Configure seu cronograma de pagamento em cada fatura: normalmente um depósito (20–30% do valor total) na reserva, um pagamento intermediário em um marco específico, e o saldo final 4–6 semanas antes do casamento.

Por quê: Quando o pagamento por cartão está configurado, o casal pode pagar a parcela da taxa de reserva pelo Stripe Checkout. As parcelas posteriores permanecem no cronograma da fatura para você registrá-las quando forem recebidas.

Passo 7 — Defina sua disponibilidade

Abra Calendário → Disponibilidade e:

Marque quais dias da semana você aceita casamentos (a maioria dos planejadores trabalha nos fins de semana)
Bloqueie datas pessoais e feriados
Em Configurações → Compartilhamento de disponibilidade, escolha Público, para que quem fizer consultas veja suas datas disponíveis antes de entrar em contato

Por quê: Um calendário de disponibilidade público significa que você para de receber consultas para datas em que já está reservado. Os casais conferem seu calendário antes de fazer uma consulta, então os leads que chegam são para datas realmente disponíveis.

Se você tem o Pro, ative a resposta automática com IA — quando uma nova consulta chega para uma data livre, a IA envia uma resposta personalizada imediata reconhecendo a consulta e confirmando sua disponibilidade. Os casais esperam respostas rápidas; isso cuida da primeira resposta automaticamente.

Passo 8 — Conecte seu calendário com segurança

Abra Seu perfil → Seu calendário de casamentos para criar seu feed pessoal privado. Escolha Assinar no Apple Calendar ou copie o link para o Google Calendar ou Outlook.

No Pro, abra Configurações → Calendário e contatos → Criar conexão de calendário para ter um feed empresarial ou uma conta CalDAV. Crie uma conexão separada para cada app ou dispositivo, para poder revogá-la sem interromper as demais.

Por quê: Essas conexões mostram suas reservas do Wedding Computer e as linhas permitidas da linha do tempo ao lado dos outros compromissos. São somente leitura: alterações no Apple Calendar, Google Calendar, Outlook ou em um app CalDAV não voltam ao Wedding Computer. Trate cada link ou credencial como uma senha e revogue-o se for compartilhado por engano.

Passo 9 — Crie seu primeiro espaço de trabalho de casamento

Quando um casal reserva, abra o registro de contato dele e clique em Promover a casamento. Preencha os dados principais:

Data e localização geral
Tipo de cerimônia

Em seguida, imediatamente:

Defina-se como fornecedor gerente — vá em Pessoas → seu nome → ative Pode gerenciar. Isso torna você o responsável pela linha do tempo. Outros membros podem propor adições, edições ou remoções de linhas compartilhadas; você as aprova como enviadas, ajusta antes da aprovação ou recusa.
Convide o casal — Adicionar pessoas → Convidar casal. Digite os dois endereços de e-mail.
Convide a equipe de fornecedores — conforme cada fornecedor é confirmado, adicione-o ao espaço. Como membros, eles podem propor mudanças compartilhadas e gerenciar suas próprias linhas privadas.
Confira se os checklists foram implantados — qualquer modelo de checklist que você tenha criado em Configurações → Checklists é anexado automaticamente à lista de tarefas do casamento no momento em que você promove o contato, então as tarefas recorrentes já estão lá, em vez de algo que você precisa readicionar a cada reserva.

Por quê: o papel de fornecedor gerente dá ao cronograma compartilhado um responsável claro. A logística do dia fica em linhas da linha do tempo, não em campos duplicados do casamento, e as propostas compartilhadas passam primeiro por você. A implantação automática do checklist existe para que uma etapa não seja esquecida só porque a reserva aconteceu em uma semana cheia — a lista de tarefas já está populada antes mesmo de você pensar em montá-la.

Passo 10 — Monte a planilha de execução inicial

Vá no casamento → Linha do tempo e comece a montar a estrutura do dia. Ainda não existe um botão integrado Gerar planilha de execução. Com o Pro, um assistente MCP conectado pode propor ou adicionar linhas a partir de um rascunho que você revisa; caso contrário, adicione as linhas diretamente na linha do tempo.

