Gerenciando contatos e seu pipeline

Toda consulta que você recebe fica em Contatos — sua lista de leads e CRM. Os contatos avançam por um pipeline de oito estágios, da primeira consulta ao casamento concluído, e cada um guarda tudo que você sabe sobre aquele casal: e-mails, notas, faturas, histórico de atividade e o espaço de trabalho de casamento vinculado.

O pipeline

O Wedding Computer usa um pipeline fixo de oito estágios:

Estágio	O que significa
Novo	Uma consulta chegou — ainda não foi tratada
Contatado	Você respondeu ou entrou em contato
Reunião	Uma reunião foi agendada ou já aconteceu
Orçado	Você enviou um orçamento ou proposta
Reservado	A reserva está confirmada
Concluído	O casamento aconteceu
Perdido	O lead não converteu
Arquivado	Inativo; mantido em segurança fora dos fluxos de trabalho ativos

Mova um contato entre estágios clicando no rótulo de estágio no registro dele e selecionando o novo estágio.

Os oito estágios são fixos — foram desenhados para cobrir o fluxo de trabalho universal de qualquer fornecedor e não podem ser personalizados. É uma escolha deliberada: seja você um fotógrafo solo ou uma venue com uma equipe completa, cada consulta segue o mesmo caminho do primeiro contato à reserva ou perda, para que nada fique parado silenciosamente em um estágio que alguém inventou para um único lead e esqueceu. Se você trabalha sozinho, essa consistência significa que nunca perde o controle de onde está um lead. Se você gerencia uma equipe, significa que todos leem o pipeline da mesma forma sem precisar manter um manual compartilhado.

Quando você move um contato para Perdido, é solicitado a registrar um motivo estruturado: preço, disponibilidade, escolheu um concorrente, sem resposta, não combinou, ou outro. Esses motivos alimentam diretamente seus relatórios, então, com o tempo, você pode ver padrões — se uma quantidade desproporcional de leads é perdida por preço, esse é um sinal que vale a pena agir.

Quando um contato está Reservado, você pode promovê-lo a um espaço de trabalho de casamento, o que cria o ambiente colaborativo compartilhado para aquele casamento.

Verificar disponibilidade a partir de um contato

Antes de responder a uma consulta, abra o registro do contato para ver se você está livre na data dele. O Wedding Computer verifica a data do casamento da consulta em relação ao seu calendário — sua disponibilidade semanal padrão mais os ajustes por data — diretamente no contato, para que você tenha uma leitura clara de “disponível” ou “indisponível” sem sair do lead para verificar em outra aba de calendário. Isso é mais importante nos primeiros minutos após o recebimento de uma consulta: um “sim, estou livre” rápido e confiante, ou um “desculpe, esse dia já está reservado”, evita que você ofereça uma data que não pode cumprir ou perca um lead para uma resposta mais rápida enquanto verifica manualmente.

E-mails redigidos com IA por contato (Pro)

Todo contato tem uma opção de redação com IA para que você não precise começar cada resposta do zero. Abra o contato e escolha Redigir resposta, e o Wedding Computer escreve uma mensagem personalizada usando o histórico desse contato, os detalhes do casamento dele e sua própria voz e contexto — cobrindo situações comuns como fazer follow-up em um lead silencioso, recusar gentilmente quando não está disponível para a data, ou encaminhá-lo para outro fornecedor. Você revisa e edita o rascunho antes de enviar qualquer coisa; ele nunca é enviado automaticamente. É direcionado a quem tem mais consultas do que tempo para escrever cada resposta à mão — transforma “vou fazer isso depois” em um rascunho que você pode aprovar em um ou dois minutos, aproveitando o mesmo registro de atividade e os detalhes do casamento já armazenados no contato para que a mensagem realmente reflita a situação daquele casal.

Arquivando e restaurando contatos

O Wedding Computer não exclui contatos permanentemente pelo aplicativo. Na página Editar de um contato, escolha Arquivar contato. O contato passa para o estágio Arquivado e deixa de aparecer no painel ativo e nas visualizações sincronizadas com dispositivos, enquanto todos os dados, notas, faturas, histórico de atividades e o casamento vinculado permanecem intactos.

Para recuperá-lo, abra o contato na aba Arquivado e escolha Restaurar. O Wedding Computer o devolve ao estágio do pipeline em que estava imediatamente antes de ser arquivado.

Se uma importação ou edição externa do arquivo arquivou o contato sem registrar o estágio anterior, ele será restaurado como Novo. Depois, você pode escolher o estágio correto no registro do contato.

O que é armazenado em um registro de contato

Cada contato guarda:

• Detalhes do casal — nome e sobrenome da primeira e da segunda pessoa, e-mail, telefone e identificador do Instagram
• Detalhes do casamento — data (ou data a confirmar), localização, número de convidados e tipo de cerimônia
• Estágio do pipeline e origem — de onde o lead veio
• Notas — notas privadas em texto livre que só você vê, totalmente pesquisáveis
• Campos personalizados — quaisquer perguntas adicionais que você tenha incluído no seu formulário de consulta
• Registro de atividade — um histórico com data e hora de cada mudança de estágio, evento de fatura e ação importante
• Faturas — todas as faturas criadas para esse casal
• E-mails — o thread de e-mail completo através do seu endereço @wedding.computer
• Casamento vinculado — uma vez promovido, um link direto para o espaço de trabalho compartilhado

Pesquisando e filtrando

A barra de pesquisa no topo de Contatos pesquisa em nomes, endereços de e-mail, números de telefone e notas conforme você digita. Você também pode filtrar a lista de contatos por:

• Estágio do pipeline — qualquer combinação dos oito estágios
• Data do casamento — um intervalo de datas para encontrar casamentos de uma temporada ou ano específico
• Origem — de onde o lead veio (formulário de consulta, API, entrada manual, etc.)
• Localização — cidade ou região

Não há um sistema de etiquetas separado, mas suas notas e quaisquer campos personalizados do formulário de consulta que você tenha definido são totalmente pesquisáveis e cumprem a mesma função de segmentação.

Histórico de atividade

Todo contato mantém um registro de atividade — um histórico em ordem cronológica reversa de mudanças de estágio, eventos de fatura, pagamentos e outros momentos importantes. Isso é visível apenas para você e se atualiza automaticamente conforme as coisas acontecem.

Quando um contato se torna um espaço de trabalho de casamento, um registro de casamento separado registra ações que outros membros do espaço de trabalho também podem ver (atualizações da linha do tempo, pessoas adicionadas ou removidas, etc.).

Acompanhando leads

Ainda não há recursos separados de lembrete ou tarefa — o agendamento estruturado de acompanhamento está no roteiro. O fluxo de trabalho que a maioria dos fornecedores usa é mover os leads para o estágio apropriado quando precisam de ação, e depois usar a lista de contatos filtrada para identificar leads que não se movem há um tempo.

Importando contatos existentes

Se você está vindo de outra ferramenta — Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, VSCO Workspace, ou uma planilha — você pode importar seus contatos existentes sem precisar digitá-los manualmente. Você também pode colar texto bruto (e-mails antigos, anotações de feiras, listas escritas à mão) e a IA extrairá os detalhes do contato para você.

Para instruções passo a passo de cada origem, como preparar sua exportação e como usar o Claude Desktop para importar grandes volumes de dados via MCP, veja o guia completo Importando contatos.

Calculadoras de orçamento

Além do formulário de consulta, você pode criar calculadoras de orçamento interativas — os clientes estimam um preço e enviam uma consulta diretamente pelo resultado, que chega ao seu pipeline da mesma forma que o envio de um formulário.

Baixando os dados do seu CRM

Abra Contatos e escolha Baixar CSV de contatos para exportar diretamente seus contatos reais do CRM. O arquivo UTF-8 é preparado para planilhas e neutraliza valores que poderiam ser interpretados como fórmulas. Contatos de demonstração são excluídos.

O CSV é a forma mais rápida de mover ou conferir a tabela de contatos. Para o registro mais amplo da conta, com outros dados empresariais e de casamentos suportados, use o ZIP portátil em Seu perfil → Exportar. Veja Propriedade dos dados para o conteúdo exato e os limites de recuperação.

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Veja também

• Formulários de consulta — crie o formulário que alimenta seu pipeline e configure a resposta automática por IA para novos contatos
• Importando contatos — traga contatos existentes de outro CRM ou planilha
• Calculadoras de orçamento — deixe os clientes calcularem sua própria consulta antes de ela chegar ao seu pipeline