Adicione cerimônia, recepção, preparação, retratos, montagem, chegada dos fornecedores, troca de salão e encerramento como linhas da linha do tempo. Cada linha tem seu próprio horário e local. Use fornecedores para linhas operacionais compartilhadas, casal para o que todos devem ver e privado para itens internos.

Por quê: Quanto antes você tiver uma estrutura na linha do tempo, mais cedo os fornecedores podem ver onde se encaixam. Seu fotógrafo pode ver o horário dos retratos, seu celebrante pode ver o início da cerimônia, seu local pode ver a janela de montagem deles — tudo a partir do espaço de trabalho compartilhado, em vez de e-mails separados de você.

Os membros disponíveis do espaço, os fornecedores e os membros da equipe atribuídos ao casamento aparecem abaixo de cada linha como botões de adição direta. Selecione um nome uma única vez e a atribuição é salva imediatamente, sem um clique adicional no botão de mais. Use a etiqueta livre somente para alguém fora da lista. As atribuições são operações compartilhadas de leitura e gravação: quem vê uma linha compartilhada vê seus responsáveis e pode adicioná-los ou removê-los diretamente; em uma linha privada, somente o proprietário pode gerenciar as atribuições.

Passo 11 — Monte o pacote operacional (BEO)

Vá no casamento → Pacote operacional para montar o documento único de referência do dia — o pacote no estilo BEO (banquet event order) que reúne a planilha de execução, as atribuições da equipe, o número de convidados e as necessidades alimentares, os assentos e os arquivos compartilhados em um só lugar. Como ele usa os mesmos dados ao vivo da sua linha do tempo e da lista de convidados, ele se atualiza conforme essas partes mudam, em vez de precisar ser reconstruído manualmente cada vez que algo muda.

Compartilhe-o por meio de um link público com a equipe no local que não tem conta no Wedding Computer, ou exporte/imprima como PDF para quem precisar de uma cópia em papel no dia.

Por quê: Este é o documento que um planejador ou local tem mais chance de ser quem monta para todos os outros — é a referência única que cada fornecedor e membro da equipe no local pode conferir, em vez de mandar mensagem perguntando “que horas é a troca de salão” ou “quantos são vegetarianos”. Como ele é gerado ao vivo em vez de mantido como um arquivo separado, ele não fica desatualizado silenciosamente como um BEO estático guardado em um drive compartilhado.

Passo 12 — Adicione membros de equipe (se você tiver equipe)

Se você trabalha com um assistente ou coordenador, abra Equipe na barra lateral e adicione a pessoa ao cadastro da empresa. A lista está disponível nos dois planos. Um registro de equipe não cria login nem concede acesso à conta. Atribua a pessoa ao casamento correspondente e depois selecione-a diretamente nas linhas da linha do tempo.

Por quê: o cadastro registra quem trabalha em cada casamento e permite que a linha do tempo indique o verdadeiro coordenador responsável por uma linha. Se alguém precisar entrar e editar o espaço, convide essa pessoa separadamente com o papel de membro apropriado.

Você está pronto quando:

Seu perfil está completo (nome, categoria como Planejador, localização)
Você importou seus contatos existentes, se estiver migrando de outro CRM
Seu formulário de consulta está ativo e fazendo as perguntas certas
Você reivindicou seu identificador @wedding.computer e sabe onde fica o rascunho com IA na sua caixa de entrada
Seu contrato de serviço padrão está configurado
O Stripe está conectado e a estrutura do seu cronograma de pagamento está decidida
Sua disponibilidade está definida e visível para quem faz consultas
Seu feed de calendário está assinado no seu celular/computador
Você sabe como criar um espaço de trabalho e se definir imediatamente como fornecedor gerente
Você criou modelos de checklist para que sejam implantados automaticamente em reservas futuras

O que fazer agora

Pegue seu próximo casal reservado e crie o espaço de trabalho deles. Defina-se como fornecedor gerente, convide-os, e convide quaisquer fornecedores que você já confirmou. Comece a adicionar seus marcos de coordenação à linha do tempo, depois monte o pacote operacional quando o cronograma já tiver alguma forma.

Ver funcionar em um casamento real é a forma mais rápida de internalizar o sistema. O guia para planejadores e locais cobre o papel de fornecedor gerente, aprovações de mudança, e o modo ao vivo em profundidade.

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